REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać prywatne wyposażenie pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Edyta Dobrowolska

REKLAMA

Przedsiębiorca może wliczyć w koszty wydatki w formie ekwiwalentu pieniężnego wypłacanego pracownikowi za używane przez niego prywatne narzędzia. Dla pracownika taki ekwiwalent stanowi dochód zwolniony z podatku.


Zgodnie ze zmienioną od 1 stycznia 2007 r. treścią art. 22 ustawy o PIT - kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.


Koszt i dochód


Jedynym z wydatków, który bezdyskusyjnie jest kosztem poniesionym w celu uzyskania przychodów, jest ekwiwalent pieniężny, jaki pracodawca wypłaca pracownikowi w związku z wykorzystywaniem przez niego w pracy, na rzecz tego pracodawcy, prywatnych narzędzi, np. komputer, agregat tynkarski itp. Z kolei wśród wydatków ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością a nie mogących być uznanymi - w całości lub w części - za koszt uzyskania przychodów nie ma pozycji, która nie pozwalałaby wliczyć w koszty w pełnej wysokości takich ekwiwalentów. Jedyne bowiem ograniczenie z tego zakresu odnosi się do wypłat kwot z tytułu użytkowania przez pracownika w pracy prywatnego samochodu.

Z kolei w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT zapisane zostało, iż wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.


Dodatkowa umowa


W praktyce jednak pracodawcy bardzo rzadko korzystają z tego przepisu. Wynika to po części z tego, że zazwyczaj to pracodawca gwarantuje pracownikowi wszelkie niezbędne materiały, narzędzia i sprzęt, niezbędne do wykonywania pracy. Przede wszystkim jednak z dość ogólnego sformułowania tego przepisu. Osoby, które zainteresowały się jego praktycznym zastosowaniem obawiają się przede wszystkim, że fiskus zakwestionuje wartość wypłacanego w tym trybie świadczenia. Nie ma bowiem jednoznacznych przepisów, które wskazywałyby, w jaki sposób ustalić wysokość takiego ekwiwalentu, by odpowiadała ona rzeczywistej wartości świadczenia. Inną kwestią budzącą wątpliwości jest formalna podstawa do wypłaty takiego ekwiwalentu. Pewne wątpliwości budzi też kwestia: jak taki koszt ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (przede wszystkim, w której kolumnie księgi).

Tymczasem w związku z zaostrzeniem przepisów stanowiących granicę między dochodami uzyskiwanymi z działalności pozarolniczej działalności gospodarczej a dochodami z działalności wykonywanej osobiście - w ramach ograniczania samozatrudnienia - wiele osób funkcjonujących jako przedsiębiorcy ostatnio zdecydowało się na powrót do roli pracownika. Niektórzy z nich na etapie działalności gospodarczej wykorzystywali różne urządzenia czy narzędzia, które teraz w roli pracownika mogą być im nieprzydatne, gdyż narzędzia pracy zapewnia im pracodawca. Jeśli jednak zgodną wolą obu stron zechcą je wykorzystywać w ramach aktualnie wykorzystywanej pracy, pracodawca będzie mógł zaoszczędzić fundusze, które musiałby wydatkować na nabycie takich narzędzi, materiałów czy urządzeń. Z kolei pracownik zyska pewne kwoty, które stanowić będą uzupełnienie wynagrodzenia i to pozbawione obciążeń fiskalnych.


Rozliczenia


Wszystkie te problemy da się jednak rozwiązać. Podobnie jak to się ma w przypadku wykorzystywania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych, formalną podstawę do ustalania wysokości oraz wypłacania takich ekwiwalentów pieniężnych stanowić powinna cywilna umowa zawarta między pracownikiem a pracodawcą - na piśmie.

W umowie pracownik powinien zaświadczyć, że narzędzia, materiały lub sprzęt, które będą przez niego wykorzystywane w pracy na rzecz pracodawcy, stanowią jego własność. Dla ustalenia wysokości ekwiwalentu należy ustalić wartość takich przedmiotów. I ta wartość stanowić będzie podstawę do wypłaty ekwiwalentu.

Natomiast częstotliwość wypłat i ich wysokość może być uregulowana w sposób dowolny. Z braku szczegółowych przepisów można w takim przypadku sięgnąć po regulacje dotyczące amortyzacji. W konsekwencji wypłacać ekwiwalent z częstotliwością i w wysokość takiej, jak odpis, który pracodawca wliczałby w koszty z tytułu amortyzacji tego narzędzia, gdyby stanowił on własność pracodawcy.

Jeśli ekwiwalent wypłacany będzie na mocy takiej cywilnej umowy, to choć związany on jest ze stosunkiem pracy (na warunkach zwolnienia z podatku wypłacany może być tylko przez pracodawcę pracownikowi) należy go ewidencjonować w księdze przychodów i rozchodów nie w kolumnie Wynagrodzenia w gotówce i naturze (kol. 12 w zmienionej od lutego 2007 r. księdze), ale w kolumnie Pozostałe wydatki (kol. 13 tej księgi).

Wypłacone pracownikowi na podstawie umowy cywilnej w formie ekwiwalentu świadczenie, jako zwolnione z podatku dochodowego, nie jest uwzględniane w deklaracji PIT-11. Pracownik nie wykazuje też w żadnej formie tego dochodu w swoim rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36 lub PIT-37.


JAK ROZLICZAĆ EKWIWALENT


- Pracodawca zawiera umowę cywilną z pracownikiem dotyczącą wykorzystywania narzędzi lub sprzętu.

- Strony umowy ustalają wysokość ekwiwalentu i tryb jego wypłacania.

- Pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent pieniężny - w kwocie netto, nie potrącając zaliczki na podatek ani składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

- Pracodawca wlicza ekwiwalent w koszt prowadzonej działalności (wpisuje do podatkowej księgi przychodów i rozchodów).


EKWIWALENT PIENIĘŻNY DLA PRACOWNIKA


Przykładowo ekwiwalent może dotyczyć wykorzystywania stanowiących własność pracownika:
- laptopa w przypadku menedżera,

- telefonu komórkowego w przypadku pracownika działającego często poza siedzibą firmy,

- agregatu tynkarskiego lub innych maszyn i urządzeń budowlanych w przypadku pracownika wykonującego roboty budowlane,

- kserokopiarki, drukarki itp. maszyn biurowych w przypadku pracownika wykonującego część pracy we własnym domu.


EDYTA DOBROWOLSKA

gp@infor.pl


PODSTAWA PRAWNA

- Art. 21 i art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

REKLAMA

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

REKLAMA

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

REKLAMA