REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją
Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Średniej wielkości firma gromadzi olbrzymie ilości dokumentacji. W każdym przedsiębiorstwie są to dokumenty o charakterze ogólnym, ale też szereg dokumentów właściwych dla profilu działalności danej firmy. Niezależnie od ich ilości, dokumenty muszą być odpowiednio zarządzane, co wiąże się ze stworzeniem warunków do ich przechowywania, właściwym ich archiwizowaniem, niszczeniem, a w razie potrzeby digitalizacją. Sprawne zarządzanie dokumentami w firmie pozwala na szybki dostęp do potrzebnych informacji, co w konsekwencji wspiera procesy decyzyjne i operacyjne w przedsiębiorstwie. Konieczność właściwego zorganizowania dokumentacji wynika jednak nie tylko z potrzeby utrzymania porządku czy zredukowania czasu potrzebnego na poszukiwanie dokumentów, ale też z przepisów prawnych. 

Zarządzanie dokumentami w firmie 

Proces zarządzania dokumentacją jest wieloaspektowy. Obejmuje  należyte i zgodne z przepisami: gromadzenie, kategoryzowanie, przechowywanie, a następnie brakowanie i niszczenie dokumentów. Każdy z tych procesów służy innym celom. 
Przechowywanie dotyczy właściwej i bezpiecznej retencji dokumentów papierowych. I choć wydawać by się mogło, że świat odchodzi od dokumentacji papierowej, to nadal wiele firm i instytucji, w tym banków, placówek medycznych, ale też przedsiębiorców prowadzących inną działalność przetwarza dokumenty w formie tradycyjnej. 

- Warto pamiętać, że część dokumentów musi być przechowywana przez bardzo wiele lat. Przykładem są choćby umowy kredytu hipotecznego zawarte na np. 30 lat, co oznacza tak długi okres przechowywania powiększony o kolejny okres retencji. Kolejny przykład to dokumentacja pracownicza powstała przed 2019 r., która zgodnie z przepisami powinna być przechowywana przez 50 lat. Często mierzone w tysiącach metrów bieżących zasoby dokumentacji wymagają szczególnych warunków przechowywania, co wynika z konieczności ich zabezpieczenia niekiedy w bardzo odległym horyzoncie czasowym – mówi Bartosz Dąbrowski, dyrektor ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions. 

REKLAMA

Przechowywanie dokumentów a regulacje prawne

W Polsce nie ma jednolitego i odrębnego aktu prawnego regulującego kwestie związane z zarządzaniem dokumentacją. Zasady przechowywania dokumentacji na poziomie ogólnym zostały określone w Ustawie z 14 lipca 1983 r. „O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach” (Dz.U. z 2018 r. poz.217 z późn. zm). Ustawodawca wskazał w niej m.in., że dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą. 

Regulacji prawnych, w których mowa jest o przechowywaniu dokumentów jest jednak znacznie więcej. – Mamy do czynienia z kilkunastoma regulacjami w randze ustaw oraz rozporządzeniami, które określają warunki oraz kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji. Są w nich także zawarte rozwiązania dotyczące okresu przechowywania dokumentów o różnym charakterze, ale też sposobów ich kategoryzacji, przechowywania, niszczenia czy przekazywania do archiwum państwowego – dodaje Bartosz Dąbrowski. 

Jednocześnie szereg przepisów, np. ordynacja podatkowa, ustawa o rachunkowości, prawo bankowe, budowlane czy kodeks cywilny, wskazują szczegółowo różne okresy przechowywania określonych rodzajów dokumentów. Tak duża liczba przepisów może powodować niepewność wśród przedsiębiorców dotyczącą określania okresu przechowywania pewnych dokumentów. Konsekwencją może być wydłużanie przez firmy okresu przechowania. 

- Warto pamiętać, że ustawodawca zachowuje prawo do swobodnego kształtowania okresów przechowywania określonego rodzaju zasobu dokumentacji. Regulacje te najczęściej zawierane są w szczegółowych przepisach będących skutkiem procesu legislacji. W przypadku wątpliwości dotyczących kwalifikacji dokumentacji najrozsądniej jest zasięgnąć informacji w firmie specjalizującej się w usługach zarządzania dokumentacją – dodaje Bartosz Dąbrowski.

- Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 roku w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216);
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116);
- Zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczące między innymi zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej czy porządkowania oraz trybu przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne do archiwów państwowych;
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.);
- Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.);
- Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.);
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku – Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.).

Warunki przechowywania dokumentów

Częstą praktyką stosowaną przez firmy jest umieszczanie archiwów w piwnicach i na najniższych kondygnacjach budynków. Tymczasem w niedostosowanych pomieszczeniach dokumenty są narażone na zniszczenie. W razie zalania pomieszczeń w wyniku powodzi, jak to miało miejsce w połowie września, czy nawet na skutek lekkiego zawilgocenia, dokumenty papierowe są narażone na pleśń. Przez to mogą zostać tak uszkodzone, że trudno będzie je odczytać czy odzyskać. Dlatego warto zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentów lub ich digitalizację, która zapewni back - up. 
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. wyraźnie artykułuje wymogi dotyczące zlokalizowania archiwum, ale też wymagania w zakresie zabezpieczeń technicznych pomieszczeń, gdzie przechowywane są dokumenty. Określa także szczegółowe warunki przechowywania dokumentacji papierowej, takie jak temperatura czy poziom wilgotności – mówi Bartosz Dąbrowski i dodaje, że tak rygorystyczne wymogi zapewniają firmy zajmujące obsługą dokumentacji, które posiadają własne magazyny. 

Od przechowywania po niszczenie 

Proces zarządzania dokumentami to jednak nie tylko samo przechowywanie dokumentacji papierowej. Ważnym elementem jest digitalizacja, czyli proces przetwarzania dokumentów z formy papierowej do formy elektronicznej, ale też odpowiednia ich archiwizacja. Pod tym pojęciem kryją się wszelkie prace rejestracyjne i porządkowe w ramach konkretnego zasobu dokumentów. 

- Ważnym ich elementem jest uwzględnienie procesów właściwej kategoryzacji okresów przechowywania, dzięki czemu można uniknąć zagrożenia zniszczenia dokumentów, które nadal powinny być przechowywane. Samo niszczenie to proces końcowy polegający na bezpowrotnej utylizacji dokumentów w sposób, który uniemożliwi ich odzyskanie – zgodnie z obowiązującą normą DIN 66399 oraz klasami tajności P3 lub P4 – mówi Bartosz Dąbrowski.   

Wymogi dotyczące poszczególnych procesów, które składają na zarządzanie dokumentacją są regulowane przez przepisy prawne, jednak warto zwrócić uwagę na dodatkowe elementy organizacyjne związane z tym zagadnieniem. 

Bardzo ważna jest odpowiednia systematyka pracy archiwistycznej oraz dysponujący niezbędną wiedzą i doświadczeniem personel, który odpowiada za te procesy. Niestety w wielu przedsiębiorstwach to obszar niedoceniany, niedoinwestowany i traktowany jako przykra oraz kosztowna konieczność. Dla firm trudniących się inną działalnością, zarządzanie dokumentami to nie jest obszar, który przynosi konkretne zyski i dlatego często obowiązki z tym związane powierzane są osobom niewykwalifikowanym, praktykantom czy studentom w ramach zleceń wakacyjnych. Warto jednak uświadomić sobie na ile ten obszar chroni przed konkretnym wymiarem potencjalnych strat i ryzyk. Katalog błędów, z którymi spotykam się doradzając przy organizacji archiwum zakładowego jest bardzo szeroki, a skutki kontroli prowadzonych przez organy podatkowe, w sytuacji braku kompletności dokumentacji, mogą być bardzo poważne. To dlatego firmy powinny zwrócić większą uwagę na ten obszar – podsumowuje Bartosz Dąbrowski. 

Impel Business Solutions sp. z o.o. specjalizuje się w obsłudze BPO (Business Process Outsourcing). Realizuje outsourcing kadr i płac, księgowości oraz zarządzania dokumentacją, które obejmuje archiwizację, przechowywanie, digitalizację i niszczenie. Usługi wykonuje zespół blisko 400 specjalistów z doświadczeniem i gruntowną znajomością obowiązujących przepisów. Wykorzystanie technologii (digitalizacja z OCR, automatyzacja, machine learning) i stałe doskonalenie (lean management) pozwala zwiększyć efektywność realizowanych procesów, zapewnić ciągłość i terminowość obsługi. 
bpo.impel.pl

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

REKLAMA

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

Prowizja w kryptowalutach bez podatku – do chwili wymiany? Ważny wyrok WSA

Rynek kryptowalut wciąż działa w cieniu nie zawsze jednoznacznych regulacji podatkowych. Zdarza się, że firmy technologiczne muszą podejmować decyzje biznesowe bez jasnych odpowiedzi na pytania o moment powstania przychodu, zasady wyceny aktywów czy klasyfikację źródeł dochodu. Wiele osób sądzi, że rozporządzenie MICA kompleksowo reguluje cały rynek kryptoaktywów, podczas gdy w rzeczywistości nie dotyczy kwestii podatkowych. Wydawałoby się, że postępująca legislacja europejska rozwiązuje obecnie więcej problemów niż dotychczas, ale niestety nadal jeszcze pozostają pewne niejasne strefy. Jednym z takich obszarów jest rozliczanie prowizji pobieranych w kryptowalutach, szczególnie gdy nie towarzyszy im bezpośrednia płatność. Właśnie ten problem trafił pod ocenę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Gdańsku.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF: podatnicy zwolnieni z VAT nie będą chcieli faktur ustrukturyzowanych?

Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani ”udostępnianiem” im w KSeF faktur ustrukturyzowanych – pisze profesor Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

Prof. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Trzeba zastosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA