REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Centrum BPO Meritoros SA
Kompleksowe usługi Business Process Outsourcing
księgowość
Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym przedsiębiorcy coraz częściej stają przed dylematem: czy zatrudnić dodatkową osobę do działu księgowego, czy może zdecydować się na outsourcing wybranych procesów księgowych? Analiza kosztów i korzyści pokazuje, że delegowanie pojedynczych zadań księgowych na zewnątrz może być znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż rozbudowa wewnętrznego zespołu.

rozwiń >

Jakie są realne koszty zatrudnienia dodatkowego pracownika księgowości

Zatrudnienie młodszej księgowej na pełen etat do obsługi pojedynczych procesów generuje szereg kosztów, które często są niedoszacowane. Poza wynagrodzeniem zasadniczym, które w zależności od regionu i doświadczenia waha się od 5500 do 9000 zł brutto miesięcznie, pracodawca musi uwzględnić:
• Składki ZUS po stronie pracodawcy (około 20-22% wynagrodzenia),
• Koszty stanowiska pracy (komputer, oprogramowanie, biurko, miejsce w biurze),
• Szkolenia i rozwój zawodowy pracownika,
• Koszty rekrutacji i onboardingu,
• Zastępstwa podczas urlopów i zwolnień lekarskich,
• Ryzyko rotacji pracowników.

Rzeczywisty koszt zatrudnienia dodatkowej osoby do obsługi procesów takich jak wprowadzanie faktur czy rozliczanie wyciągów bankowych to nie tylko wypłacane co miesiąc wynagrodzenie. To także koszty dodatkowe, które łącznie mogą podnieść faktyczne wydatki o 30-40% względem kwoty wynagrodzenia podstawowego.

REKLAMA

Autopromocja

Wyzwania rekrutacyjne – trudno o dobrego specjalistę

Oprócz wymiernych kosztów finansowych, istotnym wyzwaniem jest sam proces pozyskania odpowiednich pracowników. Rynek pracy specjalistów księgowych jest obecnie bardzo konkurencyjny, co przekłada się na:
• Długi i kosztowny proces rekrutacji – znalezienie wykwalifikowanego księgowego może trwać nawet 2-3 miesiące,
• Trudności w weryfikacji rzeczywistych umiejętności – dopiero w praktyce okazuje się, czy pracownik spełnia oczekiwania,
• Konieczność oferowania konkurencyjnych warunków zatrudnienia – aby przyciągnąć i zatrzymać dobrego specjalistę,
• Ryzyko niepowodzenia rekrutacji – po kilku miesiącach poszukiwań firma często decyduje się na kompromis jakościowy.

Te trudności sprawiają, że outsourcing pojedynczych procesów staje się atrakcyjną alternatywą – firma outsourcingowa dysponuje już przeszkolonym zespołem, gotowym do natychmiastowego podjęcia pracy bez długotrwałego procesu rekrutacji i wdrożenia.

Elastyczność i skalowalność outsourcingu pojedynczych procesów

Outsourcing wybranych procesów księgowych, takich jak wprowadzanie faktur, rozliczanie wyciągów bankowych czy obsługa należności, pozwala na odciążenie wewnętrznego działu księgowego i skupienie się na strategicznych aspektach finansów firmy.

"W outsourcingu pojedynczych procesów księgowych klient płaci tylko za konkretne usługi, których potrzebuje" - podkreśla Agnieszka Tomczyk-Pieniądz, członek zarządu i dyrektor działu BPO w Meritoros. Jeśli firma ma sezonowe spiętrzenie dokumentacji, może elastycznie zwiększyć zakres wsparcia bez zatrudniania dodatkowych pracowników. To doskonałe rozwiązanie dla firm, które chcą zachować własny dział księgowy, ale odciążyć go z najbardziej czasochłonnych, powtarzalnych zadań.

Optymalizacja pracy wewnętrznego działu księgowego

Outsourcing wybranych procesów księgowych pozwala lepiej wykorzystać potencjał istniejącego już działu księgowego.

Oddelegowanie powtarzalnych, czasochłonnych zadań jak wprowadzanie faktur czy uzgadnianie wyciągów bankowych firmie zewnętrznej pozwala księgowym wewnątrz organizacji skupić się na zadaniach o wyższej wartości dodanej - analizach finansowych, planowaniu podatkowym czy wsparciu zarządu w podejmowaniu strategicznych decyzji. To nie jest zastępowanie działu księgowego, ale jego wzmocnienie i zwiększenie efektywności, a także wprowadzanie zespołu w automatyzacje i optymalizację procesów.

Porównanie kosztów - co jest bardziej opłacalne?

Zestawienie rocznych kosztów dla średniej wielkości przedsiębiorstwa pokazuje znaczące różnice między zatrudnieniem pracownika a outsourcingiem.

Zatrudnienie młodszej księgowej do obsługi wybranych procesów:
• Wynagrodzenie brutto: 6500 zł × 12 miesięcy = 78 000 zł,
• Składki ZUS pracodawcy: około 17 160 zł rocznie,
• Wyposażenie stanowiska pracy: 8000-10 000 zł (jednorazowo),
• Szkolenia i aktualizacje wiedzy: 2000-4000 zł rocznie,
• Łączny koszt roczny: około 105 000 - 115 000 zł.

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych:
• Koszty outsourcingu zależą od zakresu pracy, liczby dokumentów i specyfiki firmy,
• W zależności od wybranego procesu i jego złożoności, koszt może być niższy o 30% lub więcej w porównaniu do zatrudnienia pracownika,
• Brak kosztów stanowiska pracy, szkoleń i dodatkowych świadczeń,
• Brak obciążeń związanych z zarządzaniem pracownikiem, jego absencjami i szkoleniami.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Co to oznacza w praktyce?

• Znaczące oszczędności finansowe przy zachowaniu lub podniesieniu jakości procesów
• Możliwość elastycznego zarządzania budżetem w zależności od bieżących potrzeb
• Redukcja ukrytych kosztów związanych z zatrudnieniem.

Wybór odpowiedniego modelu współpracy pozwala na zoptymalizowanie kosztów procesów księgowych przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad kluczowymi obszarami finansów firmy.

Współpraca między działem wewnętrznym a firmą outsourcingową

Agnieszka Tomczyk-Pieniądz, członek zarządu i dyrektor działu BPO w Meritoros wyjaśnia: "Najlepsze rezultaty osiągamy, gdy outsourcing pojedynczych procesów księgowych staje się uzupełnieniem pracy wewnętrznego działu. Główny księgowy firmy zachowuje kontrolę nad całością finansów, a jednocześnie zyskuje wsparcie w najbardziej czasochłonnych zadaniach."

Dla kogo outsourcing pojedynczych procesów księgowych?

Outsourcing wybranych procesów księgowych sprawdza się szczególnie dobrze w:
• Firmach o dużej liczbie powtarzalnych transakcji (np. handel detaliczny, e-commerce, produkcja),
• Organizacjach, które chcą zoptymalizować pracę istniejącego działu księgowego,
• Firmach rozwijających się, gdzie zespół księgowy nie nadąża za rosnącą liczbą dokumentów.

Podsumowanie

Porównanie kosztów i korzyści jednoznacznie wskazuje, że outsourcing pojedynczych procesów księgowych może przynieść przedsiębiorstwom znaczące oszczędności finansowe przy jednoczesnym odciążeniu wewnętrznego działu księgowego. Jak podsumowuje Agnieszka Tomczyk-Pieniądz z Meritoros: "Outsourcing wybranych procesów księgowych to strategiczne uzupełnienie wewnętrznego działu, które łączy oszczędności finansowe z podniesieniem efektywności."

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA