Ubezpieczenie siedziby organizacji wchodzi w zakres ubezpieczeń majątkowych. Ubezpieczenie majątkowe może dotyczyć mienia albo odpowiedzialności cywilnej (art. 821 Kodeksu cywilnego). Przez umowę ubezpieczenia zakład ubezpieczeń zobowiązuje się spełnić określone świadczenie w razie zajścia wypadku przewidzianego w umowie, a ubezpieczający zobowiązuje się zapłacić składkę.

W praktyce umowy ubezpieczenia majątkowego przewidują odszkodowania za szkody powstałe z powodu ognia i innych zdarzeń losowych oraz kradzieży z włamaniem i rabunku. Umowa ubezpieczenia majątkowego jest zawierana zwykle na okres 12 miesięcy. Zapłacone składki na ubezpieczenia majątkowe są zaliczane do kosztów działalności jednostki.

Koszty ubezpieczeń majątkowych są rozliczane w księgach rachunkowych za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Zgodnie z art. 39 ustawy o rachunkowości jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Koszty te ujmuje się z chwilą poniesienia - na podstawie polisy ubezpieczeniowej - na koncie 641 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Koszty ubezpieczenia należą do wydatków, które zazwyczaj dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. W celu prawidłowego ustalenia wyniku finansowego należy obciążać wynik tymi kosztami, które związane są z danym okresem. Nie ma znaczenia forma rozliczeń pieniężnych między zakładem ubezpieczeń i ubezpieczającym. Płatność w ratach nie ma wpływu na sposób ujęcia ubezpieczenia w ewidencji księgowej.

PRZYKŁAD Stowarzyszenie BIEBRZA zawarło umowę ubezpieczenia siedziby organizacji 28 września 2008 r. Ubezpieczenie obejmuje okres 12 miesięcy, tj. od 1 października 2008 r. do 30 września 2009 r.

Składkę w kwocie 6360 zł organizacja płaci na rachunek bankowy zakładu ubezpieczeniowego w równych ratach:

1) 30 września 2008 r. 3180 zł

2) 30 marca 2009 r. 3180 zł

Ewidencja kosztów prowadzona jest na kontach Zespołu 4 "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie" oraz na kontach Zespołu 5 "Koszty według typów działalności i ich rozliczenie".

Ewidencja księgowa w roku 2008

1. PK - zarachowanie w koszty składki na ubezpieczenie: 6360 zł

• Wn konto 460 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty ubezpieczeń majątkowych)

• Ma konto 249 "Inne rozrachunki" (w analityce: Zakład ubezpieczeniowy)

2. PK - przeniesienie kosztów ubezpieczenia do rozliczenia w czasie: 6360 zł

• Wn konto 641 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów"

• Ma konto 490 "Rozliczenie kosztów"

3. WB - zapłata I raty składek: 3180 zł

• Wn konto 249 "Inne rozrachunki" (w analityce: Zakład ubezpieczeniowy)

• Ma konto 131 "Rachunek bieżący"

4. PK - składki za październik, listopad, grudzień 2008 r. (6360 zł : 12 m-cy): 530 zł

• Wn konto 550 "Koszty ogólne (zarządu)"

• Ma konto 641 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów"

Ewidencja księgowa w roku 2009

1. PK - składka za styczeń 2009 r. i miesiące następne: 530 zł

• Wn konto 550 "Koszty ogólne (zarządu)"

• Ma konto 641 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów"

2. WB - zapłata II raty składek: 3180 zł

• Wn konto 249 "Inne rozrachunki" (w analityce: Zakład ubezpieczeniowy)

• Ma konto 131 "Rachunek bieżący"

Dla celów podatkowych kosztami uzyskania przychodów będą odpowiednio:

• w 2008 r. - koszty ubezpieczeń majątkowych dotyczące 3 miesięcy × 530 zł (październik, listopad, grudzień): 1590 zł

• w 2009 r. - koszty ubezpieczeń majątkowych za okres od stycznia do września (9 miesięcy × 530 zł): 4770 zł

Jeśli koszty pośrednio związane z przychodami dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, to do celów podatkowych wymagają one rozliczenia w czasie. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 4d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Podstawy prawne:

- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056

- ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 163, poz. 1012

- ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1316