REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Centrum BPO Meritoros SA
Kompleksowe usługi Business Process Outsourcing
księgowość
Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym przedsiębiorcy coraz częściej stają przed dylematem: czy zatrudnić dodatkową osobę do działu księgowego, czy może zdecydować się na outsourcing wybranych procesów księgowych? Analiza kosztów i korzyści pokazuje, że delegowanie pojedynczych zadań księgowych na zewnątrz może być znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż rozbudowa wewnętrznego zespołu.

rozwiń >

Jakie są realne koszty zatrudnienia dodatkowego pracownika księgowości

Zatrudnienie młodszej księgowej na pełen etat do obsługi pojedynczych procesów generuje szereg kosztów, które często są niedoszacowane. Poza wynagrodzeniem zasadniczym, które w zależności od regionu i doświadczenia waha się od 5500 do 9000 zł brutto miesięcznie, pracodawca musi uwzględnić:
• Składki ZUS po stronie pracodawcy (około 20-22% wynagrodzenia),
• Koszty stanowiska pracy (komputer, oprogramowanie, biurko, miejsce w biurze),
• Szkolenia i rozwój zawodowy pracownika,
• Koszty rekrutacji i onboardingu,
• Zastępstwa podczas urlopów i zwolnień lekarskich,
• Ryzyko rotacji pracowników.

Rzeczywisty koszt zatrudnienia dodatkowej osoby do obsługi procesów takich jak wprowadzanie faktur czy rozliczanie wyciągów bankowych to nie tylko wypłacane co miesiąc wynagrodzenie. To także koszty dodatkowe, które łącznie mogą podnieść faktyczne wydatki o 30-40% względem kwoty wynagrodzenia podstawowego.

REKLAMA

Autopromocja

Wyzwania rekrutacyjne – trudno o dobrego specjalistę

Oprócz wymiernych kosztów finansowych, istotnym wyzwaniem jest sam proces pozyskania odpowiednich pracowników. Rynek pracy specjalistów księgowych jest obecnie bardzo konkurencyjny, co przekłada się na:
• Długi i kosztowny proces rekrutacji – znalezienie wykwalifikowanego księgowego może trwać nawet 2-3 miesiące,
• Trudności w weryfikacji rzeczywistych umiejętności – dopiero w praktyce okazuje się, czy pracownik spełnia oczekiwania,
• Konieczność oferowania konkurencyjnych warunków zatrudnienia – aby przyciągnąć i zatrzymać dobrego specjalistę,
• Ryzyko niepowodzenia rekrutacji – po kilku miesiącach poszukiwań firma często decyduje się na kompromis jakościowy.

Te trudności sprawiają, że outsourcing pojedynczych procesów staje się atrakcyjną alternatywą – firma outsourcingowa dysponuje już przeszkolonym zespołem, gotowym do natychmiastowego podjęcia pracy bez długotrwałego procesu rekrutacji i wdrożenia.

Elastyczność i skalowalność outsourcingu pojedynczych procesów

Outsourcing wybranych procesów księgowych, takich jak wprowadzanie faktur, rozliczanie wyciągów bankowych czy obsługa należności, pozwala na odciążenie wewnętrznego działu księgowego i skupienie się na strategicznych aspektach finansów firmy.

"W outsourcingu pojedynczych procesów księgowych klient płaci tylko za konkretne usługi, których potrzebuje" - podkreśla Agnieszka Tomczyk-Pieniądz, członek zarządu i dyrektor działu BPO w Meritoros. Jeśli firma ma sezonowe spiętrzenie dokumentacji, może elastycznie zwiększyć zakres wsparcia bez zatrudniania dodatkowych pracowników. To doskonałe rozwiązanie dla firm, które chcą zachować własny dział księgowy, ale odciążyć go z najbardziej czasochłonnych, powtarzalnych zadań.

Optymalizacja pracy wewnętrznego działu księgowego

Outsourcing wybranych procesów księgowych pozwala lepiej wykorzystać potencjał istniejącego już działu księgowego.

Oddelegowanie powtarzalnych, czasochłonnych zadań jak wprowadzanie faktur czy uzgadnianie wyciągów bankowych firmie zewnętrznej pozwala księgowym wewnątrz organizacji skupić się na zadaniach o wyższej wartości dodanej - analizach finansowych, planowaniu podatkowym czy wsparciu zarządu w podejmowaniu strategicznych decyzji. To nie jest zastępowanie działu księgowego, ale jego wzmocnienie i zwiększenie efektywności, a także wprowadzanie zespołu w automatyzacje i optymalizację procesów.

Porównanie kosztów - co jest bardziej opłacalne?

Zestawienie rocznych kosztów dla średniej wielkości przedsiębiorstwa pokazuje znaczące różnice między zatrudnieniem pracownika a outsourcingiem.

Zatrudnienie młodszej księgowej do obsługi wybranych procesów:
• Wynagrodzenie brutto: 6500 zł × 12 miesięcy = 78 000 zł,
• Składki ZUS pracodawcy: około 17 160 zł rocznie,
• Wyposażenie stanowiska pracy: 8000-10 000 zł (jednorazowo),
• Szkolenia i aktualizacje wiedzy: 2000-4000 zł rocznie,
• Łączny koszt roczny: około 105 000 - 115 000 zł.

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych:
• Koszty outsourcingu zależą od zakresu pracy, liczby dokumentów i specyfiki firmy,
• W zależności od wybranego procesu i jego złożoności, koszt może być niższy o 30% lub więcej w porównaniu do zatrudnienia pracownika,
• Brak kosztów stanowiska pracy, szkoleń i dodatkowych świadczeń,
• Brak obciążeń związanych z zarządzaniem pracownikiem, jego absencjami i szkoleniami.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Co to oznacza w praktyce?

• Znaczące oszczędności finansowe przy zachowaniu lub podniesieniu jakości procesów
• Możliwość elastycznego zarządzania budżetem w zależności od bieżących potrzeb
• Redukcja ukrytych kosztów związanych z zatrudnieniem.

Wybór odpowiedniego modelu współpracy pozwala na zoptymalizowanie kosztów procesów księgowych przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad kluczowymi obszarami finansów firmy.

Współpraca między działem wewnętrznym a firmą outsourcingową

Agnieszka Tomczyk-Pieniądz, członek zarządu i dyrektor działu BPO w Meritoros wyjaśnia: "Najlepsze rezultaty osiągamy, gdy outsourcing pojedynczych procesów księgowych staje się uzupełnieniem pracy wewnętrznego działu. Główny księgowy firmy zachowuje kontrolę nad całością finansów, a jednocześnie zyskuje wsparcie w najbardziej czasochłonnych zadaniach."

Dla kogo outsourcing pojedynczych procesów księgowych?

Outsourcing wybranych procesów księgowych sprawdza się szczególnie dobrze w:
• Firmach o dużej liczbie powtarzalnych transakcji (np. handel detaliczny, e-commerce, produkcja),
• Organizacjach, które chcą zoptymalizować pracę istniejącego działu księgowego,
• Firmach rozwijających się, gdzie zespół księgowy nie nadąża za rosnącą liczbą dokumentów.

Podsumowanie

Porównanie kosztów i korzyści jednoznacznie wskazuje, że outsourcing pojedynczych procesów księgowych może przynieść przedsiębiorstwom znaczące oszczędności finansowe przy jednoczesnym odciążeniu wewnętrznego działu księgowego. Jak podsumowuje Agnieszka Tomczyk-Pieniądz z Meritoros: "Outsourcing wybranych procesów księgowych to strategiczne uzupełnienie wewnętrznego działu, które łączy oszczędności finansowe z podniesieniem efektywności."

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

Faktura handlowa nie będzie jednocześnie fakturą ustrukturyzowaną. Dodatkowe obowiązki podatników VAT

Po wejściu w życie zmian w ustawie o VAT wdrażających model obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu podatników może mieć problem (i dodatkowe obowiązki) wynikające z faktu, że faktura ustrukturyzowana nie może pełnić funkcji faktury handlowej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Co powinni zrobić podatnicy VAT, którzy zdecydują się na wystawianie faktur handlowych nie będących fakturami VAT?

System kaucyjny a VAT: Objaśnienia MF dotyczące rozliczeń podatników i płatników w związku z nowymi zasadami obrotu opakowaniami

Objaśnienia MF mają na celu pokazanie, jak w praktyce stosować przepisy ustawy o VAT w odniesieniu do czynności wykonywanych przez podatników i płatników uczestniczących w systemie kaucyjnym. Nowe reguły prawne wynikają z wprowadzenia obowiązku pobierania kaucji przy sprzedaży wybranych opakowań jednorazowych i wielokrotnego użytku. System ten umożliwia konsumentom zwrot opakowań lub odpadów opakowaniowych w dowolnym punkcie zbiórki, bez konieczności przedstawiania dowodu zakupu.

REKLAMA

Błąd w fakturze w KSeF? Ministerstwo Finansów ostrzega: tak tego nie poprawisz!

Wystawienie faktury na błędnego nabywcę może mieć poważne konsekwencje – i nie da się tego naprawić zwykłą korektą NIP. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w KSeF konieczne jest wystawienie faktury korygującej do zera oraz zupełnie nowej faktury z prawidłowymi danymi. Inaczej dokument trafi do... zupełnie obcej firmy.

Ustawa o KSeF opublikowana w Dzienniku Ustaw. Ważne zmiany i nowe funkcjonalności dla przedsiębiorców!

W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF). Przedsiębiorców czekają ważne zmiany – nowe terminy wdrożenia, dodatkowe funkcjonalności systemu, a także skrócony czas zwrotu VAT. Sprawdź, co dokładnie przewiduje ustawa i jak przygotować się do obowiązkowego KSeF!

REKLAMA