REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak klasyfikować i rozliczać niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne występujące w poszczególnych składnikach majątku

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji zostały określone w art. 26, zgodnie z którym generalną zasadą jest, że inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego.

Inwentaryzację rzeczowych składników aktywów obrotowych przeprowadza się drogą spisu z natury.

UWAGA!
Inwentaryzację, procedury i zasady przeprowadzania spisu z natury, sposób rozliczania i kompensaty różnic inwentaryzacyjnych powinny być określone przez kierownika jednostki w zakładowych zasadach (polityce) rachunkowości.

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Od charakteru niedoborów i nadwyżek zależy sposób ich rozliczania.

Różnice inwentaryzacyjne mogą stanowić:
• niedobory, lub
• nadwyżki.

Ujawnione niedobory klasyfikujemy jako:
1. Niedobory niezawinione – powstają na skutek zdarzeń losowych. Mogą to być również niedobory naturalne uwzględniające specyfikę działalności gospodarczej, jak również wynikające z błędnej ewidencji księgowej.
2. Niedobory zawinione – powstają na skutek zaniedbań osób odpowiedzialnych lub na skutek kradzieży i są konsekwencją niewłaściwego zabezpieczenia.

Nadwyżki mogą powstać na skutek błędów w ewidencji. Mogą one być kompensowane z niedoborami.

W praktyce księgowej przyjęło się, że kompensata jest możliwa, jeżeli:
• nadwyżki i niedobory dotyczą tej samej osoby lub osób odpowiedzialnych materialnie,
• różnice inwentaryzacyjne zostały ujawnione w czasie tego samego spisu z natury,
• ujawnione nadwyżki i niedobory dotyczą podobnych do siebie składników majątku, np. składniki o zbliżonym wyglądzie, znajdujące się w podobnych opakowaniach, o podobnej nazwie – wówczas różnice inwentaryzacyjne mogą być skutkiem błędów w ewidencji księgowej,
• nadwyżki lub niedobory dotyczą tych składników majątku, które są w taki sam sposób lub podobnie zaewidencjonowane (np. ewidencja wartościowa i ilościowo-wartościowa),

UWAGA!
Niedobory i nadwyżki kompensuje się zawsze według niższej ceny i mniejszej ilości. Kompensaty należy dokonać zawsze przed obliczeniem ubytków naturalnych.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


UWAGA!
Jeśli jednostka prowadzi ewidencję w cenach różniących się od cen nabycia lub kosztów wytworzenia, należy przed ich rozliczeniem skorygować wartość niedoborów o odchylenia od cen ewidencyjnych. Jeśli różnice inwentaryzacyjne dotyczą używanych składników majątku, wówczas ich wartość ustala się z uwzględnieniem stopnia dotychczasowego zużycia.

Ewidencję wartości stwierdzonych niedoborów i nadwyżek należy prowadzić na koncie rozrachunkowym „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”. Nadwyżki wynikające z inwentaryzacji są dla jednostki przychodem i wykazywane są na koncie „Pozostałe przychody operacyjne”. Niedobór stanowi koszt i podlega ewidencji na koncie „Pozostałe koszty operacyjne”.
W trakcie roku obrotowego konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” może wykazywać saldo:
Wn – określające stan nierozliczonych na dany dzień niedoborów,
Ma – określające stan nierozliczonych na dany dzień nadwyżek.
Ewidencja typowych zapisów na koncie „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
1. Przeksięgowanie wartości niedoboru mieszczącego się w granicach norm ubytków naturalnych:
Wn konta zespołu 4 lub konta zespołu 5,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.
2. Ewidencja różnic inwentaryzacyjnych dotyczących konta aktywów rzeczowych składników majątku w celu doprowadzenia do stanu rzeczywistego:
• niedobory towarów
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”,
Ma różne konta zespołu 0, 1, 3, 6;
• nadwyżki towarów
Wn różne konta zespołu 0, 1, 3, 6,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Nadwyżki”.
 3. Równolegle do zaksięgowanych różnic inwentaryzacyjnych (niedobory) wyksięgowuje się odchylenia od cen ewidencyjnych:
Wn „Odchylenia od cen ewidencyjnych”,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.
 4. Kompensata niedoborów i nadwyżek po ustaleniu przyczyn ich powstania:
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Nadwyżki”,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”
 5. Rozliczenie nadwyżki:
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Nadwyżki”,
Ma „Pozostałe przychody operacyjne”.
 6. Rozliczenie niedoboru niezawinionego:
Wn „Pozostałe koszty operacyjne”,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”.
 7. Niedobór zawiniony – obciążenie osoby materialnie odpowiedzialnej:
Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobór”.
 8. Obciążenie dodatkowymi roszczeniami osoby materialnie odpowiedzialnej:
Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma „Pozostałe przychody operacyjne”.
 9. Ewidencja w przypadku gdy niedobór był objęty odpisem aktualizującym:
Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma „Odpisy aktualizujące wartość należności”.
10. Niedobór środka trwałego:
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”,
Ma „Środki trwałe”.
11. Wyksięgowanie dotychczasowego umorzenia środka trwałego:
Wn „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”.
W przypadku gdy środek trwały jest całkowicie umorzony i stanowi niedobór niezawiniony, to na koncie „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” nie wystąpią już żadne inne księgowania.
12. Jeśli występuje niedobór zawiniony całkowicie umorzonego środka trwałego, pracownik odpowiedzialny materialnie jest obciążany jego wartością rynkową (godziwą):
• ewidencja wartości roszczenia z tytułu niedoboru
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”,
Ma „Pozostałe przychody operacyjne”.
• obciążenie pracownika roszczeniem
Wn „Rozrachunki z pracownikami”
– w analityce imienne konto pracownika,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”.

Przykład
Spółka z branży handlowej przeprowadziła inwentaryzację towarów drogą spisu z natury. W wyniku inwentaryzacji ujawniono:
– niedobór towaru X – 20 sztuk. Jednostkowa cena ewidencyjna tego towaru wynosi 45 zł,
– nadwyżkę towaru Y – 15 sztuk po cenie 50 zł.
Podjęto decyzję o dokonaniu kompensaty. Różnice ilościowe niedoboru pozostałego po kompensacie uznano za niezawinione.

Ewidencja księgowa
1. Ustalenie wartości niedoboru towaru X:
20 szt. × 45 zł = 900 zł
Wn „Rozliczenie niedoborów” 900
Ma „Towary” 900
2. Ustalenie wartości nadwyżki towaru Y:
15 szt. × 50 zł = 750 zł
Wn „Towary” 750
Ma „Rozliczenie nadwyżek” 750
3. Ustalenie wartości kompensaty przy zastosowaniu zasady „mniejsza ilość, niższa cena”:
15 szt. × 45 zł = 675 zł
Wn „Rozliczenie nadwyżek” 675
Ma „Rozliczenie niedoborów” 675
4. Ustalenie różnic wartościowych i ilościowych po dokonywaniu kompensaty:
a) niedobór ilościowy towaru X:
20 szt. – 15 szt. = 5 szt.
Wartość niedoboru ilościowego:
5 szt. × 45 zł = 225 zł
Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 225
Ma „Rozliczenie niedoborów” 225
b) wartość nadwyżki towaru Y:
750 zł – 675 zł = 75 zł – różnica wartościowa
Wn „Rozliczenie nadwyżek” 75
Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 75

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Niedobory można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodu, ale należy odpowiednio udokumentować fakt poniesienia straty. Taką dokumentację mogą np. stanowić wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych, protokół opisujący zdarzenie i wskazujący datę jego powstania, oraz sposób wyliczenia i wartość niedoborów. Tylko niedobory uznane za niezawinione mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Nie stanowią kosztu uzyskania przychodów straty będące wynikiem braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, nawet jeśli mieszczą się w normach ustalonych przez daną jednostkę gospodarczą. Ważne też jest udokumentowanie, że podatnik dołożył należytej staranności w celu uniknięcia straty.

Stwierdzone w wyniku inwentaryzacji, rozliczone i udokumentowane na powyższych zasadach nadwyżki w towarach handlowych stanowią przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Momentem uzyskania przychodu, zgodnie z art. 12 ust. 3a updop, jest dzień wystawienia faktury (rachunku), nie później jednak niż ostatni dzień miesiąca, w którym m.in. wydano rzecz.

Z punktu widzenia podatku od towarów i usług niedobory nie podlegają opodatkowaniu.

Nie ma wobec tego obowiązku naliczenia i odprowadzenia podatku w związku z utraconym towarem i to niezależnie czy jest to niedobór zawiniony, czy niezawiniony.

Odszkodowanie otrzymane od firmy ubezpieczeniowej za ukradzione lub zniszczone towary również nie jest wymienione w art. 5 ustawy, nie podlega więc opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
Rozliczenie podatku naliczonego odliczonego przy zakupie rzeczowych składników majątku zaliczonych do niedoborów budzi wiele wątpliwości. Niedobór niezawiniony jest kosztem uzyskania przychodu w rozumieniu podatku dochodowego, nie jest więc konieczna korekta podatku naliczonego.

Ponieważ ustawa o VAT nie określa bezpośrednio kiedy należy dokonać korekty w przypadku niedoborów, bezpieczniej jest skorygować podatek naliczony związany z zakupami utraconych aktywów, ponieważ różny jest stosunek urzędów skarbowych do tej kwestii. W przypadku wątpliwości warto złożyć wniosek o wydanie interpretacji.

Niedobór zawiniony obciąża materialnie osobę odpowiedzialną, nie jest więc kosztem uzyskania przychodów, co skutkuje brakiem możliwości odliczenia podatku naliczonego przy zakupie aktywów.

• art. 10 ust. 1, art. 21, art. 25, art. 26–27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
• art. 5, art. 86, art. 88, art. 91 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029
• art. 12 ust. 3–3a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 183, poz. 1353

Maryla Piotrowska
księgowa z licencją MF
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Kiedy trzeba zapłacić podatek od prezentu ślubnego? Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat omawia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat wyjaśnia jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA