REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Schyłek ery papieru?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bartosz Dobrowolski

REKLAMA

Elektroniczny obieg dokumentów staje się coraz popularniejszym narzędziem na rynku systemów informatycznych. Pomimo istnienia sporej liczby firm oferujących swoje usługi w tym obszarze, eSOD wciąż wzbudza sporo pytań i wątpliwości, szczególnie pośród pracowników, którzy będą na codzień z niego korzystać.


Jednak zanim zaczniemy rozważać czy należy iść za rynkowym trendem i wdrożyć eSOD w firmie warto sobie zadać jedno pytanie, które rozjaśni nam te kwestię: Czym jest elektroniczny system obiegu dokumentów?

REKLAMA

REKLAMA

eSOD jest systemem informatycznym, pozwalającym rejestrować dokumenty, które do tej pory miały postać „papierową” oraz te, które otrzymujemy drogą elektroniczną (np. eFaktury). Umożliwia nam on również tworzenie w systemie dokumentów elektronicznych, a następnie przekazywanie ich pomiędzy pracownikami w organizacji w ten sposób znacznie skracając czas potrzebny na wyszukanie konkretnego dokumentu.


Dura lex, sed lex


Do 2009 roku prawo wymagało archiwizacji dokumentów w wersji papierowej przez 5 lat. Jednak to wszystko się zmieniło dzięki precedensowemu wyrokowi Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 listopada 2009 roku dotyczącego obowiązku wystawiania i przechowywania faktur.

REKLAMA

Dzięki temu orzeczeniu na przedsiębiorcach nie ciąży już obowiązek przechowywania dokumentów w wersji papierowej. Obecnie możemy wysłać do klienta oryginał faktury, a jej elektroniczną wersję przechowywać w systemie gotową do wydruku na wezwanie fiskusa. Dzięki uznaniu obowiązku przechowywania kopii faktur przez NSA jako naruszający zasadę proporcjonalności systemy eSOD stają się jeszcze bardziej opłacalne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Co ważne systemy tego rodzaju nie są tylko i wyłącznie opłacalne w dużych przedsiębiorstwach. Również mała firma może odnieść korzyści dzięki ograniczeniu kosztów związanych z korespondencją papierową, gdyż głównym powodem dla którego powinno stosować się eSOD nie jest liczba pracowników lecz dokumentacji, którą firma musi zarządzać.

Niestety w przypadku administracji publicznej nie jest już tak prosto. W tym przypadku istnieje wiele przepisów prawnych regulujących funkcjonowanie urzędów oraz sposób dostarczania dokumentów, które uniemożliwiają całkowite oparcie działalności na eSOD.


Czas to pieniądz


Rosnąca w lawinowym tempie ilość generowanej przez przedsiębiorstwa dokumentacji papierowej stwarza wiele problemów. Największym i zarazem najbardziej dotkliwym dla pracowników i właścicieli firm jest czas bezpowrotnie tracony na czynności związane z wyszukaniem konkretnych dokumentów. Szacunki mówią nawet o 12 minutach spędzanych przez pracownika na wyszukanie tylko jednego dokumentu.

Kolejnym dosyć problematycznym zagadnieniem jest wysokie prawdopodobieństwo zagubienia lub zniszczenia dokumentu. Stosując eSOD firmie udaje się wyeliminować powyższe problemy.

Samo wdrożenie systemu zajmuje jednak trochę czasu. Po wybraniu dostawcy sytemu należy przeprowadzić analizy i dokładnie zdiagnozować wszystkie procesy zachodzące w organizacji. Istotnym elementem jest również odpowiedni zespół wdrożeniowy oraz przygotowanie pracowników do zmiany swoich przyzwyczajeń i zachowań związanych z organizacją pracy.

 

Niestety jak zwykle to czynnik ludzki jest największą barierą związaną z wprowadzaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów. W mocno zbiurokratyzowanych przedsiębiorstwach, gdzie pracownicy są przyzwyczajeni do ich papierowego obiegu najtrudniejszym elementem nie jest samo zaprojektowanie i wdrożenie systemu lecz przekonanie pracowników co do zasadności jego wdrażania. Jak wiadomo większość z nas nie lubi zmieniać swoich przyzwyczajeń jeżeli chodzi o różnego rodzaju rutyny domowe i tak samo jest w przypadku przyzwyczajeń w pracy. Jednak warto zaznaczyć, że gdy uda nam się już przezwyciężyć problemy związane z przyzwyczajeniami pracowników korzyści dla ludzi i firmy będą bardzo duże.


Jak to działa?


Gdy firma odbiera każdego dnia pocztę znajdują się w niej dokumenty, które muszą trafić do różnych osób. Dzięki eSOD wprowadzone do systemu dokumenty mogą spokojnie spocząć w archiwum, a ich elektroniczne wersje trafiają bezpośrednio do wybranych pracowników. Po zakończeniu sprawy dokument trafia ostatecznie w odpowiednie miejsce w systemie, do którego w razie potrzeby pracownicy mogą uzyskać szybki dostęp niezależnie od tego czy przebywają obecnie w biurze czy pracują zdalnie.

Elektroniczny obieg dokumentów znacznie ułatwia nadzór nad sprawami, gdyż w każdej chwili możemy sprawdzić ich obecny status. System ma również możliwość „wychwytywania” błędów w przypadku źle wypełnionych dokumentów oraz autouzupełniania w wybranych fragmentów (wcześniej jednak trzeba odpowiednio zaprogramować w systemie schematy wypełniania dokumentów oraz dane wymagane do autouzupełniania).

Dzięki tym procedurom i usprawnieniom, które eSOD wnosi do biura możemy w prosty sposób usprawnić naszą pracę oraz zminimalizować koszty związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów (np. koszty papieru i czasu poświęconego na wyszukiwanie dokumentów).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

REKLAMA

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

REKLAMA

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

REKLAMA