REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Schyłek ery papieru?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bartosz Dobrowolski

REKLAMA

Elektroniczny obieg dokumentów staje się coraz popularniejszym narzędziem na rynku systemów informatycznych. Pomimo istnienia sporej liczby firm oferujących swoje usługi w tym obszarze, eSOD wciąż wzbudza sporo pytań i wątpliwości, szczególnie pośród pracowników, którzy będą na codzień z niego korzystać.


Jednak zanim zaczniemy rozważać czy należy iść za rynkowym trendem i wdrożyć eSOD w firmie warto sobie zadać jedno pytanie, które rozjaśni nam te kwestię: Czym jest elektroniczny system obiegu dokumentów?

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

eSOD jest systemem informatycznym, pozwalającym rejestrować dokumenty, które do tej pory miały postać „papierową” oraz te, które otrzymujemy drogą elektroniczną (np. eFaktury). Umożliwia nam on również tworzenie w systemie dokumentów elektronicznych, a następnie przekazywanie ich pomiędzy pracownikami w organizacji w ten sposób znacznie skracając czas potrzebny na wyszukanie konkretnego dokumentu.


Dura lex, sed lex


Do 2009 roku prawo wymagało archiwizacji dokumentów w wersji papierowej przez 5 lat. Jednak to wszystko się zmieniło dzięki precedensowemu wyrokowi Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 listopada 2009 roku dotyczącego obowiązku wystawiania i przechowywania faktur.

REKLAMA

Dzięki temu orzeczeniu na przedsiębiorcach nie ciąży już obowiązek przechowywania dokumentów w wersji papierowej. Obecnie możemy wysłać do klienta oryginał faktury, a jej elektroniczną wersję przechowywać w systemie gotową do wydruku na wezwanie fiskusa. Dzięki uznaniu obowiązku przechowywania kopii faktur przez NSA jako naruszający zasadę proporcjonalności systemy eSOD stają się jeszcze bardziej opłacalne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Co ważne systemy tego rodzaju nie są tylko i wyłącznie opłacalne w dużych przedsiębiorstwach. Również mała firma może odnieść korzyści dzięki ograniczeniu kosztów związanych z korespondencją papierową, gdyż głównym powodem dla którego powinno stosować się eSOD nie jest liczba pracowników lecz dokumentacji, którą firma musi zarządzać.

Niestety w przypadku administracji publicznej nie jest już tak prosto. W tym przypadku istnieje wiele przepisów prawnych regulujących funkcjonowanie urzędów oraz sposób dostarczania dokumentów, które uniemożliwiają całkowite oparcie działalności na eSOD.


Czas to pieniądz


Rosnąca w lawinowym tempie ilość generowanej przez przedsiębiorstwa dokumentacji papierowej stwarza wiele problemów. Największym i zarazem najbardziej dotkliwym dla pracowników i właścicieli firm jest czas bezpowrotnie tracony na czynności związane z wyszukaniem konkretnych dokumentów. Szacunki mówią nawet o 12 minutach spędzanych przez pracownika na wyszukanie tylko jednego dokumentu.

Kolejnym dosyć problematycznym zagadnieniem jest wysokie prawdopodobieństwo zagubienia lub zniszczenia dokumentu. Stosując eSOD firmie udaje się wyeliminować powyższe problemy.

Samo wdrożenie systemu zajmuje jednak trochę czasu. Po wybraniu dostawcy sytemu należy przeprowadzić analizy i dokładnie zdiagnozować wszystkie procesy zachodzące w organizacji. Istotnym elementem jest również odpowiedni zespół wdrożeniowy oraz przygotowanie pracowników do zmiany swoich przyzwyczajeń i zachowań związanych z organizacją pracy.

 

Niestety jak zwykle to czynnik ludzki jest największą barierą związaną z wprowadzaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów. W mocno zbiurokratyzowanych przedsiębiorstwach, gdzie pracownicy są przyzwyczajeni do ich papierowego obiegu najtrudniejszym elementem nie jest samo zaprojektowanie i wdrożenie systemu lecz przekonanie pracowników co do zasadności jego wdrażania. Jak wiadomo większość z nas nie lubi zmieniać swoich przyzwyczajeń jeżeli chodzi o różnego rodzaju rutyny domowe i tak samo jest w przypadku przyzwyczajeń w pracy. Jednak warto zaznaczyć, że gdy uda nam się już przezwyciężyć problemy związane z przyzwyczajeniami pracowników korzyści dla ludzi i firmy będą bardzo duże.


Jak to działa?


Gdy firma odbiera każdego dnia pocztę znajdują się w niej dokumenty, które muszą trafić do różnych osób. Dzięki eSOD wprowadzone do systemu dokumenty mogą spokojnie spocząć w archiwum, a ich elektroniczne wersje trafiają bezpośrednio do wybranych pracowników. Po zakończeniu sprawy dokument trafia ostatecznie w odpowiednie miejsce w systemie, do którego w razie potrzeby pracownicy mogą uzyskać szybki dostęp niezależnie od tego czy przebywają obecnie w biurze czy pracują zdalnie.

Elektroniczny obieg dokumentów znacznie ułatwia nadzór nad sprawami, gdyż w każdej chwili możemy sprawdzić ich obecny status. System ma również możliwość „wychwytywania” błędów w przypadku źle wypełnionych dokumentów oraz autouzupełniania w wybranych fragmentów (wcześniej jednak trzeba odpowiednio zaprogramować w systemie schematy wypełniania dokumentów oraz dane wymagane do autouzupełniania).

Dzięki tym procedurom i usprawnieniom, które eSOD wnosi do biura możemy w prosty sposób usprawnić naszą pracę oraz zminimalizować koszty związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów (np. koszty papieru i czasu poświęconego na wyszukiwanie dokumentów).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy KSeF sprawi, że księgowi będą mieli mniej pracy? Niekoniecznie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki obowiązkowemu modelowi KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.

Polskie jabłka na Łotwie… a w Białorusi? Spór podatkowy trafia do TSUE

Wyobraźmy sobie typowy dzień w polskiej firmie eksportującej jabłka. Towar gotowy, kontrahent zarejestrowany na Łotwie, formalności załatwione – wszystko wydaje się proste. Ale niespodziewanie pojawia się problem: jabłka wylądowały w Białorusi. I nagle w centrum uwagi znajduje się VAT – czy to wciąż wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czy już eksport?

Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

REKLAMA

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA