W jaki sposób należy dokonać korekty przekazanych do ZUS dokumentów rozliczeniowych w związku ze zwrotem przez pracownika wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego

RADA

W przypadku gdy były pracownik zwróci wynagrodzenie za czas urlopu szkoleniowego, pracodawca powinien skorygować złożone za tego pracownika raporty ZUS RCA, przekazane za miesiące, w których pracownik uzyskał to wynagrodzenie, wykazując podstawę wymiaru składek pomniejszoną o kwotę tego wynagrodzenia. Korekty będą również wymagały złożone za te miesiące deklaracje ZUS DRA.

UZASADNIENIE

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. W szczególności są nią wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika wynagrodzenie za pracę, za czas urlopu wypoczynkowego czy też szkoleniowego. W przypadku zwrotu przez pracownika wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego kwota tego wynagrodzenia nie stanowi już przychodu ze stosunku pracy, a w konsekwencji podstawy wymiaru składek na jego ubezpieczenia społeczne. Nie zawsze jednak pracodawca ma w takim przypadku obowiązek skorygowania dokumentów rozliczeniowych.

Jeżeli wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego zwraca były pracownik, za którego pracodawca już nie rozlicza składek na ubezpieczenia społeczne, to obowiązkiem pracodawcy jest dokonać korekty tych raportów ZUS RCA, w których zwrócone wynagrodzenie zostało wykazane jako podstawa wymiaru składek. W raportach tych podstawę wymiaru składek należy zmniejszyć o kwotę zwróconego przez pracownika wynagrodzenia. Korekta raportów ZUS RCA pociągnie za sobą także obowiązek stosownego skorygowania deklaracji ZUS DRA, do których te raporty były dołączone.

Pracodawca nie ma natomiast obowiązku korygowania wyżej wymienionych dokumentów rozliczeniowych, jeżeli zwrotu wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego dokonuje pracownik, który pozostaje z nim w stosunku pracy. W takim przypadku pracodawca powinien o kwotę zwracanego wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego pomniejszyć podstawę wymiaru składek wykazywaną w bieżąco składanym raporcie ZUS RCA. Tak samo powinien postąpić pracodawca, który co prawda nie pozostaje już w stosunku pracy z pracownikiem zwracającym wynagrodzenie, ale rozlicza za niego składki za okres po ustaniu stosunku pracy (np. składki należne od zaległego wynagrodzenia za pracę). Taki pracodawca również powinien o kwotę zwróconego wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego pomniejszyć podstawę wymiaru składek wykazywaną w bieżąco składanych dokumentach rozliczeniowych.

- art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1-2, art. 20 ust. 1, art. 41 ust. 6 oraz 47 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 115, poz. 793

Piotr Kostrzewa

ekspert w zakresie ubezpieczeń społecznych