Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinny być wyodrębnione na oddzielnym rachunku bankowym. Powinna to odzwierciedlać ewidencja księgowa.
Firmy, które na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełny etat, muszą utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS). Fundusz tworzony jest na działalność socjalną. Obejmuje ona zarówno usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, jak i udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej, a także udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.
Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinny być wyodrębnione na oddzielnym rachunku (strona Wn konta „Rachunek bankowy ZFŚS”, strona Ma konta „Rachunek bankowy”). To konieczny warunek, by odpisy na fundusz mogły być uznane za koszty uzyskania przychodów.
W księgach rachunkowych zarachowanie w koszty odpisu na fundusz odzwierciedla następujący zapis: strona Wn konta „Koszty według rodzaju”, strona Ma konta „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych” (operacja równoległa do poprzedniej).
