REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać prywatne wyposażenie pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Edyta Dobrowolska

REKLAMA

Przedsiębiorca może wliczyć w koszty wydatki w formie ekwiwalentu pieniężnego wypłacanego pracownikowi za używane przez niego prywatne narzędzia. Dla pracownika taki ekwiwalent stanowi dochód zwolniony z podatku.


Zgodnie ze zmienioną od 1 stycznia 2007 r. treścią art. 22 ustawy o PIT - kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.


Koszt i dochód


Jedynym z wydatków, który bezdyskusyjnie jest kosztem poniesionym w celu uzyskania przychodów, jest ekwiwalent pieniężny, jaki pracodawca wypłaca pracownikowi w związku z wykorzystywaniem przez niego w pracy, na rzecz tego pracodawcy, prywatnych narzędzi, np. komputer, agregat tynkarski itp. Z kolei wśród wydatków ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością a nie mogących być uznanymi - w całości lub w części - za koszt uzyskania przychodów nie ma pozycji, która nie pozwalałaby wliczyć w koszty w pełnej wysokości takich ekwiwalentów. Jedyne bowiem ograniczenie z tego zakresu odnosi się do wypłat kwot z tytułu użytkowania przez pracownika w pracy prywatnego samochodu.

Z kolei w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT zapisane zostało, iż wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.


Dodatkowa umowa


W praktyce jednak pracodawcy bardzo rzadko korzystają z tego przepisu. Wynika to po części z tego, że zazwyczaj to pracodawca gwarantuje pracownikowi wszelkie niezbędne materiały, narzędzia i sprzęt, niezbędne do wykonywania pracy. Przede wszystkim jednak z dość ogólnego sformułowania tego przepisu. Osoby, które zainteresowały się jego praktycznym zastosowaniem obawiają się przede wszystkim, że fiskus zakwestionuje wartość wypłacanego w tym trybie świadczenia. Nie ma bowiem jednoznacznych przepisów, które wskazywałyby, w jaki sposób ustalić wysokość takiego ekwiwalentu, by odpowiadała ona rzeczywistej wartości świadczenia. Inną kwestią budzącą wątpliwości jest formalna podstawa do wypłaty takiego ekwiwalentu. Pewne wątpliwości budzi też kwestia: jak taki koszt ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (przede wszystkim, w której kolumnie księgi).

Tymczasem w związku z zaostrzeniem przepisów stanowiących granicę między dochodami uzyskiwanymi z działalności pozarolniczej działalności gospodarczej a dochodami z działalności wykonywanej osobiście - w ramach ograniczania samozatrudnienia - wiele osób funkcjonujących jako przedsiębiorcy ostatnio zdecydowało się na powrót do roli pracownika. Niektórzy z nich na etapie działalności gospodarczej wykorzystywali różne urządzenia czy narzędzia, które teraz w roli pracownika mogą być im nieprzydatne, gdyż narzędzia pracy zapewnia im pracodawca. Jeśli jednak zgodną wolą obu stron zechcą je wykorzystywać w ramach aktualnie wykorzystywanej pracy, pracodawca będzie mógł zaoszczędzić fundusze, które musiałby wydatkować na nabycie takich narzędzi, materiałów czy urządzeń. Z kolei pracownik zyska pewne kwoty, które stanowić będą uzupełnienie wynagrodzenia i to pozbawione obciążeń fiskalnych.


Rozliczenia


Wszystkie te problemy da się jednak rozwiązać. Podobnie jak to się ma w przypadku wykorzystywania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych, formalną podstawę do ustalania wysokości oraz wypłacania takich ekwiwalentów pieniężnych stanowić powinna cywilna umowa zawarta między pracownikiem a pracodawcą - na piśmie.

W umowie pracownik powinien zaświadczyć, że narzędzia, materiały lub sprzęt, które będą przez niego wykorzystywane w pracy na rzecz pracodawcy, stanowią jego własność. Dla ustalenia wysokości ekwiwalentu należy ustalić wartość takich przedmiotów. I ta wartość stanowić będzie podstawę do wypłaty ekwiwalentu.

Natomiast częstotliwość wypłat i ich wysokość może być uregulowana w sposób dowolny. Z braku szczegółowych przepisów można w takim przypadku sięgnąć po regulacje dotyczące amortyzacji. W konsekwencji wypłacać ekwiwalent z częstotliwością i w wysokość takiej, jak odpis, który pracodawca wliczałby w koszty z tytułu amortyzacji tego narzędzia, gdyby stanowił on własność pracodawcy.

Jeśli ekwiwalent wypłacany będzie na mocy takiej cywilnej umowy, to choć związany on jest ze stosunkiem pracy (na warunkach zwolnienia z podatku wypłacany może być tylko przez pracodawcę pracownikowi) należy go ewidencjonować w księdze przychodów i rozchodów nie w kolumnie Wynagrodzenia w gotówce i naturze (kol. 12 w zmienionej od lutego 2007 r. księdze), ale w kolumnie Pozostałe wydatki (kol. 13 tej księgi).

Wypłacone pracownikowi na podstawie umowy cywilnej w formie ekwiwalentu świadczenie, jako zwolnione z podatku dochodowego, nie jest uwzględniane w deklaracji PIT-11. Pracownik nie wykazuje też w żadnej formie tego dochodu w swoim rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36 lub PIT-37.


JAK ROZLICZAĆ EKWIWALENT


- Pracodawca zawiera umowę cywilną z pracownikiem dotyczącą wykorzystywania narzędzi lub sprzętu.

- Strony umowy ustalają wysokość ekwiwalentu i tryb jego wypłacania.

- Pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent pieniężny - w kwocie netto, nie potrącając zaliczki na podatek ani składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

- Pracodawca wlicza ekwiwalent w koszt prowadzonej działalności (wpisuje do podatkowej księgi przychodów i rozchodów).


EKWIWALENT PIENIĘŻNY DLA PRACOWNIKA


Przykładowo ekwiwalent może dotyczyć wykorzystywania stanowiących własność pracownika:
- laptopa w przypadku menedżera,

- telefonu komórkowego w przypadku pracownika działającego często poza siedzibą firmy,

- agregatu tynkarskiego lub innych maszyn i urządzeń budowlanych w przypadku pracownika wykonującego roboty budowlane,

- kserokopiarki, drukarki itp. maszyn biurowych w przypadku pracownika wykonującego część pracy we własnym domu.


EDYTA DOBROWOLSKA

gp@infor.pl


PODSTAWA PRAWNA

- Art. 21 i art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

REKLAMA

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

REKLAMA

Stawka VAT 0%: Jak poprawnie udokumentować dostawę wewnątrz UE, by nie stracić na podatku?

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) może być opodatkowana stawką VAT 0%, ale tylko pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych. Sprawdź, czym dokładnie jest WDT, jakie dokumenty są niezbędne, by transakcja była zgodna z przepisami i jak uniknąć pułapek, które mogą skutkować dodatkowymi kosztami podatkowymi.

Urlop na samozatrudnieniu (kontrakt B2B) - komu przysługuje i co trzeba wiedzieć?

Zmęczenie i potrzeba oddechu od maili, telefonów i projektów to uczucia, które dobrze zna nie tylko pracownik etatowy. Coraz więcej samozatrudnionych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze przyznaje wprost: chcieliby odpocząć, ale mają wątpliwości, co będzie się działo z ich firmą podczas dłuższej nieobecności. Często nie wiedzą nawet, jakie prawa do odpoczynku im przysługują. Wyjaśniamy, jakie mechanizmy prawne, podatkowe oraz organizacyjne mogą pomóc przedsiębiorcy złapać oddech.

REKLAMA