REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Centrum BPO Meritoros SA
Kompleksowe usługi Business Process Outsourcing
księgowość
Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym przedsiębiorcy coraz częściej stają przed dylematem: czy zatrudnić dodatkową osobę do działu księgowego, czy może zdecydować się na outsourcing wybranych procesów księgowych? Analiza kosztów i korzyści pokazuje, że delegowanie pojedynczych zadań księgowych na zewnątrz może być znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż rozbudowa wewnętrznego zespołu.

rozwiń >

Jakie są realne koszty zatrudnienia dodatkowego pracownika księgowości

Zatrudnienie młodszej księgowej na pełen etat do obsługi pojedynczych procesów generuje szereg kosztów, które często są niedoszacowane. Poza wynagrodzeniem zasadniczym, które w zależności od regionu i doświadczenia waha się od 5500 do 9000 zł brutto miesięcznie, pracodawca musi uwzględnić:
• Składki ZUS po stronie pracodawcy (około 20-22% wynagrodzenia),
• Koszty stanowiska pracy (komputer, oprogramowanie, biurko, miejsce w biurze),
• Szkolenia i rozwój zawodowy pracownika,
• Koszty rekrutacji i onboardingu,
• Zastępstwa podczas urlopów i zwolnień lekarskich,
• Ryzyko rotacji pracowników.

Rzeczywisty koszt zatrudnienia dodatkowej osoby do obsługi procesów takich jak wprowadzanie faktur czy rozliczanie wyciągów bankowych to nie tylko wypłacane co miesiąc wynagrodzenie. To także koszty dodatkowe, które łącznie mogą podnieść faktyczne wydatki o 30-40% względem kwoty wynagrodzenia podstawowego.

REKLAMA

REKLAMA

Wyzwania rekrutacyjne – trudno o dobrego specjalistę

Oprócz wymiernych kosztów finansowych, istotnym wyzwaniem jest sam proces pozyskania odpowiednich pracowników. Rynek pracy specjalistów księgowych jest obecnie bardzo konkurencyjny, co przekłada się na:
• Długi i kosztowny proces rekrutacji – znalezienie wykwalifikowanego księgowego może trwać nawet 2-3 miesiące,
• Trudności w weryfikacji rzeczywistych umiejętności – dopiero w praktyce okazuje się, czy pracownik spełnia oczekiwania,
• Konieczność oferowania konkurencyjnych warunków zatrudnienia – aby przyciągnąć i zatrzymać dobrego specjalistę,
• Ryzyko niepowodzenia rekrutacji – po kilku miesiącach poszukiwań firma często decyduje się na kompromis jakościowy.

Te trudności sprawiają, że outsourcing pojedynczych procesów staje się atrakcyjną alternatywą – firma outsourcingowa dysponuje już przeszkolonym zespołem, gotowym do natychmiastowego podjęcia pracy bez długotrwałego procesu rekrutacji i wdrożenia.

Elastyczność i skalowalność outsourcingu pojedynczych procesów

Outsourcing wybranych procesów księgowych, takich jak wprowadzanie faktur, rozliczanie wyciągów bankowych czy obsługa należności, pozwala na odciążenie wewnętrznego działu księgowego i skupienie się na strategicznych aspektach finansów firmy.

"W outsourcingu pojedynczych procesów księgowych klient płaci tylko za konkretne usługi, których potrzebuje" - podkreśla Agnieszka Tomczyk-Pieniądz, członek zarządu i dyrektor działu BPO w Meritoros. Jeśli firma ma sezonowe spiętrzenie dokumentacji, może elastycznie zwiększyć zakres wsparcia bez zatrudniania dodatkowych pracowników. To doskonałe rozwiązanie dla firm, które chcą zachować własny dział księgowy, ale odciążyć go z najbardziej czasochłonnych, powtarzalnych zadań.

Optymalizacja pracy wewnętrznego działu księgowego

Outsourcing wybranych procesów księgowych pozwala lepiej wykorzystać potencjał istniejącego już działu księgowego.

Oddelegowanie powtarzalnych, czasochłonnych zadań jak wprowadzanie faktur czy uzgadnianie wyciągów bankowych firmie zewnętrznej pozwala księgowym wewnątrz organizacji skupić się na zadaniach o wyższej wartości dodanej - analizach finansowych, planowaniu podatkowym czy wsparciu zarządu w podejmowaniu strategicznych decyzji. To nie jest zastępowanie działu księgowego, ale jego wzmocnienie i zwiększenie efektywności, a także wprowadzanie zespołu w automatyzacje i optymalizację procesów.

REKLAMA

Porównanie kosztów - co jest bardziej opłacalne?

Zestawienie rocznych kosztów dla średniej wielkości przedsiębiorstwa pokazuje znaczące różnice między zatrudnieniem pracownika a outsourcingiem.

Zatrudnienie młodszej księgowej do obsługi wybranych procesów:
• Wynagrodzenie brutto: 6500 zł × 12 miesięcy = 78 000 zł,
• Składki ZUS pracodawcy: około 17 160 zł rocznie,
• Wyposażenie stanowiska pracy: 8000-10 000 zł (jednorazowo),
• Szkolenia i aktualizacje wiedzy: 2000-4000 zł rocznie,
• Łączny koszt roczny: około 105 000 - 115 000 zł.

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych:
• Koszty outsourcingu zależą od zakresu pracy, liczby dokumentów i specyfiki firmy,
• W zależności od wybranego procesu i jego złożoności, koszt może być niższy o 30% lub więcej w porównaniu do zatrudnienia pracownika,
• Brak kosztów stanowiska pracy, szkoleń i dodatkowych świadczeń,
• Brak obciążeń związanych z zarządzaniem pracownikiem, jego absencjami i szkoleniami.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Co to oznacza w praktyce?

• Znaczące oszczędności finansowe przy zachowaniu lub podniesieniu jakości procesów
• Możliwość elastycznego zarządzania budżetem w zależności od bieżących potrzeb
• Redukcja ukrytych kosztów związanych z zatrudnieniem.

Wybór odpowiedniego modelu współpracy pozwala na zoptymalizowanie kosztów procesów księgowych przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad kluczowymi obszarami finansów firmy.

Współpraca między działem wewnętrznym a firmą outsourcingową

Agnieszka Tomczyk-Pieniądz, członek zarządu i dyrektor działu BPO w Meritoros wyjaśnia: "Najlepsze rezultaty osiągamy, gdy outsourcing pojedynczych procesów księgowych staje się uzupełnieniem pracy wewnętrznego działu. Główny księgowy firmy zachowuje kontrolę nad całością finansów, a jednocześnie zyskuje wsparcie w najbardziej czasochłonnych zadaniach."

Dla kogo outsourcing pojedynczych procesów księgowych?

Outsourcing wybranych procesów księgowych sprawdza się szczególnie dobrze w:
• Firmach o dużej liczbie powtarzalnych transakcji (np. handel detaliczny, e-commerce, produkcja),
• Organizacjach, które chcą zoptymalizować pracę istniejącego działu księgowego,
• Firmach rozwijających się, gdzie zespół księgowy nie nadąża za rosnącą liczbą dokumentów.

Podsumowanie

Porównanie kosztów i korzyści jednoznacznie wskazuje, że outsourcing pojedynczych procesów księgowych może przynieść przedsiębiorstwom znaczące oszczędności finansowe przy jednoczesnym odciążeniu wewnętrznego działu księgowego. Jak podsumowuje Agnieszka Tomczyk-Pieniądz z Meritoros: "Outsourcing wybranych procesów księgowych to strategiczne uzupełnienie wewnętrznego działu, które łączy oszczędności finansowe z podniesieniem efektywności."

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

REKLAMA

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod [zgłoszenie: ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF]

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA