Nowa wersja KSeF. Dobra okazja, aby zacząć testować

• KSeF od 1 lipca 2024 r.
• KSeF – wersja testowa zyskuje popularność 
• KSeF: dwie wersje faktur w okresie przejściowym 
• KSeF: faza testowa to potencjalne korzyści 

KSeF od 1 lipca 2024 r.

Krajowy System e-Faktur ma zacząć w Polsce działać od dnia 1 lipca 2024 r. Aby ułatwić przedsiębiorcom przygotowanie się do obowiązku wystawiania faktur elektronicznych, Ministerstwo Finansów już w styczniu ubiegłego roku udostępniło dobrowolną wersję produkcyjną KSeF. Można się do niej zalogować korzystając z danych uwierzytelniających zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm i posiadając niezbędne uprawnienia. Faktury wystawione w środowisku produkcyjnym KSeF trafiają do obiegu prawnego.

KSeF – wersja testowa zyskuje popularność 

Zgodnie z danymi Ministerstwa Finansów, od 1 stycznia do połowy maja 2023 r. w środowisku produkcyjnym KSeF odnotowano ponad 319 tys. uwierzytelnień. Dużo większą popularnością cieszy się wersja testowa systemu, z której w podobnym okresie (1 stycznia - 30 kwietnia 2023 r.) skorzystano ponad 17 mln razy. Udział w testach nie wymaga oficjalnego zgłoszenia, a wystawione w ramach prób faktury nie rodzą konsekwencji prawnych i są po pewnym czasie usuwane. Dzięki testowej wersji KSeF można poznać zasady działania systemu i wstępnie przystosować wykorzystywane oprogramowanie księgowe do jego obsługi.

Ministerstwo Finansów namawia przedsiębiorców do zapoznania się z KSeF, a jedną z zachęt ma być najnowsza wersja wzoru struktury logicznej e-faktury, którą 29 czerwca opublikowano na platformie ePUAP.

KSeF: dwie wersje faktur w okresie przejściowym 

Elektroniczna faktura zgodna z KSeF (tzw. faktura ustrukturyzowana) jest dokumentem elektronicznym zapisanym w formacie xml i zbudowanym wg schematu, który pozwala m.in. na przetwarzanie takich informacji, jak: data sprzedaży, data wystawienia faktury czy kwota należności.

Najnowsza wersja faktury ustrukturyzowanej nosi oznaczenie FA(2) i zastąpi obowiązujący wcześniej wzór FA(1). Środowisko testowe zgodne z nowym standardem dokumentu ma zostać udostępnione jeszcze w lipcu, a 1 września br. faktura FA(2) powinna zacząć działać także w wersji produkcyjnej KSeF. Równocześnie Ministerstwo Finansów poinformowało, że w lipcu i sierpniu testowa wersja systemu obsługiwać będzie obie ww. wersje struktur logicznych.

KSeF: faza testowa to potencjalne korzyści 

- Wcześniejsze poznanie zasad działania Krajowego Systemu e-Faktur leży w najlepszym interesie każdego przedsiębiorcy i księgowego. Udostępnione przez Ministerstwo Finansów środowisko testowe KSeF pozwala lepiej zrozumieć, czym jest faktura ustrukturyzowana i w jaki sposób należy ją wystawiać. Warto z tej możliwości skorzystać, zwłaszcza, że jest ona darmowa i nie wymaga wielu formalności. Co jednak najważniejsze, faktury wystawione w środowisku testowym nie są dokumentami księgowymi w rozumieniu Ustawy o podatku od towarów i usług, więc nawet, jeśli popełnimy jakikolwiek błąd, nie przyniesie to żadnych negatywnych konsekwencji - komentuje Krzysztof Pulkiewicz, Country Manager Unifiedpost Group.

- Dodatkową korzyścią płynącą z testów KSeF jest również szansa na sprawdzenie, czy wykorzystywane oprogramowanie księgowe zapewnia pełną zgodność z nowym systemem. Jeśli tak nie jest, można wystarczająco wcześniej wdrożyć w firmie rozwiązania umożliwiające współpracującę z KSeF przy pomocy interfejsu API. Warto też rozważyć wykorzystanie aplikacji zapewniających dodatkowe funkcje, jak np. dodanie numeru KSeF w zleceniu przelewu czy powiązanie płatności z fakturą po stronie odbiorcy - dodaje Krzysztof Pulkiewicz. 

Prace nad przepisami dotyczącymi KSeF prowadzone są aktualnie w Senacie. System ma się stać obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT 1 lipca 2024 r. Pół roku później mają nim zostać objęci także podatnicy zwolnieni z VAT.