E-faktura od 2026 r.: co oznacza KSeF dla dużych i małych przedsiębiorców?

• Wdrażanie KSeF. Tryb offline jako rozwiązanie przejściowe dla podatników
• Przygotowanie do pełnego wdrożenia KSeF

Nowością w stosunku do obecnego stanu prawnego jest to, że najmniejsi przedsiębiorcy będą musieli wejść w obowiązkowy system KSeF dopiero od 1 października 2026 r. Z jednej strony to korzystne, bo mikrofirmy są często najmniej ucyfrowione i potrzebują więcej czasu na dostosowanie swoich działań do nowych wymagań, jak również system będzie się "wygrzewał" na dużych firmach przez co masowe korzystanie z KSeF przez najbardziej liczną grupę podatników będzie odbywało się na bardziej stabilnym systemie a aparat państwowy nabędzie praktycznych doświadczeń.

Wdrażanie KSeF. Tryb offline jako rozwiązanie przejściowe dla podatników

Z drugiej strony rozciągnięcie w czasie wchodzenia w obowiązkowy KSeF komplikuje i tak już skomplikowaną materię. Na omówienie zasługuje także propozycja dotycząca możliwości stosowania tzw. trybu offline/awaryjnego do końca 2026 r. przez wszystkich podatników. E-faktura wystawiana w trybie offline to także faktura ustrukturyzowana.

Stąd podatnicy i tak będą musieli wdrożyć system, który wygeneruje plik XML zgodny ze schemą rządową, a na wizualizacji faktury umieści oficjalny QR kod itd. Różnica jest taka, że w trybie awaryjnym można przekazać fakturę do nabywcy od razu, bez nadanego KSeF ID, ale z obowiązkiem wystawienia dokumentu w KSeF do końca następnego dnia roboczego.

Przygotowanie do pełnego wdrożenia KSeF

Przez kilka miesięcy w 2026 roku podatnik nie będzie musiał rejestrować w KSeF faktury natychmiast, ale sam proces jej generowania musi być docelowy od 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r. (dla odpowiednio dużych i mniejszych podmiotów).

Więc hasłowo zapowiedź brzmi jak przesunięcie kluczowego wymagania na 1 stycznia 2027 r., ale w praktyce i tak trzeba wykonać całą pracę związaną z e-fakturą na start obligatoryjnego KSeF.

„Mając w ręku” fakturę ustrukturyzowaną to już może nie mieć większego znaczenia czy się ją wyśle do KSeF od razu, czy później. Jeśli podatnicy podzielą ten punkt widzenia i nie dostrzegą istotnej wartości dodanej, prognozujemy, że firmy raczej będą wdrażać od razu docelowy tryb, aby nie musieć co pół roku zmieniać zasad krytycznego procesu fakturowania.