Anonimowy dostęp nabywcy do faktury ustrukturyzowanej w KSeF - kiedy i jak wystawca będzie musiał to zapewnić

• Udostępnianie faktur nabywcom w KSeF
• Kiedy dostęp do faktury musi być anonimowy
• Jak zapewnić nabywcy anonimowy dostęp do faktury ustrukturyzowanej w KSeF

Udostępnianie faktur nabywcom w KSeF

Przepisy określające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) wejdą od 1 lutego 2026 r. Przy czym dla niektórych podatników będzie to 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.

W sześciu przypadkach określonych przepisami art. 106gb ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) podatnicy będą musieli udostępniać nabywcom faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF w sposób uzgodniony z tymi nabywcami.

Tabela. Kiedy podatnik musi udostępniać faktury ustrukturyzowane w sposób uzgodniony z nabywcą

Lp.	Przypadki, gdy konieczne jest udostępnianie nabywcom faktur ustrukturyzowanych w sposób z nimi uzgodniony
1	miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego
2	nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
3	nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę
4	nabywcą jest podatnik z innego państwa członkowskiego UE korzystający ze zwolnienia w ramach tzw. procedury SME
5	nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6
6	nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

Przepisy nie będą przy tym ingerować w uzgadniany przez strony sposób udostępniania faktur ustrukturyzowanych. W konsekwencji faktury ustrukturyzowane w omawianych przypadkach będą mogły być nabywcom udostępniane zarówno w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej (np. jako plik PDF), jak i przy użyciu KSeF.

Kiedy dostęp do faktury musi być anonimowy

W przypadku faktur ustrukturyzowanych udostępnianych przy użyciu KSeF podatnicy obowiązani będą niekiedy zapewniać nabywcom anonimowy dostęp do faktury ustrukturyzowanej. Z art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT wynika, że będzie tak, jeżeli udostępniana przy użyciu KSeF faktura została wystawiona na rzecz:
1) osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub
2) podmiotu innego niż wskazany przepisami art. 106gb ust. 1–3 i 6ustawy o VAT, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej.

Polecamy: VAT 2026. Komentarz
 Polecamy: Biuletyn VAT (miesięcznik) – wersja PREMIUM - abonament
 Polecamy: Komplet PODATKI 2026
Polecamy: Wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary
Polecamy: KSeF krok po kroku – zasady działania i metody wdrożenia

Jak zapewnić nabywcy anonimowy dostęp do faktury ustrukturyzowanej w KSeF

Taki anonimowy dostęp zapewniany będzie poprzez podanie specjalnego kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w KSeF. Przy czym – jak można przeczytać w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów: (…) przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego (QR kodu) i naniesienie go na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy. Sposób utworzenia kodu określony będzie w specyfikacji oprogramowania interfejsowego W przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiającym naniesienie tego kodu bezpośrednio na fakturę, przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się przesłanie go odbiorcy w formie odrębnego linku lub znaku graficznego wraz z fakturą.

Ponadto z wyjaśnień MF dotyczących anonimowego dostępu do e-faktury wynika, iż:
(…) dostęp do faktury przesłanej do KSeF (tzw. dostęp dwuetapowy) będzie możliwy poprzez kod weryfikujący (kod QR, link), po podaniu:
- numeru faktury nadanego przez wystawcę,
- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług lub nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych albo informacji o braku identyfikatora oraz
- kwoty należności ogółem.

W przypadku faktury wystawionej w trybie offline będzie funkcjonował inny proces:
- kod weryfikujący (kod QR, link) umożliwi weryfikację, czy faktura została wystawiona w KSeF,
- usługa będzie dostępna także, gdy KSeF nie będzie działał,
- po przesłaniu faktury do KSeF, usługa umożliwi dostęp do faktury na analogicznych zasadach jak w przypadku dostępu dwuetapowego.

POWOŁANE PISMA MF: wyjaśnienia MF „Informacje ogólne KSeF 2.0 - kody weryfikujące QR”

Tomasz Krywan, doradca podatkowy