Obowiązki związane z zatrudnieniem

Poniżej zostaną zaprezentowane tylko te wymogi, które wiążą się z zatrudnianiem nowego pracownika, a więc gdzie należy skierować pracownika przed dopuszczeniem go do pracy, gdzie należy zgłosić fakt zawarcia stosunku pracy oraz jakie informacje i w jakim terminie należy przekazać nowemu pracownikowi. Ponadto jeśli firma nigdy wcześniej nie zatrudniała pracowników i właśnie zatrudniła pierwszą osobę, Kodeks pracy daje nam 30 dni na zgłoszenie tego faktu do odpowiednich organów.

 

Rozpoczęcie działalności i zatrudnienie pierwszego pracownika - zgłoszenie firmy do odpowiednich organów

 

Zgodnie z art. 209 Kodeksu pracy pracodawca rozpoczynający działalność jest obowiązany, w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności, zawiadomić na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy (PIP) i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. Jako że Kodeks pracy określa prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, w/w przepis wchodzi w życie w momencie kiedy firma staje się pracodawcą, a więc w momencie zatrudnienia pierwszego pracownika.

Ponadto firma, która rozpoczyna zatrudnianie pracowników powinna zgłosić się do ZUS jako płatnik składek, w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby (Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych). Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZPA w terenowej jednostce ZUS właściwej ze względu na adres siedziby płatnika składek.

 

Zgłoszenie pracownika do odpowiednich organów

 

- Zgodnie z art. 36 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, na płatniku składek, a więc na pracodawcy, ciąży obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenia tego należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli daty rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika. W przypadku pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, zgłoszenia do ZUS dokonujemy na formularzu ZUS ZUA, w którym podajemy, obok danych firmy, m.in. imię i nazwisko pracownika, jego numer PESEL oraz NIP, datę powstania obowiązku ubezpieczenia, adresy oraz kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia.

 

Wzory dokumentów zgłoszeniowych do ZUS określił Minister Pracy i Polityki Społecznej na drodze rozporządzenia (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23.10.2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów).

 

- Od 1 stycznia 2009 pracodawca nie ma już obowiązku uzyskiwania od kandydatów do pracy oświadczenia o pozostawaniu w rejestrze bezrobotnych oraz obowiązku informowania powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu bezrobotnego - taką zmianę przyniosła nowelizacja z dnia 18 grudnia 2008 r. Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Obowiązek informacyjny w ciągu 7 dni wobec urzędu pracy ciąży jednak na pracowniku, który będąc zarejestrowany jako osoba bezrobotna podejmuje zatrudnienie.

 

- W przypadku zatrudnienia osoby, która w świadectwie pracy od poprzedniego pracodawcy ma wpisaną informację o zajęciu wynagrodzenia, nowy pracodawca zobligowany jest do powiadomienia komornika o fakcie zatrudnienia tej osoby. W myśl art. 884 §3 Kodeksu postępowania cywilnego, nowy pracodawca, któremu pracownik przedstawi świadectwo pracy ze wzmianką o zajęciu należności, zawiadamia o zatrudnieniu pracownika pracodawcę, który wydał świadectwo, oraz wskazanego we wzmiance komornika.

 

Zawarcie stosunku pracy - czy zawsze na piśmie?

 

Zgodnie z definicją Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zawarcie stosunku pracy następuje poprzez zawarcie z pracownikiem umowy o pracę.

Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

1) rodzaj pracy,

2) miejsce wykonywania pracy,

3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,

4) wymiar czasu pracy,

5) termin rozpoczęcia pracy.

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. (Art. 29. § 1 i 2 Kodeksu pracy).

 

 

Poinformowanie o warunkach zatrudnienia - 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę

 

W umowie o pracę mogą ale nie muszą być zawarte szczegółowe informacje dotyczące warunków zatrudnienia, tj:

1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

2) częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

3) wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

4) obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

5) układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Jeśli wyżej wymienione informacje nie znalazły się na umowie o pracę, pracodawca ma obowiązek poinformowania o nich pracownika na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (Art. 29 § 3Kodeksu pracy).

Dodatkowo, jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, powinien także poinformować pracownika na piśmie o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, o których mowa w § 3 pkt 1-4, może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

 

Przed dopuszczeniem do pracy

 

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, tak stanowi art. 229 § 4 Kodeksu pracy. Zanim pracodawca podpisze więc umowę o pracę z nowym pracownikiem, powinien skierować go na wstępne badania lekarskie. W pisemnym skierowaniu na badania pracodawca określa m.in. rodzaj wykonywanej pracy, stanowisko oraz czy występują warunki szkodliwe dla zdrowia. Badania wstępne przeprowadzane są na koszt pracodawcy (art.229 §6 Kp.).

Orzeczenia lekarskie z poprzednich miejsc pracy, które posiada kandydat nie zwalnia pracodawcy ze skierowania nowej osoby na badania lekarskie. Orzeczenia lekarskie o zdolności do pracy właściwe jest jedynie dla zakładu pracy, który kieruje kandydata na takie badania.

Podobnie jest ze szkoleniami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z artykułem Art. 237³ Kodeksu pracy nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto kodeks nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia przeszkolenia pracownika w zakresie bhp przed dopuszczeniem go do pracy. Szkolenia te odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Szczegółowo sprawy szkoleń BHP reguluje rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny.

Szkolenie wstępne jest przeprowadzane w formie instruktażu według programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk i obejmuje:

- szkolenie wstępne ogólne, tzw.” instruktaż ogólny”

- szkolenia wstępne na stanowisku pracy - „instruktaż stanowiskowy”

Odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych pracownika.

 

Założenie teczki osobowej - jakie dokumenty się przechowuje

 

Dla każdego nowego pracownika pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe. Szczegółowy spis dokumentów jakie pracodawca powinien przechowywać w aktach osobowych przedstawia Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Akta osobowe składają się z 3 części i w każdej z nich przechowywane są następujące dokumenty:

 

w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie:

1. wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

2. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

3. świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

4. orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

5. inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

 

 

w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

1. umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,

2. dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,

3. pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy

4. zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

5. oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189¹ Kodeksu pracy

6. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,

7. dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

8. oświadczenie dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

9. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

10. pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

11. dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186⁷ Kodeksu pracy,

12. orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

13. umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

14. wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

15. wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

16. korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

17. informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;

w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

1. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

2. dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1¹ Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

3. kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

4. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),

5. umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

6. orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

 

 

	Czynność			Kiedy?
Wstępne badania lekarskie					Przed dopuszczeniem pracownika do pracy
Wstępne badania bhp					Przed dopuszczeniem pracownika do pracy
			UMOWA O PRACĘ
Zgłoszenie firmy do ZUS, jeśli zatrudniamy po raz pierwszy					7 dni
Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych					7 dni
Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia					7 dni
Powiadomienie okręgowego inspektora pracy, jeśli zatrudniamy po raz pierwszy					30 dni
Powiadomienie państwowego inspektora sanitarnego, jeśli zatrudniamy po raz pierwszy					30 dni
Założenie teczki osobowej					Niezwłocznie po zatrudnieniu

 

 

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy, Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zmianami;

- Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585;

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23.10.2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów, Dz. U. z 2009 r. nr 186, poz. 1444;

- Nowelizacja z dnia 18 grudnia 2008 roku Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, Dz. U. z 2009 r., nr 6, poz. 33;

- Kodeks postępowanie cywilnego z dnia 17 listopada 1964, Dz. U. nr 43 poz. 296 z późn. zmianami;

- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, Dz. U. z 2004 r., nr 180 poz. 1860;

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz. U. z 1996 r. nr 62 poz. 286, Dz. U. z 2002 r. nr 214, poz. 1812, Dz. U. z 2003 r. nr 230, poz. 2293, Dz. U. z 2006 r. nr 125, poz. 869, Dz. U. z 2009 r. nr 115, poz. 971.

 

Katarzyna Ropiak

konsultant