KSeF: Do kiedy wszystkie kraje UE muszą wprowadzić e-faktury? Które to już zrobiły?

Unia chce zmniejszyć lukę VAT i uszczelnić system podatkowy, ale w niektórych krajach proces dostosowania się do regulacji postępuje wolniej niż się spodziewano.  Za niecały rok polscy przedsiębiorcy jako jedni z pierwszych w UE zostaną objęci obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Podobne rozwiązania zostały wprowadzone do tej pory w zaledwie kilku krajach. W pozostałych trwają konsultacje, a takie kraje jak Niemcy i Francja przesuwają terminy wprowadzenia obowiązkowych e-faktur.

134 miliardów euro – tyle wyniosła w Unii Europejskiej w 2019 r. luka VAT. W 2020 r.  zmniejszyła się ona aż o 31 miliardów euro. Jak to możliwe? To efekt uszczelnienia systemu podatkowego i cyfryzacji obiegu faktur. Mimo wszystko, wciąż kraje członkowskie UE tracą z tytułu nieodprowadzonego podatku VAT dziesiątki miliardów EUR. 

Nic więc dziwnego, że w interesie wspólnoty i krajów członkowskich leży jak najszybsze załatanie podatkowej luki. W tym celu podjęto działania, których wspólnym mianownikiem są ustrukturyzowane e-faktury. Ustrukturyzowane to te, które umożliwiają automatyczne przetwarzanie dokumentów bez ingerencji człowieka. Nie należy do nich np. format PDF często i mylnie utożsamiany z ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną.

Początkowo obowiązek korzystania z ustrukturyzowanych e-faktur został wprowadzony przy zamówieniach publicznych. W tym celu została stworzona platforma PEPPOL i jej krajowe wersje. W przypadku Polski to Platforma Elektronicznego Fakturowania. W ciągu ostatnich lat PEPPOL trafił także do krajów pozaeuropejskich takich jak m.in. Chiny, Japonia czy USA.

Do kiedy wszystkie kraje UE muszą wprowadzić e-faktury?

Jednak e-faktury przy zamówieniach publicznych były dopiero pierwszym krokiem cyfryzacji procesu fakturowania. Rewolucja nadeszła wraz z zapowiedzią wprowadzenia podobnego obowiązku przy transakcjach typu B2B. W grudniu 2022 r. Komisja Europejska opublikowała propozycję projektu “VAT w epoce cyfrowej” (ViDA). Według jego założeń obowiązek wprowadzenia e-faktur będzie dotyczyć wszystkich krajów Unii Europejskiej. W 2028 r. zostanie wprowadzony wspólny system do europejskiego raportowania w czasie rzeczywistym. Do tego czasu wszystkie kraje muszą być gotowe do wdrożenia elektronicznego fakturowania - tłumaczy Tomasz Kuciel z Editel, operatora Platformy Elektronicznego Fakturowania. 

Teraz, w drugiej połowie 2023 r. kraje wspólnoty są w bardzo różnej sytuacji: jedne obowiązek e-fakturowania już wprowadziły, inne się do tego przymierzają (jak Polska), ale niektóre są dopiero na początku swojej drogi. Wzorem do naśladowania dla całej Europy mogą być Włochy. Na półwyspie Apenińskim już w 2019 r. pojawił się SDI – Sistema di Interscambio – odpowiednik naszego KSeF. -Wprowadzenie obowiązku elektronicznego fakturowania we Włoszech było wielkim sukcesem — tłumaczy Tomasz Kuciel z Editel W ciągu zaledwie jednego roku poskutkowało to zmniejszeniem luki VAT o 10%. To było inspiracją dla pozostałych państw, także Polski – dodaje.

W ślad Włoch poszła Portugalia, Węgry i Albania. W ciągu zaledwie jednego roku (2021) rząd w Tiranie objął nakazem e-fakturowania najpierw transakcje B2G, następnie B2B, a w końcu także B2C. Co ciekawe wszystkie faktury w tym kraju muszą zawierać kod QR.

Kolejnym krajem, który wprowadzi e-faktury będzie Polska. Od lipca 2024 r. przedsiębiorcy zostaną objęci obowiązkiem korzystania z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, niezależnie od rozmiaru organizacji.

W niektórych państwach przyjęto odmienne rozwiązania, gdzie nakaz najpierw dotyczyć będzie większych firm. Przykładem takiego kraju jest Belgia. Termin objęcia przedsiębiorstwa obowiązkiem korzystania z e-faktur ma zależeć od obrotu. Na ten moment pierwsze firmy czeka to w styczniu 2026 r., mniejsze organizacje w późniejszym okresie.

-Obecnie e-fakturowanie B2B w Belgii jest dozwolone bez wymogu przedstawienia faktury papierowej, pod warunkiem, że obie strony potwierdzą swoją zgodę oraz że istnieją wystarczające, bezpieczne kontrole nad procesami wystawiania, odbioru i przechowywania faktur - mówi Tomasz Kuciel z Editel.

Które kraje już wprowadziły KSef?  

Inaczej wygląda sytuacja w największych krajach Unii – Niemczech, Francji czy Hiszpanii. Spośród tych państw najbardziej do przodu posunięte są działania państwa z półwyspu Iberyjskiego. Od lipca bieżącego roku trwają tam konsultacje społeczne w sprawie planów dodania e-faktur B2B do istniejącego raportowania w czasie rzeczywistym. Wprowadzenie nakazu korzystania z elektronicznych faktur dla hiszpańskich przedsiębiorców na dzisiaj planowane jest na lipiec przyszłego roku. 

Jednak największe gospodarki UE, które też najwięcej tracą na luce VAT (Niemcy – 24 mld EUR w 2020 r., Francja, blisko 14 mld EUR), zwlekają z dostosowaniem się do unijnych regulacji. - Niemcy poprosiły Radę UE o zgodę na przełożenie wprowadzenia e-faktur z 2024 r. na 2026 r. Po uzyskaniu zgody nasi zachodni sąsiedzi mają więc dodatkowe 24 miesiące na dostosowanie się do zmian. Przykład z nich wzięli Francuzi, którzy również przełożyli tę datę. Początkowo francuskie przedsiębiorstwa e-faktury miały wdrożyć już w lipcu 2024 r. - zwraca uwagę Tomasz Kuciel z Editel.

Dużo pytań, odpowiedzi brak

Opóźnienia mają też Belgowie. 5 marca 2023 roku belgijskie Ministerstwo Finansów potwierdziło stopniowe wdrażanie fakturowania B2B od lipca 2024 r. do lipca 2025 r. Oprócz e-fakturowania wdrożone ma zostać niemal natychmiastowe e-raportowanie, które zastąpi roczny raport dotyczący wykazu klientów. Do tego jednak potrzebna jest pełna zgoda rządu i parlamentu. Brak porozumienia w sprawie dużych belgijskich reform podatkowych oznacza, że plany wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania z lipca 2024 r. budzą wątpliwości.

Podobnie w Bułgarii. Początkowo planowano, że e-fakturowanie, po sukcesie we Włoszech, na Węgrzech oraz planach Polski i Francji, będzie możliwe już w 2023 roku. Termin wdrożenia raczej nie nastąpi wcześniej jak w 2024 roku. Zmiany rządowe opóźniają też stopniowe wprowadzanie e-faktur i elektronicznego prowadzenia dokumentacji w Danii.

Konsultacje w sprawie obowiązku wdrożenia elektronicznego fakturowania B2B są prowadzone w obecnie w Chorwacji, gdzie prawdopodobny termin wprowadzenia e-faktur to 1 stycznia 2025 r, Szwecji, a także w Finlandii, która już od 2020 r. zobowiązuje podatników do przyjmowania e-faktur, ale obecnie zamierza dokonać przeglądu obowiązku e-fakturowania B2B / sprawozdawczości cyfrowej dla swoich podatników.

Ciekawy jest stosunek do regulacji Holendrów. Tamtejszy sekretarz finansów potwierdził warunkowe wsparcie unijnego projektu „Vat in the digital age” czyli podatku VAT w epoce cyfrowej. 

Niderlandy raczej nie skorzystają z opcji narzucenia jakiejkolwiek formy e-fakturowania B2B lub B2C, tym samym ciągłej kontroli transakcji. Niski poziom krajowych oszustw związanych z podatkiem VAT, wynoszący 1,7 miliarda euro, czyli mniej niż 3% dochodów z podatku VAT, jest głównym powodem braku konieczności inwestycji - zauważa Tomasz Kuciel z Editela.

Unia Europejska jest organizacją zrzeszającą dziesiątki krajów, systemów prawnych i rozwiązań ekonomicznych. Nic więc dziwnego, że widzimy bardzo różne podejścia do wprowadzenia obowiązku elektronicznego fakturowania. W interesie przedsiębiorców jest jednak śledzenie zmian w tej sprawie, bo kolejnym krokiem dla wielu państw będzie wprowadzenie podobnego obowiązku także dla zagranicznych firm działających w danym kraju.