REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją
Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Średniej wielkości firma gromadzi olbrzymie ilości dokumentacji. W każdym przedsiębiorstwie są to dokumenty o charakterze ogólnym, ale też szereg dokumentów właściwych dla profilu działalności danej firmy. Niezależnie od ich ilości, dokumenty muszą być odpowiednio zarządzane, co wiąże się ze stworzeniem warunków do ich przechowywania, właściwym ich archiwizowaniem, niszczeniem, a w razie potrzeby digitalizacją. Sprawne zarządzanie dokumentami w firmie pozwala na szybki dostęp do potrzebnych informacji, co w konsekwencji wspiera procesy decyzyjne i operacyjne w przedsiębiorstwie. Konieczność właściwego zorganizowania dokumentacji wynika jednak nie tylko z potrzeby utrzymania porządku czy zredukowania czasu potrzebnego na poszukiwanie dokumentów, ale też z przepisów prawnych. 

Zarządzanie dokumentami w firmie 

Proces zarządzania dokumentacją jest wieloaspektowy. Obejmuje  należyte i zgodne z przepisami: gromadzenie, kategoryzowanie, przechowywanie, a następnie brakowanie i niszczenie dokumentów. Każdy z tych procesów służy innym celom. 
Przechowywanie dotyczy właściwej i bezpiecznej retencji dokumentów papierowych. I choć wydawać by się mogło, że świat odchodzi od dokumentacji papierowej, to nadal wiele firm i instytucji, w tym banków, placówek medycznych, ale też przedsiębiorców prowadzących inną działalność przetwarza dokumenty w formie tradycyjnej. 

- Warto pamiętać, że część dokumentów musi być przechowywana przez bardzo wiele lat. Przykładem są choćby umowy kredytu hipotecznego zawarte na np. 30 lat, co oznacza tak długi okres przechowywania powiększony o kolejny okres retencji. Kolejny przykład to dokumentacja pracownicza powstała przed 2019 r., która zgodnie z przepisami powinna być przechowywana przez 50 lat. Często mierzone w tysiącach metrów bieżących zasoby dokumentacji wymagają szczególnych warunków przechowywania, co wynika z konieczności ich zabezpieczenia niekiedy w bardzo odległym horyzoncie czasowym – mówi Bartosz Dąbrowski, dyrektor ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions. 

REKLAMA

Autopromocja

Przechowywanie dokumentów a regulacje prawne

W Polsce nie ma jednolitego i odrębnego aktu prawnego regulującego kwestie związane z zarządzaniem dokumentacją. Zasady przechowywania dokumentacji na poziomie ogólnym zostały określone w Ustawie z 14 lipca 1983 r. „O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach” (Dz.U. z 2018 r. poz.217 z późn. zm). Ustawodawca wskazał w niej m.in., że dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą. 

Regulacji prawnych, w których mowa jest o przechowywaniu dokumentów jest jednak znacznie więcej. – Mamy do czynienia z kilkunastoma regulacjami w randze ustaw oraz rozporządzeniami, które określają warunki oraz kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji. Są w nich także zawarte rozwiązania dotyczące okresu przechowywania dokumentów o różnym charakterze, ale też sposobów ich kategoryzacji, przechowywania, niszczenia czy przekazywania do archiwum państwowego – dodaje Bartosz Dąbrowski. 

Jednocześnie szereg przepisów, np. ordynacja podatkowa, ustawa o rachunkowości, prawo bankowe, budowlane czy kodeks cywilny, wskazują szczegółowo różne okresy przechowywania określonych rodzajów dokumentów. Tak duża liczba przepisów może powodować niepewność wśród przedsiębiorców dotyczącą określania okresu przechowywania pewnych dokumentów. Konsekwencją może być wydłużanie przez firmy okresu przechowania. 

- Warto pamiętać, że ustawodawca zachowuje prawo do swobodnego kształtowania okresów przechowywania określonego rodzaju zasobu dokumentacji. Regulacje te najczęściej zawierane są w szczegółowych przepisach będących skutkiem procesu legislacji. W przypadku wątpliwości dotyczących kwalifikacji dokumentacji najrozsądniej jest zasięgnąć informacji w firmie specjalizującej się w usługach zarządzania dokumentacją – dodaje Bartosz Dąbrowski.

- Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 roku w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216);
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116);
- Zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczące między innymi zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej czy porządkowania oraz trybu przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne do archiwów państwowych;
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.);
- Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.);
- Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.);
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku – Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.).

Warunki przechowywania dokumentów

Częstą praktyką stosowaną przez firmy jest umieszczanie archiwów w piwnicach i na najniższych kondygnacjach budynków. Tymczasem w niedostosowanych pomieszczeniach dokumenty są narażone na zniszczenie. W razie zalania pomieszczeń w wyniku powodzi, jak to miało miejsce w połowie września, czy nawet na skutek lekkiego zawilgocenia, dokumenty papierowe są narażone na pleśń. Przez to mogą zostać tak uszkodzone, że trudno będzie je odczytać czy odzyskać. Dlatego warto zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentów lub ich digitalizację, która zapewni back - up. 
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. wyraźnie artykułuje wymogi dotyczące zlokalizowania archiwum, ale też wymagania w zakresie zabezpieczeń technicznych pomieszczeń, gdzie przechowywane są dokumenty. Określa także szczegółowe warunki przechowywania dokumentacji papierowej, takie jak temperatura czy poziom wilgotności – mówi Bartosz Dąbrowski i dodaje, że tak rygorystyczne wymogi zapewniają firmy zajmujące obsługą dokumentacji, które posiadają własne magazyny. 

Od przechowywania po niszczenie 

Proces zarządzania dokumentami to jednak nie tylko samo przechowywanie dokumentacji papierowej. Ważnym elementem jest digitalizacja, czyli proces przetwarzania dokumentów z formy papierowej do formy elektronicznej, ale też odpowiednia ich archiwizacja. Pod tym pojęciem kryją się wszelkie prace rejestracyjne i porządkowe w ramach konkretnego zasobu dokumentów. 

- Ważnym ich elementem jest uwzględnienie procesów właściwej kategoryzacji okresów przechowywania, dzięki czemu można uniknąć zagrożenia zniszczenia dokumentów, które nadal powinny być przechowywane. Samo niszczenie to proces końcowy polegający na bezpowrotnej utylizacji dokumentów w sposób, który uniemożliwi ich odzyskanie – zgodnie z obowiązującą normą DIN 66399 oraz klasami tajności P3 lub P4 – mówi Bartosz Dąbrowski.   

Wymogi dotyczące poszczególnych procesów, które składają na zarządzanie dokumentacją są regulowane przez przepisy prawne, jednak warto zwrócić uwagę na dodatkowe elementy organizacyjne związane z tym zagadnieniem. 

Bardzo ważna jest odpowiednia systematyka pracy archiwistycznej oraz dysponujący niezbędną wiedzą i doświadczeniem personel, który odpowiada za te procesy. Niestety w wielu przedsiębiorstwach to obszar niedoceniany, niedoinwestowany i traktowany jako przykra oraz kosztowna konieczność. Dla firm trudniących się inną działalnością, zarządzanie dokumentami to nie jest obszar, który przynosi konkretne zyski i dlatego często obowiązki z tym związane powierzane są osobom niewykwalifikowanym, praktykantom czy studentom w ramach zleceń wakacyjnych. Warto jednak uświadomić sobie na ile ten obszar chroni przed konkretnym wymiarem potencjalnych strat i ryzyk. Katalog błędów, z którymi spotykam się doradzając przy organizacji archiwum zakładowego jest bardzo szeroki, a skutki kontroli prowadzonych przez organy podatkowe, w sytuacji braku kompletności dokumentacji, mogą być bardzo poważne. To dlatego firmy powinny zwrócić większą uwagę na ten obszar – podsumowuje Bartosz Dąbrowski. 

Impel Business Solutions sp. z o.o. specjalizuje się w obsłudze BPO (Business Process Outsourcing). Realizuje outsourcing kadr i płac, księgowości oraz zarządzania dokumentacją, które obejmuje archiwizację, przechowywanie, digitalizację i niszczenie. Usługi wykonuje zespół blisko 400 specjalistów z doświadczeniem i gruntowną znajomością obowiązujących przepisów. Wykorzystanie technologii (digitalizacja z OCR, automatyzacja, machine learning) i stałe doskonalenie (lean management) pozwala zwiększyć efektywność realizowanych procesów, zapewnić ciągłość i terminowość obsługi. 
bpo.impel.pl

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rozliczenie VAT przy uznanej reklamacji, gdy kupujący zatrzymuje część wadliwego towaru

Zgłosiliśmy reklamację w związku z wadliwym towarem. Kontrahent uznał reklamację, ale zamiast wystawić fakturę korygującą, wystawił notę uznaniową. Zwrócił nam zapłatę za część towaru, który został u nas i który sami zutylizujemy. Część towaru została wymieniona na towar wolny od wad. Czy korygujemy odliczony VAT? Czy dokonując utylizacji we własnym zakresie świadczymy usługę na rzecz sprzedawcy? Czy ta wymiana towaru powinna być rozliczona w VAT?

Odstąpienie od umowy: kiedy trzeba skorygować VAT z faktury zaliczkowej

Otrzymanie zaliczki na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług wiąże się zasadniczo z powstaniem obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. Rezygnacja z transakcji, skutkująca zwrotem zaliczki i wystawieniem faktury korygującej, umożliwia sprzedawcy obniżenie kwoty podatku należnego. Nabywca jest z kolei obowiązany do odpowiedniej korekty odliczonego wcześniej podatku naliczonego. Jak jednak postąpić w sytuacji, gdy kontrahenci odstępują wprawdzie od zawartej umowy, lecz zaliczka zostaje zwrócona znacznie później lub jej zwrot w ogóle nie następuje. Transakcja nie dochodzi ostatecznie do skutku. Nie ma jednak również zwrotu zaliczki, a to jej wpłata generowała powstanie obowiązku podatkowego.

Ulga na ekspansję

Ulga na ekspansję to jedno z rozwiązań podatkowych, które miało na celu wsparcie przedsiębiorców w pozyskiwaniu nowych rynków poprzez możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na reklamę nowych produktów oraz udział w targach. Przepisy w tym zakresie budzą jednak liczne wątpliwości interpretacyjne, zwłaszcza w odniesieniu do podmiotów, które nie wytwarzają fizycznie produktów, lecz jedynie sprzedają je pod własną marką.

Czy można sprzedać środek trwały w czasie zawieszenia działalności gospodarczej.? Jak rozliczyć podatki od tej sprzedaży?

Wielu przedsiębiorców, którzy decydują się na zawieszenie działalności gospodarczej, zastanawia się, jak prawidłowo rozliczyć sprzedaż środków trwałych. Często pojawiają się pytania, czy w trakcie zawieszenia można sprzedać firmowy majątek i czy od takiej transakcji należy odprowadzić podatek. Wbrew pozorom, sprawa nie jest skomplikowana.

REKLAMA

CFO w firmie – dlaczego warto go docenić, zwłaszcza w sytuacji kryzysowej

O roli dyrektorów finansowych w zarządzaniu kryzysowym na przykładzie sytuacji, w jakiej znalazły się międzynarodowe organizacje pozarządowe – pisze Jarosław Czubacki, Head of Finance w Fundacji Save the Children Polska.

KSeF tuż za rogiem! Księgowi mówią jasno: za zgodność e-faktur odpowiadać będą przedsiębiorcy

KSeF już jest na horyzoncie. Przedsiębiorcy wciąż jednak zwlekają z przygotowaniami do e-faktur, licząc na pomoc księgowych z biur rachunkowych. Tymczasem to oni sami będą odpowiadać za zgodność z nowymi przepisami. Jak dobrze przygotować firmę i uniknąć kosztownych potknięć? Sprawdź, co zrobić już teraz.

Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Wielką Brytanią – kompendium wiedzy dla polskich rezydentów podatkowych

W erze globalnej mobilności zawodowej i kapitałowej coraz więcej Polaków uzyskuje dochody z zagranicy. Najczęściej chodzi o Wielką Brytanię – kraj, który od lat przyciąga naszych obywateli do pracy, prowadzenia działalności gospodarczej czy inwestowania. W takim kontekście kluczowa staje się znajomość zasad opodatkowania dochodów uzyskiwanych w UK przez osoby będące polskimi rezydentami podatkowymi.

Prof. W. Modzelewski: VAT unijny to największe zagrożenie dla uczciwych podatników. Trzeba zrezygnować z pozornych działań uszczelniających i napisać od nowa ustawę o VAT

Powoli ale skutecznie przebija się do świadomości podatników diagnoza, że VAT unijny, wprowadzony w Polsce w 2004 r., był od początku nieznaną w historii pułapką zastawioną nie tylko na nasze państwo, lecz również na dziesiątki tysięcy naiwnych i uczciwych podatników, którzy mieli być (i są nadal) ofiarami tego eksperymentu – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Ordynacja podatkowa - MF szykuje liczne zmiany od 2026 r. Przedawnienie, zapłata podatku, zwrot nadpłaty, MDR i wiele innych nowości w projekcie nowelizacji

W dniu 28 marca 2025 r. opublikowany został projekt bardzo obszernej nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilkunastu innych ustaw. Zmiany są bardzo liczne i mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów informuje, że celem tej nowelizacji jest poprawa relacji między podatnikami i organami podatkowymi, zwiększenie efektywności działania organów podatkowych oraz doprecyzowanie przepisów, których stosowanie budzi wątpliwości. Zobaczmy jakie zmiany czekają podatników od początku przyszłego roku.

Obowiązkowe e-Doręczenia od 1 kwietnia 2025 r. dla firm zarejestrowanych w KRS. Jak założyć skrzynkę i aktywować Adres do Doręczeń Elektronicznych (ADE)

W komunikacie z 27 marca 2025 r. Poczta Polska przypomina o nadchodzącym terminie: 1 kwietnia 2025 r., kiedy to obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń zostanie rozszerzony na przedsiębiorstwa zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym przed początkiem bieżącego roku.

REKLAMA