Jak napisać wniosek o stwierdzenie nadpłaty w VAT

Podatnik VAT ma prawo domagać się zwrotu nadpłaconego do urzędu skarbowego VAT. Może to uczynić, jak tylko stwierdzi, że zaszły okoliczności uprawniające go do skorzystania z prawa do zwrotu nadpłaty. Ustawodawca nakłada bowiem na podatników szereg warunków, które są niezbędne do spełnienia, aby uzyskać zwrot nadpłaconego podatku.

Nadpłata może zostać stwierdzona w drodze decyzji. Jednak w większości przypadków wynika ona z korekt sporządzonych przez podatnika. Ubiegając się o zwrot nadpłaty powstałej w wyniku korekt deklaracji, podatnik musi złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty podatku wraz z korektami.

Kiedy powstaje nadpłata VAT

Nadpłatę VAT stanowi kwota:

• nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku;

• podatku, pobrana przez płatnika nienależnie lub w wysokości większej od należnej;

• zobowiązania zapłaconego przez osobę trzecią lub spadkobiercę, jeżeli w decyzji o ich odpowiedzialności podatkowej lub decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego spadkodawcy określono je nienależnie lub w wysokości większej od należnej.

Jeżeli wpłata dotyczyła zaległości podatkowej, na równi z nadpłatą traktuje się także część wpłaty, która została zaliczona na poczet odsetek za zwłokę.

WAŻNE!

Podatnik VAT może wystąpić z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty, gdy nadpłacił lub nienależnie zapłacił podatek.

Od 1 stycznia 2009 r. powstanie nadpłaty w VAT powodują następujące zdarzenia:

• zapłata przez podatnika podatku nienależnego lub w wysokości większej od należnej;

• pobranie przez płatnika podatku nienależnego lub w wysokości większej od należnej;

• zapłata przez płatnika należności wynikającej z decyzji o jego odpowiedzialności podatkowej, jeżeli należność ta została określona nienależnie lub w wysokości większej od należnej;

• wpłacenie przez płatnika podatku w wysokości większej od wysokości pobranego podatku;

• zapłata przez osobę trzecią lub spadkobiercę należności wynikającej z decyzji o odpowiedzialności podatkowej lub decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego spadkodawcy, jeżeli należność ta została określona nienależnie lub w wysokości większej od należnej;

• złożenie deklaracji kwartalnej dla podatku od towarów i usług - dla podatników podatku od towarów i usług.

Uchylenie w art. 73 § 1 pkt 6 oznacza, że nadpłata w VAT w większości przypadków będzie powstawała w dniu zapłaty przez podatnika podatku nienależnego lub w wysokości większej niż należna. Dotąd nadpłata powstawała z dniem złożenia korekty deklaracji. Teraz już ta zasada nie obowiązuje.

Jak rozliczać nadpłacone zaliczki kwartalne

Moment powstania nadpłaty ma ogromne znaczenie przy naliczaniu odsetek od nadpłaty czy też zaliczeniu nadpłaty na poczet zaległości podatkowych.

Wprowadzenie nowego przepisu dotyczącego powstania nadpłaty z tytułu składania deklaracji kwartalnej dla podatku od towarów i usług związane jest ze zmianą przepisów ustawy o VAT. Znowelizowana ustawa o VAT wprowadziła bowiem możliwość kwartalnego rozliczania się z VAT dla wszystkich podatników, którzy nie rozliczają się kasowo. Możliwość taką mają inni podatnicy, nie tylko posiadający status małych podatników. Podatnicy ci nie będą rozliczać się jednak na takich samych zasadach co „mali”. Różnica polega na konieczności wpłacania miesięcznych zaliczek na podatek. Otóż mali podatnicy rozliczający się kwartalnie nie są obowiązani do wpłacania miesięcznych zaliczek na podatek. Natomiast pozostali podatnicy mają taki obowiązek.

Obowiązek wpłacania zaliczek dotyczy pierwszego i drugiego miesiąca kwartału. Zaliczki te podatnik będzie ustalał w wysokości 1/3 kwoty należnego zobowiązania podatkowego, która wynika z deklaracji podatkowej złożonej za poprzedni kwartał. Tak ustaloną zaliczkę na kwartalny VAT podatnicy wpłacają w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym z kolejnych miesięcy, za które powstał obowiązek zapłacenia zaliczki. Ostateczna wysokość zobowiązania w VAT za dany kwartał rozliczana jest w terminie do 25 dnia po zakończeniu kwartału na podstawie deklaracji VAT-7D.

W takim właśnie przypadku może często dochodzić do powstawania nadpłat w VAT z tytułu wpłacanych miesięcznie zaliczek na podatek. Może się bowiem zdarzyć, że suma zaliczek wpłaconych za pierwszy i drugi miesiąc kwartału przekroczy kwotę zobowiązania podatkowego wynikającą z deklaracji VAT-7D za dany kwartał.

Możliwość zaliczkowego płacenia podatku w wysokości 1/3 kwoty należnego zobowiązania podatkowego wynikającego z deklaracji podatkowej złożonej za poprzedni kwartał stosuje się do podatników:

1) rozpoczynających w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności określonych w art. 5, tj. opodatkowanych VAT, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej, kwoty 1 200 000 euro (4 053 000 zł), 45 000 euro (152 000 zł), z tym że w kwartale, w którym podatnik rozpoczął wykonywanie działalności gospodarczej, nie powstaje obowiązek wpłacania zaliczek;

2) którzy w trakcie roku podatkowego przekroczą kwoty 1 200 000 euro/45 000 euro, a w przypadku podatników rozpoczynających w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności określonych opodatkowanych VAT - kwoty 1 200 000 euro/45 000 euro, z tym że wpłata zaliczek obowiązuje od kwartału następującego po kwartale, w którym nastąpiło to przekroczenie.

 

Tę metodę będą mogli stosować podatnicy, którzy nie są małymi podatnikami, od II kwartału 2009 r., gdy rozliczali się kwartalnie w I kwartale.

Przykład

Z deklaracji podatkowej złożonej za pierwszy kwartał wynikała kwota zobowiązania do wpłaty w wysokości 1250 zł. Zatem za pierwszy i drugi miesiąc drugiego kwartału podatnik musi wpłacić zaliczkę w wysokości 1/3 zobowiązania za pierwszy kwartał, tj. kwotę zaliczki w kwocie 417 zł (1250 zł : 3).

Czyli Jan Kowalski rozliczy zobowiązanie z tytułu zaliczek w następujący sposób:

• zaliczkę za kwiecień 2009 r. w kwocie 417 zł przekaże na rachunek bankowy urzędu skarbowego w terminie do 25 maja 2009 r.,

• zaliczkę za maj 2009 r. w kwocie 417 zł przekaże na rachunek bankowy urzędu skarbowego w terminie do 25 czerwca 2009 r.

Podatnik za czerwiec nie oblicza już zaliczki. W czerwcu będzie bowiem rozliczał cały kwartał. W terminie do 27 lipca 2009 r. sporządzi deklarację VAT-7D za II kwartał 2009 r. i ustali zobowiązanie z tego tytułu. Z przeprowadzonego przez Jana Kowalskiego rozliczenia wynika, że zobowiązanie podatkowe za cały II kwartał 2009 r. wyniosło 584 zł. Zaliczki na podatek Jan kowalski wpłacił w kwocie 834 zł. Zatem zobowiązanie za II kwartał jest mniejsze aniżeli kwota wpłaconych zaliczek. Powstaje wobec tego nadpłata w wys. 250 zł.

Do nadpłaconych kwot podatku będą miały zastosowanie przepisy Ordynacji podatkowej. A zatem na zwrot nadpłaconych kwot podatnicy rozliczający się w deklaracjach kwartalnych, wpłacający podatek zaliczkowo, będą musieli czekać 30 dni od dnia złożenia deklaracji kwartalnej (art. 77 § 1 pkt 7 Ordynacji podatkowej).

Gdy podatnik zaczyna rozliczać się kwartalnie, obowiązują inne zasady ustalania zaliczek (pisaliśmy o tym w BV nr 24/2008).

WAŻNE!

Na zwrot nadpłaconych kwot zaliczek podatnicy rozliczający się w deklaracjach kwartalnych będą musieli czekać 30 dni od dnia złożenia deklaracji kwartalnej VAT-7D.

Złożenie przez podatnika wniosku o stwierdzenie nadpłaty

Jeśli podatnik VAT stwierdzi okoliczności powodujące powstanie nadpłaty, powinien wystąpić o jej stwierdzenie w formie wniosku. Niejednokrotnie nadpłata wynika już z korekt złożonych przez podatnika do urzędu skarbowego. Ale nawet wówczas wraz z korektami deklaracji należy złożyć do urzędu skarbowego wniosek o stwierdzenie nadpłaty w VAT. Jeśli wyjaśnienie dołączone do tych korekt w formie wniosku jest jasne i przejrzyste oraz nie wzbudza zastrzeżeń pracowników urzędu skarbowego, podatnik otrzymuje zwrot nadpłaty. Wówczas nie ma konieczności wydawania przez naczelnika urzędu decyzji stwierdzającej nadpłatę w VAT. Natomiast jeśli wniosek wymaga sprawdzenia faktów opisanych przez podatnika, będących według niego podstawą powstania nadpłaty, urząd skarbowy ma prawo to sprawdzić. Jeśli zakwestionuje to rozliczenie, stwierdzenie nadpłaty odbywa się w formie decyzji wymiarowej.

WAŻNE!

Jeśli argumenty wskazane przez podatnika we wniosku o stwierdzenie i zwrot nadpłaty nie wymagają sprawdzenia, urząd skarbowy zwraca nadpłatę podatku bez wydawania decyzji wymiarowej.

Gdy nadpłata powstaje w związku z błędami w złożonych deklaracjach, wówczas podatnik równocześnie z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty składa skorygowane deklaracje VAT. Samo złożenie przez podatnika wniosku o stwierdzenie nadpłaty podatku wraz ze skorygowanymi deklaracjami podatkowymi stanowi czynność, która powinna być rozpatrywana przez organy podatkowe jako żądanie zwrotu nadpłaconego podatku. Zebrane dowody w sprawie stanowią dla organu podatkowego deklaracje podatkowe VAT, zarówno te pierwotne, jak i korekty.

Nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz na poczet bieżących zobowiązań podatkowych. W razie braku zaległości bądź zobowiązań podlegają zwrotowi z urzędu. Podatnik może jednak złożyć dyspozycję, w formie wniosku, o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych.

Należy jednak pamiętać, że nadpłaty, których wysokość nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, podlegają z urzędu zaliczeniu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz na poczet bieżących zobowiązań podatkowych. W razie ich braku podlegają z urzędu zaliczeniu na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, chyba że podatnik wystąpi o ich zwrot.

Zatem jeśli podatnik posiada zaległości, organ podatkowy sam pokryje je z nadpłaty. Jeśli ich nie ma, musi konkretnie wskazać, czy organ podatkowy ma zwrócić nadpłatę na jego rachunek bankowy, czy też na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych.

WAŻNE!

Nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają z urzędu zaliczeniu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz na poczet bieżących zobowiązań podatkowych.

W jaki sposób organ podatkowy zwraca nadpłatę

Zasadniczo organ podatkowy dokonuje zwrotu nadpłaty na wskazany rachunek bankowy podatnika. Przepisy ustawy - Ordynacja podatkowa przewidują jednak możliwość odebrania nadpłaty w kasie urzędu skarbowego.

I tak, zwrot nadpłaty następuje:

• na wskazany rachunek bankowy podatnika, płatnika lub inkasenta obowiązanego do posiadania rachunku bankowego,

• w gotówce, jeżeli podatnik, płatnik lub inkasent nie są obowiązani do posiadania rachunku bankowego, chyba że zażądają zwrotu nadpłaty na rachunek bankowy.

Nadpłata, której wysokość nie przekracza kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, podlega zwrotowi wyłącznie w kasie.

Podatnicy otrzymujący zwrot za pośrednictwem poczty powinni pamiętać, że nadpłata zwracana przekazem pocztowym jest pomniejszana o koszty jej zwrotu. Dlatego, chociażby z tego powodu, warto mieć rachunek bankowy. Sytuacja taka nie dotyczy VAT. Związana jest z podatkiem dochodowym.

 

Nadpłata VAT podlega zwrotowi, w zależności od okoliczności jej powstania, w terminie:

• 30 dni od dnia wydania decyzji o zmianie, uchyleniu lub stwierdzeniu nieważności decyzji:

a) ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego,

b) określającej wysokość zobowiązania podatkowego,

c) o odpowiedzialności podatkowej płatnika lub inkasenta,

d) o odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej lub spadkobiercy,

• 30 dni od dnia wydania decyzji stwierdzającej nadpłatę lub określającej wysokość nadpłaty;

• 14 dni od dnia doręczenia organowi podatkowemu odpisu orzeczenia sądu administracyjnego, ze stwierdzeniem jego prawomocności, uchylającego decyzję organu podatkowego pierwszej instancji lub stwierdzającego jej nieważność,

• 30 dni od dnia złożenia wniosku o stwierdzenie i zwrot nadpłaty na podstawie orzeczenie Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości,

• 2 miesięcy od dnia złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty wraz ze skorygowaną deklaracją VAT-7, lecz nie wcześniej niż w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia deklaracji wymienionych w art. 73 § 2 Ordynacji podatkowej;

• 30 dni od dnia złożenia kwartalnej deklaracji podatkowej VAT-7D.

W przypadku skorygowania deklaracji:

• przez organ podatkowy - nadpłata podlega zwrotowi w terminie 3 miesięcy od dnia upływu terminu do wniesienia sprzeciwu przez podatnika (dotyczy to sytuacji, gdy zmiana kwoty zobowiązania zwrotu, nadpłaty nie przekracza kwoty 1000 zł);

• przez podatnika - nadpłata podlega zwrotowi w terminie 3 miesięcy od dnia jej skorygowania.

W przypadku uchylenia decyzji o zmianie, uchyleniu lub stwierdzeniu nieważności decyzji lub stwierdzenia jej nieważności, jeżeli następnie, w terminie 3 miesięcy od dnia uchylenia lub stwierdzenia nieważności przez organ podatkowy lub od dnia doręczenia organowi podatkowemu odpisu orzeczenia sądu administracyjnego ze stwierdzeniem jego prawomocności, uchylającego decyzję lub stwierdzającego jej nieważność, zostanie wydana decyzja w tej samej sprawie na niższą kwotę, to powstaje nadpłata. Nadpłatę stanowi różnica między podatkiem wpłaconym a podatkiem wynikającym z nowej decyzji. Podlega ona zwrotowi w ciągu 30 dni od dnia wydania nowej decyzji. W przypadku niewydania nowej decyzji w odpowiednim terminie nadpłata stanowiąca kwotę wpłaconą na podstawie decyzji uchylonej lub decyzji, której nieważność stwierdzono, podlega zwrotowi bez zbędnej zwłoki.

Przykład

Spółka dwukrotnie zaewidencjonowała i wykazała w deklaracji podatkowej za styczeń 2009 r. fakturę sprzedaży na kwotę netto 4900 zł i VAT 1078 zł (stawka VAT 22%). W wyniku wewnętrznej kontroli stwierdziła nadpłatę w wysokości 1078 zł w kwietniu 2009 r.

Wraz z korektą deklaracji VAT-7 za styczeń spółka przedłożyła wniosek o stwierdzenie nadpłaty z wyjaśnieniem, wraz z kserokopią podwójnie zaewidencjonowanej faktury i kopią ewidencji sprzedaży VAT. We wniosku ponadto zawarła zapis, że nadpłatę podatku VAT prosi o przekazanie na rachunek bankowy spółki.

Wzór wniosku o zwrot nadpłaty VAT zapłaconego przez podatnika w wysokości wyższej niż należna

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład

Adrianna Sp. z o.o. rozlicza się kwartalnie, wpłacając comiesięczne zaliczki na VAT w wysokości 1/3 zobowiązania za pierwszy kwartał 2009 r.

Z deklaracji podatkowej złożonej za pierwszy kwartał wynikała kwota zobowiązania do wpłaty w wysokości 1250 zł. Zatem za pierwszy i drugi miesiąc drugiego kwartału podatnik musi wpłacić zaliczkę w wysokości 1/3 zobowiązania za pierwszy kwartał, tj. kwotę zaliczki w kwocie 417 zł (1250 zł : 3). Czyli Sp. z o.o. Adrianna rozliczy zobowiązanie z tytułu zaliczek w następujący sposób:

• zaliczkę za kwiecień 2009 r. w kwocie 417 zł przekaże na rachunek bankowy urzędu skarbowego w terminie do 25 maja 2009 r.,

• zaliczkę za maj 2009 r. w kwocie 417 zł przekaże na rachunek bankowy urzędu skarbowego w terminie do 25 czerwca 2009 r.

Podatnik - Adrianna Sp. z o.o. za miesiąc czerwiec nie oblicza już zaliczki. W czerwcu bowiem będzie rozliczała cały kwartał. W terminie do 27 lipca 2009 r. sporządziła deklarację VAT-7D za 2 kwartał 2009 r. i ustaliła zobowiązanie z tego tytułu. Z przeprowadzonego przez spółkę rozliczenia wynika, że zobowiązanie podatkowe za cały II kwartał 2009 r. wyniosło 584 zł. Zaliczki na podatek spółka wpłaciła w kwocie 834 zł. Zatem zobowiązanie za II kwartał jest mniejsze, aniżeli kwota wpłaconych zaliczek. Powstaje wobec tego nadpłata w wys. 250 zł.

Spółka wystąpiła o stwierdzenie nadpłaty i przekazanie jej na poczet przyszłych zobowiązań w podatku VAT. Ponieważ jest reprezentowana przez pełnomocnika, wniosek o stwierdzenie nadpłaty złożył w jej imieniu pełnomocnik.

Wzór wniosku o zwrot nadpłaty VAT z tytułu złożonej deklaracji kwartalnej VAT-7D

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• art. 103 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1320

• art. 72-79 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1320

Magdalena Miklewska

ekspert w zakresie VAT