Jak zabezpieczyć się w umowie przed nieuczciwym kontrahentem i brakiem zapłaty?

Przemyślana umowa to bezpieczna transakcja

Prowadzenie działalności gospodarczej niewątpliwie wiąże się z ciągłym zawieraniem transakcji handlowych. Przedmiot tych transakcji zależy oczywiście od rodzaju prowadzonej działalności – mogą to być umowy sprzedaży, dostawy, przewozu, umowy o dzieło czy roboty budowlane. Każdemu przedsiębiorcy, w zależności od tego po której stronie relacji kontraktowej występuje – zależy albo na terminowym otrzymaniu prawidłowo wykonanego świadczenia, na które się umówił albo na otrzymaniu terminowej i całkowitej zapłaty za wykonane przez siebie świadczenie.

Często jednak będąc na etapie negocjowania warunków umowy czy na początku jej wykonywania, zwłaszcza nie mając wcześniejszej historii gospodarczej z danym kontrahentem, nie można być pewnym jego uczciwości. Zawsze więc warto w pewien sposób zabezpieczyć się odpowiednimi postanowieniami umowy oraz sprawdzeniem kontrahentem przed wejściem z nim w relację gospodarczą.

Sprawdź swojego kontrahenta

Zawierając umowę, w pierwszej kolejności na pewno warto dokonać sprawdzenia kontrahenta oraz jego danych wskazanych w umowie. Wskazanie prawdziwych danych i odpowiedniego ich zakresu jest ważne między innymi na wypadek ewentualnego sporu związanego z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy, po pierwsze dla odpowiedniej identyfikacji podmiotu który jest stroną umowy, po drugie aby dane te wskazać w ewentualnym pozwie w przypadku, w którym zajdzie konieczność skierowania sprawy na drogę sądową. Dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą można sprawdzić w publicznym serwisie Bazy Przedsiębiorców w ramach Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dane spółek handlowych można zweryfikować natomiast w elektronicznym Krajowym Rejestrze Sądowym.

Szczególnie w przypadku zawierania umowy ze spółką handlową (np. jawną, komandytową czy spółką z o.o.), z uwagi na to, że w imieniu tych spółek zawsze występować będą osoby fizyczne, ważne jest zweryfikowanie, czy osoby, które zawierają umowę są do tego umocowane. W przypadku spółek osobowych co do zasady będą to wspólnicy (dla spółki jawnej zwykle wszyscy wspólnicy, dla spółki komandytowej i komandytowo – akcyjnej wspólnicy będący komplementariuszami). W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej czy prostej spółki akcyjnej – z reguły będzie to zarząd tych spółek. To czy dana osoba jest wspólnikiem czy też członkiem zarządu danej spółki, a także jakie zasady reprezentacji (łączna bądź samodzielna) obowiązują daną spółkę również można sprawdzić w elektronicznym Krajowym Rejestrze Sądowym.

Czy umowę podpisała właściwa osoba?

Sprawdzenie czy daną umowę w imieniu spółki zawiera odpowiednio umocowana osoba jest pierwszym krokiem do zabezpieczenia się przed nieuczciwym kontrahentem. Jeśli bowiem osoba, która zawiera umowę nie jest do tego umocowana, spółka łatwo może powołać się na to, że umowa jej nie wiąże. Taki stan reguluje art. 103 Kodeksu Cywilnego, zgodnie z którym umowa zawarta przez tzw. rzekomego pełnomocnika jest nieważna, chyba że zostanie wykonana. Jeśli ten podmiot w imieniu którego umowę zawarto nie wykona jej ani nie potwierdzi jej ważności, co prawda możliwe jest dochodzenie rodzeń od owej osoby nieumocowanej, która umowę zawarła, jednak w praktyce nie na tym przecież będzie zależało przedsiębiorcy, który tę umowę w dobrej wierze zawierał.

Jeśli więc mamy przed sobą dokument umowy – w pierwszej kolejności zweryfikujmy, czy osoba na niej wskazana może reprezentować naszego kontrahenta. Jeśli nie – poprośmy kontrahenta o stosowne dokumenty które mogą to prawo wykazać (np. pełnomocnictwo). W przypadku gdy kontrahent nie będzie w stanie takich dokumentów przedstawić – poprośmy o zawarcie (np. podpisanie) umowy przez osoby wskazane w Krajowym Rejestrze Sądowym, zgodnie z zasadami reprezentacji tam wskazanymi.

Jakie zabezpieczenia umowy można wprowadzić? Klauzule umowne

Drugim krokiem dla zabezpieczenia się przed potencjalnymi problemami z wykonaniem umowy jest wprowadzenie odpowiednich mechanizmów umownych. Można tutaj wskazać m. in. wprowadzenie do umowy postanowień dot. zabezpieczenia wykonania, takich jak np. kaucje gwarancyjne, gwarancje bankowe, weksel, poręczenie czy wymóg złożenia oświadczenia o poddaniu się egzekucji wprost z aktu notarialnego na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

Jednym z popularniejszych rozwiązań jest wystawianie weksla na zabezpieczenie ewentualnych roszczeń drugiej strony. Powszechność tego rodzaju zabezpieczenia zapewne wynika z prostoty i braku jakichkolwiek kosztów związanych z wystawieniem samego weksla in blanco.

Z pespektywy kontrahenta na rzecz którego weksel in blanco jest wystawiany ważne jest zweryfikowanie treści samego weksla (Ustawa z dnia 18 kwietnia 1936 r. wprowadza rygorystyczne wymogi co do treści weksla – brak zastosowania się do tych wymogów może spowodować nieważność tego dokumentu), a także ustalenie treści tzw. deklaracji wekslowej czyli postanowień które będą określać w jakich warunkach zaktualizuje się prawo do wypełnienia weksla (np. maksymalna kwota, maksymalny termin).

Posiadacz weksla wystawionego przez kontrahenta, w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy i zaktualizowania się warunków ustalonych w deklaracji wekslowej będzie mógł wypełnić weksel (np. na kwotę zaległości kontrahenta w zapłacie za wystawione faktury) i skierować na jego podstawie pozew do sądu. W przypadku procedury sądowej opartej na wekslu, wydany przez sąd nakaz zapłaty z weksla, staje się natychmiast wykonalny po upływie terminu do zapłaty wskazanego w nakazie (art. 492 (21) § 3 Kodeksu Postępowania Cywilnego). Oznacza to, że w około dwa tygodnie po otrzymaniu nakazu zapłaty z sądu rozpoznającego sprawę, możliwe będzie już skierowanie sprawy do egzekucji komorniczej.

Oprócz wprowadzenia powyższych mechanizmów, dla kontrahenta na rzecz którego wykonywane jest na podstawie umowy jakiejkolwiek świadczenie, ważne też aby zweryfikować czy w treści umowy kontrahent nie próbuje nadto ograniczyć swojej odpowiedzialności za wykonanie zobowiązania.
W polskim systemie prawnym nie jest możliwe wyłączenie odpowiedzialności za szkody wyrządzone umyślnie, ale możliwe jest ograniczenie odpowiedzialności odszkodowawczej za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania do określonej kwoty czy wyłączenie niektórych postaci szkody (np. utraconych korzyści); dopuszczalne jest także ograniczenie odpowiedzialności za podwykonawców.

Warto więc rozważyć czy postanowienia proponowane przez kontrahenta co do ograniczenia odpowiedzialności za wykonanie umowy, nie powodują pozbawienia prawa rekompensaty tego co potencjalnie możemy utracić gdyby kontrahent umowy nie wykonał lub wykonał ją nienależycie i podjąć negocjacje co do wprowadzenia takich limitów odpowiedzialności i takiego jej zakresu, który będzie satysfakcjonował obie strony.

Jak wyegzekwować należność?

Natomiast w przypadku, gdy już dojdzie do niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez kontrahenta, przychodzi moment w którym konieczne jest przymusowe wyegzekwowanie świadczenia - czy to pieniężnego czy niepieniężnego - od nieuczciwego partnera biznesowego. W przypadku zaległości pieniężnych w pierwszej kolejności na pewno warto rozważyć potrącenie – jeśli kontrahent jest jednocześnie naszym wierzycielem, dokonanie kompensaty (złożenie oświadczenia o potrąceniu) spowoduje, że umorzy się dług naszego kontrahenta, ale i jednocześnie nasz dług wobec niego. Zobowiązania obu stron zostają zaspokojone – oczywiście w przypadku kompensaty długi umarzają się do wysokości niższego zobowiązania.

W przypadku jednak gdy kompensata nie jest możliwa, warto wezwać kontrahenta do zapłaty z zastrzeżeniem zgłoszenia wierzytelności do Biura Informacji Gospodarczej (np. KRD). Jeśli kontrahent dba o swoją reputację na rynku, może to być skuteczny czynnik motywacyjny do zapłaty należności. Trzeba jednak pamiętać, że wpisanie dłużnika do Biura Informacji Gospodarczej jest obwarowane pewnymi warunkami, które szczegółowo określa Ustawa z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych.

Jeśli natomiast działania naszego dłużnika zmuszają do skierowania sprawy na drogę sądową, warto pamiętać o możliwości złożenia wraz z pozwem wniosku o zabezpieczenie naszego roszczenia. W odpowiedzi na taki wniosek sąd wydaje postanowienie o zabezpieczeniu, które stanowi podstawę dla organu egzekucyjnego (komornika) do zajęcia składników majątkowych naszego dłużnika, celem ułatwienia przyszłej egzekucji. Oczywiście zabezpieczenie roszczenia jest możliwe pod pewnymi warunkami, o których mowa w Kodeksie Postępowania Cywilnego tj. m. in. zgodnie z art. 730 (1) § 1 Kodeksu Postępowania Cywilnego zabezpieczenia może żądać strona, która uprawdopodobni istnienie roszczenia oraz interes prawny w udzieleniu zabezpieczenia. Ustawodawca w dużej nowelizacji KPC z 2019 r. ułatwił jednak nieco przedsiębiorcom uzyskiwanie zabezpieczeń wprowadzając § 3 do wyżej wskazanego przepisu, zgodnie z którym interes prawny w udzieleniu zabezpieczenia uważa się za uprawdopodobniony, gdy żądającym zabezpieczenia jest powód dochodzący należności zapłaty z tytułu transakcji handlowej w rozumieniu Ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, w przypadku gdy wartość tej transakcji nie przekracza siedemdziesięciu pięciu tysięcy złotych, a dochodzona należność nie została uregulowana i od dnia upływu terminu jej płatności upłynęły co najmniej trzy miesiące.

Dobra umowa na złe czasy

Niezależnie od wszystkich przedstawionych wyżej skrótowo wskazówek i rad co do treści umowy i ewentualnych środków zaradczych na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, warto pamiętać, że umowę przed jej zawarciem warto skonsultować z doradcą prawnym – adwokatem lub radcą prawnym, którzy w profesjonalny sposób będą w stanie zweryfikować czy jej treść odpowiednio zabezpiecza relewantne w kontekście danej relacji interesy. Umowy pisze się bowiem na złe a nie dobre czasy i ustalając jej treść warto przeanalizować wszelkie realne ryzyko, które może się pojawić w związku z jej wykonaniem i dostosować jej postanowienia do konkretnej relacji.

Łukasz Wieczorek – Equity Partner w KWKR Konieczny Wierzbicki
Dominika Cholewa – Prawnik w KWKR Konieczny Wierzbicki