REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać prywatne wyposażenie pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Edyta Dobrowolska

REKLAMA

Przedsiębiorca może wliczyć w koszty wydatki w formie ekwiwalentu pieniężnego wypłacanego pracownikowi za używane przez niego prywatne narzędzia. Dla pracownika taki ekwiwalent stanowi dochód zwolniony z podatku.


Zgodnie ze zmienioną od 1 stycznia 2007 r. treścią art. 22 ustawy o PIT - kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.


Koszt i dochód


Jedynym z wydatków, który bezdyskusyjnie jest kosztem poniesionym w celu uzyskania przychodów, jest ekwiwalent pieniężny, jaki pracodawca wypłaca pracownikowi w związku z wykorzystywaniem przez niego w pracy, na rzecz tego pracodawcy, prywatnych narzędzi, np. komputer, agregat tynkarski itp. Z kolei wśród wydatków ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością a nie mogących być uznanymi - w całości lub w części - za koszt uzyskania przychodów nie ma pozycji, która nie pozwalałaby wliczyć w koszty w pełnej wysokości takich ekwiwalentów. Jedyne bowiem ograniczenie z tego zakresu odnosi się do wypłat kwot z tytułu użytkowania przez pracownika w pracy prywatnego samochodu.

Z kolei w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT zapisane zostało, iż wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.


Dodatkowa umowa


W praktyce jednak pracodawcy bardzo rzadko korzystają z tego przepisu. Wynika to po części z tego, że zazwyczaj to pracodawca gwarantuje pracownikowi wszelkie niezbędne materiały, narzędzia i sprzęt, niezbędne do wykonywania pracy. Przede wszystkim jednak z dość ogólnego sformułowania tego przepisu. Osoby, które zainteresowały się jego praktycznym zastosowaniem obawiają się przede wszystkim, że fiskus zakwestionuje wartość wypłacanego w tym trybie świadczenia. Nie ma bowiem jednoznacznych przepisów, które wskazywałyby, w jaki sposób ustalić wysokość takiego ekwiwalentu, by odpowiadała ona rzeczywistej wartości świadczenia. Inną kwestią budzącą wątpliwości jest formalna podstawa do wypłaty takiego ekwiwalentu. Pewne wątpliwości budzi też kwestia: jak taki koszt ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (przede wszystkim, w której kolumnie księgi).

Tymczasem w związku z zaostrzeniem przepisów stanowiących granicę między dochodami uzyskiwanymi z działalności pozarolniczej działalności gospodarczej a dochodami z działalności wykonywanej osobiście - w ramach ograniczania samozatrudnienia - wiele osób funkcjonujących jako przedsiębiorcy ostatnio zdecydowało się na powrót do roli pracownika. Niektórzy z nich na etapie działalności gospodarczej wykorzystywali różne urządzenia czy narzędzia, które teraz w roli pracownika mogą być im nieprzydatne, gdyż narzędzia pracy zapewnia im pracodawca. Jeśli jednak zgodną wolą obu stron zechcą je wykorzystywać w ramach aktualnie wykorzystywanej pracy, pracodawca będzie mógł zaoszczędzić fundusze, które musiałby wydatkować na nabycie takich narzędzi, materiałów czy urządzeń. Z kolei pracownik zyska pewne kwoty, które stanowić będą uzupełnienie wynagrodzenia i to pozbawione obciążeń fiskalnych.


Rozliczenia


Wszystkie te problemy da się jednak rozwiązać. Podobnie jak to się ma w przypadku wykorzystywania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych, formalną podstawę do ustalania wysokości oraz wypłacania takich ekwiwalentów pieniężnych stanowić powinna cywilna umowa zawarta między pracownikiem a pracodawcą - na piśmie.

W umowie pracownik powinien zaświadczyć, że narzędzia, materiały lub sprzęt, które będą przez niego wykorzystywane w pracy na rzecz pracodawcy, stanowią jego własność. Dla ustalenia wysokości ekwiwalentu należy ustalić wartość takich przedmiotów. I ta wartość stanowić będzie podstawę do wypłaty ekwiwalentu.

Natomiast częstotliwość wypłat i ich wysokość może być uregulowana w sposób dowolny. Z braku szczegółowych przepisów można w takim przypadku sięgnąć po regulacje dotyczące amortyzacji. W konsekwencji wypłacać ekwiwalent z częstotliwością i w wysokość takiej, jak odpis, który pracodawca wliczałby w koszty z tytułu amortyzacji tego narzędzia, gdyby stanowił on własność pracodawcy.

Jeśli ekwiwalent wypłacany będzie na mocy takiej cywilnej umowy, to choć związany on jest ze stosunkiem pracy (na warunkach zwolnienia z podatku wypłacany może być tylko przez pracodawcę pracownikowi) należy go ewidencjonować w księdze przychodów i rozchodów nie w kolumnie Wynagrodzenia w gotówce i naturze (kol. 12 w zmienionej od lutego 2007 r. księdze), ale w kolumnie Pozostałe wydatki (kol. 13 tej księgi).

Wypłacone pracownikowi na podstawie umowy cywilnej w formie ekwiwalentu świadczenie, jako zwolnione z podatku dochodowego, nie jest uwzględniane w deklaracji PIT-11. Pracownik nie wykazuje też w żadnej formie tego dochodu w swoim rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36 lub PIT-37.


JAK ROZLICZAĆ EKWIWALENT


- Pracodawca zawiera umowę cywilną z pracownikiem dotyczącą wykorzystywania narzędzi lub sprzętu.

- Strony umowy ustalają wysokość ekwiwalentu i tryb jego wypłacania.

- Pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent pieniężny - w kwocie netto, nie potrącając zaliczki na podatek ani składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

- Pracodawca wlicza ekwiwalent w koszt prowadzonej działalności (wpisuje do podatkowej księgi przychodów i rozchodów).


EKWIWALENT PIENIĘŻNY DLA PRACOWNIKA


Przykładowo ekwiwalent może dotyczyć wykorzystywania stanowiących własność pracownika:
- laptopa w przypadku menedżera,

- telefonu komórkowego w przypadku pracownika działającego często poza siedzibą firmy,

- agregatu tynkarskiego lub innych maszyn i urządzeń budowlanych w przypadku pracownika wykonującego roboty budowlane,

- kserokopiarki, drukarki itp. maszyn biurowych w przypadku pracownika wykonującego część pracy we własnym domu.


EDYTA DOBROWOLSKA

gp@infor.pl


PODSTAWA PRAWNA

- Art. 21 i art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ukryte zyski w estońskim CIT – co to jest i dlaczego warto uważać?

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to atrakcyjna forma opodatkowania, która pozwala na odroczenie podatku dochodowego do momentu faktycznej dystrybucji zysków. Jednak korzystając z tej formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą być szczególnie czujni na pojęcie ukrytych zysków, które mogą skutkować nieoczekiwanym opodatkowaniem.

Dramatyczne dane o wypadkach rolniczych w 2025 r. KRUS stawia na profilaktykę i zdrowie rolników

Dane za pierwsze półrocze 2025 roku pokazują, że w rolnictwie wciąż dochodzi do tysięcy wypadków przy pracy – odnotowano ponad 4,4 tys. zdarzeń, w których zginęło 26 osób. KRUS podkreśla, że profilaktyka i dbanie o zdrowie rolników stają się priorytetem, aby zmniejszyć ryzyko i poprawić bezpieczeństwo w pracy na wsi.

Rewolucja w opłacie cukrowej w Polsce! Nowe prawo wprowadza radykalne zmiany

Jest projekt ustawy o zmianie ustawy o zdrowiu publicznym oraz niektórych innych ustaw, który zakłada kompleksową nowelizację przepisów dotyczących tzw. opłaty cukrowej oraz uproszczenie systemu jej poboru. Celem zmian jest zwiększenie skuteczności działań prozdrowotnych oraz eliminacja dotychczasowych problemów interpretacyjnych i ograniczeń prawnych.

Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów

Efektywne zarządzanie projektami BPO wymaga jasnych wskaźników efektywności, które pozwalają na obiektywną ocenę realizowanych procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wspólnych KPI, realizowanych równolegle przez dostawcę usług i klienta. Takie podejście, oparte na pomiarze czasu pracy i dodatkowych metryk, umożliwia lepsze zrozumienie procesów i ich systematyczne doskonalenie.

REKLAMA

Prezydencka propozycja zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci dzieli opinię publiczną

Propozycja prezydenta Karola Nawrockiego wprowadzenia zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci i dochodem do 140 tys. zł budzi wyraźne podziały w społeczeństwie. Według sondażu, popiera ją 47,5 proc. ankietowanych, a przeciwko jest 47,9 proc., reszta nie ma zdania.

Zmiana limitów amortyzacji samochodów i kosztów leasingu od 2026 r. Jak ochronić swoje rozliczenia? Niekoniecznie przez zakupy do końca grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmniejszy się o 1/3 limit wartości amortyzacji dla większości samochodów osobowych – z 150 tys. zł do 100 tys. zł. Przepisy co ciekawe nie są nowe, bo pochodzą z końca 2021 r., ale wchodzą w życie dopiero za kilka miesięcy i dlatego znowu zrobiło się o nich głośno. Te kilka miesięcy to także ostatni dzwonek, aby zapobiec negatywnym konsekwencjom tych zmian.

Od 2026 roku o 50% wzrośnie stawka podatku od wygranych i nagród (np. w lotto, konkursach, grach, sprzedaży premiowej) – z 10% do 15% [projekt]

Budżet państwa jest chyba naprawdę w trudnej sytuacji, skoro Ministerstwo Finansów planuje podnieść od przyszłego roku (i to o 50%) stawkę zryczałtowanego podatku dochodowego od wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, uzyskanych w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Obecnie stawka ta wynosi 10% wartości wygranej lub nagrody a ma wzrosnąć do 15%. Ten podatek płacimy np. od wygranej w lotto (choć dopiero od wygranej większej niż 2000 zł).

Podatek dla banków idzie ostro w górę! Rząd podał nowe stawki. Jest komentarz prezes ZBP

Rząd szykuje istotne zmiany w podatkach dla sektora finansowego. Nowy projekt przewiduje podwyższenie CIT dla banków, instytucji kredytowych i SKOK-ów oraz korekty podatku od niektórych instytucji finansowych. Celem reformy jest pozyskanie środków na modernizację i rozbudowę polskiej armii.

REKLAMA

Nowe przepisy restrukturyzacyjne już od 23 sierpnia! Druga szansa dla firm czy większe ryzyko upadłości?

Polskie firmy czekają na ważne zmiany w prawie – od 23 sierpnia zaczyna obowiązywać unijna dyrektywa drugiej szansy. Nowe zasady restrukturyzacji mają chronić przedsiębiorców przed upadłością, ale eksperci ostrzegają: okres przejściowy może być trudny, a sądy i doradcy będą uczyć się nowych reguł w praktyce.

Ile zdrożeje piwo i inne trunki od 2026 roku? Ministerstwo Finansów szykuje podwyżkę akcyzy na alkohol oraz opłaty cukrowej

Ministerstwo Finansów informuje, że przedstawiło dwa projekty ustaw dotyczących zdrowia publicznego. Jako pierwsze proponuje aktualizację (czytaj: podniesienie) stawek akcyzy na wszystkie napoje alkoholowe, co ma na celu ograniczenie spożycia napojów alkoholowych, a w konsekwencji redukcję negatywnych skutków jego nadużycia. Ministerstwo Finansów przygotowuje również aktualizację ustawy o zdrowiu publicznym, której celem jest ograniczenie ekonomicznej dostępności napojów słodzonych.

REKLAMA