Outsourcing kadrowo-płacowy – korzyści dla pracodawców, pracowników i działów HR

Outsourcing

Outsourcing, czyli przekazanie części zadań i procesów do realizacji podmiotowi zewnętrznemu, jest dziś jednym z najbardziej popularnych i najczęściej wykorzystywanych rozwiązań w przypadku funkcji niestanowiących istoty działalności przedsiębiorstwa. Takie podejście pozwala bowiem nie tylko na kompleksowe wykonanie usług, świadczonych przez ekspertów w danej dziedzinie, ale także umożliwia uwolnienie zasobów wewnątrz organizacji i skupienie się na podstawowej działalności przedsiębiorstwa.
Profesjonalna realizacja usług kadrowo-płacowych jest dziś dla wielu firm priorytetem. Przekazanie tego obszaru w ręce podmiotów zewnętrznych pozwala na uzyskanie szeregu korzyści. Należą do nich dostępność rozwiązań 24/7 czy wykwalifikowani i będący na bieżąco ze zmianami eksperci. Dzięki przekazaniu procesów na zewnątrz i dostępowi do dodatkowych narzędzi możemy ograniczyć czas potrzebny na wyliczenie wynagrodzeń. Jesteśmy w stanie skrócić te czynności średnio o 3 dni robocze – mówi Katarzyna Adamczyk, dyrektor procesów kadrowo-płacowych w Impel Business Solutions.

Realne korzyści z outsourcingu - dwa przykłady

Korzyści wdrożenia usługi kadrowo-płacowej pokazać można m.in. na dwóch przykładach przedsiębiorstw. Pierwszy z nich to firma produkcyjna zatrudniająca 500 osób, której potrzeby dotyczyły: ograniczenia błędów w naliczaniu wynagrodzeń pracowników, zastępowalności osób odpowiedzialnych za wyliczenie wynagrodzeń oraz sprawnej obsługi i komunikacji ułatwiającej pracę hybrydową. Zostały wdrożone następujące rozwiązania: standaryzacja procesów i weryfikacja danych, portal pracowniczy, automatyzacja działań oraz elektroniczna wymiany informacji. W efekcie udało się zredukować do zera błędy w naliczaniu płac. Skrócono także czas realizacji poszczególnych procesów, zapewniono ich ciągłość oraz dzięki digitalizacji zredukowano liczbę dokumentów o 25%.

Drugim przykładem skuteczności outsourcingu kadrowo-płacowego jest wdrożenie usługi wraz z modułem planowania i rozliczania pracy dla organizacji zatrudniającej 200 osób. Firma miała kilka potrzeb: wyeliminowanie problemów związanych z błędami w rozliczaniu czasu pracy poprzez skrócenie czasochłonnego planowania i rozliczania, które dotychczas zajmowało ponad 15% czasu pracy kierownika. Dzięki outsourcingowi kadrowo-płacowemu udało się nie tylko wyeliminować dotychczasowe błędy i 3-krotnie ograniczyć zaangażowanie kierownika w tym procesie. Dodatkowym profitem była także całkowita eliminacja papierowej formy ewidencji czasu pracy.

To jednak nie wszystko. Firmy, widząc wymierne korzyści z outsourcingu obszarów kadrowo-płacowych i również księgowych, decydują się także na wdrożenie innych rozwiązań usprawniających codzienną pracę i pozwalających pracownikom na sprawny oraz szybki dostęp do informacji pracowniczych. Należą do nich m.in. portal pracowniczy, który jest swoistym hubem komunikacyjnym i bazą do realizacji spraw dot. zatrudnionych: urlopów, PITów, wniosków czy pasków wynagrodzeń.

Digitalizacja oraz „szyte na miarę” rozwiązania z obszaru twardego HR, takie jak portal pracowniczy, e-teczka czy contact center, cieszą się dużym zainteresowaniem klientów – zarówno mniejszych, jak i dużych firm. Dla pracodawców oznaczają sprawną, szybką i zgodną z aktualnym stanem prawnym usługę – bez konieczności zakupu dodatkowych narzędzi, zatrudniania dodatkowych osób i implementacji kosztownych zmian. Pracownikom umożliwiają dostęp do kompleksowej informacji w czasie rzeczywistym w zakresie np. modyfikacji własnych danych osobowych, procesowania wniosków urlopowych, uzyskiwania potrzebnych zaświadczeń – bez dodatkowych działań czy angażowania pracowników kadr i płac. Jest to niezwykle ważne, szczególnie w otoczeniu następujących po sobie w krótkim czasie zmian prawnych – dodaje Katarzyna Adamczyk.