Stosowanie elektronicznych faktur miało być korzystne dla firm. W praktyce jednak przedsiębiorcy boją się je stosować. Oczekują zmian w przepisach, które wyeliminowałyby obecne niejasności.
Z fakturami elektronicznymi wiązano duże nadzieje. Dzięki nim firmy miały zaoszczędzić m.in. na papierze, a księgowi szybciej i sprawniej wykonywać swą pracę. Tymczasem przepisy umożliwiające stosowanie faktur elektronicznych obowiązują już od pół roku, a przedsiębiorcy boją się z nich korzystać. Cezary Przygodzki, ekspert podatkowy Ernst&Young, wymienia trzy bariery. Pierwsza to technologiczna. Ciągle zbyt mało korzysta się z internetu, a dostawcy rozwiązań informatycznych nie wypracowali dotąd wspólnego protokołu e-faktur. Drugą barierę można nazwać psychologiczną. Jest to obawa firm przed stosowaniem nowych rozwiązań. Trzecia bariera związana jest z obowiązującymi przepisami. Przedsiębiorcy obawiają się ryzyka prawnego i podatkowego związanego z e-fakturami. Aby przezwyciężyć tę pierwszą, potrzeba czasu. Pozostałe dwie można jednak pokonać dość szybko.
Problemy podatkowe
Rozporządzenie, które umożliwiło funkcjonowanie e-faktur, powoduje zamieszanie. Na przykład nakazuje ono zapewnić natychmiastowy i ciągły dostęp do faktur elektronicznych organom podatkowym, co może być interpretowane tym, że fiskus powinien mieć do nich dostęp o każdej porze dnia i nocy. Inny przykład – e-faktury mają przechowywać ich odbiorcy, nawet jeżeli nie są podatnikami VAT, co jest kłopotliwe. Nie wiadomo, czy wystarczy np. przekazać urzędowi skarbowemu płytę CD z fakturą.
Na inne problemy wynikające z rozporządzenia zwraca uwagę Ernest Frankowski, ekspert PricewaterhouseCoopers.
– Jeśli odbiorca ma inny system finansowo-księgowy niż wystawca faktury, to w razie niekompatybilności systemów może zaistnieć konieczność zmiany jej formatu. Jeżeli bowiem przedsiębiorca chce, aby system automatycznie dokonywał księgowania na podstawie otrzymanej e-faktury, to może się okazać (choć nie musi), że pierwotny jej format powinien być zmieniony na akceptowalny przez system odbiorcy. W tym miejscu powstaje potencjalny konflikt z przepisami. Jeżeli podatnik zdecyduje się na zmianę formatu e-faktury, to, po pierwsze, jego działanie kłóci się z przepisem mówiącym, że faktura powinna być przechowywana w takim samym formacie, w jakim została wystawiona i przesłana. Po drugie, władze skarbowe mogą interpretować zmianę formatu faktury jako naruszenie jej integralności – stwierdził ekspert.
Przepisy rozporządzenia skrytykował również profesor Witold Modzelewski, prezes Instytutu Studiów Podatkowych podczas konferencji „Pół roku stosowania e-faktur”. Stwierdził, że rozporządzenie ministra nie jest osadzone w przepisach podatkowych, a największym problemem, z którym muszą zmierzyć się firmy, jest odliczanie VAT naliczonego z e-faktur. Zdaniem profesora, firmy w obawie przed brakiem zwrotu należnych im pieniędzy nie korzystają z e-faktur. Nawet jeśli posiadają faktury w formie elektronicznej, z których mogliby odliczyć naliczony VAT, drukują je, aby urzędnicy skarbowi nie mogli im niczego zarzucić. Takie rozwiązanie profesor Witold Modzelewski uznał jednak za ryzykowne, ponieważ dochodzi do podwójnego fakturowania.
Potrzebne są zmiany
Problem z rozporządzeniem można szybko rozwiązać przez zmianę przepisów zarówno w zakresie e-faktur, jak i zwykłych faktur.
– Zgłaszane są postulaty zmiany przez ministra finansów rozporządzeń o e-fakturach i fakturach papierowych, które rozwiałyby pewne wątpliwości. Gdyby nastąpiła zmiana przepisów, byłoby zdecydowanie łatwiej – uważa Cezary Przygodzki. Nie wiadomo jednak, dlaczego takich zmian rozporządzenia jeszcze nie ma, mimo że Ministerstwo Finansów przygotowało już ich projekt jesienią 2005 r. Pewnym wytłumaczeniem mogą być toczące się w ministerstwie prace nad nowelizacją przepisów o VAT, obejmujące również faktury elektroniczne.
– Mimo że projekt zmian w rozporządzeniu o fakturach był gotowy i środowisko bardzo dobrze go przyjęło, to do tej pory nie udało się go wprowadzić w życie – stwierdza ekspert Ernst&Young. Jak dodał, zniesiono w nim część uciążliwych wymogów, takich jak konieczność stosowania oryginału i kopii faktury (w wersji elektronicznej nie potrzeba zaznaczać, że jest to kopia). Projekt rozporządzenia ma także ułatwić elektroniczne samofakturowanie i doprecyzować przepisy dotyczące uzyskiwania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przesłanej elektronicznie.
– Jeżeli nie udało się dotąd znowelizować przepisów, to wskazane byłoby chociaż wydanie przez ministra finansów interpretacji obowiązujących przepisów – dodaje Cezary Przygodzki.
Problemy z podpisem
Firmy ponadto obawiają się stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem.
Z podpisem elektronicznym związany jest kolejny problem.
– Na razie na rynku praktycznie nie ma możliwości szerszego wykorzystania podpisu elektronicznego, np. z przeważającą większością banków nie można podpisywać umowy posługując się e-podpisem, nie ma także infrastruktury e-government, która np. pozwalałaby drogą elektroniczną zarejestrować działalność gospodarczą. W konsekwencji cała dostępna infrastruktura jest droga z perspektywy podatnika, ponieważ może z niej korzystać w bardzo ograniczonym zakresie – stwierdził Ernest Frankowski. Ma on jednak nadzieję, że rozwój e-podpisu i e-faktur będzie napędzał koniunkturę na rynku.
Nadzieję na szybkie zmiany w całym systemie faktur elektronicznych ma również Cezary Przygodzki.
– Część przeszkód można stosunkowo łatwo wyeliminować. Pewne wątpliwości prawne, które powstały, można już obecnie rozstrzygnąć. Ale ciągle pozostaje konieczność budowania świadomości co do korzyści ze stosowania e-faktur, a jest to o wiele trudniejsze – podsumował ekspert.
