REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązki pracodawcy wobec pracowników nowo zatrudnionych

 Systim
Księgowość przez Internet – online
Obowiązki pracodawcy wobec pracowników nowo zatrudnionych /fot. Shutterstock
Obowiązki pracodawcy wobec pracowników nowo zatrudnionych /fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Zawarcie stosunku pracy niesie ze sobą wiele obowiązków dla pracodawcy wobec osoby nowo zatrudnianej, można je podzielić na czynności jednorazowe, jak i te wykonywane przez cały okres zawarcia stosunku pracy. Obowiązki wszystkich pracodawców z zasady są takie same, mogą się one jednak nieco różnić ze względu na wielkość przedsiębiorstwa.

Zapoznanie pracownika ze strukturą prawa wewnętrznego przedsiębiorstwa

Pracodawca ma obowiązek przedstawić pracownikowi dokładne zasady jego zatrudnienia, przepisy bhp oraz wdrożyć w regulamin i przepisy funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zapoznanie z każdym z wymienionych zbiorów zasad musi być potwierdzone przez pracownika na piśmie. Każdy pracodawca zobowiązany jest do przedstawienia nowo zatrudnionemu pracownikami, maksymalnie w terminie 7 dni od momentu zatrudnienia, informacji o warunkach zatrudnienia, która powinna zawierać informacje o:

REKLAMA

Autopromocja
  • częstotliwości wypłat wynagrodzenia,
  • normie czasu pracy,
  • wymiarze przysługującego urlopu,
  • długości okresu wypowiedzenia,

Dodatkowo, dla pracodawców bez ustalonego regulaminu zakładowego (poniżej 50 pracowników), informacje o warunkach zatrudnienia powinny zawierać:

  • czas pracy nocnej,
  • wykładnia sposobu potwierdzania obecności pracownika i przekazywania informacji o nieobecnościach,
  • sposobu, czasu i miejsca wypłaty wynagrodzenia.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie szkolenia z dziedziny bezpieczeństwa i higieny pracy każdemu zatrudnianemu pracownikowi, które musi informować o przepisach oraz zasadach wykonywania pracy na danym stanowisku. Szkolenie powinno odbyć się w godzinach pracy pracownika oraz na koszt pracodawcy. Pracownik nie ma prawa rozpocząć pracy na nowym stanowisku bez przeszkolenia bhp. Szkolenie powinno zawierać informacje o charakterze ogólnym, jak i konkretnie dotyczącym zajmowanego przez pracownika stanowiska. W przypadku przedsiębiorstwa zatrudniającego do 10 osób szkolenie może przeprowadzić pracodawca, w przypadku większej ilości pracowników musi posiadać do tego odpowiednie kwalifikacje. Pracodawcy zatrudniający powyżej  100 osób zobowiązani są utworzyć służbę bhp, która zajmuje się wykonywaniem zadań związanych z tą dziedziną.

Badania profilaktyczne

Przed rozpoczęciem stosunku pracy, jak i w trakcie jego trwania, konieczne jest przeprowadzenie badań profilaktycznych, mających na celu stwierdzenie ewentualnych przeciwwskazań do wykonywania przez pracownika zleconej mu pracy na danym stanowisku. Badaniom wstępnym poddać się muszą wszyscy nowo zatrudnieni pracownicy, wyjątkami w tym przypadku są osoby, które w przeciągu 30 dni od wygaśnięcia lub zakończenia ostatniej umowy o pracę, podejmą pracę u tego samego pracodawcy oraz na stanowisku o takich samych warunkach pracy. Brak obowiązku dotyczy również sytuacji, w której pracownik posiada zaświadczenie lekarskie niezawierające przeciwwskazań do podjęcia pracy na danym stanowisku (dotyczy również okresu maksymalnie do 30 dni od zakończenia/wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy). Częstotliwość badań okresowych wskazuje lekarz sprawujący opiekę profilaktyczną nad pracownikami przedsiębiorstwa. W przypadku absencji pracownika z powodów zdrowotnych powyżej 30 dni konieczne jest przejście badań kontrolnych, przed planowanym powrotem do pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Prowadzenie akt osobowych pracownika

Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji każdego pracownika oddzielnie, bez względu na ilość zatrudnionych osób. Według art. 281 pkt 7 k.p. za nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy grozi grzywna od 1000 zł do 30000 zł. Akta powinny składać się z trzech części:

- część A: ubieganie się o zatrudnienie, np.:

  • kwestionariusz osobowy,
  • dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia/świadectwa pracy,
  • wstępne badanie lekarskie,
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe kandydata,
  • inne dokumenty potwierdzające umiejętności/świadectwa ukończenia poziomów edukacji/inne świadectwa pracy,

- część B: nawiązanie i odbywanie stosunku pracy np.:

  • zawarta umowa stosunku pracy i jej warunki,
  • potwierdzenie pracownika dotyczące przepisów i szkolenia bhp oraz przepisów wewnątrzzakładowych,
  • zakres obowiązków pracownika (jeżeli nie jest zawarty w umowie),
  • poświadczenia podwyższania kwalifikacji,
  • dokumenty dotyczące nagród/kar pracowniczych,
  • dokumenty dotyczące korzystania z urlopów,
  • dokumenty poświadczające powierzenie pracownikowi mienia,
  • umowa dotycząca zakazu konkurencji (jeżeli nie została w umowie o zawarciu stosunku pracy)
  • badania okresowe,

- część C: zakończenie stosunku pracy m.in.:

  • wypowiedzenie/rozwiązanie stosunku pracy,
  • kopia świadectwa pracy.

Dodatkowo, pracodawca zobowiązany jest prowadzić dokumentację pracowniczą składającą się z:

  • karty ewidencji pracy,
  • planu urlopów,
  • rejestr wypłat wynagrodzenia i ekwiwalentów pieniężnych,
  • rejestr wypadków przy pracy,
  • ewidencję przydziału środków ochrony indywidualnej (w tym odzież i obuwie robocze; dotyczy również  rejestru ekwiwalentów pieniężnych),
  • rejestr prac zagrażających zdrowiu pracowników,
  • rejestr zachorowań na choroby zawodowe.

Ubezpieczenie zdrowotne i społeczne

Obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego istnieje od momentu rozpoczęcia stosunku pracy do jego zakończenia i bezwzględnie podlega mu każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Pracodawca w terminie 7 dni od rozpoczęcia stosunku pracy zobowiązany jest do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych poprzez druk ZUS ZUA. Zgłoszenie powinno być podpisane zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę i powinno zawierać:

  • PESEL (jeżeli nie posiada- serię i numer dowodu/paszportu),
  • datę urodzenia,
  • imiona i nazwisko (również rodowe),
  • adres zameldowania (adres zamieszkania/korespondencji- jeżeli różnią się od adresu zameldowania),
  • obywatelstwo,
  • płeć,
  • stopień niepełnosprawności,
  • posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty.

Polecamy: Pracownicze plany kapitałowe. Nowe obowiązki pracodawców i płatników

Pracodawca jest również zobowiązany do zgłoszenia do ubezpieczenia członków rodziny pracownika, natomiast to pracownik zobowiązany jest do poinformowania pracodawcy o posiadaniu uprawnionych do ubezpieczenia członków rodziny w terminie do 7 dni od powstania okoliczności powodujących możliwość zgłoszenia. Do członków rodziny, których dotyczy ubezpieczenie, zalicza się:

  • małżonka,
  • dziecko (własne/małżonka/przysposobione/adoptowane/obce w przypadku rodziny zastępczej lub w ramach rodzinnego domu dziecka) do 18 roku życia (do 26 roku życia, jeżeli kontynuuje naukę/ bez względu na wiek w przypadku orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności),
  • krewnych pozostających z osobą ubezpieczaną we wspólnym gospodarstwie domowym.

Podatek dochodowy od osób fizycznych

Pracodawca jest również zobowiązany  pobierać zaliczki na podatek dochodowy wszystkich swoich pracowników uzyskujących przychody ze stosunku pracy. W związku ze zmianą przepisów wprowadzoną 1 sierpnia 2019 roku, osoby poniżej 26 roku życia zwolnione są z podatku PIT. Składki podatkowe za 2019 rok mogą być wypłacane miesięcznie (po wystosowaniu przez pracownika odpowiedniego zaświadczenia) jako składowa wynagrodzenia lub w całości jako zwrot podatku w zeznaniu rocznym za rok 2019. Od stycznia 2020 roku składki dla osób zatrudnionych o umowę o pracę lub zlecenie nie będą pobierane.

Szymon Kwasigroch
SYSTIM.PL

Zobacz także: Kadry

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odpisy amortyzacyjne spółek nieruchomościowych

Najnowsze orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) przynoszą istotne zmiany dla spółek nieruchomościowych w zakresie możliwości rozpoznawania odpisów amortyzacyjnych w kosztach podatkowych. W styczniu tego roku NSA w kilku wyrokach (sygn. II FSK 788/23, II FSK 789/23, II FSK 987/23, II FSK 1086/23, II FSK 1652/23) potwierdził korzystne dla podatników stanowisko wojewódzkich sądów administracyjnych (WSA).

CIT estoński a optymalizacja podatkowa. Czy to się opłaca?

Przedsiębiorcy coraz częściej poszukują skutecznych sposobów na obniżenie obciążeń podatkowych. Jednym z rozwiązań, które zyskuje na popularności, jest estoński CIT. Czy rzeczywiście ta forma opodatkowania przynosi realne korzyści? Przyjrzyjmy się, na czym polega ten model, kto może z niego skorzystać i jakie są jego zalety oraz wady dla polskich przedsiębiorstw.

Składka zdrowotna w 2026 roku – będzie ewolucja czy rewolucja?

Planowane na 2026 rok zmiany w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców stanowią jeden z najbardziej dyskutowanych tematów w sferze podatkowej, mimo iż sama składka podatkiem nie jest. Tak jak każda kwestia dotycząca finansów osobistych a równocześnie publicznych, wywołuje liczne pytania zarówno wśród prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wśród polityków, gdzie widoczne są wyraźne podziały.

Podatnik już nie będzie karany za przypadkowe błędy, nie będzie udowadniał niewinności

Szef rządu Donald Tusk poinformował, że za niecelowe, przypadkowe błędy nie będzie się już karać podatnika. Teraz to urząd skarbowy będzie musiał udowadniać jak jest.

REKLAMA

Będą zmiany w L4, pracy na chorobowym i pensjach na zwolnieniach lekarskich. Przedsiębiorcy: Jesteśmy zwolennikami deregulacji i elastyczności, ale też jasnych zasad

Zasiłek chorobowy powinien być wypłacany pracownikowi już od pierwszego dnia absencji – Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie popiera projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, apelując jednocześnie o to, by ustawa w tej sprawie była przyjęta możliwie szybko. Przedsiębiorcy jednocześnie oczekują dalszego dialogu z Ministerstwem na temat np. „Zmian w L4”, które w opinii niektórych przedsiębiorców mogą budzić kontrowersje. – Jesteśmy zwolennikami tego, by pracownicy i pracodawcy mogli regulować swoje relacje w możliwie elastyczny sposób. Z jednej strony więc jesteśmy zwolennikami tego, by zwolnienie lekarskie nie blokowało w stu procentach możliwości wykonywania innych zobowiązań jeżeli to jest możliwe, ale z drugiej widzimy przestrzeń, gdzie zwolnienie lekarskie może być wykorzystywane do nadrabiania obowiązków w jednej pracy, przy jednoczesnym spowolnianiu działania w drugiej firmie – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

Youtuberzy mogą się cieszyć. Jest pozytywny wyrok NSA w sprawie kosztów podatkowych

Naczelny Sąd Administracyjny potwierdza, że wydatki youtuberów związane z produkcją filmów, takie jak bilety lotnicze, noclegi czy sprzęt filmowy, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Wyrok jest istotny dla twórców internetowych, którzy ponoszą wysokie koszty związane z tworzeniem treści na YouTube.

Nowa era regulacji krypto – CASP zastępuje VASP. Co to oznacza dla firm?

W UE wchodzi w życie nowa era regulacji krypto – licencja CASP stanie się obowiązkowa dla wszystkich firm działających w tym sektorze. Dotychczasowi posiadacze licencji VASP mają czas na dostosowanie się do końca czerwca 2025 r., a z odpowiednim wnioskiem – do września. Jakie zmiany czekają rynek i co to oznacza dla przedsiębiorców?

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?

W stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym przedsiębiorcy coraz częściej stają przed dylematem: czy zatrudnić dodatkową osobę do działu księgowego, czy może zdecydować się na outsourcing wybranych procesów księgowych? Analiza kosztów i korzyści pokazuje, że delegowanie pojedynczych zadań księgowych na zewnątrz może być znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż rozbudowa wewnętrznego zespołu.

REKLAMA

Kto ma prawo odliczyć ulgę na dziecko? Po rozwodzie rodziców dziecko mieszka z matką a ojciec płaci alimenty i widuje się z dzieckiem

Na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik ma prawo do odliczenia kwoty ulgi prorodzinnej w zależności od tego z kim jego dziecko mieszka i kto faktycznie sprawuje nad nim opiekę. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 14 stycznia 2025 r. wyjaśnił, kto może odliczyć ulgę na dziecko, gdy rodzice są rozwiedzeni, dziecko mieszka z matką na stałe, a ojciec płaci alimenty i co jakiś czas widuje się z dzieckiem.

Odpowiedzialność członków zarządów spółek – co zmienia wyrok TSUE w sprawie Adjak?

W dniu 27 lutego 2025 roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) wydał przełomowy wyrok w sprawie C-277/24 (Adjak), w którym zakwestionował przyjęty w Polsce model solidarnej odpowiedzialności członków zarządu za zaległości podatkowe spółki. W opinii TSUE obecne przepisy naruszają prawo unijne, ponieważ uniemożliwiają kwestionowanie decyzji wymiarowych organów podatkowych, zapadłych w sprawie przeciwko spółce w trakcie postępowania przeciwko członkom zarządu – tym samym godząc w podstawowe zasady ochrony praw jednostki. Orzeczenie to może wymusić istotne zmiany w polskim systemie prawnym oraz wpłynąć na dotychczasową praktykę organów administracji skarbowej wobec członków zarządów spółek.

REKLAMA