Czy przedstawicielom handlowym przysługują diety z tytułu odbywania podróży służbowej

RADA

Przyznanie diet pracownikom, przedsiębiorcy lub osobom współpracującym z nim zależy od tego, czy możemy mówić o odbywaniu przez nich podróży służbowej. W przypadku pracowników rozstrzygające będzie ustalenie stałego miejsca pracy oraz zadań służbowych. W przypadku przedsiębiorcy (lub osoby z nim współpracującej) należy ustalić miejsce wykonywania działalności gospodarczej oraz cel wyjazdu. Szczegóły - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Celem diety jest pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w związku z odbyciem podróży służbowej na terenie kraju. Aby jednak przyznać dietę, należy przeanalizować, czy w danym przypadku mamy w ogóle do czynienia z odbyciem podróży służbowej.

Niestety, w przepisach podatkowych nie znajdziemy definicji podróży służbowej. O tym, czym jest podróż służbowa, decydują przepisy prawa pracy. Na ich podstawie podróż służbowa to wykonanie przez pracownika określonego zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy).

WAŻNE!

Podróż służbowa to wykonanie przez pracownika określonego zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Przykładową sytuację, w której pracownik odbywa podróż służbową, obrazujemy schematem I.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Pracodawca w umowie o pracę określa stałe miejsce pracy. Od precyzyjności tego zapisu zależy, czy w konkretnej sytuacji jest wykonywana podróż służbowa, czy też nie. Odnosząc się do opisanego w pytaniu przypadku, jeżeli stałym miejscem pracy kierowców i przedstawicieli handlowych jest np. siedziba pracodawcy lub większy obszar (np. granice powiatu, regionu itp.), to każdorazowy wyjazd w celu wykonania wyodrębnionego zadania poza to miejsce (obszar) będzie podróżą służbową. Natomiast w przypadku gdy zadanie polegające na realizacji wcześniej złożonych przez klientów zamówień odbywa się w granicach obszaru (powiatu, regionu), który w umowie jest określony jako stałe miejsce pracy, to nie będzie to podróż służbowa. Dodatkowym argumentem przemawiającym za tym, że nie można mówić o odbywaniu podróży służbowych, będzie wykonywanie przez pracowników zadania mieszczącego się w stałym, powtarzalnym zakresie ich obowiązków służbowych.

Pierwszą czynnością, którą pracodawca powinien wykonać, jest przeanalizowanie treści zawartych z pracownikami umów o pracę. W umowach tych ujęte jest bowiem miejsce i rodzaj pracy. Jeśli okaże się, że w konkretnym przypadku można mówić o tym, że pracownik odbywa podróż służbową, przyznane mu diety będą dla tego pracownika stanowiły przychód zwolniony od opodatkowania (art. 21 ust. 1 pkt 16 updof). Dla pracodawcy będą stanowić koszty uzyskania przychodów.

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów podstawą do zaksięgowania wartości diet do kosztów (kolumna 13 „pozostałe wydatki”) jest dowód wewnętrzny - rozliczenie kosztów podróży służbowej. Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko,

• cel podróży,

• nazwę miejscowości docelowej,

• liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),

• stawkę i wartość przysługujących diet (§ 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie pkpir).