REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak klasyfikować i rozliczać niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne występujące w poszczególnych składnikach majątku

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji zostały określone w art. 26, zgodnie z którym generalną zasadą jest, że inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego.

Inwentaryzację rzeczowych składników aktywów obrotowych przeprowadza się drogą spisu z natury.

UWAGA!
Inwentaryzację, procedury i zasady przeprowadzania spisu z natury, sposób rozliczania i kompensaty różnic inwentaryzacyjnych powinny być określone przez kierownika jednostki w zakładowych zasadach (polityce) rachunkowości.

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Od charakteru niedoborów i nadwyżek zależy sposób ich rozliczania.

Różnice inwentaryzacyjne mogą stanowić:
• niedobory, lub
• nadwyżki.

Ujawnione niedobory klasyfikujemy jako:
1. Niedobory niezawinione – powstają na skutek zdarzeń losowych. Mogą to być również niedobory naturalne uwzględniające specyfikę działalności gospodarczej, jak również wynikające z błędnej ewidencji księgowej.
2. Niedobory zawinione – powstają na skutek zaniedbań osób odpowiedzialnych lub na skutek kradzieży i są konsekwencją niewłaściwego zabezpieczenia.

Nadwyżki mogą powstać na skutek błędów w ewidencji. Mogą one być kompensowane z niedoborami.

W praktyce księgowej przyjęło się, że kompensata jest możliwa, jeżeli:
• nadwyżki i niedobory dotyczą tej samej osoby lub osób odpowiedzialnych materialnie,
• różnice inwentaryzacyjne zostały ujawnione w czasie tego samego spisu z natury,
• ujawnione nadwyżki i niedobory dotyczą podobnych do siebie składników majątku, np. składniki o zbliżonym wyglądzie, znajdujące się w podobnych opakowaniach, o podobnej nazwie – wówczas różnice inwentaryzacyjne mogą być skutkiem błędów w ewidencji księgowej,
• nadwyżki lub niedobory dotyczą tych składników majątku, które są w taki sam sposób lub podobnie zaewidencjonowane (np. ewidencja wartościowa i ilościowo-wartościowa),

UWAGA!
Niedobory i nadwyżki kompensuje się zawsze według niższej ceny i mniejszej ilości. Kompensaty należy dokonać zawsze przed obliczeniem ubytków naturalnych.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


UWAGA!
Jeśli jednostka prowadzi ewidencję w cenach różniących się od cen nabycia lub kosztów wytworzenia, należy przed ich rozliczeniem skorygować wartość niedoborów o odchylenia od cen ewidencyjnych. Jeśli różnice inwentaryzacyjne dotyczą używanych składników majątku, wówczas ich wartość ustala się z uwzględnieniem stopnia dotychczasowego zużycia.

Ewidencję wartości stwierdzonych niedoborów i nadwyżek należy prowadzić na koncie rozrachunkowym „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”. Nadwyżki wynikające z inwentaryzacji są dla jednostki przychodem i wykazywane są na koncie „Pozostałe przychody operacyjne”. Niedobór stanowi koszt i podlega ewidencji na koncie „Pozostałe koszty operacyjne”.
W trakcie roku obrotowego konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” może wykazywać saldo:
Wn – określające stan nierozliczonych na dany dzień niedoborów,
Ma – określające stan nierozliczonych na dany dzień nadwyżek.
Ewidencja typowych zapisów na koncie „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
1. Przeksięgowanie wartości niedoboru mieszczącego się w granicach norm ubytków naturalnych:
Wn konta zespołu 4 lub konta zespołu 5,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.
2. Ewidencja różnic inwentaryzacyjnych dotyczących konta aktywów rzeczowych składników majątku w celu doprowadzenia do stanu rzeczywistego:
• niedobory towarów
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”,
Ma różne konta zespołu 0, 1, 3, 6;
• nadwyżki towarów
Wn różne konta zespołu 0, 1, 3, 6,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Nadwyżki”.
 3. Równolegle do zaksięgowanych różnic inwentaryzacyjnych (niedobory) wyksięgowuje się odchylenia od cen ewidencyjnych:
Wn „Odchylenia od cen ewidencyjnych”,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.
 4. Kompensata niedoborów i nadwyżek po ustaleniu przyczyn ich powstania:
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Nadwyżki”,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”
 5. Rozliczenie nadwyżki:
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Nadwyżki”,
Ma „Pozostałe przychody operacyjne”.
 6. Rozliczenie niedoboru niezawinionego:
Wn „Pozostałe koszty operacyjne”,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”.
 7. Niedobór zawiniony – obciążenie osoby materialnie odpowiedzialnej:
Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobór”.
 8. Obciążenie dodatkowymi roszczeniami osoby materialnie odpowiedzialnej:
Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma „Pozostałe przychody operacyjne”.
 9. Ewidencja w przypadku gdy niedobór był objęty odpisem aktualizującym:
Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma „Odpisy aktualizujące wartość należności”.
10. Niedobór środka trwałego:
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”,
Ma „Środki trwałe”.
11. Wyksięgowanie dotychczasowego umorzenia środka trwałego:
Wn „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”.
W przypadku gdy środek trwały jest całkowicie umorzony i stanowi niedobór niezawiniony, to na koncie „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” nie wystąpią już żadne inne księgowania.
12. Jeśli występuje niedobór zawiniony całkowicie umorzonego środka trwałego, pracownik odpowiedzialny materialnie jest obciążany jego wartością rynkową (godziwą):
• ewidencja wartości roszczenia z tytułu niedoboru
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”,
Ma „Pozostałe przychody operacyjne”.
• obciążenie pracownika roszczeniem
Wn „Rozrachunki z pracownikami”
– w analityce imienne konto pracownika,
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”
– w analityce „Niedobory”.

Przykład
Spółka z branży handlowej przeprowadziła inwentaryzację towarów drogą spisu z natury. W wyniku inwentaryzacji ujawniono:
– niedobór towaru X – 20 sztuk. Jednostkowa cena ewidencyjna tego towaru wynosi 45 zł,
– nadwyżkę towaru Y – 15 sztuk po cenie 50 zł.
Podjęto decyzję o dokonaniu kompensaty. Różnice ilościowe niedoboru pozostałego po kompensacie uznano za niezawinione.

Ewidencja księgowa
1. Ustalenie wartości niedoboru towaru X:
20 szt. × 45 zł = 900 zł
Wn „Rozliczenie niedoborów” 900
Ma „Towary” 900
2. Ustalenie wartości nadwyżki towaru Y:
15 szt. × 50 zł = 750 zł
Wn „Towary” 750
Ma „Rozliczenie nadwyżek” 750
3. Ustalenie wartości kompensaty przy zastosowaniu zasady „mniejsza ilość, niższa cena”:
15 szt. × 45 zł = 675 zł
Wn „Rozliczenie nadwyżek” 675
Ma „Rozliczenie niedoborów” 675
4. Ustalenie różnic wartościowych i ilościowych po dokonywaniu kompensaty:
a) niedobór ilościowy towaru X:
20 szt. – 15 szt. = 5 szt.
Wartość niedoboru ilościowego:
5 szt. × 45 zł = 225 zł
Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 225
Ma „Rozliczenie niedoborów” 225
b) wartość nadwyżki towaru Y:
750 zł – 675 zł = 75 zł – różnica wartościowa
Wn „Rozliczenie nadwyżek” 75
Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 75

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Niedobory można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodu, ale należy odpowiednio udokumentować fakt poniesienia straty. Taką dokumentację mogą np. stanowić wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych, protokół opisujący zdarzenie i wskazujący datę jego powstania, oraz sposób wyliczenia i wartość niedoborów. Tylko niedobory uznane za niezawinione mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Nie stanowią kosztu uzyskania przychodów straty będące wynikiem braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, nawet jeśli mieszczą się w normach ustalonych przez daną jednostkę gospodarczą. Ważne też jest udokumentowanie, że podatnik dołożył należytej staranności w celu uniknięcia straty.

Stwierdzone w wyniku inwentaryzacji, rozliczone i udokumentowane na powyższych zasadach nadwyżki w towarach handlowych stanowią przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Momentem uzyskania przychodu, zgodnie z art. 12 ust. 3a updop, jest dzień wystawienia faktury (rachunku), nie później jednak niż ostatni dzień miesiąca, w którym m.in. wydano rzecz.

Z punktu widzenia podatku od towarów i usług niedobory nie podlegają opodatkowaniu.

Nie ma wobec tego obowiązku naliczenia i odprowadzenia podatku w związku z utraconym towarem i to niezależnie czy jest to niedobór zawiniony, czy niezawiniony.

Odszkodowanie otrzymane od firmy ubezpieczeniowej za ukradzione lub zniszczone towary również nie jest wymienione w art. 5 ustawy, nie podlega więc opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
Rozliczenie podatku naliczonego odliczonego przy zakupie rzeczowych składników majątku zaliczonych do niedoborów budzi wiele wątpliwości. Niedobór niezawiniony jest kosztem uzyskania przychodu w rozumieniu podatku dochodowego, nie jest więc konieczna korekta podatku naliczonego.

Ponieważ ustawa o VAT nie określa bezpośrednio kiedy należy dokonać korekty w przypadku niedoborów, bezpieczniej jest skorygować podatek naliczony związany z zakupami utraconych aktywów, ponieważ różny jest stosunek urzędów skarbowych do tej kwestii. W przypadku wątpliwości warto złożyć wniosek o wydanie interpretacji.

Niedobór zawiniony obciąża materialnie osobę odpowiedzialną, nie jest więc kosztem uzyskania przychodów, co skutkuje brakiem możliwości odliczenia podatku naliczonego przy zakupie aktywów.

• art. 10 ust. 1, art. 21, art. 25, art. 26–27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119
• art. 5, art. 86, art. 88, art. 91 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029
• art. 12 ust. 3–3a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 183, poz. 1353

Maryla Piotrowska
księgowa z licencją MF
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w podatkach od 2026 r. - wyższy limit zwolnienia z VAT, korekty deklaracji, 6 m-cy vacatio legis

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 6 maja 2025r. Rada Ministrów przyjęła pakiet projektów ustaw dot. podatków w ramach procesu deregulacji. Nowe przepisy mają na celu m.in. ochronę podatników przed nagłymi zmianami przepisów ustaw podatkowych oraz doprecyzowanie wątpliwości interpretacyjnych zgłaszanych przez przedsiębiorców w zakresie deklaracji składanej w trakcie lub po zakończeniu kontroli celno-skarbowej. Projekty dotyczą również podwyższenia limitu zwolnienia podmiotowego w VAT oraz likwidacji obowiązku przygotowywania i publikacji informacji o realizowanej strategii podatkowej.

Czego najczęściej dotyczą kontrole z urzędu skarbowego i ZUS-u?

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

REKLAMA

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

REKLAMA

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA