REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązki pracodawcy wobec pracowników nowo zatrudnionych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 Systim
Księgowość przez Internet – online
Obowiązki pracodawcy wobec pracowników nowo zatrudnionych /fot. Shutterstock
Obowiązki pracodawcy wobec pracowników nowo zatrudnionych /fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Zawarcie stosunku pracy niesie ze sobą wiele obowiązków dla pracodawcy wobec osoby nowo zatrudnianej, można je podzielić na czynności jednorazowe, jak i te wykonywane przez cały okres zawarcia stosunku pracy. Obowiązki wszystkich pracodawców z zasady są takie same, mogą się one jednak nieco różnić ze względu na wielkość przedsiębiorstwa.

Zapoznanie pracownika ze strukturą prawa wewnętrznego przedsiębiorstwa

Pracodawca ma obowiązek przedstawić pracownikowi dokładne zasady jego zatrudnienia, przepisy bhp oraz wdrożyć w regulamin i przepisy funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zapoznanie z każdym z wymienionych zbiorów zasad musi być potwierdzone przez pracownika na piśmie. Każdy pracodawca zobowiązany jest do przedstawienia nowo zatrudnionemu pracownikami, maksymalnie w terminie 7 dni od momentu zatrudnienia, informacji o warunkach zatrudnienia, która powinna zawierać informacje o:

REKLAMA

REKLAMA

  • częstotliwości wypłat wynagrodzenia,
  • normie czasu pracy,
  • wymiarze przysługującego urlopu,
  • długości okresu wypowiedzenia,

Dodatkowo, dla pracodawców bez ustalonego regulaminu zakładowego (poniżej 50 pracowników), informacje o warunkach zatrudnienia powinny zawierać:

  • czas pracy nocnej,
  • wykładnia sposobu potwierdzania obecności pracownika i przekazywania informacji o nieobecnościach,
  • sposobu, czasu i miejsca wypłaty wynagrodzenia.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie szkolenia z dziedziny bezpieczeństwa i higieny pracy każdemu zatrudnianemu pracownikowi, które musi informować o przepisach oraz zasadach wykonywania pracy na danym stanowisku. Szkolenie powinno odbyć się w godzinach pracy pracownika oraz na koszt pracodawcy. Pracownik nie ma prawa rozpocząć pracy na nowym stanowisku bez przeszkolenia bhp. Szkolenie powinno zawierać informacje o charakterze ogólnym, jak i konkretnie dotyczącym zajmowanego przez pracownika stanowiska. W przypadku przedsiębiorstwa zatrudniającego do 10 osób szkolenie może przeprowadzić pracodawca, w przypadku większej ilości pracowników musi posiadać do tego odpowiednie kwalifikacje. Pracodawcy zatrudniający powyżej  100 osób zobowiązani są utworzyć służbę bhp, która zajmuje się wykonywaniem zadań związanych z tą dziedziną.

REKLAMA

Badania profilaktyczne

Przed rozpoczęciem stosunku pracy, jak i w trakcie jego trwania, konieczne jest przeprowadzenie badań profilaktycznych, mających na celu stwierdzenie ewentualnych przeciwwskazań do wykonywania przez pracownika zleconej mu pracy na danym stanowisku. Badaniom wstępnym poddać się muszą wszyscy nowo zatrudnieni pracownicy, wyjątkami w tym przypadku są osoby, które w przeciągu 30 dni od wygaśnięcia lub zakończenia ostatniej umowy o pracę, podejmą pracę u tego samego pracodawcy oraz na stanowisku o takich samych warunkach pracy. Brak obowiązku dotyczy również sytuacji, w której pracownik posiada zaświadczenie lekarskie niezawierające przeciwwskazań do podjęcia pracy na danym stanowisku (dotyczy również okresu maksymalnie do 30 dni od zakończenia/wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy). Częstotliwość badań okresowych wskazuje lekarz sprawujący opiekę profilaktyczną nad pracownikami przedsiębiorstwa. W przypadku absencji pracownika z powodów zdrowotnych powyżej 30 dni konieczne jest przejście badań kontrolnych, przed planowanym powrotem do pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Prowadzenie akt osobowych pracownika

Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji każdego pracownika oddzielnie, bez względu na ilość zatrudnionych osób. Według art. 281 pkt 7 k.p. za nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy grozi grzywna od 1000 zł do 30000 zł. Akta powinny składać się z trzech części:

- część A: ubieganie się o zatrudnienie, np.:

  • kwestionariusz osobowy,
  • dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia/świadectwa pracy,
  • wstępne badanie lekarskie,
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe kandydata,
  • inne dokumenty potwierdzające umiejętności/świadectwa ukończenia poziomów edukacji/inne świadectwa pracy,

- część B: nawiązanie i odbywanie stosunku pracy np.:

  • zawarta umowa stosunku pracy i jej warunki,
  • potwierdzenie pracownika dotyczące przepisów i szkolenia bhp oraz przepisów wewnątrzzakładowych,
  • zakres obowiązków pracownika (jeżeli nie jest zawarty w umowie),
  • poświadczenia podwyższania kwalifikacji,
  • dokumenty dotyczące nagród/kar pracowniczych,
  • dokumenty dotyczące korzystania z urlopów,
  • dokumenty poświadczające powierzenie pracownikowi mienia,
  • umowa dotycząca zakazu konkurencji (jeżeli nie została w umowie o zawarciu stosunku pracy)
  • badania okresowe,

- część C: zakończenie stosunku pracy m.in.:

  • wypowiedzenie/rozwiązanie stosunku pracy,
  • kopia świadectwa pracy.

Dodatkowo, pracodawca zobowiązany jest prowadzić dokumentację pracowniczą składającą się z:

  • karty ewidencji pracy,
  • planu urlopów,
  • rejestr wypłat wynagrodzenia i ekwiwalentów pieniężnych,
  • rejestr wypadków przy pracy,
  • ewidencję przydziału środków ochrony indywidualnej (w tym odzież i obuwie robocze; dotyczy również  rejestru ekwiwalentów pieniężnych),
  • rejestr prac zagrażających zdrowiu pracowników,
  • rejestr zachorowań na choroby zawodowe.

Ubezpieczenie zdrowotne i społeczne

Obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego istnieje od momentu rozpoczęcia stosunku pracy do jego zakończenia i bezwzględnie podlega mu każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Pracodawca w terminie 7 dni od rozpoczęcia stosunku pracy zobowiązany jest do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych poprzez druk ZUS ZUA. Zgłoszenie powinno być podpisane zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę i powinno zawierać:

  • PESEL (jeżeli nie posiada- serię i numer dowodu/paszportu),
  • datę urodzenia,
  • imiona i nazwisko (również rodowe),
  • adres zameldowania (adres zamieszkania/korespondencji- jeżeli różnią się od adresu zameldowania),
  • obywatelstwo,
  • płeć,
  • stopień niepełnosprawności,
  • posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty.

Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Nowe obowiązki pracodawców i płatników

Pracodawca jest również zobowiązany do zgłoszenia do ubezpieczenia członków rodziny pracownika, natomiast to pracownik zobowiązany jest do poinformowania pracodawcy o posiadaniu uprawnionych do ubezpieczenia członków rodziny w terminie do 7 dni od powstania okoliczności powodujących możliwość zgłoszenia. Do członków rodziny, których dotyczy ubezpieczenie, zalicza się:

  • małżonka,
  • dziecko (własne/małżonka/przysposobione/adoptowane/obce w przypadku rodziny zastępczej lub w ramach rodzinnego domu dziecka) do 18 roku życia (do 26 roku życia, jeżeli kontynuuje naukę/ bez względu na wiek w przypadku orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności),
  • krewnych pozostających z osobą ubezpieczaną we wspólnym gospodarstwie domowym.

Podatek dochodowy od osób fizycznych

Pracodawca jest również zobowiązany  pobierać zaliczki na podatek dochodowy wszystkich swoich pracowników uzyskujących przychody ze stosunku pracy. W związku ze zmianą przepisów wprowadzoną 1 sierpnia 2019 roku, osoby poniżej 26 roku życia zwolnione są z podatku PIT. Składki podatkowe za 2019 rok mogą być wypłacane miesięcznie (po wystosowaniu przez pracownika odpowiedniego zaświadczenia) jako składowa wynagrodzenia lub w całości jako zwrot podatku w zeznaniu rocznym za rok 2019. Od stycznia 2020 roku składki dla osób zatrudnionych o umowę o pracę lub zlecenie nie będą pobierane.

Szymon Kwasigroch
SYSTIM.PL

Zobacz także: Kadry

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 roku: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

W wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów, prowadzonym na stronach kancelarii premiera, została opublikowana informacja o pracach nad projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie (najprawdopodobniej) od 2026 roku.

REKLAMA

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

REKLAMA

KSeF tuż za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę. Jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

REKLAMA