REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Schyłek ery papieru?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bartosz Dobrowolski

REKLAMA

Elektroniczny obieg dokumentów staje się coraz popularniejszym narzędziem na rynku systemów informatycznych. Pomimo istnienia sporej liczby firm oferujących swoje usługi w tym obszarze, eSOD wciąż wzbudza sporo pytań i wątpliwości, szczególnie pośród pracowników, którzy będą na codzień z niego korzystać.


Jednak zanim zaczniemy rozważać czy należy iść za rynkowym trendem i wdrożyć eSOD w firmie warto sobie zadać jedno pytanie, które rozjaśni nam te kwestię: Czym jest elektroniczny system obiegu dokumentów?

REKLAMA

eSOD jest systemem informatycznym, pozwalającym rejestrować dokumenty, które do tej pory miały postać „papierową” oraz te, które otrzymujemy drogą elektroniczną (np. eFaktury). Umożliwia nam on również tworzenie w systemie dokumentów elektronicznych, a następnie przekazywanie ich pomiędzy pracownikami w organizacji w ten sposób znacznie skracając czas potrzebny na wyszukanie konkretnego dokumentu.


Dura lex, sed lex

REKLAMA


Do 2009 roku prawo wymagało archiwizacji dokumentów w wersji papierowej przez 5 lat. Jednak to wszystko się zmieniło dzięki precedensowemu wyrokowi Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 listopada 2009 roku dotyczącego obowiązku wystawiania i przechowywania faktur.

Dzięki temu orzeczeniu na przedsiębiorcach nie ciąży już obowiązek przechowywania dokumentów w wersji papierowej. Obecnie możemy wysłać do klienta oryginał faktury, a jej elektroniczną wersję przechowywać w systemie gotową do wydruku na wezwanie fiskusa. Dzięki uznaniu obowiązku przechowywania kopii faktur przez NSA jako naruszający zasadę proporcjonalności systemy eSOD stają się jeszcze bardziej opłacalne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Co ważne systemy tego rodzaju nie są tylko i wyłącznie opłacalne w dużych przedsiębiorstwach. Również mała firma może odnieść korzyści dzięki ograniczeniu kosztów związanych z korespondencją papierową, gdyż głównym powodem dla którego powinno stosować się eSOD nie jest liczba pracowników lecz dokumentacji, którą firma musi zarządzać.

Niestety w przypadku administracji publicznej nie jest już tak prosto. W tym przypadku istnieje wiele przepisów prawnych regulujących funkcjonowanie urzędów oraz sposób dostarczania dokumentów, które uniemożliwiają całkowite oparcie działalności na eSOD.


Czas to pieniądz


Rosnąca w lawinowym tempie ilość generowanej przez przedsiębiorstwa dokumentacji papierowej stwarza wiele problemów. Największym i zarazem najbardziej dotkliwym dla pracowników i właścicieli firm jest czas bezpowrotnie tracony na czynności związane z wyszukaniem konkretnych dokumentów. Szacunki mówią nawet o 12 minutach spędzanych przez pracownika na wyszukanie tylko jednego dokumentu.

Kolejnym dosyć problematycznym zagadnieniem jest wysokie prawdopodobieństwo zagubienia lub zniszczenia dokumentu. Stosując eSOD firmie udaje się wyeliminować powyższe problemy.

Samo wdrożenie systemu zajmuje jednak trochę czasu. Po wybraniu dostawcy sytemu należy przeprowadzić analizy i dokładnie zdiagnozować wszystkie procesy zachodzące w organizacji. Istotnym elementem jest również odpowiedni zespół wdrożeniowy oraz przygotowanie pracowników do zmiany swoich przyzwyczajeń i zachowań związanych z organizacją pracy.

 

Niestety jak zwykle to czynnik ludzki jest największą barierą związaną z wprowadzaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów. W mocno zbiurokratyzowanych przedsiębiorstwach, gdzie pracownicy są przyzwyczajeni do ich papierowego obiegu najtrudniejszym elementem nie jest samo zaprojektowanie i wdrożenie systemu lecz przekonanie pracowników co do zasadności jego wdrażania. Jak wiadomo większość z nas nie lubi zmieniać swoich przyzwyczajeń jeżeli chodzi o różnego rodzaju rutyny domowe i tak samo jest w przypadku przyzwyczajeń w pracy. Jednak warto zaznaczyć, że gdy uda nam się już przezwyciężyć problemy związane z przyzwyczajeniami pracowników korzyści dla ludzi i firmy będą bardzo duże.


Jak to działa?

REKLAMA


Gdy firma odbiera każdego dnia pocztę znajdują się w niej dokumenty, które muszą trafić do różnych osób. Dzięki eSOD wprowadzone do systemu dokumenty mogą spokojnie spocząć w archiwum, a ich elektroniczne wersje trafiają bezpośrednio do wybranych pracowników. Po zakończeniu sprawy dokument trafia ostatecznie w odpowiednie miejsce w systemie, do którego w razie potrzeby pracownicy mogą uzyskać szybki dostęp niezależnie od tego czy przebywają obecnie w biurze czy pracują zdalnie.

Elektroniczny obieg dokumentów znacznie ułatwia nadzór nad sprawami, gdyż w każdej chwili możemy sprawdzić ich obecny status. System ma również możliwość „wychwytywania” błędów w przypadku źle wypełnionych dokumentów oraz autouzupełniania w wybranych fragmentów (wcześniej jednak trzeba odpowiednio zaprogramować w systemie schematy wypełniania dokumentów oraz dane wymagane do autouzupełniania).

Dzięki tym procedurom i usprawnieniom, które eSOD wnosi do biura możemy w prosty sposób usprawnić naszą pracę oraz zminimalizować koszty związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów (np. koszty papieru i czasu poświęconego na wyszukiwanie dokumentów).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Webinar: Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego” poprowadzi Tomasz Rzepa, doradca podatkowy, ekspert INFORAKADEMII. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i roczny nielimitowany dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi. Uczestnicy webinaru dowiedzą się, jak wygląda proces przekształcenia JDG w spółkę z perspektywy biura rachunkowego, ze wskazaniem kluczowych wyzwań, problemów oraz szans, jakie z tego faktu wynikają.

Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

REKLAMA

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. upływa ważny termin dla przedsiębiorców. Zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej tylko po złożeniu wniosku

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

ZUS odbiera zasiłki chorobowe za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

REKLAMA

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

REKLAMA