Kto odpowiada za błędy w księgach rachunkowych

odpowiada NATASZA OSTROWSKA - ekspert z TPA Horwath Sztuba Kaczmarek

Ustawa o rachunkowości nakłada odpowiedzialność za błędy w księgach rachunkowych na kierownika jednostki, tj. osobę lub organ uprawniony do zarządzania spółką. W sytuacji gdy kierownikiem jednostki jest organ spółki, odpowiedzialność rozkłada się na wszystkich jego członków.

Warto wskazać, że regulacja art. 77 ustawy rozszerza zakres odpowiedzialność za nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich w sposób sprzeczny z przepisami ustawy lub ich nieprowadzenie pomimo takiego obowiązku na każdego, kto dopuszcza się takiego działania lub zaniechania. Zatem, nie tylko kierownik jednostki odpowiada za powstałe nieścisłości czy omyłki w księgach rachunkowych, ale także osoba odpowiedzialna w spółce za ich prowadzenie, czyli np. główna księgowa lub zewnętrzne biuro rachunkowe.

Czy kierownik jednostki może pozbyć się ciężaru odpowiedzialności?

Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych innej osobie, przykładowo głównemu księgowemu, w miejscu jej siedziby, nie oznacza przeniesienia na tę osobę odpowiedzialności z tytułu tych czynności. Odpowiedzialność kierownika jednostki jest zapisana w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowość. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu nie zostaje wyłączona ani ograniczona poprzez zlecenie określonych obowiązków w zakresie rachunkowości innej osobie za jej zgodą.

Należy zwrócić uwagę, że główny księgowy, jeżeli został zatrudniony na podstawie umowy o pracę, ponosi również odpowiedzialność wobec pracodawcy z tytułu niewłaściwego wykonania obowiązków służbowych na gruncie przepisów kodeksu pracy. W świetle bowiem art. 114 tej ustawy, nie tylko niewykonanie obowiązków pracowniczych, ale również ich niewłaściwe wypełnienie z winy pracownika skutkuje odpowiedzialnością materialną po stronie pracownika. Omawiana regulacja nie znajduje natomiast zastosowania w sytuacji, jeżeli pracodawca lub inna osoba miały swój udział w powstaniu albo zwiększeniu szkody, czyli np. gdy pracownik działał na wyraźne polecenie pracodawcy.

Zasadniczo zatem kierownik jednostki pozostanie odpowiedzialny za błędy w księgach rachunkowych, niemniej poniesione straty w niektórych sytuacjach mogą zostać spółce niejako zrekompensowane na podstawie odrębnych regulacji, np. w sytuacji gdy powstały wskutek niekompetencji głównego księgowego będącego jednocześnie pracownikiem spółki.

Warto dodać, że w ramach organu spółki, jakim jest np. zarząd, możliwe jest takie unormowanie zakresu obowiązków poszczególnych jego członków, które w określonych okolicznościach może pozwolić na ograniczenie odpowiedzialności karnej w odniesieniu do członków zarządu wyłączonych z prowadzenia spraw rachunkowo-finansowych spółki.

Czy przepisy innych ustaw przewidują sankcje w zakresie błędów w księgach rachunkowych?

Tak, kodeks karny skarbowy (k.k.s.) określa sytuacje, w których jednostka nie prowadzi ksiąg rachunkowych pomimo takiego obowiązku, lub prowadzi je w sposób nierzetelny (powielając w tym zakresie niejako sankcje nałożone postanowieniami artykułów ustawy o rachunkowości) albo wadliwy. Jednocześnie sankcjom podlegają uchybienia dotyczące miejsca przechowywania ksiąg rachunkowych w sytuacji, gdy prowadzenie ksiąg powierzono zewnętrznemu podmiotowi, np. biuru rachunkowemu. Co więcej, również brak powiadomienia odpowiednich organów o prowadzeniu ksiąg przez zewnętrzny podmiot może narazić podatnika na konsekwencje wynikające z powyższych regulacji.

Pośrednio sankcje na nierzetelnych księgowych nakłada również rozporządzenie ministra finansów w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W sytuacji bowiem, gdy osobie uprawnionej do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zostanie w drodze postępowania sądowego udowodniona wina, czyli zostanie wydany wyrok skazujący, osoba ta traci uprawnienia wynikające z posiadanego certyfikatu księgowego. Sankcja ta występuje, jeżeli udowodniono takiej osobie umyślne działanie lub jedno z przewinień wskazanych w art. 77 ustawy o rachunkowości.

Kiedy księgowy może zostać pociągnięty do odpowiedzialności, a kiedy może jej uniknąć?

Jak wspomniałam, odpowiedzialność księgowego wynika wprost z regulacji art. 77 ustawy o rachunkowości. Przepis ten obejmuje zarówno uchybienia dotyczące zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, jak i sporządzenia sprawozdania finansowego oraz rzetelności ujętych w nim danych. Jakkolwiek kierownik jednostki jest obowiązany do zapewnienia sporządzenia sprawozdania finansowego, główny księgowy również potwierdza jego prawidłowość własnym podpisem. Ponadto, księgowy dokonuje m.in. weryfikacji dowodów księgowych oraz odpowiada za ich prawidłowe ujęcie w ewidencji jednostki.

W konsekwencji, identyfikacja nieprawidłowości lub uchybień w księgach rachunkowych, sprawozdaniu finansowym czy dowodach księgowych daje teoretyczną podstawę do obarczenia odpowiedzialnością w całości lub w części głównego księgowego spółki. Ustawodawca nie rozróżnia w tym zakresie, czy zaniedbanie powstało w wyniku celowego działania czy też nieumyślnie.

Odmiennie kwestia przedstawia się w odniesieniu do odpowiedzialności ustalonej na gruncie k.k.s. O tym, czy główny księgowy podlegać będzie sankcjom w trybie tej ustawy, decyduje charakter jego działania. Bowiem jedynie działanie umyślne jest w tym wypadku penalizowane. Z kolei, o winie umyślnej można mówić wówczas, gdy sprawca czynu miał zamiar popełnić czyn zabroniony lub godził się na jego popełnienie. Sankcja wynikająca z regulacji k.k.s. zostanie zatem nałożona na księgowego, któremu zostanie udowodnione, iż jego działanie było celowe i wynikało ze świadomego działania.

Nie mamy natomiast do czynienia z przestępstwem lub wykroczeniem skarbowym na gruncie k.k.s., jeśli możliwe jest wykazanie, iż sprawca działał w usprawiedliwionym błędnym przekonaniu, że zachodzi okoliczność wyłączająca bezprawność. Podobnie jest w przypadku działania w atmosferze tzw. usprawiedliwionej nieświadomości karalności popełnianego czynu. Brak wymaganego usprawiedliwienia w omawianych przypadkach, jakkolwiek nie powoduje wyłączenia działania regulacji k.k.s., może skutkować nadzwyczajnym złagodzeniem kary przez sąd.

Jakich kar i za jakie przewinienia mogą obawiać się osoby odpowiedzialne za rozliczenia księgowe spółki?

Zarzut nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych może skutkować karą grzywny lub pozbawienia wolności do lat dwóch, albo obu tymi karami łącznie. Podobnie karane jest niesporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości lub uwzględnienie w nim nierzetelnych danych.

Nawet poprawnie sporządzone sprawozdanie, które jednakże nie zostanie poddane badaniu i złożone do ogłoszenia wbrew obowiązkowi wynikającemu z art. 64 u.o.r., również naraża osoby odpowiedzialne w tym zakresie na sankcje grzywny lub pozbawienia wolności. Z negatywnymi konsekwencjami liczyć się muszą również osoby, które pomimo otrzymania wyroku skazującego w związku z poczynionymi nadużyciami odbierającego im de facto prawo wykonywania zawodu, nadal świadczą usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Z kolei, na gruncie przepisów karnych skarbowych przewidziano kary grzywny dla osób odpowiedzialnych, którym udowodni się umyślne działanie skutkujące prowadzeniem ksiąg w sposób nierzetelny, wadliwy lub w sytuacji, gdy księgi te nie będą w ogóle prowadzone. Czyny te podlegają karze grzywny do wysokości 240 stawek dziennych na podstawie regulacji art. 60 i 61 k.k.s.

K.k.s. przewiduje również instytucję tzw. odpowiedzialności posiłkowej. Zgodnie z art. 24 ww. ustawy, kara grzywny za popełnione przestępstwo skarbowe może być nałożona również na osobę prawną, np. spółkę, jeśli jego faktycznym sprawcą był m.in. pracownik spółki lub inna osoba, a spółka odniosła korzyść wskutek bezprawnego działania tej osoby.

Przestrogą dla nierzetelnych księgowych może być wyrok przytoczony na stronie Ministerstwa Finansów. Dotyczy on sytuacji, w której główna księgowa spółki została skazana na rok pozbawienia wolności w związku z udowodnieniem jej winy w zakresie nieprawidłowości w rozliczeniach spółki w podatku od towarów i usług, co skutkowało powstaniem zaległości podatkowej po stronie spółki.

Jakie w praktyce problemy mogą napotykać spółki na polu odpowiedzialności za nierzetelnie prowadzone księgi rachunkowe?

Zdarza się, iż przedsiębiorcy pozostają w błędnym przekonaniu, iż zawarcie umowy z biurem rachunkowym o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych skutkuje przerzuceniem odpowiedzialności za ewentualne błędy na to biuro. Rzeczywistość niestety jest inna. W przypadku bowiem, gdy wskutek pomyłki czy zaniedbania biura rachunkowego powstanie po stronie spółki zaległość podatkowa, za niedobrany podatek odpowiadać będzie spółka jako podatnik, a nie biuro rachunkowe.

Choć spółka będzie mogła domagać się odszkodowania, m.in. na drodze powództwa cywilnego, ciężar zaległego podatku wraz z odsetkami będzie musiała ponieść sama. Odszkodowanie należne w takiej sytuacji może na ogół wypłacić firma ubezpieczeniowa w związku z faktem, iż osoba fizyczna, jak i prawna uprawniona do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, której powierzono takie zadanie, jest na mocy art. 80a ustawy o rachunkowości obowiązania do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością obejmującą swym zakresem właśnie prowadzenie ksiąg rachunkowych.

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 77 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

• Art. 60 i 61 ustawy z 10 września 1999 - Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 111, poz. 765).