REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązki pracodawcy wobec pracowników nowo zatrudnionych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 Systim
Księgowość przez Internet – online
Obowiązki pracodawcy wobec pracowników nowo zatrudnionych /fot. Shutterstock
Obowiązki pracodawcy wobec pracowników nowo zatrudnionych /fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Zawarcie stosunku pracy niesie ze sobą wiele obowiązków dla pracodawcy wobec osoby nowo zatrudnianej, można je podzielić na czynności jednorazowe, jak i te wykonywane przez cały okres zawarcia stosunku pracy. Obowiązki wszystkich pracodawców z zasady są takie same, mogą się one jednak nieco różnić ze względu na wielkość przedsiębiorstwa.

Zapoznanie pracownika ze strukturą prawa wewnętrznego przedsiębiorstwa

Pracodawca ma obowiązek przedstawić pracownikowi dokładne zasady jego zatrudnienia, przepisy bhp oraz wdrożyć w regulamin i przepisy funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zapoznanie z każdym z wymienionych zbiorów zasad musi być potwierdzone przez pracownika na piśmie. Każdy pracodawca zobowiązany jest do przedstawienia nowo zatrudnionemu pracownikami, maksymalnie w terminie 7 dni od momentu zatrudnienia, informacji o warunkach zatrudnienia, która powinna zawierać informacje o:

REKLAMA

  • częstotliwości wypłat wynagrodzenia,
  • normie czasu pracy,
  • wymiarze przysługującego urlopu,
  • długości okresu wypowiedzenia,

Dodatkowo, dla pracodawców bez ustalonego regulaminu zakładowego (poniżej 50 pracowników), informacje o warunkach zatrudnienia powinny zawierać:

  • czas pracy nocnej,
  • wykładnia sposobu potwierdzania obecności pracownika i przekazywania informacji o nieobecnościach,
  • sposobu, czasu i miejsca wypłaty wynagrodzenia.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie szkolenia z dziedziny bezpieczeństwa i higieny pracy każdemu zatrudnianemu pracownikowi, które musi informować o przepisach oraz zasadach wykonywania pracy na danym stanowisku. Szkolenie powinno odbyć się w godzinach pracy pracownika oraz na koszt pracodawcy. Pracownik nie ma prawa rozpocząć pracy na nowym stanowisku bez przeszkolenia bhp. Szkolenie powinno zawierać informacje o charakterze ogólnym, jak i konkretnie dotyczącym zajmowanego przez pracownika stanowiska. W przypadku przedsiębiorstwa zatrudniającego do 10 osób szkolenie może przeprowadzić pracodawca, w przypadku większej ilości pracowników musi posiadać do tego odpowiednie kwalifikacje. Pracodawcy zatrudniający powyżej  100 osób zobowiązani są utworzyć służbę bhp, która zajmuje się wykonywaniem zadań związanych z tą dziedziną.

Badania profilaktyczne

Przed rozpoczęciem stosunku pracy, jak i w trakcie jego trwania, konieczne jest przeprowadzenie badań profilaktycznych, mających na celu stwierdzenie ewentualnych przeciwwskazań do wykonywania przez pracownika zleconej mu pracy na danym stanowisku. Badaniom wstępnym poddać się muszą wszyscy nowo zatrudnieni pracownicy, wyjątkami w tym przypadku są osoby, które w przeciągu 30 dni od wygaśnięcia lub zakończenia ostatniej umowy o pracę, podejmą pracę u tego samego pracodawcy oraz na stanowisku o takich samych warunkach pracy. Brak obowiązku dotyczy również sytuacji, w której pracownik posiada zaświadczenie lekarskie niezawierające przeciwwskazań do podjęcia pracy na danym stanowisku (dotyczy również okresu maksymalnie do 30 dni od zakończenia/wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy). Częstotliwość badań okresowych wskazuje lekarz sprawujący opiekę profilaktyczną nad pracownikami przedsiębiorstwa. W przypadku absencji pracownika z powodów zdrowotnych powyżej 30 dni konieczne jest przejście badań kontrolnych, przed planowanym powrotem do pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Prowadzenie akt osobowych pracownika

Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji każdego pracownika oddzielnie, bez względu na ilość zatrudnionych osób. Według art. 281 pkt 7 k.p. za nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy grozi grzywna od 1000 zł do 30000 zł. Akta powinny składać się z trzech części:

- część A: ubieganie się o zatrudnienie, np.:

  • kwestionariusz osobowy,
  • dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia/świadectwa pracy,
  • wstępne badanie lekarskie,
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe kandydata,
  • inne dokumenty potwierdzające umiejętności/świadectwa ukończenia poziomów edukacji/inne świadectwa pracy,

- część B: nawiązanie i odbywanie stosunku pracy np.:

  • zawarta umowa stosunku pracy i jej warunki,
  • potwierdzenie pracownika dotyczące przepisów i szkolenia bhp oraz przepisów wewnątrzzakładowych,
  • zakres obowiązków pracownika (jeżeli nie jest zawarty w umowie),
  • poświadczenia podwyższania kwalifikacji,
  • dokumenty dotyczące nagród/kar pracowniczych,
  • dokumenty dotyczące korzystania z urlopów,
  • dokumenty poświadczające powierzenie pracownikowi mienia,
  • umowa dotycząca zakazu konkurencji (jeżeli nie została w umowie o zawarciu stosunku pracy)
  • badania okresowe,

- część C: zakończenie stosunku pracy m.in.:

  • wypowiedzenie/rozwiązanie stosunku pracy,
  • kopia świadectwa pracy.

Dodatkowo, pracodawca zobowiązany jest prowadzić dokumentację pracowniczą składającą się z:

  • karty ewidencji pracy,
  • planu urlopów,
  • rejestr wypłat wynagrodzenia i ekwiwalentów pieniężnych,
  • rejestr wypadków przy pracy,
  • ewidencję przydziału środków ochrony indywidualnej (w tym odzież i obuwie robocze; dotyczy również  rejestru ekwiwalentów pieniężnych),
  • rejestr prac zagrażających zdrowiu pracowników,
  • rejestr zachorowań na choroby zawodowe.

Ubezpieczenie zdrowotne i społeczne

Obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego istnieje od momentu rozpoczęcia stosunku pracy do jego zakończenia i bezwzględnie podlega mu każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Pracodawca w terminie 7 dni od rozpoczęcia stosunku pracy zobowiązany jest do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych poprzez druk ZUS ZUA. Zgłoszenie powinno być podpisane zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę i powinno zawierać:

  • PESEL (jeżeli nie posiada- serię i numer dowodu/paszportu),
  • datę urodzenia,
  • imiona i nazwisko (również rodowe),
  • adres zameldowania (adres zamieszkania/korespondencji- jeżeli różnią się od adresu zameldowania),
  • obywatelstwo,
  • płeć,
  • stopień niepełnosprawności,
  • posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty.

Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Nowe obowiązki pracodawców i płatników

Pracodawca jest również zobowiązany do zgłoszenia do ubezpieczenia członków rodziny pracownika, natomiast to pracownik zobowiązany jest do poinformowania pracodawcy o posiadaniu uprawnionych do ubezpieczenia członków rodziny w terminie do 7 dni od powstania okoliczności powodujących możliwość zgłoszenia. Do członków rodziny, których dotyczy ubezpieczenie, zalicza się:

  • małżonka,
  • dziecko (własne/małżonka/przysposobione/adoptowane/obce w przypadku rodziny zastępczej lub w ramach rodzinnego domu dziecka) do 18 roku życia (do 26 roku życia, jeżeli kontynuuje naukę/ bez względu na wiek w przypadku orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności),
  • krewnych pozostających z osobą ubezpieczaną we wspólnym gospodarstwie domowym.

Podatek dochodowy od osób fizycznych

Pracodawca jest również zobowiązany  pobierać zaliczki na podatek dochodowy wszystkich swoich pracowników uzyskujących przychody ze stosunku pracy. W związku ze zmianą przepisów wprowadzoną 1 sierpnia 2019 roku, osoby poniżej 26 roku życia zwolnione są z podatku PIT. Składki podatkowe za 2019 rok mogą być wypłacane miesięcznie (po wystosowaniu przez pracownika odpowiedniego zaświadczenia) jako składowa wynagrodzenia lub w całości jako zwrot podatku w zeznaniu rocznym za rok 2019. Od stycznia 2020 roku składki dla osób zatrudnionych o umowę o pracę lub zlecenie nie będą pobierane.

Szymon Kwasigroch
SYSTIM.PL

Zobacz także: Kadry

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Badania techniczne od 19 września. Nowe stawki dla kierowców!

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

KSeF i słaby Internet? To może być problem dla Twojej firmy, ale jest rozwiązanie

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF od 2026 r. ma być rewolucją w rozliczeniach VAT, ale wielu przedsiębiorców obawia się braku stabilnego Internetu, szczególnie w mniejszych miejscowościach. Posłanka Iwona Krawczyk pyta ministra finansów o rozwiązania awaryjne i wsparcie dla firm. Znamy odpowiedź resortu.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA