REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO - przetwarzanie i ochrona danych osobowych osób rekrutowanych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
RK Legal
Od 18 lat wspieramy biznes naszych klientów
RODO - przetwarzanie i ochrona danych osobowych osób rekrutowanych
RODO - przetwarzanie i ochrona danych osobowych osób rekrutowanych

REKLAMA

REKLAMA

23 stycznia 2019 roku Minister Cyfryzacji wydał objaśnienia prawne dla przedsiębiorców, dotyczące przetwarzania danych osobowych osób rekrutowanych, zawartych w CV czy listach motywacyjnych. Materiał ten jest istotną wskazówką dla działów kadrowych w procesach związanych z poszukiwaniem i zatrudnieniem kandydatów. Co ważniejsze, zastosowanie się do objaśnień daje przedsiębiorcy gwarancję uniknięcia kar związanych z nieprzestrzeganiem przepisów RODO.

REKLAMA

Objaśnienia prawne zostały wydane przez Ministra Cyfryzacji na podstawie art. 33 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, na wniosek Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców. Dotyczą one sposobu gromadzenia danych osób, które ubiegały się o zatrudnienie u pracodawcy, dozwolonego okresu przechowywania tych danych oraz formy wyrażenia zgody na ich przetwarzanie.

REKLAMA

Zgodnie z treścią objaśnień, dane zawarte w dokumentach rekrutacyjnych osób zatrudnionych mogą być przez pracodawcę przetwarzane przez okres konieczny dla wykonania zawieranej z pracownikiem umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a po jej rozwiązaniu w celu ochrony przed mogącymi się pojawić roszczeniami, w zakresie prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez pracodawcę (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Objaśnienia dotyczą jednak także tego, przez jaki czas mogą być przechowywane dane kandydata, z którym umowa nie została zawarta. Po zakończeniu rekrutacji przetwarzanie takich danych nie jest już niezbędne do podjęcia czynności przygotowujących do podpisania umowy czy jej wykonania. Pracodawca wybrał bowiem na dane stanowisko innego kandydata.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Serwis Kadry

REKLAMA

W praktyce zdarza się, że pracodawca otrzymuje dokumenty od osób zainteresowanych nawiązaniem współpracy, mimo że nie prowadzi aktualnie rekrutacji. Dokumenty te zawierają dane osobowe kandydatów. O ile wyrażą oni pisemną zgodę na przetwarzanie danych osobowych, pracodawca jest w stanie wykazać podstawę prawną przetwarzania zawartych tam danych (art. 6 ust. 1 lit a RODO).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Może się jednak zdarzyć, że osoba zainteresowana zatrudnieniem nie złoży pisemnej zgody. W takim przypadku przedsiębiorca może usunąć taką dokumentację lub odesłać ją do osoby zainteresowanej. Jak wynika z treści objaśnień, może on jednak także zachować otrzymaną dokumentację. Fakt bowiem, że dana osoba przekazała dokumenty rekrutacyjne, jest równoznaczny z wyrażeniem przez nią zgody na wykorzystanie zawartych tam danych osobowych w procesach zmierzających do zatrudnienia. Zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO zgoda osoby, której dane dotyczą oznacza bowiem dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. W takim przypadku dokumenty mogą być przechowywane przez pracodawcę do czasu odwołania zgody przez osobę, która je przesłała. Przedsiębiorca powinien także udokumentować okoliczności związane z wyrażoną (wyraźnie lub w sposób dorozumiany) zgodą. Dokumenty, które zostały przekazane przez kandydata, a co do których ma on pewność, że nie będą w zakresie przyszłych rekrutacji wykorzystane, powinny zostać usunięte.

Jeżeli przedsiębiorca otrzymuje dokumenty od kandydatów aplikujących w konkretnym procesie rekrutacyjnym, podstawą przetwarzania ich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przetwarzanie tych danych jest więc niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy. W takim przypadku nie jest więc wymagana dodatkowa zgoda kandydata na przetwarzanie zawartych w CV czy liście motywacyjnym danych osobowych. Dane zgromadzone w ten sposób można przetwarzać do czasu zakończenia konkretnego procesu rekrutacyjnego. Jeżeli więc pracodawca będzie chciał zachować otrzymane dokumenty na potrzeby przyszłych procesów, zobowiązany jest do uzyskania zgody kandydata na takie działanie. Jeżeli takiej zgody nie uzyskał, może przechowywać te dokumenty wyłącznie w celach ochrony przed ewentualnymi roszczeniami mogącymi pojawić się w związku z prowadzoną uprzednio rekrutacją. W tym przypadku podstawą przetwarzania danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes niedoszłego pracodawcy, czyli ochrona przed ewentualnymi przyszłymi roszczeniami osoby, która nie została zatrudniona.

Działanie takie dopuszczalne będzie jednak jedynie wówczas, gdy dana osoba uczestniczyła w konkretnym procesie rekrutacyjnym oraz mogła podejrzewać, że jej dane będą przetwarzane przez administratora. Wykazanie tych przesłanek w większości przypadków nie powinno być jednak nadmiernie utrudnione. Maksymalny czas przechowywania takich dokumentów rekrutacyjnych wynosi wówczas trzy lata. Okres ten może być jednak krótszy, o ile w praktyce działalności przedsiębiorcy nie zdarzyła się sytuacja, by ewentualne roszczenia z tytułu prowadzonej rekrutacji pojawiły się w okresie późniejszym niż kilka miesięcy po jej zakończeniu. Wówczas wewnętrzne procedury powinny przewidywać racjonalny, kilkumiesięczny okres retencji takich dokumentów. Obowiązkiem administratora danych będzie też dokonanie oceny ryzyka i ustalenie okresu przetwarzania danych, który odpowiada rzeczywistym zagrożeniom, uwzględniając doświadczenia z pojawiających się roszczeń. Dopuszczalne jest też poinformowanie kandydata, że niepodniesienie zarzutów dotyczących rekrutacji w określonym czasie po odmowie zatrudnienia zostanie uznane za domniemanie braku takowych, a dane osobowe zostaną usunięte. Z dokumentów rekrutacyjnych uzyskanych w ramach konkretnego procesu zatrudnienia skorzystać będzie można nie tylko w celu obrony przed roszczeniami kandydatów, wynikającymi przede wszystkim z zakazem dyskryminacji. Zgodnie z objaśnieniami Ministra Cyfryzacji, dopuszczalny jest także kontakt potencjalnego pracodawcy z pozostałymi kandydatami, gdy okaże się, że osoba zakwalifikowana jednak nie podjęła pracy. Podstawą w tym przypadku byłby nie tylko prawnie uzasadniony interes potencjalnego pracodawcy, ale również kandydatów.

W objaśnieniach wydanych przez Ministra Cyfryzacji zawarto trzy praktyczne przykłady, obrazujące powyższe zasady. Dla lepszego zrozumienia intencji i sensu objaśnień, przytaczam je w całości poniżej:

Sytuacja 1:

Na recepcję firmy zgłasza się osoba, która jest zainteresowana pracą, mimo że w chwili obecnej nie jest prowadzona rekrutacja na żadne stanowisko. Chce jednak zostawić swoje CV, na którym nie ma pisemnej informacji, że zgadza się na przetwarzanie danych osobowych we wszystkich rekrutacjach w tej firmie – informuje o tym tylko ustnie recepcjonistkę.

Rekomendowane działanie: Od takiej osoby należy odebrać w pisemnej formie utrwalonej dla celów dowodowych (np. odręczne oświadczenie na pozostawianych dokumentach) potwierdzenie zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji organizowanych przez danego przedsiębiorcę  (odbierającego oświadczenie), oraz dopełnić obowiązku informacyjnego na podstawie art. 13 RODO. Może być on zrealizowany poprzez zamieszczenie stosownej informacji na ladzie recepcji, o ile precyzyjnie informuje o treściach przewidzianych w art. 13 RODO. W ramach tego obowiązku należy poinformować m.in. o podstawie prawnej przetwarzania danych, tj. że jest nią art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Mając na względzie udział tej osoby w przyszłych rekrutacjach oraz fakt, że osoba ta może nie uzyskać pracy w wyniku rekrutacji warto już na tym etapie zagwarantować sobie prawo do przetwarzania danych dla celów ewentualnego dochodzenia roszczeń - jako podstawę dla tego celu wskazując przy tej okazji również art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. prawnie uzasadniony interes administratora).

Sytuacja 2:

Do firmy drogą mailową przesłane zostaje CV wraz z informacją w treści maila, że osoba chciałaby być uwzględniania w ewentualnych przyszłych rekrutacjach.

Rekomendowane działanie: Wiadomość taka powinna zostać uznana za zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez potencjalnego pracodawcę w celach związanych z organizacją naborów pracowników. Dodatkowo należy (podobnie jak we wcześniejszym przypadku) dopełnić obowiązku informacyjnego na podstawie art. 13 RODO. W ramach tego obowiązku należy poinformować m.in., o  podstawie prawnej przetwarzania danych, tj. iż jest nią wspomniany wcześniej art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Podobnie jak w sytuacji opisanej powyżej, mając na względzie udział tej osoby w przyszłych rekrutacjach oraz fakt, że osoba ta może nie uzyskać pracy w wyniku udziału w naborach, warto już na tym etapie zagwarantować sobie prawo do przetwarzania danych dla celów ewentualnego dochodzenia roszczeń - jako podstawę dla tego celu wskazując przy tej okazji również art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. prawnie uzasadniony interes administratora).

Sytuacja 3:

Do firmy zostaje przesłane CV w związku z jedną konkretną rekrutacją, bez informacji, że dana osoba chce brać udział w przyszłych procesach rekrutacji w danej firmie. Oferta pracy dotyczy kierowniczego stanowiska z wysokim wynagrodzeniem i istnieje ryzyko, że osoby, które nie zostaną wybrane będą domagały się wyjaśnień.

Rekomendowane działanie: Od takiej osoby nie ma potrzeby uzyskiwania zgody na przetwarzanie jej danych osobowych. Podstawą przetwarzania w tym przypadku jest art. 221 § 1 Kodeksu pracy, a w zakresie dodatkowych danych - przede wszystkim niezbędność podjęcia działań przed zawarciem umowy tj. art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeśli kandydat nie zostanie zatrudniony, potencjalny pracodawca nadal ma prawo do przechowywania danych w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami. Takie dalsze przechowywanie danych osobowych wynika z prawnie uzasadnionych interesów (tj. na podstawie i z uwzględnieniem treści art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wystarczy zatem dopełnienie wobec tej osoby obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO. Każdy ze wskazanych celów przetwarzania w tym przypadku wynika z innej podstawy prawnej, o czym należy poinformować kandydata.

Objaśnienia wydane przez Ministerstwo Cyfryzacji wydane zostały na podstawie art. 33 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców. Pełna treść objaśnień dostępna jest na stronie Biuletynu Informacji Publicznej: https://mc.bip.gov.pl/objasnienia-prawne/objasnienia-prawne.html. Objaśnienia te stanowią wyjaśnienia przepisów regulujących podejmowanie, wykonywanie lub zakończenie działalności gospodarczej, dotyczące praktycznego ich stosowania. Ich celem jest zapewnienie jednolitego stosowania przepisów prawa z zakresu działalności gospodarczej. Przy ich wydawaniu uwzględnia się w szczególności orzecznictwo sądów, orzecznictwo Trybunału Konstytucyjnego i Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Objaśnienia prawne nie są wiążące dla przedsiębiorcy, jednakże nie może on być obciążony sankcjami administracyjnymi, finansowymi lub karami w zakresie, w jakim zastosował się do treści objaśnień prawnych, ani daninami w wysokości wyższej niż wynikająca z tych objaśnień. Wynika to z art. 35 ust. 3 powoływanej ustawy. Przedsiębiorca, który zastosuje się do wytycznych wynikających z objaśnień nie będzie więc ponosił negatywnych konsekwencji swego zachowania podjętego zgodnie ze wskazaniami zawartymi w objaśnieniu. Stosowanie się do wydanych objaśnień znacząco zmniejsza więc ryzyka związane z potencjalnymi sankcjami administracyjnymi za naruszenie przepisów RODO.

dr Jan Prasałek, adwokat

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Praktyczne aspekty korzystania z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

Stawka VAT 0%: Jak poprawnie udokumentować dostawę wewnątrz UE, by nie stracić na podatku?

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) może być opodatkowana stawką VAT 0%, ale tylko pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych. Sprawdź, czym dokładnie jest WDT, jakie dokumenty są niezbędne, by transakcja była zgodna z przepisami i jak uniknąć pułapek, które mogą skutkować dodatkowymi kosztami podatkowymi.

Urlop na samozatrudnieniu (kontrakt B2B) - o czym warto wiedzieć?

Zmęczenie i potrzeba oddechu od maili, telefonów i projektów to uczucia, które dobrze zna nie tylko pracownik etatowy. Coraz więcej samozatrudnionych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze przyznaje wprost: chcieliby odpocząć, ale mają wątpliwości, co będzie się działo z ich firmą podczas dłuższej nieobecności. Często nie wiedzą nawet, jakie prawa do odpoczynku im przysługują. Wyjaśniamy, jakie mechanizmy prawne, podatkowe oraz organizacyjne mogą pomóc przedsiębiorcy złapać oddech.

REKLAMA

30-krotność ZUS 2025. Limit 30-krotności - ile wynosi? Kogo dotyczy przekroczenie składek ZUS? Co zrobić jeśli nastąpi przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek ZUS?

W 2025 roku limit składek ZUS na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został już ustalony. Po jego przekroczeniu składki nie są już naliczane – ale uwaga: za błędy w rozliczeniach może odpowiadać pracownik. Sprawdź, co oznacza 30-krotność ZUS, jak się liczy limit, kto go pilnuje i co zrobić, gdy opłaciłeś składki ponad próg.

Raz w roku wakacje od płacenia składek. Budżet państwa zapłaci za ciebie. ZUS przypomina kto ma prawo do tej ulgi i jak ją uzyskać w 2025 roku

Letnie wakacje to doskonały czas na odpoczynek nie tylko od pracy, ale również od spraw finansowych związanych z prowadzeniem własnej działalności. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że mikroprzedsiębiorcy wpisani do CEIDG oraz komornicy sądowi mogą skorzystać z wakacji składkowych. Od uruchomienia programu w listopadzie 2024 roku ZUS przyjął już niemal 2 miliony wniosków.

KSeF: Podatkowa rewolucja od 1 lutego 2026! Księgowi alarmują: chaos, niejasne przepisy i strach przed zmianami

Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla największych firm, a dwa miesiące później dla całej reszty przedsiębiorców. Mimo zbliżającego się terminu, wciąż brakuje ostatecznych przepisów, a dokumentacja techniczna nie rozwiewa wszystkich wątpliwości. Księgowi biją na alarm – obawiają się chaosu organizacyjnego, przeciążenia obowiązkami i braku jasnych wytycznych. Przedsiębiorców czeka rewolucja, na którą wielu z nich wciąż nie jest gotowych.

Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

REKLAMA

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

REKLAMA