Jak poprawić błąd w kosztach uzyskania przychodów pracownika

Zaniżenie kosztów

Jeżeli pracodawca wykazał zbyt niskie koszty albo nie wykazał ich wcale, pomimo że powinien to zrobić, nastąpi zawyżenie zaliczki na podatek pobranej od dochodu pracownika. Powstanie więc nadpłata. Najczęściej będzie to na tyle niska wartość, że bez problemu będzie można ją potrącić od zaliczek należnych za następny okres. Gdyby jednak nie było takiej możliwości (np. z powodu ustania zatrudnienia i braku w związku z tym dochodów oraz należnej zaliczki), należy wystąpić z wnioskiem do urzędu skarbowego o stwierdzenie nadpłaty, a jednocześnie zwrócić pracownikowi wartość zaliczki niesłusznie potrąconą z wynagrodzenia.

W związku z tym, że od 2007 r. nie składa się już w ciągu roku deklaracji PIT-4, nie ma podstaw ani do złożenia korekty deklaracji, w której można byłoby wykazać właściwą wartość, ani do złożenia pisma wyjaśniającego przyczynę korekty oraz różnicę między kwotą wykazaną a wpłaconą.

W takiej sytuacji powstałą nadpłatę można wyrównać przez zaliczenie jej na poczet przyszłych zaliczek pobieranych przez tego płatnika od dochodów pracowników. W ten sposób w ciągu roku wyrówna się kwota zaliczek, jakie powinny zostać pobrane. W deklaracji zbiorczej PIT-4R oraz informacji sporządzanej dla pracownika (PIT-11) będzie więc można wykazać zaliczki w prawidłowej wysokości. Suma pobranych zaliczek będzie zgodna z sumą wpłaconych zaliczek.

Oczywiście pracownikowi również w ciągu roku, na bieżąco, należy dokonać wyrównania niesłusznie pobranych kwot zaliczek.

Oto przykłady sytuacji, w których dochodzi do zaniżenia kosztów:

1. Pracownik złożył pracodawcy oświadczenie dotyczące zamieszkiwania poza miejscem wykonywania pracy, a pracodawca mimo to nadal pobierał koszty w wysokości podstawowej (108,50 zł) zamiast podwyższonej (135,63 zł). Pracodawca powinien na nowo ustalić dochody pracownika za minione miesiące i na nowo obliczyć zaliczki na podatek. Od zaliczki za bieżący miesiąc pracodawca potrąci powstałe nadpłaty i różnicę wpłaci na konto urzędu skarbowego.

2. Pracodawca w 2007 r. pobierał koszty w wysokości kosztów przysługujących pracownikom w 2006 r. Pracodawca powinien postąpić tak, jak opisano to w punkcie 1.

3. Pracodawca nie potrącił kosztów od wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby. Pracodawca powinien na nowo ustalić dochód za ten miesiąc, potrącając koszty w pełnej wysokości, obliczyć zaliczkę, a powstałą nadpłatę potrącić z bieżącej zaliczki.

4. Pracodawca obniżył miesięczne koszty do wysokości przychodów. Przychód był bardzo niski i wyniósł tylko 80 zł (pracownik rozpoczął pracę w ostatnim dniu miesiąca), wobec czego pracodawca obniżył koszty do tej wysokości. Niesłusznie. W informacji PIT-11 pracodawca za ten miesiąc powinien uwzględnić koszty w pełnej wysokości - 108,50 zł.

Zawyżenie kosztów

W przypadku gdy pracodawca zawyżył należne pracownikowi koszty, powstanie zaległość podatkowa w zaliczkach na podatek dochodowy. W takiej sytuacji należy na nowo obliczyć dochód, potrącając koszty we właściwej wysokości i obliczając prawidłową wartość zaliczki. Różnicę pomiędzy kwotą należną a zapłaconą należy uiścić na konto urzędu skarbowego wraz z odsetkami. Odpowiedniego potrącenia zaliczki należy także dokonać od bieżącego wynagrodzenia pracownika.

Przykłady sytuacji, w których dochodzi najczęściej do zawyżenia kosztów:

1. Potrącanie podwyższonych kosztów, pomimo że pracownik nie złożył oświadczenia o zamieszkiwaniu poza miejscem siedziby pracodawcy (Poznań), np. pracownik wykonuje pracę w Poznaniu, a w dokumentach osobowych jako adres stałego zameldowania wskazał Swarzędz. Pracodawca nie może na podstawie np. dowodu osobistego wyciągać sam wniosków skutkujących powstaniem prawa do podwyższonych kosztów. Jest w tym zakresie uzależniony od złożenia przez pracownika stosownego oświadczenia.

2. Pracodawca potrącił koszty od zasiłku chorobowego, macierzyńskiego. W tym przypadku koszty pracownikowi w ogóle nie przysługują, nie pobiera on bowiem wynagrodzenia z tytułu zatrudnienia.

3. Pracodawca, wypłacając zaległe wynagrodzenie w jednym miesiącu za kilka minionych okresów, potrąca koszty przemnożone przez ilość tych okresów. Nie wolno tego robić. Pracodawcę obowiązuje bowiem miesięczny limit kosztów pracowniczych, co oznacza, że niezależnie od tego, ile należnych pensji wypłaca w danym miesiącu, może potrącić koszty tylko w wysokości miesięcznego limitu.

Podstawa prawna

- art. 51 i 72 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 225, poz. 1635

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy, właścicielka kancelarii podatkowej