REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać prywatne wyposażenie pracownika

Edyta Dobrowolska

REKLAMA

Przedsiębiorca może wliczyć w koszty wydatki w formie ekwiwalentu pieniężnego wypłacanego pracownikowi za używane przez niego prywatne narzędzia. Dla pracownika taki ekwiwalent stanowi dochód zwolniony z podatku.


Zgodnie ze zmienioną od 1 stycznia 2007 r. treścią art. 22 ustawy o PIT - kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.


Koszt i dochód


Jedynym z wydatków, który bezdyskusyjnie jest kosztem poniesionym w celu uzyskania przychodów, jest ekwiwalent pieniężny, jaki pracodawca wypłaca pracownikowi w związku z wykorzystywaniem przez niego w pracy, na rzecz tego pracodawcy, prywatnych narzędzi, np. komputer, agregat tynkarski itp. Z kolei wśród wydatków ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością a nie mogących być uznanymi - w całości lub w części - za koszt uzyskania przychodów nie ma pozycji, która nie pozwalałaby wliczyć w koszty w pełnej wysokości takich ekwiwalentów. Jedyne bowiem ograniczenie z tego zakresu odnosi się do wypłat kwot z tytułu użytkowania przez pracownika w pracy prywatnego samochodu.

Z kolei w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT zapisane zostało, iż wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.


Dodatkowa umowa


W praktyce jednak pracodawcy bardzo rzadko korzystają z tego przepisu. Wynika to po części z tego, że zazwyczaj to pracodawca gwarantuje pracownikowi wszelkie niezbędne materiały, narzędzia i sprzęt, niezbędne do wykonywania pracy. Przede wszystkim jednak z dość ogólnego sformułowania tego przepisu. Osoby, które zainteresowały się jego praktycznym zastosowaniem obawiają się przede wszystkim, że fiskus zakwestionuje wartość wypłacanego w tym trybie świadczenia. Nie ma bowiem jednoznacznych przepisów, które wskazywałyby, w jaki sposób ustalić wysokość takiego ekwiwalentu, by odpowiadała ona rzeczywistej wartości świadczenia. Inną kwestią budzącą wątpliwości jest formalna podstawa do wypłaty takiego ekwiwalentu. Pewne wątpliwości budzi też kwestia: jak taki koszt ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (przede wszystkim, w której kolumnie księgi).

Tymczasem w związku z zaostrzeniem przepisów stanowiących granicę między dochodami uzyskiwanymi z działalności pozarolniczej działalności gospodarczej a dochodami z działalności wykonywanej osobiście - w ramach ograniczania samozatrudnienia - wiele osób funkcjonujących jako przedsiębiorcy ostatnio zdecydowało się na powrót do roli pracownika. Niektórzy z nich na etapie działalności gospodarczej wykorzystywali różne urządzenia czy narzędzia, które teraz w roli pracownika mogą być im nieprzydatne, gdyż narzędzia pracy zapewnia im pracodawca. Jeśli jednak zgodną wolą obu stron zechcą je wykorzystywać w ramach aktualnie wykorzystywanej pracy, pracodawca będzie mógł zaoszczędzić fundusze, które musiałby wydatkować na nabycie takich narzędzi, materiałów czy urządzeń. Z kolei pracownik zyska pewne kwoty, które stanowić będą uzupełnienie wynagrodzenia i to pozbawione obciążeń fiskalnych.


Rozliczenia


Wszystkie te problemy da się jednak rozwiązać. Podobnie jak to się ma w przypadku wykorzystywania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych, formalną podstawę do ustalania wysokości oraz wypłacania takich ekwiwalentów pieniężnych stanowić powinna cywilna umowa zawarta między pracownikiem a pracodawcą - na piśmie.

W umowie pracownik powinien zaświadczyć, że narzędzia, materiały lub sprzęt, które będą przez niego wykorzystywane w pracy na rzecz pracodawcy, stanowią jego własność. Dla ustalenia wysokości ekwiwalentu należy ustalić wartość takich przedmiotów. I ta wartość stanowić będzie podstawę do wypłaty ekwiwalentu.

Natomiast częstotliwość wypłat i ich wysokość może być uregulowana w sposób dowolny. Z braku szczegółowych przepisów można w takim przypadku sięgnąć po regulacje dotyczące amortyzacji. W konsekwencji wypłacać ekwiwalent z częstotliwością i w wysokość takiej, jak odpis, który pracodawca wliczałby w koszty z tytułu amortyzacji tego narzędzia, gdyby stanowił on własność pracodawcy.

Jeśli ekwiwalent wypłacany będzie na mocy takiej cywilnej umowy, to choć związany on jest ze stosunkiem pracy (na warunkach zwolnienia z podatku wypłacany może być tylko przez pracodawcę pracownikowi) należy go ewidencjonować w księdze przychodów i rozchodów nie w kolumnie Wynagrodzenia w gotówce i naturze (kol. 12 w zmienionej od lutego 2007 r. księdze), ale w kolumnie Pozostałe wydatki (kol. 13 tej księgi).

Wypłacone pracownikowi na podstawie umowy cywilnej w formie ekwiwalentu świadczenie, jako zwolnione z podatku dochodowego, nie jest uwzględniane w deklaracji PIT-11. Pracownik nie wykazuje też w żadnej formie tego dochodu w swoim rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36 lub PIT-37.


JAK ROZLICZAĆ EKWIWALENT


- Pracodawca zawiera umowę cywilną z pracownikiem dotyczącą wykorzystywania narzędzi lub sprzętu.

- Strony umowy ustalają wysokość ekwiwalentu i tryb jego wypłacania.

- Pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent pieniężny - w kwocie netto, nie potrącając zaliczki na podatek ani składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

- Pracodawca wlicza ekwiwalent w koszt prowadzonej działalności (wpisuje do podatkowej księgi przychodów i rozchodów).


EKWIWALENT PIENIĘŻNY DLA PRACOWNIKA


Przykładowo ekwiwalent może dotyczyć wykorzystywania stanowiących własność pracownika:
- laptopa w przypadku menedżera,

- telefonu komórkowego w przypadku pracownika działającego często poza siedzibą firmy,

- agregatu tynkarskiego lub innych maszyn i urządzeń budowlanych w przypadku pracownika wykonującego roboty budowlane,

- kserokopiarki, drukarki itp. maszyn biurowych w przypadku pracownika wykonującego część pracy we własnym domu.


EDYTA DOBROWOLSKA

gp@infor.pl


PODSTAWA PRAWNA

- Art. 21 i art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Dodatkowe 1520 zł do portfela. Prosty sposób na maksymalny zwrot podatku w 2026 roku

Nadchodzi okres rozliczeń z fiskusem - to idealny moment, aby sięgnąć po ulgę na internet. Dzięki niej możesz odliczyć od dochodu 760 zł, a jeśli rozliczasz się z małżonkiem, Wasz wspólny zysk wzrośnie do 1520 zł. To proste rozwiązanie dostępne dla każdego podatnika w Polsce. Oto szczegóły.

Nowość dla firm w ZUS w 2026 roku: bieżące, bezkosztowe powiadomienia o zaległościach płatniczych na PUE/eZUS

Oddział ZUS w Białymstoku, jako jeden z pierwszych w Polsce wprowadza nowy sposób informowania przedsiębiorców o ewentualnym zadłużeniu. Jeśli masz trudności w prowadzeniu działalności i przez to nie opłacasz składek na bieżąco, ZUS na „miękko” przypomni Ci, jakie działania możesz podjąć.

Składki ZUS przedsiębiorców w 2026 roku: zwykłe, preferencyjne, Mały ZUS plus. Kwoty i minimalne podstawy wymiaru

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosły składki na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorców. ZUS wyjaśnia, że ich wysokość zależy od minimalnego wynagrodzenia oraz prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Płaca minimalna jest w 2026 r. wyższa o 140 zł w porównaniu z ubiegłym rokiem (wynosi 4806 zł brutto), natomiast przeciętne wynagrodzenie wzrosło o 747 zł.

Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2026 roku. Jaki ma wpływ na inne świadczenia pracownicze, potrącenia z pensji, odprawy, zasiłki

Ile wynosi w 2026 roku minimalne wynagrodzenie brutto i netto. Co wchodzi w skład płacy minimalnej i na jakie świadczenia wpływa jej wysokość? Wyjaśnia Karolina Woźniczka, specjalistka ds. kadr i płac w Meritoros SA.

REKLAMA

Anonimowy dostęp nabywcy do faktury ustrukturyzowanej w KSeF - kiedy i jak wystawca będzie musiał to zapewnić

Jestem podatnikiem VAT. Od 1 kwietnia 2026 r. będę miał obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Czy w każdym wypadku będę musiał zapewniać dostęp anonimowy do takich faktur?

Agent AI w łańcuchu dostaw może być jego najsłabszym ogniwem. AI musi dojrzeć i przestać halucynować, by w pełni przydać się w biznesie

Agenci AI nie rozwiążą wszystkich problemów sektora logistycznego, ale mogą poprawić jego sprawność i konkurencyjność. Problem polega na tym, że wiele firm nie potrafi jeszcze wdrażać młodej technologii, wyznaczać strategii i jasnych celów. Przedsiębiorstwa muszą najpierw uporządkować własne zaplecze technologiczne i zbierane dane oraz nie ulegać psychologicznej presji rynku. Z kolei agenci AI muszą dojrzeć i przestać halucynować, o czym niewiele się mówi, a jest to bardzo poważny problem hamujący rozwój inteligentnych algorytmów.

Nowe adresy środowisk KSeF. 17 stycznia stare adresy zostaną wyłączone. Komunikat Ministerstwa Finansów dla integratorów

W komunikacie z 15 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że w związku z przygotowaniami do uruchomienia KSeF 2.0 w środowisku produkcyjnym oraz wdrożeniem docelowej infrastruktury teleinformatycznej i mechanizmów bezpieczeństwa, wprowadza nową, jednolitą adresację środowisk KSeF. MF zastrzega, że zmiana ta ma charakter techniczny - polega na aktualizacji wykorzystywanych adresów usług i nie wpływa na zakres oraz sposób działania udostępnianych interfejsów API. Resort zapewnia, że wszystkie dotychczasowe adresy pozostaną aktywne w okresie przejściowym, aby umożliwić integratorom stopniowe przełączenie systemów na nową adresację.

KSeF 2.0 coraz bliżej. Papierowe faktury odejdą do historii

Krajowy System e-Faktur wchodzi w kluczowy etap wdrażania. To największe wyzwanie ostatnich dekad. Od 1 lutego 2026 r. KSeF 2.0. stanie się faktem, faktury papierowe wymieniane między przedsiębiorcami trafią do lamusa, a zaczną obowiązywać e-faktury. Wyniki badania inFakt indeks 2025 pokazują jednak wyraźnie, że mimo rosnącej świadomości, przedsiębiorcy wciąż nie czują się realnie przygotowani na zmiany.

REKLAMA

KSeF: Czy polskie firmy są gotowe na cyfrową rewolucję?

Już 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowym elementem codzienności gospodarczej w Polsce. O stanie przygotowań przedsiębiorców, najczęstszych błędach w myśleniu o KSeF oraz o tym, dlaczego nie warto panikować na ostatniej prostej opowiada Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24.

E-faktura na papierze - nadchodzi ważna zmiana w przepisach

Ministerstwo Finansów zapewnia, że po uruchomieniu Krajowego Systemu e-Faktur, w urzędach honorowane będą wydruki faktur z kodem QR. Takie rozwiązanie umożliwi szybszą weryfikację autentyczności dokumentów przez instytucje publiczne, dzięki skanowaniu kodu QR.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

REKLAMA