REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Schyłek ery papieru?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bartosz Dobrowolski

REKLAMA

Elektroniczny obieg dokumentów staje się coraz popularniejszym narzędziem na rynku systemów informatycznych. Pomimo istnienia sporej liczby firm oferujących swoje usługi w tym obszarze, eSOD wciąż wzbudza sporo pytań i wątpliwości, szczególnie pośród pracowników, którzy będą na codzień z niego korzystać.


Jednak zanim zaczniemy rozważać czy należy iść za rynkowym trendem i wdrożyć eSOD w firmie warto sobie zadać jedno pytanie, które rozjaśni nam te kwestię: Czym jest elektroniczny system obiegu dokumentów?

REKLAMA

Autopromocja

eSOD jest systemem informatycznym, pozwalającym rejestrować dokumenty, które do tej pory miały postać „papierową” oraz te, które otrzymujemy drogą elektroniczną (np. eFaktury). Umożliwia nam on również tworzenie w systemie dokumentów elektronicznych, a następnie przekazywanie ich pomiędzy pracownikami w organizacji w ten sposób znacznie skracając czas potrzebny na wyszukanie konkretnego dokumentu.


Dura lex, sed lex


Do 2009 roku prawo wymagało archiwizacji dokumentów w wersji papierowej przez 5 lat. Jednak to wszystko się zmieniło dzięki precedensowemu wyrokowi Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 listopada 2009 roku dotyczącego obowiązku wystawiania i przechowywania faktur.

Dzięki temu orzeczeniu na przedsiębiorcach nie ciąży już obowiązek przechowywania dokumentów w wersji papierowej. Obecnie możemy wysłać do klienta oryginał faktury, a jej elektroniczną wersję przechowywać w systemie gotową do wydruku na wezwanie fiskusa. Dzięki uznaniu obowiązku przechowywania kopii faktur przez NSA jako naruszający zasadę proporcjonalności systemy eSOD stają się jeszcze bardziej opłacalne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Co ważne systemy tego rodzaju nie są tylko i wyłącznie opłacalne w dużych przedsiębiorstwach. Również mała firma może odnieść korzyści dzięki ograniczeniu kosztów związanych z korespondencją papierową, gdyż głównym powodem dla którego powinno stosować się eSOD nie jest liczba pracowników lecz dokumentacji, którą firma musi zarządzać.

Niestety w przypadku administracji publicznej nie jest już tak prosto. W tym przypadku istnieje wiele przepisów prawnych regulujących funkcjonowanie urzędów oraz sposób dostarczania dokumentów, które uniemożliwiają całkowite oparcie działalności na eSOD.


Czas to pieniądz


Rosnąca w lawinowym tempie ilość generowanej przez przedsiębiorstwa dokumentacji papierowej stwarza wiele problemów. Największym i zarazem najbardziej dotkliwym dla pracowników i właścicieli firm jest czas bezpowrotnie tracony na czynności związane z wyszukaniem konkretnych dokumentów. Szacunki mówią nawet o 12 minutach spędzanych przez pracownika na wyszukanie tylko jednego dokumentu.

Kolejnym dosyć problematycznym zagadnieniem jest wysokie prawdopodobieństwo zagubienia lub zniszczenia dokumentu. Stosując eSOD firmie udaje się wyeliminować powyższe problemy.

Samo wdrożenie systemu zajmuje jednak trochę czasu. Po wybraniu dostawcy sytemu należy przeprowadzić analizy i dokładnie zdiagnozować wszystkie procesy zachodzące w organizacji. Istotnym elementem jest również odpowiedni zespół wdrożeniowy oraz przygotowanie pracowników do zmiany swoich przyzwyczajeń i zachowań związanych z organizacją pracy.

 

Niestety jak zwykle to czynnik ludzki jest największą barierą związaną z wprowadzaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów. W mocno zbiurokratyzowanych przedsiębiorstwach, gdzie pracownicy są przyzwyczajeni do ich papierowego obiegu najtrudniejszym elementem nie jest samo zaprojektowanie i wdrożenie systemu lecz przekonanie pracowników co do zasadności jego wdrażania. Jak wiadomo większość z nas nie lubi zmieniać swoich przyzwyczajeń jeżeli chodzi o różnego rodzaju rutyny domowe i tak samo jest w przypadku przyzwyczajeń w pracy. Jednak warto zaznaczyć, że gdy uda nam się już przezwyciężyć problemy związane z przyzwyczajeniami pracowników korzyści dla ludzi i firmy będą bardzo duże.


Jak to działa?


Gdy firma odbiera każdego dnia pocztę znajdują się w niej dokumenty, które muszą trafić do różnych osób. Dzięki eSOD wprowadzone do systemu dokumenty mogą spokojnie spocząć w archiwum, a ich elektroniczne wersje trafiają bezpośrednio do wybranych pracowników. Po zakończeniu sprawy dokument trafia ostatecznie w odpowiednie miejsce w systemie, do którego w razie potrzeby pracownicy mogą uzyskać szybki dostęp niezależnie od tego czy przebywają obecnie w biurze czy pracują zdalnie.

Elektroniczny obieg dokumentów znacznie ułatwia nadzór nad sprawami, gdyż w każdej chwili możemy sprawdzić ich obecny status. System ma również możliwość „wychwytywania” błędów w przypadku źle wypełnionych dokumentów oraz autouzupełniania w wybranych fragmentów (wcześniej jednak trzeba odpowiednio zaprogramować w systemie schematy wypełniania dokumentów oraz dane wymagane do autouzupełniania).

Dzięki tym procedurom i usprawnieniom, które eSOD wnosi do biura możemy w prosty sposób usprawnić naszą pracę oraz zminimalizować koszty związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów (np. koszty papieru i czasu poświęconego na wyszukiwanie dokumentów).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pilne! Będzie nowelizacja ustawy o KSeF, znamy projekt: jakie zmiany w obowiązkowym e-fakturowaniu

Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt nowelizacji ustawy o VAT, regulujący obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z nim udostępniono również oficjalną „mapę drogową” wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF.

Ewidencje VAT oszustów i uczciwych podatników niczym się nie różnią. Jak systemowo zablokować wzrost zwrotów VAT? Prof. Modzelewski: jest jeden sposób

Jedyną skuteczną barierą systemową dla prób wyłudzenia zwrotów jest uzależnienie wpływów zwrotów od zastosowania przez podatnika mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do kwot podatku naliczonego, który miałby być zwrócony – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF - najnowszy harmonogram. KSeF 2.0, integracja i testy, tryb offline24, faktury masowe, certyfikat wystawcy faktury i inne szczegóły

W komunikacie z 12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia (harmonogram) obowiązkowego systemu KSeF. Można jeszcze do 25 kwietnia 2025 r. zgłaszać do Ministerstwa uwagi i opinie do projektu pisząc maila na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl.

Cyfrowe narzędzia dla księgowych. Kiedy warto zmienić oprogramowanie księgowe?

Nowoczesne narzędzia dla księgowych. Na co zwracać uwagę przy zmianie oprogramowania księgowego? Według raportów branżowych księgowi spędzają nawet 50 proc. czasu na czynnościach, które mogłyby zostać usprawnione przez nowoczesne technologie.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF - będzie kolejne przesunięcie terminów? Kiedy nowelizacja ustawy o VAT? Minister finansów odpowiada

Ministerstwo Finansów dość wolno prowadzi prace legislacyjne nad nowelizacją ustawy o VAT dotyczącą wdrożenia obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od listopada zeszłego roku - kiedy to zakończyły się konsultacje projektu - nie widać żadnych postępów. Jeden z posłów zapytał ministra finansów o aktualny harmonogram prac legislacyjnych w tym zakresie a także czy minister ma zamiar przesunięcia terminów wejścia w życie obowiązkowego KSeF? W dniu 31 marca 2025 r. minister finansów odpowiedział na te pytania.

Jak przełożyć termin płatności składek do ZUS? Skutki odroczenia: Podwójna składka w przyszłości i opłata prolongacyjna

Przedsiębiorcy, którzy mają przejściowe turbulencje płynności finansowej mogą starać się w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych o odroczenie (przesunięcie w czasie) terminu płatności składek. Taka decyzja ZUS pozwala zmniejszyć na pewien czas bieżące obciążenia i utrzymać płynność finansową. Od przesuniętych płatności nie płaci się odsetek ale opłatę prolongacyjną.

Czas na e-fakturowanie. System obsługujący KSeF powinien skutecznie chronić przed cyberzagrożeniami, jak to zrobić

KSeF to krok w stronę cyfryzacji i automatyzacji procesów księgowych, ale jego wdrożenie wiąże się z nowymi wyzwaniami, zwłaszcza w obszarze bezpieczeństwa. Firmy powinny już teraz zadbać o odpowiednie zabezpieczenia i przygotować swoje systemy IT na nową rzeczywistość e-fakturowania.

Prokurent czy pełnomocnik? Różne podejście w spółce z o.o.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jako osoba prawna, działa przez swoje organy. Za prowadzenie spraw spółki i jej reprezentowanie odpowiedzialny jest zarząd. Mnogość obowiązków w firmie może jednak sprawić, że członkowie zarządu będą potrzebowali pomocy.

REKLAMA

Nie trzeba będzie składać wniosku o stwierdzenie nadpłaty po korekcie deklaracji podatkowej. Od 2026 r. zmiany w ordynacji podatkowej

Trwają prace legislacyjne nad zmianami w ordynacji podatkowej. W dniu 28 marca 2025 r. opublikowany został projekt bardzo obszernej nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilkunastu innych ustaw. Zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r. a jedną z nich jest zniesienie wymogu składania wniosku o stwierdzenie nadpłaty w przypadku, gdy nadpłata wynika ze skorygowanego zeznania podatkowego (deklaracji).

Dodatkowe dane w księgach rachunkowych i ewidencji środków trwałych od 2026 r. Jest projekt nowego rozporządzenia ministra finansów

Od 1 stycznia 2026 r. podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek przesyłania JPK_V7M/K - będą musieli prowadzić te księgi w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Te elektroniczne księgi rachunkowe będą musiały być przekazywane do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w ustrukturyzowanej formie (pliki JPK) od 2027 roku. Na początku kwietnia 2025 r. Minister Finansów przygotował projekt nowego rozporządzenia w sprawie w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - podlegające przekazaniu w formie elektronicznej na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Rozporządzenie to zacznie obowiązywać także od 1 stycznia 2026 r.

REKLAMA