Kategorie

Jak ewidencjonować w księdze wypłatę wynagrodzeń pracowników

Anna Welsyng
Anna Welsyng
Radca prawny i doradca podatkowy. Prowadzi swoją kancelarię w Warszawie, specjalizuje się w kompleksowej obsłudze podatkowo-księgowej firm i innych podatników. Autorka kilkuset publikacji o tematyce podatkowej.
Jestem opodatkowany na zasadach ogólnych. Prowadzę księgę przychodów i rozchodów. Czy prawidłowe jest ewidencjonowanie wynagrodzeń pracowników w wartości netto w dniu dokonania faktycznej wypłaty, a składek na ubezpieczenia społeczne (finansowanych przeze mnie oraz pobranych z wynagrodzeń) w dniu faktycznego ich przekazania na konto ZUS? Stosuję memoriałową metodę rozliczania kosztów.
RADA
Nie. Pana postępowanie nie jest prawidłowe. Powinien Pan bowiem ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wypłacone (postawione do dyspozycji pracownika) wynagrodzenie w kwocie brutto. Natomiast zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, finansowane z Pana środków jako pracodawcy, powinien Pan wpisać do księgi w dniu ich faktycznego przekazania na rachunek ZUS.
UZASADNIENIE
Zatrudniając pracowników, przedsiębiorca ponosi określone koszty. Podstawowym kosztem są wydatki na wynagrodzenia pracowników i pozostałe związane z nimi obciążenia, takie jak składki ZUS. Ustawodawca, mając na względzie ochronę praw pracowników zezwolił pracodawcom na zaliczenie tych wydatków do kosztów dopiero z chwilą ich faktycznego poniesienia. Wynika to wprost z art. 23 ust. 1 pkt 55 i pkt 55a updof. Na podstawie tych przepisów nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
• niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy oraz
• nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek, z zastrzeżeniem, art. 23 ust. 1 pkt 37 updof określonych w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek.
Ponadto, zgodnie z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 12 księgi (w księdze według starego wzoru kolumna 13) jest przeznaczona do wpisywania wypłacanych pracownikom wynagrodzeń brutto (w gotówce i w naturze). Wpisu dokonuje się:
• na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce lub w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,
• na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.
Dlatego też wydatki związane z wypłatą wynagrodzeń ze stosunku pracy, bez względu na przyjętą przez Pana metodę ewidencjonowania kosztów (kasową czy memoriałową), może Pan zaliczyć do kosztów w dacie faktycznego poniesienia, czyli w dacie ich wypłaty. Należy podkreślić, że przepisy nie zawierają żadnych wskazówek co do odmiennego traktowania poszczególnych elementów wynagrodzenia. Należy więc uznać, iż kosztem uzyskania przychodów będą wszelkie elementy wynagrodzenia w dacie wypłaty lub postawienia go do dyspozycji pracownika - czyli w tym przypadku kwota wynagrodzenia brutto.
Natomiast składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę stanowią koszt uzyskania przychodu w miesiącu ich faktycznego przekazania na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
 
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
Wynagrodzenia w wartości brutto podlegają wpisaniu do księgi w dacie faktycznej wypłaty bądź postawienia do dyspozycji pracownika. Natomiast składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę wpisuje się do księgi dopiero w dacie ich przekazania na rachunek ZUS.
Prawidłowość takiego sposobu ewidencjonowania potwierdzają również organy podatkowe. Przykładem jest postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego w Łęczycy z 14 czerwca 2006 r. nr US I/415-16/2006. Organ podatkowy, odpowiadając na analogiczne pytanie podatnika, stwierdził, że
Prawidłowo winien podatnik ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wypłacone (postawione do dyspozycji pracownika) wynagrodzenia w kwocie brutto, natomiast zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne finansowane ze środków pracodawcy w dniu ich faktycznego przekazania na rachunek ZUS.

Podstawa prawna
 
• art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 55 i pkt 55a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 35, poz. 219
• pkt 12 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 36, poz. 229

Anna Welsyng
radca prawny, doradca podatkowy

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość
    1 sty 2000
    16 cze 2021
    Zakres dat:

    Polski Ład. 2/3 emerytów z zerowym PIT

    Zerowy PIT dla emerytów. Dwie trzecie emerytów będzie miało zerowy PIT, a duża część zapłaci niższy podatek - zapewnił wiceminister finansów Piotr Patkowski. Seniorzy, którzy pobierają emerytury powyżej 5 tys. zł miesięcznie stracą rocznie 75 zł - dodał. Polski Ład dla emerytów - kto zyska, kto straci?

    Interpretacja podatkowa nie może pomijać przepisów

    Interpretacja podatkowa. Przedsiębiorca wdał się w spór z fiskusem o pieniądze należne z tytułu CIT. Oczywiście fiskus chciał ich więcej, w tym celu interpretował przepisy tak, a w zasadzie pomijał ich część, aby uzasadnić słuszność poboru wyższego podatku. Ale po stronie przedsiębiorcy stanął sąd, przypominając organom skarbowym, że: „Nie wolno jest również interpretować przepisów prawnych tak, by pewne ich fragmenty okazały się zbędne” (wyrok WSA w Krakowie z 5 lutego 2021 r., sygn. akt I SA/Kr 1262/20).

    Rekordowy Twój e-PIT w 2021 roku

    Twój e-PIT w 2021 roku. Ministerstwo Finansów podsumowało tegoroczny sezon rozliczeń podatkowych PIT, a w szczególności najbardziej popularną e-usługę Krajowej Administracji Skarbowej - Twój e-PIT.

    Leasing finansowy przedsiębiorstwa – rozliczenia podatkowe (PIT, CIT, VAT, PCC)

    Leasing finansowy przedsiębiorstwa. Rozważając możliwość restrukturyzacji działalności, oprócz standardowych rozwiązań takich jak m.in aporty przedsiębiorstw, połączeń lub sprzedaży (niezależnie czy mamy do czynienia z zorganizowaną częścią przedsiębiorstwa czy przedsiębiorstwem), należy wziąć pod uwagę możliwości oferowane przez leasing finansowy przedsiębiorstwa. W analizie opłacalności przedsięwzięcia musimy wziąć pod uwagę nie tylko aspekt biznesowy, ale również kwestie opodatkowania danej transakcji. Należy zwrócić uwagę, zarówno na podatki dochodowe (odpowiednio PIT oraz CIT), podatek od towarów i usług oraz podatek od czynności cywilnoprawnych.

    Jak wygląda cyberatak na firmową sieć?

    Cyberatak na firmową sieć. W trakcie pandemii ponad połowa polskich firm (54%) zauważyła wzrost liczby cyberataków. W opublikowanej w maju br. analizie Active Adversary Playbook 2021 analitycy ujawniają, że przestępcy zostają wykryci średnio dopiero po 11 dniach od przeniknięcia do firmowej sieci. W tym czasie mogą swobodnie poruszać się po zasobach i wykradać dane przedsiębiorstwa. Coraz trudniej namierzyć złośliwą działalność, jednak pomocna w tym zakresie może okazać się pandemia. W ubiegłym roku wzrosły bowiem umiejętności i szybkość reagowania zespołów IT.

    Kasa fiskalna online - serwis klimatyzacji w samochodach

    Kasa fiskalna online. Czy prowadząc działalność w ramach punktu serwisowego klimatyzacji w samochodach osobowych podatnik jest zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej online?

    CIT-8 za 2020 r. - wersja elektroniczna opublikowana

    CIT-8 za 2020 r. Ministerstwo Finansów opublikowało cyfrową wersję (30) CIT-8. Zrobiło to po trzech miesiącach od zapowiedzi, za to na dwa tygodnie przed upływem terminu na złożenie tego zeznania.

    Firmy z branży beauty nie mają kas fiskalnych online

    Kasy fiskalnej online. Co trzecia firma z branży kosmetycznej nie ma kasy fiskalnej online, która od 1 lipca 2021 r. będzie obowiązkowa - wskazała inicjatywa Beauty Razem. Branża apeluje do Ministra Finansów o przesunięcie o pół roku terminu obowiązkowej instalacji urządzeń.

    Jak firmy wpływają na edukację ekologiczną?

    Zrównoważony rozwój trafia do domu Kowalskich, czyli jak firmy i marketing wpływają na edukację ekologiczną.

    Zmiany w deklaracjach akcyzowych od 1 lipca 2021 r.

    Zmiany w deklaracjach akcyzowych. Ministerstwo Finansów udzieliło informacji i wyjaśnień odnośnie obowiązujących od 1 lipca 2021 r. zmian w zakresie deklaracji podatkowych w podatku akcyzowym. Zmiany te są wprowadzane do ustawy z 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym przez ustawę z 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowymi oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 694).

    Podmioty akcyzowe - aktualizacja zgłoszeń rejestracyjnych do 30 czerwca 2021 r.

    Podmioty akcyzowe już zarejestrowane muszą dokonać aktualizacji zgłoszeń rejestracyjnych do 30 czerwca 2021 r. Aktualizacja to efekt uruchomienia Centralnego Rejestru Podmiotów Akcyzowych (CRPA).

    Interpretacja 590, czyli porozumienie inwestycyjne z MF

    Interpretacja 590 (porozumienie inwestycyjne) oznacza wiążącą opinię dla inwestorów strategicznych o wszystkich skutkach podatkowych planowanej inwestycji. Jest to nowe rozwiązanie zaproponowane w ramach Polskiego Ładu. Na czym konkretnie będzie polegało? Kiedy wejdzie w życie?

    Polski Ład - ryczałt szansą dla przedsiębiorców?

    Polski Ład - ryczałt. Konferencja Premiera Mateusza Morawieckiego z 2 czerwca br. na temat Polskiego Ładu przyniosła nowe wskazówki odnośnie zmiany zasad opodatkowania jednoosobowych działalności gospodarczych od 2022 r. Z zapowiedzi wynika, że promowaną przez rządzących formą opodatkowania zarobków przedsiębiorców podatkiem PIT będzie ryczałt.

    Podatkowe Grupy Kapitałowe - zmiany w ramach Polskiego Ładu

    Podatkowe Grupy Kapitałowe. Ministerstwo Finansów poinformowało o planowanych ułatwieniach dla Podatkowych Grup Kapitałowych (PGK) w ramach Polskiego Ładu: obniżenie minimalnego kapitału zakładowego uprawniającego do stworzenia PGK, więcej możliwości w powiązaniach spółek, zlikwidowanie warunku rentowności, korzystniejsze warunki rozliczania strat.

    Profil zaufany - zmiany od 17 czerwca 2021 r.

    Profil zaufany. Od 17 czerwca 2021 r. w trakcie wideospotkania z urzędnikiem będzie można założyć tradycyjny, a nie tymczasowy profil zaufany (PZ) - poinformowała Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. Ponadto od 17 czerwca wydane wcześniej tymczasowe PZ staną się "tradycyjnymi" profilami zaufanymi, ważnymi przez 3 lata (tymczasowy profil był ważny tylko 3 miesiące).

    Polski Ład. Tworzenie Grup VAT

    Tworzenie Grup VAT (PGK VAT) to nowe rozwiązanie Polskiego Ładu, w ramach którego spółki należące do podatkowej grupy kapitałowej nie będą musiały w transakcjach między sobą rozliczać VAT. Na czym będzie polegało tworzenie Grupy VAT? Od kiedy będzie to możliwe?

    Fundacja rodzinna z ulgą repolonizacyjną

    Fundacje rodzinne. Propozycje zawarte w projekcie ustawy o fundacji rodzinnej zostały uzupełnione; ich skutkiem ma być niższe niż w oryginalnym projekcie opodatkowanie fundacji rodzinnych. Planowane jest m.in. wprowadzenie ulgi repolonizacyjnej, skierowanej do osób które chciałyby przenieść kapitał gromadzony w zagranicznych fundacjach czy trustach do polskiej fundacji rodzinnej.

    Wpłaty do PPK - kiedy pobrać zaliczkę na PIT?

    Wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę stanowią przychód pracownika oszczędzającego w PPK (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Oznacza to, że pracodawca powinien naliczyć i pobrać od tych wpłat zaliczkę na PIT zgodnie z obowiązującą danego pracownika skalą podatkową (17% lub 32%).

    Składka na ubezpieczenie zdrowotne a PIT w 2022 roku – jak być powinno

    Składka na ubezpieczenie zdrowotne a PIT. Jak rozwiązać problem składki na ubezpieczenie zdrowotne w nowym systemie opodatkowania dochodów osób fizycznych (PIT), który ma obowiązywać od 2022 roku? Profesor Witold Modzelewski proponuje, by – przy spełnieniu dwóch innych warunków - kwota składki była dla wszystkich podatników kosztem uzyskania przychodów lub była wyłączona z podstawy opodatkowania.

    Opłata reprograficzna a komputery przenośne i stacjonarne

    Opłata reprograficzna nie powinna dotyczyć komputerów przenośnych i stacjonarnych, natomiast w przypadku pozostałych urządzeń i nośników powinna być znacznie obniżona - uważa Konfederacja Lewiatan.

    Polski Ład: Investor Desk, Interpretacja 590, PGK VAT i inne udogodnienia dla inwestorów

    Polski Ład: Investor Desk, Interpretacja 590, PGK VAT i inne udogodnienia dla inwestorów. Ministerstwo Finansów informuje, że w ramach Polskiego Ładu zostaną wdrożone nowe rozwiązania prawne i organizacyjne mające na celu przyciąganie do Polski strategicznych inwestorów. Już w 2022 roku kompleksowa i szybka obsługa inwestorów ma stać się (wg zamierzeń MF i Rządu) wizytówką naszego kraju. Uruchomiony zostanie tzw. Investor Desk i Interpretacja 590. Będą też korzystne rozwiązania podatkowe dla holdingów (w tym PGK VAT) i zachęta do inwestycji dla instytucji finansowych.

    KSR „Przychody ze sprzedaży wyrobów, półproduktów, towarów i materiałów”

    KSR „Przychody ze sprzedaży wyrobów, półproduktów, towarów i materiałów” - to nowy standard rachunkowości, którego projekt został właśnie skierowany do dyskusji publicznej. Termin zgłaszania uwag do projektu upływa 8 sierpnia 2021 r. Co zawiera nowy KSR?

    SLIM VAT 2. Korekta deklaracji importowej

    SLIM VAT 2 zawiera rozwiązanie, które umożliwi podatnikowi rozliczającemu podatek z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej dokonania korekty deklaracji, w sytuacji gdyby w pierwotnej deklaracji nie rozliczył w prawidłowej wysokości podatku.

    Kolejne deklaracje akcyzowe z podpisem elektronicznym

    Deklaracje akcyzowe z podpisem elektronicznym. Ministerstwo Finansów planuje poszerzenie listy deklaracji podatkowych, które mogą być podpisywane elektronicznie o deklaracje akcyzowe AKC-UAKZ i AKC-KZ. Ponadto możliwe będzie opatrywanie podpisem zaufanym albo podpisem osobistym - deklaracji uproszczonej w sprawie podatku akcyzowego od samochodów osobowych (AKC-US) oraz podań w sprawach dotyczących podatku akcyzowego − przesyłanych przez Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych.

    Nadużywanie prawa przez organy podatkowe będzie utrudnione

    Postępowanie podatkowe. Fiskus decydując się na bezpodstawne wszczęcie postępowania podatkowego naraża się na ryzyko uchylenia decyzji administracyjnej i utratę kompetencji do zmiany rozliczenia podatkowego podatnika.