REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Centrum BPO Meritoros SA
Kompleksowe usługi Business Process Outsourcing
księgowość
Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym przedsiębiorcy coraz częściej stają przed dylematem: czy zatrudnić dodatkową osobę do działu księgowego, czy może zdecydować się na outsourcing wybranych procesów księgowych? Analiza kosztów i korzyści pokazuje, że delegowanie pojedynczych zadań księgowych na zewnątrz może być znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż rozbudowa wewnętrznego zespołu.

rozwiń >

Jakie są realne koszty zatrudnienia dodatkowego pracownika księgowości

Zatrudnienie młodszej księgowej na pełen etat do obsługi pojedynczych procesów generuje szereg kosztów, które często są niedoszacowane. Poza wynagrodzeniem zasadniczym, które w zależności od regionu i doświadczenia waha się od 5500 do 9000 zł brutto miesięcznie, pracodawca musi uwzględnić:
• Składki ZUS po stronie pracodawcy (około 20-22% wynagrodzenia),
• Koszty stanowiska pracy (komputer, oprogramowanie, biurko, miejsce w biurze),
• Szkolenia i rozwój zawodowy pracownika,
• Koszty rekrutacji i onboardingu,
• Zastępstwa podczas urlopów i zwolnień lekarskich,
• Ryzyko rotacji pracowników.

Rzeczywisty koszt zatrudnienia dodatkowej osoby do obsługi procesów takich jak wprowadzanie faktur czy rozliczanie wyciągów bankowych to nie tylko wypłacane co miesiąc wynagrodzenie. To także koszty dodatkowe, które łącznie mogą podnieść faktyczne wydatki o 30-40% względem kwoty wynagrodzenia podstawowego.

REKLAMA

Wyzwania rekrutacyjne – trudno o dobrego specjalistę

Oprócz wymiernych kosztów finansowych, istotnym wyzwaniem jest sam proces pozyskania odpowiednich pracowników. Rynek pracy specjalistów księgowych jest obecnie bardzo konkurencyjny, co przekłada się na:
• Długi i kosztowny proces rekrutacji – znalezienie wykwalifikowanego księgowego może trwać nawet 2-3 miesiące,
• Trudności w weryfikacji rzeczywistych umiejętności – dopiero w praktyce okazuje się, czy pracownik spełnia oczekiwania,
• Konieczność oferowania konkurencyjnych warunków zatrudnienia – aby przyciągnąć i zatrzymać dobrego specjalistę,
• Ryzyko niepowodzenia rekrutacji – po kilku miesiącach poszukiwań firma często decyduje się na kompromis jakościowy.

Te trudności sprawiają, że outsourcing pojedynczych procesów staje się atrakcyjną alternatywą – firma outsourcingowa dysponuje już przeszkolonym zespołem, gotowym do natychmiastowego podjęcia pracy bez długotrwałego procesu rekrutacji i wdrożenia.

Elastyczność i skalowalność outsourcingu pojedynczych procesów

Outsourcing wybranych procesów księgowych, takich jak wprowadzanie faktur, rozliczanie wyciągów bankowych czy obsługa należności, pozwala na odciążenie wewnętrznego działu księgowego i skupienie się na strategicznych aspektach finansów firmy.

"W outsourcingu pojedynczych procesów księgowych klient płaci tylko za konkretne usługi, których potrzebuje" - podkreśla Agnieszka Tomczyk-Pieniądz, członek zarządu i dyrektor działu BPO w Meritoros. Jeśli firma ma sezonowe spiętrzenie dokumentacji, może elastycznie zwiększyć zakres wsparcia bez zatrudniania dodatkowych pracowników. To doskonałe rozwiązanie dla firm, które chcą zachować własny dział księgowy, ale odciążyć go z najbardziej czasochłonnych, powtarzalnych zadań.

Optymalizacja pracy wewnętrznego działu księgowego

Outsourcing wybranych procesów księgowych pozwala lepiej wykorzystać potencjał istniejącego już działu księgowego.

Oddelegowanie powtarzalnych, czasochłonnych zadań jak wprowadzanie faktur czy uzgadnianie wyciągów bankowych firmie zewnętrznej pozwala księgowym wewnątrz organizacji skupić się na zadaniach o wyższej wartości dodanej - analizach finansowych, planowaniu podatkowym czy wsparciu zarządu w podejmowaniu strategicznych decyzji. To nie jest zastępowanie działu księgowego, ale jego wzmocnienie i zwiększenie efektywności, a także wprowadzanie zespołu w automatyzacje i optymalizację procesów.

Porównanie kosztów - co jest bardziej opłacalne?

Zestawienie rocznych kosztów dla średniej wielkości przedsiębiorstwa pokazuje znaczące różnice między zatrudnieniem pracownika a outsourcingiem.

Zatrudnienie młodszej księgowej do obsługi wybranych procesów:
• Wynagrodzenie brutto: 6500 zł × 12 miesięcy = 78 000 zł,
• Składki ZUS pracodawcy: około 17 160 zł rocznie,
• Wyposażenie stanowiska pracy: 8000-10 000 zł (jednorazowo),
• Szkolenia i aktualizacje wiedzy: 2000-4000 zł rocznie,
• Łączny koszt roczny: około 105 000 - 115 000 zł.

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych:
• Koszty outsourcingu zależą od zakresu pracy, liczby dokumentów i specyfiki firmy,
• W zależności od wybranego procesu i jego złożoności, koszt może być niższy o 30% lub więcej w porównaniu do zatrudnienia pracownika,
• Brak kosztów stanowiska pracy, szkoleń i dodatkowych świadczeń,
• Brak obciążeń związanych z zarządzaniem pracownikiem, jego absencjami i szkoleniami.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Co to oznacza w praktyce?

• Znaczące oszczędności finansowe przy zachowaniu lub podniesieniu jakości procesów
• Możliwość elastycznego zarządzania budżetem w zależności od bieżących potrzeb
• Redukcja ukrytych kosztów związanych z zatrudnieniem.

Wybór odpowiedniego modelu współpracy pozwala na zoptymalizowanie kosztów procesów księgowych przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad kluczowymi obszarami finansów firmy.

Współpraca między działem wewnętrznym a firmą outsourcingową

Agnieszka Tomczyk-Pieniądz, członek zarządu i dyrektor działu BPO w Meritoros wyjaśnia: "Najlepsze rezultaty osiągamy, gdy outsourcing pojedynczych procesów księgowych staje się uzupełnieniem pracy wewnętrznego działu. Główny księgowy firmy zachowuje kontrolę nad całością finansów, a jednocześnie zyskuje wsparcie w najbardziej czasochłonnych zadaniach."

Dla kogo outsourcing pojedynczych procesów księgowych?

Outsourcing wybranych procesów księgowych sprawdza się szczególnie dobrze w:
• Firmach o dużej liczbie powtarzalnych transakcji (np. handel detaliczny, e-commerce, produkcja),
• Organizacjach, które chcą zoptymalizować pracę istniejącego działu księgowego,
• Firmach rozwijających się, gdzie zespół księgowy nie nadąża za rosnącą liczbą dokumentów.

Podsumowanie

Porównanie kosztów i korzyści jednoznacznie wskazuje, że outsourcing pojedynczych procesów księgowych może przynieść przedsiębiorstwom znaczące oszczędności finansowe przy jednoczesnym odciążeniu wewnętrznego działu księgowego. Jak podsumowuje Agnieszka Tomczyk-Pieniądz z Meritoros: "Outsourcing wybranych procesów księgowych to strategiczne uzupełnienie wewnętrznego działu, które łączy oszczędności finansowe z podniesieniem efektywności."

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA