Czy trzeba zwracać koszty przejazdu pracownikowi, który w podróż służbową wyjechał wcześniej, niż powinien

RADA

Zwrot kosztów podróży pracownikowi w takiej sytuacji przysługuje, gdyż faktycznie poniósł on koszty związane z dojazdem na miejsce docelowe podróży służbowej. Nie będzie jednak uprawniony do innych świadczeń „delegacyjnych” za czas poprzedzający godzinę wyjazdu wskazaną w poleceniu wyjazdu służbowego.

UZASADNIENIE

Sytuacje przedstawione w pytaniu występują stosunkowo często w praktyce. Pracownicy, jadąc do określonego miasta (do którego są delegowani), pozostają tam dłużej na weekend, rozpoczynają tam wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego, a także - jak w sytuacji przedstawionej w pytaniu - jadą z różnych powodów wcześniej.

W takich przypadkach należy uznać, że zwrot kosztów samego przejazdu, chociaż nastąpił wcześniej, czyli przed datą wskazaną na poleceniu wyjazdu (lub później, jeżeli pracownik później wraca z delegacji), będzie przysługiwać. Pracownik pokonuje bowiem tę samą drogę, ponosi te same koszty, jakie poniósłby, udając się do danej miejscowości. Brak rozliczenia powodowałby sytuację, w której pracownik rzeczywiście odbywający delegację miałby niezwrócony koszt przejazdu w podróży służbowej, co z punktu widzenia przepisów dotyczących zwrotu kosztów delegacji byłoby niedopuszczalne.

Ponieważ pracownik przedstawia bilety z inną (wcześniejszą) datą wyjazdu, niezbędne jest pobranie od niego oświadczenia, że wcześniejszy okres spędzony w danej miejscowości to „część prywatna” wyjazdu. Pracownikowi nie będą bowiem za ten czas (czas poprzedzający rozpoczęcie podróży służbowej wskazany na poleceniu wyjazdu) przysługiwały inne świadczenia delegacyjne (dieta, rozliczenie kosztów noclegu). Informacja ta uniemożliwi zarzucenie Państwu, że nieprawidłowo (zaniżając je) wypłaciliście pracownikowi świadczenia delegacyjne.

W przypadku korzystania z komunikacji publicznej zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Podróżą służbową będzie zatem np. wyjazd pracownika z miejscowości, w której ma on stałe miejsce pracy, do miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Polecenie udania się w delegację powinno zawierać podstawowe informacje związane z wyjazdem, m.in.:

• wskazanie miejsca rozpoczęcia podróży służbowej,

• określenie środka transportu ,

• wskazanie terminu wyjazdu,

• określenie czasu, w jakim delegacja ma trwać.

• art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Dz.U. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 181, poz. 1288

• § 3-5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - Dz.U. Nr 336, poz. 1990; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 226, poz. 1661

Marek Rotkiewicz

właściciel biura doradztwa prawno-kadrowego