Jak dokonać automatyzacji przeksięgowań sald kont księgi głównej do bilansu oraz rachunku zysków i strat

Na koniec roku obrotowego należy jeszcze raz przyjrzeć się powiązaniu sald końcowych kont księgi głównej ze sprawozdaniami w systemie informatycznym. Szczególnie należy pamiętać o sprawdzeniu powiązań sald końcowych tych kont syntetycznych, które zostały założone w ostatnim roku obrotowym. Jest to istotne dlatego, że niektóre systemy finansowo-księgowe dopuszczają, aby nowo założone konto syntetyczne w kartotece planu kont zostało przypisane do konkretnej pozycji sprawozdania w innym momencie niż moment założenia konta. Wówczas system finansowo-księgowy dopuszcza księgowanie operacji na tym koncie w ciągu roku obrotowego. Dlatego w praktyce zdarza się, że powiązanie to odbywa się w terminie późniejszym.

UWAGA!

W sytuacji, w której zapomniano o powiązaniu salda konta z pozycją sprawozdania, system finansowo-księgowy powinien informować o wystąpieniu błędów po wydaniu polecenia sporządzenia sprawozdania.

W zakładowych planach kont firm, które wchodzą w skład grupy jednostek powiązanych, powstała konieczność wyodrębnienia kont bilansowych według podmiotów powiązanych i pozostałych dla:

- długoterminowych należności (pozycje A.III.1 oraz A.III.2),

- długoterminowych inwestycji (pozycje A.IV.3.a. oraz A.IV.3.b. - "Długoterminowe aktywa finansowe"),

- krótkoterminowych należności (pozycje B.II.1 - "Należności od jednostek powiązanych" i B.II.2 - "Należności od pozostałych jednostek"),

- krótkoterminowych inwestycji (pozycje B.III.1.a. oraz B.III.1.b. - "Krótkoterminowe aktywa finansowe").

Rachunek zysków i strat (zarówno w wariancie kalkulacyjnym, jak i porównawczym) wymaga wyodrębnienia niektórych wartości odnoszących się do relacji podmiotu z jednostkami powiązanymi. Dotyczy to grup kont, które tworzą wartości dla pozycji:

- przychodów netto ze sprzedaży i zrównanych z nimi,

- dywidend i udziałów w zyskach w grupie przychodów finansowych,

- odsetek w grupie przychodów finansowych,

- odsetek w grupie kosztów finansowych.

W związku z tym, w zespole 7 kont "Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem" podmioty mogą przyjąć dwa rozwiązania:

- utworzenie oddzielnych kont syntetycznych dla jednostek powiązanych i jednostek pozostałych albo

- wyodrębnienie konta analitycznych dla jednostek powiązanych.

W tabeli 1 został zaprezentowany przykładowy zakładowy plan kont. Uwzględniono w nim wyodrębnienie konta dla powiązanych i pozostałych jednostek, a pominięto konta pozabilansowe.