Terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji zostały określone w art. 26, zgodnie z którym generalną zasadą jest, że inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego.
Inwentaryzację rzeczowych składników aktywów obrotowych przeprowadza się drogą spisu z natury.
UWAGA!
Inwentaryzację, procedury i zasady przeprowadzania spisu z natury, sposób rozliczania i kompensaty różnic inwentaryzacyjnych powinny być określone przez kierownika jednostki w zakładowych zasadach (polityce) rachunkowości.
Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Od charakteru niedoborów i nadwyżek zależy sposób ich rozliczania.
Różnice inwentaryzacyjne mogą stanowić:
• niedobory, lub
• nadwyżki.
Ujawnione niedobory klasyfikujemy jako:
1. Niedobory niezawinione – powstają na skutek zdarzeń losowych. Mogą to być również niedobory naturalne uwzględniające specyfikę działalności gospodarczej, jak również wynikające z błędnej ewidencji księgowej.
2. Niedobory zawinione – powstają na skutek zaniedbań osób odpowiedzialnych lub na skutek kradzieży i są konsekwencją niewłaściwego zabezpieczenia.
Nadwyżki mogą powstać na skutek błędów w ewidencji. Mogą one być kompensowane z niedoborami.
W praktyce księgowej przyjęło się, że kompensata jest możliwa, jeżeli:
• nadwyżki i niedobory dotyczą tej samej osoby lub osób odpowiedzialnych materialnie,
• różnice inwentaryzacyjne zostały ujawnione w czasie tego samego spisu z natury,
• ujawnione nadwyżki i niedobory dotyczą podobnych do siebie składników majątku, np. składniki o zbliżonym wyglądzie, znajdujące się w podobnych opakowaniach, o podobnej nazwie – wówczas różnice inwentaryzacyjne mogą być skutkiem błędów w ewidencji księgowej,
• nadwyżki lub niedobory dotyczą tych składników majątku, które są w taki sam sposób lub podobnie zaewidencjonowane (np. ewidencja wartościowa i ilościowo-wartościowa),
UWAGA!
Niedobory i nadwyżki kompensuje się zawsze według niższej ceny i mniejszej ilości. Kompensaty należy dokonać zawsze przed obliczeniem ubytków naturalnych.
Jeśli jednostka prowadzi ewidencję w cenach różniących się od cen nabycia lub kosztów wytworzenia, należy przed ich rozliczeniem skorygować wartość niedoborów o odchylenia od cen ewidencyjnych. Jeśli różnice inwentaryzacyjne dotyczą używanych składników majątku, wówczas ich wartość ustala się z uwzględnieniem stopnia dotychczasowego zużycia.
Ewidencję wartości stwierdzonych niedoborów i nadwyżek należy prowadzić na koncie rozrachunkowym „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”. Nadwyżki wynikające z inwentaryzacji są dla jednostki przychodem i wykazywane są na koncie „Pozostałe przychody operacyjne”. Niedobór stanowi koszt i podlega ewidencji na koncie „Pozostałe koszty operacyjne”.
W trakcie roku obrotowego konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” może wykazywać saldo:
Wn – określające stan nierozliczonych na dany dzień niedoborów,
Ma – określające stan nierozliczonych na dany dzień nadwyżek.
Ewidencja typowych zapisów na koncie „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
1. Przeksięgowanie wartości niedoboru mieszczącego się w granicach norm ubytków naturalnych:
Wn konta zespołu 4 lub konta zespołu 5,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.
2. Ewidencja różnic inwentaryzacyjnych dotyczących konta aktywów rzeczowych składników majątku w celu doprowadzenia do stanu rzeczywistego:
• niedobory towarów
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”,
Ma różne konta zespołu 0, 1, 3, 6;
• nadwyżki towarów
Wn różne konta zespołu 0, 1, 3, 6,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Nadwyżki”.
3. Równolegle do zaksięgowanych różnic inwentaryzacyjnych (niedobory) wyksięgowuje się odchylenia od cen ewidencyjnych:
Wn „Odchylenia od cen ewidencyjnych”,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.
4. Kompensata niedoborów i nadwyżek po ustaleniu przyczyn ich powstania:
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Nadwyżki”,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”
5. Rozliczenie nadwyżki:
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Nadwyżki”,
Ma „Pozostałe przychody operacyjne”.
6. Rozliczenie niedoboru niezawinionego:
Wn „Pozostałe koszty operacyjne”,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”.
7. Niedobór zawiniony – obciążenie osoby materialnie odpowiedzialnej:
Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobór”.
8. Obciążenie dodatkowymi roszczeniami osoby materialnie odpowiedzialnej:
Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma „Pozostałe przychody operacyjne”.
9. Ewidencja w przypadku gdy niedobór był objęty odpisem aktualizującym:
W przypadku gdy środek trwały jest całkowicie umorzony i stanowi niedobór niezawiniony, to na koncie „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” nie wystąpią już żadne inne księgowania.
12. Jeśli występuje niedobór zawiniony całkowicie umorzonego środka trwałego, pracownik odpowiedzialny materialnie jest obciążany jego wartością rynkową (godziwą):
• ewidencja wartości roszczenia z tytułu niedoboru
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”,
Ma „Pozostałe przychody operacyjne”.
• obciążenie pracownika roszczeniem
Wn „Rozrachunki z pracownikami”
– w analityce imienne konto pracownika,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”.
Przykład
Spółka z branży handlowej przeprowadziła inwentaryzację towarów drogą spisu z natury. W wyniku inwentaryzacji ujawniono:
– niedobór towaru X – 20 sztuk. Jednostkowa cena ewidencyjna tego towaru wynosi 45 zł,
– nadwyżkę towaru Y – 15 sztuk po cenie 50 zł.
Podjęto decyzję o dokonaniu kompensaty. Różnice ilościowe niedoboru pozostałego po kompensacie uznano za niezawinione.
Ewidencja księgowa
1. Ustalenie wartości niedoboru towaru X:
20 szt. × 45 zł = 900 zł
Wn „Rozliczenie niedoborów” 900
Ma „Towary” 900
2. Ustalenie wartości nadwyżki towaru Y:
15 szt. × 50 zł = 750 zł
Wn „Towary” 750
Ma „Rozliczenie nadwyżek” 750
3. Ustalenie wartości kompensaty przy zastosowaniu zasady „mniejsza ilość, niższa cena”:
15 szt. × 45 zł = 675 zł
Wn „Rozliczenie nadwyżek” 675
Ma „Rozliczenie niedoborów” 675
4. Ustalenie różnic wartościowych i ilościowych po dokonywaniu kompensaty:
Niedobory można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodu, ale należy odpowiednio udokumentować fakt poniesienia straty. Taką dokumentację mogą np. stanowić wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych, protokół opisujący zdarzenie i wskazujący datę jego powstania, oraz sposób wyliczenia i wartość niedoborów. Tylko niedobory uznane za niezawinione mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Nie stanowią kosztu uzyskania przychodów straty będące wynikiem braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, nawet jeśli mieszczą się w normach ustalonych przez daną jednostkę gospodarczą. Ważne też jest udokumentowanie, że podatnik dołożył należytej staranności w celu uniknięcia straty.
Stwierdzone w wyniku inwentaryzacji, rozliczone i udokumentowane na powyższych zasadach nadwyżki w towarach handlowych stanowią przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Momentem uzyskania przychodu, zgodnie z art. 12 ust. 3a updop, jest dzień wystawienia faktury (rachunku), nie później jednak niż ostatni dzień miesiąca, w którym m.in. wydano rzecz.
Z punktu widzenia podatku od towarów i usług niedobory nie podlegają opodatkowaniu.
Nie ma wobec tego obowiązku naliczenia i odprowadzenia podatku w związku z utraconym towarem i to niezależnie czy jest to niedobór zawiniony, czy niezawiniony.
Odszkodowanie otrzymane od firmy ubezpieczeniowej za ukradzione lub zniszczone towary również nie jest wymienione w art. 5 ustawy, nie podlega więc opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
Rozliczenie podatku naliczonego odliczonego przy zakupie rzeczowych składników majątku zaliczonych do niedoborów budzi wiele wątpliwości. Niedobór niezawiniony jest kosztem uzyskania przychodu w rozumieniu podatku dochodowego, nie jest więc konieczna korekta podatku naliczonego.
Ponieważ ustawa o VAT nie określa bezpośrednio kiedy należy dokonać korekty w przypadku niedoborów, bezpieczniej jest skorygować podatek naliczony związany z zakupami utraconych aktywów, ponieważ różny jest stosunek urzędów skarbowych do tej kwestii. W przypadku wątpliwości warto złożyć wniosek o wydanie interpretacji.
Niedobór zawiniony obciąża materialnie osobę odpowiedzialną, nie jest więc kosztem uzyskania przychodów, co skutkuje brakiem możliwości odliczenia podatku naliczonego przy zakupie aktywów.
• art. 10 ust. 1, art. 21, art. 25, art. 26–27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
• art. 5, art. 86, art. 88, art. 91 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029
• art. 12 ust. 3–3a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 183, poz. 1353
