REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak poprawić błąd w kosztach uzyskania przychodów pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Krawczyk

REKLAMA

Koszty odliczane od przychodów pracowniczych mają formę stałą, przysługują w wysokości zryczałtowanej (miesięcznej i rocznej). Tylko wyjątkowa zmiana stanu faktycznego może spowodować to, że koszty powinny zostać obniżone, podwyższone albo w ogóle niepobrane. Właśnie brak właściwej reakcji na te zmiany stanów faktycznych może spowodować pomyłkę pracodawcy-płatnika. Poniżej wskazujemy najczęściej popełniane błędy i sposób ich poprawy.

Zaniżenie kosztów

Jeżeli pracodawca wykazał zbyt niskie koszty albo nie wykazał ich wcale, pomimo że powinien to zrobić, nastąpi zawyżenie zaliczki na podatek pobranej od dochodu pracownika. Powstanie więc nadpłata. Najczęściej będzie to na tyle niska wartość, że bez problemu będzie można ją potrącić od zaliczek należnych za następny okres. Gdyby jednak nie było takiej możliwości (np. z powodu ustania zatrudnienia i braku w związku z tym dochodów oraz należnej zaliczki), należy wystąpić z wnioskiem do urzędu skarbowego o stwierdzenie nadpłaty, a jednocześnie zwrócić pracownikowi wartość zaliczki niesłusznie potrąconą z wynagrodzenia.

W związku z tym, że od 2007 r. nie składa się już w ciągu roku deklaracji PIT-4, nie ma podstaw ani do złożenia korekty deklaracji, w której można byłoby wykazać właściwą wartość, ani do złożenia pisma wyjaśniającego przyczynę korekty oraz różnicę między kwotą wykazaną a wpłaconą.

W takiej sytuacji powstałą nadpłatę można wyrównać przez zaliczenie jej na poczet przyszłych zaliczek pobieranych przez tego płatnika od dochodów pracowników. W ten sposób w ciągu roku wyrówna się kwota zaliczek, jakie powinny zostać pobrane. W deklaracji zbiorczej PIT-4R oraz informacji sporządzanej dla pracownika (PIT-11) będzie więc można wykazać zaliczki w prawidłowej wysokości. Suma pobranych zaliczek będzie zgodna z sumą wpłaconych zaliczek.

Oczywiście pracownikowi również w ciągu roku, na bieżąco, należy dokonać wyrównania niesłusznie pobranych kwot zaliczek.


Oto przykłady sytuacji, w których dochodzi do zaniżenia kosztów:


1. Pracownik złożył pracodawcy oświadczenie dotyczące zamieszkiwania poza miejscem wykonywania pracy, a pracodawca mimo to nadal pobierał koszty w wysokości podstawowej (108,50 zł) zamiast podwyższonej (135,63 zł). Pracodawca powinien na nowo ustalić dochody pracownika za minione miesiące i na nowo obliczyć zaliczki na podatek. Od zaliczki za bieżący miesiąc pracodawca potrąci powstałe nadpłaty i różnicę wpłaci na konto urzędu skarbowego.

2. Pracodawca w 2007 r. pobierał koszty w wysokości kosztów przysługujących pracownikom w 2006 r. Pracodawca powinien postąpić tak, jak opisano to w punkcie 1.

3. Pracodawca nie potrącił kosztów od wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby. Pracodawca powinien na nowo ustalić dochód za ten miesiąc, potrącając koszty w pełnej wysokości, obliczyć zaliczkę, a powstałą nadpłatę potrącić z bieżącej zaliczki.

4. Pracodawca obniżył miesięczne koszty do wysokości przychodów. Przychód był bardzo niski i wyniósł tylko 80 zł (pracownik rozpoczął pracę w ostatnim dniu miesiąca), wobec czego pracodawca obniżył koszty do tej wysokości. Niesłusznie. W informacji PIT-11 pracodawca za ten miesiąc powinien uwzględnić koszty w pełnej wysokości - 108,50 zł.


Zawyżenie kosztów


W przypadku gdy pracodawca zawyżył należne pracownikowi koszty, powstanie zaległość podatkowa w zaliczkach na podatek dochodowy. W takiej sytuacji należy na nowo obliczyć dochód, potrącając koszty we właściwej wysokości i obliczając prawidłową wartość zaliczki. Różnicę pomiędzy kwotą należną a zapłaconą należy uiścić na konto urzędu skarbowego wraz z odsetkami. Odpowiedniego potrącenia zaliczki należy także dokonać od bieżącego wynagrodzenia pracownika.


Przykłady sytuacji, w których dochodzi najczęściej do zawyżenia kosztów:


1. Potrącanie podwyższonych kosztów, pomimo że pracownik nie złożył oświadczenia o zamieszkiwaniu poza miejscem siedziby pracodawcy (Poznań), np. pracownik wykonuje pracę w Poznaniu, a w dokumentach osobowych jako adres stałego zameldowania wskazał Swarzędz. Pracodawca nie może na podstawie np. dowodu osobistego wyciągać sam wniosków skutkujących powstaniem prawa do podwyższonych kosztów. Jest w tym zakresie uzależniony od złożenia przez pracownika stosownego oświadczenia.

2. Pracodawca potrącił koszty od zasiłku chorobowego, macierzyńskiego. W tym przypadku koszty pracownikowi w ogóle nie przysługują, nie pobiera on bowiem wynagrodzenia z tytułu zatrudnienia.

3. Pracodawca, wypłacając zaległe wynagrodzenie w jednym miesiącu za kilka minionych okresów, potrąca koszty przemnożone przez ilość tych okresów. Nie wolno tego robić. Pracodawcę obowiązuje bowiem miesięczny limit kosztów pracowniczych, co oznacza, że niezależnie od tego, ile należnych pensji wypłaca w danym miesiącu, może potrącić koszty tylko w wysokości miesięcznego limitu.

Podstawa prawna

- art. 51 i 72 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 225, poz. 1635


Joanna Krawczyk

doradca podatkowy, właścicielka kancelarii podatkowej

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

REKLAMA

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

REKLAMA

Stawka VAT 0%: Jak poprawnie udokumentować dostawę wewnątrz UE, by nie stracić na podatku?

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) może być opodatkowana stawką VAT 0%, ale tylko pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych. Sprawdź, czym dokładnie jest WDT, jakie dokumenty są niezbędne, by transakcja była zgodna z przepisami i jak uniknąć pułapek, które mogą skutkować dodatkowymi kosztami podatkowymi.

Urlop na samozatrudnieniu (kontrakt B2B) - komu przysługuje i co trzeba wiedzieć?

Zmęczenie i potrzeba oddechu od maili, telefonów i projektów to uczucia, które dobrze zna nie tylko pracownik etatowy. Coraz więcej samozatrudnionych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze przyznaje wprost: chcieliby odpocząć, ale mają wątpliwości, co będzie się działo z ich firmą podczas dłuższej nieobecności. Często nie wiedzą nawet, jakie prawa do odpoczynku im przysługują. Wyjaśniamy, jakie mechanizmy prawne, podatkowe oraz organizacyjne mogą pomóc przedsiębiorcy złapać oddech.

REKLAMA