Jeżeli wytworzone wyroby gotowe nie podlegają magazynowaniu, wówczas w momencie ich sprzedaży koszty zaewidencjonowane na koncie zespołu 5 "Koszty działalności podstawowej" należy przeksięgować na konto zespołu 7 "Koszt sprzedanych produktów". Jeśli jednostka sprzedaje wyroby gotowe produkowane na różne zlecenia, w różnym czasie, to należy wprowadzić analitykę do konta zespołu 5 "Koszty działalności podstawowej" (oddzielnie dla każdego zlecenia) i w momencie sprzedaży produktów (realizacji danego zlecenia) przeksięgowywać je w ciężar konta "Koszt sprzedanych produktów". Jeżeli jednostka wykonuje tylko jeden rodzaj produktów i dokonuje ich sprzedaży jednorazowo w momencie realizacji konkretnego zlecenia, wówczas nie ma potrzeby prowadzenia analityki do konta "Koszty działalności podstawowej". Koszt produkcji (w tym także zużycie materiałów) w przypadku jednorazowego wytworzenia wyrobów bez zlecenia rozlicza się w ciężar kosztu własnego sprzedanych produktów w całości w momencie dokonania sprzedaży.

Wybór sposobu ewidencji kosztów działalności operacyjnej w księgach rachunkowych, w ramach rozwiązań określonych w ustawie o rachunkowości, należy do zakresu decyzji kierownika jednostki prowadzącej księgi rachunkowe.

Przy wyborze odpowiedniego sposobu ewidencji kosztów jednostka powinna wziąć pod uwagę typ i specyfikę prowadzonej przez siebie działalności, organizację wewnętrzną oraz uwarunkowania zewnętrzne związane z prowadzoną działalnością. Przyjęte rozwiązanie należy udokumentować i zawrzeć w polityce rachunkowości. Co najmniej raz w roku, na koniec roku obrotowego, jednostka powinna zweryfikować stosowane zasady i zastanowić się, czy pozwalają one na uzyskiwanie optymalnego zakresu informacji o kosztach, niezbędnych do efektywnego zarządzania jednostką, dokonywania kontroli oraz oceny prowadzonej działalności.

Ewidencjonowanie kosztów

Koszty zostały zdefiniowane w ustawie o rachunkowości jako uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości. Jednostka może wybrać pełną lub uproszczoną ewidencję kosztów.

Prowadzenie pełnej ewidencji kosztów jest bardziej pracochłonne niż prowadzenie ewidencji uproszczonej. Zrezygnowanie z niej może jednak prowadzić do braku szczegółowych informacji na temat poniesionych przez jednostkę kosztów oraz kosztów wytworzenia produktów i świadczonych usług.

Efektem może być w przyszłości zwiększenie kosztów i pogorszenie wyniku finansowego. Jednostka może podjąć decyzję o wprowadzeniu uproszczeń w ewidencji koszów, jeśli są one uzasadnione, przyniosą jej korzyści oraz nie spowodują zniekształcenia obrazu jej sytuacji finansowej i majątkowej.

Dokonując wyboru metody ewidencji kosztów, jednostka powinna uwzględnić typ prowadzonej działalności, ze zwróceniem szczególnej uwagi na swoje potrzeby analityczne i obowiązki sprawozdawcze.

Wybierając uproszczoną ewidencję, jednostka powinna ją odpowiednio rozbudować, po to, aby można było z niej uzyskać niezbędne dane i informacje na potrzeby zewnętrznej sprawozdawczości finansowej oraz podejmowania trafnych decyzji ekonomicznych i sprawnego kierowania jednostką.

Więcej na ten temat w Biuletynie Rachunkowości