KSeF od 1 kwietnia 2026 r.: największe obawy i rady dla najmniejszych przedsiębiorców

• KSeF od 1 kwietnia 2026 r. - największe obawy
• Rady dla najmniejszych przedsiębiorców - wdrożenie KSeF

KSeF od 1 kwietnia 2026 r. - największe obawy

Największe wątpliwości przedsiębiorców związane z wejściem w życie KSeF to m.in. obawa o bezpieczeństwo danych, ryzyko przerw, awarii w działaniu systemu, ryzyko wystąpienia pomyłek w procesie fakturowania, a także niepewność co do samego działania systemu, jak i możliwości zwiększonych kontroli z Urzędu Skarbowego. W głównej mierze widoczny jest niepokój o bezpieczeństwo danych.

Chodzi tutaj zarówno o poczucie ochrony ze strony państwa, które otrzyma dostęp do bazy faktur wszystkich przedsiębiorców, jak również ze strony programów fakturowych/ księgowych, w których umieszczane są certyfikaty. Przedsiębiorcy stojący przed decyzją przekazania uprawnień do biur rachunkowych zastanawiają się, kto w ramach uprawnień będzie miał wgląd do ich danych i czy na pewno będzie to bezpieczne. Początki funkcjonowania KSeF, a szczególnie awaria Profilu Zaufanego, wzbudziły wśród przedsiębiorców obawę, czy rzeczywiście KSeF technicznie jest gotowy na zwiększenie liczby korzystających użytkowników. Obawa przed tym, że może wystąpić awaria paraliżująca codzienną pracę przedsiębiorców jest bardzo realna. Klient przecież dokonał zakupu i często chce otrzymać fakturę na już.

Rady dla najmniejszych przedsiębiorców - wdrożenie KSeF

Najmniejsi przedsiębiorcy, którzy nie przystąpili jeszcze do KSeF, powinni zacząć od sprawdzenia, czy mają narzędzia, które im to umożliwią. Profil zaufany, aplikacja mObywatel, e-dowód czy bankowość elektroniczna, to obecnie bezpłatne alternatywy, które pomogą uwierzytelnić się w KSeF. Bez nich przedsiębiorca nie wejdzie do systemu.

Warto porozmawiać z księgowością firmy, tak, by ustalić jasne zasady, kto jest za co odpowiedzialny. Czy księgowość zapewni program do fakturowania, czy powinniśmy poszukać go sami? Czy księgowość przejmie za przedsiębiorcę obowiązek pobierania dokumentów z KSeF, czy będzie to obowiązek głównie przedsiębiorcy. Jeżeli posiadamy już program do fakturowania, to czy jest on zintegrowany z KSeF i na jakiej zasadzie ułatwi nam pracę w przekazywaniu dokumentacji do księgowej?

Najważniejszą radą, jaką chcę przekazać przedsiębiorcom na 1 kwietnia 2026 r., jest przede wszystkim to, żeby podeszli do tematu ze spokojem i nie zrażali się, jeżeli coś na początku trwało dłużej, niż sądzili, że powinno trwać. Warto pamiętać, że jeżeli 1 kwietnia nie uda się wystawić faktury w KSeF, to zgodnie z przepisami, czas na wystawienie faktury dla przedsiębiorcy, gdy sprzedaż ma miejsce w kwietniu, mija 15 maja.