REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją
Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Średniej wielkości firma gromadzi olbrzymie ilości dokumentacji. W każdym przedsiębiorstwie są to dokumenty o charakterze ogólnym, ale też szereg dokumentów właściwych dla profilu działalności danej firmy. Niezależnie od ich ilości, dokumenty muszą być odpowiednio zarządzane, co wiąże się ze stworzeniem warunków do ich przechowywania, właściwym ich archiwizowaniem, niszczeniem, a w razie potrzeby digitalizacją. Sprawne zarządzanie dokumentami w firmie pozwala na szybki dostęp do potrzebnych informacji, co w konsekwencji wspiera procesy decyzyjne i operacyjne w przedsiębiorstwie. Konieczność właściwego zorganizowania dokumentacji wynika jednak nie tylko z potrzeby utrzymania porządku czy zredukowania czasu potrzebnego na poszukiwanie dokumentów, ale też z przepisów prawnych. 

Zarządzanie dokumentami w firmie 

Proces zarządzania dokumentacją jest wieloaspektowy. Obejmuje  należyte i zgodne z przepisami: gromadzenie, kategoryzowanie, przechowywanie, a następnie brakowanie i niszczenie dokumentów. Każdy z tych procesów służy innym celom. 
Przechowywanie dotyczy właściwej i bezpiecznej retencji dokumentów papierowych. I choć wydawać by się mogło, że świat odchodzi od dokumentacji papierowej, to nadal wiele firm i instytucji, w tym banków, placówek medycznych, ale też przedsiębiorców prowadzących inną działalność przetwarza dokumenty w formie tradycyjnej. 

- Warto pamiętać, że część dokumentów musi być przechowywana przez bardzo wiele lat. Przykładem są choćby umowy kredytu hipotecznego zawarte na np. 30 lat, co oznacza tak długi okres przechowywania powiększony o kolejny okres retencji. Kolejny przykład to dokumentacja pracownicza powstała przed 2019 r., która zgodnie z przepisami powinna być przechowywana przez 50 lat. Często mierzone w tysiącach metrów bieżących zasoby dokumentacji wymagają szczególnych warunków przechowywania, co wynika z konieczności ich zabezpieczenia niekiedy w bardzo odległym horyzoncie czasowym – mówi Bartosz Dąbrowski, dyrektor ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions. 

REKLAMA

REKLAMA

Przechowywanie dokumentów a regulacje prawne

W Polsce nie ma jednolitego i odrębnego aktu prawnego regulującego kwestie związane z zarządzaniem dokumentacją. Zasady przechowywania dokumentacji na poziomie ogólnym zostały określone w Ustawie z 14 lipca 1983 r. „O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach” (Dz.U. z 2018 r. poz.217 z późn. zm). Ustawodawca wskazał w niej m.in., że dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą. 

Regulacji prawnych, w których mowa jest o przechowywaniu dokumentów jest jednak znacznie więcej. – Mamy do czynienia z kilkunastoma regulacjami w randze ustaw oraz rozporządzeniami, które określają warunki oraz kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji. Są w nich także zawarte rozwiązania dotyczące okresu przechowywania dokumentów o różnym charakterze, ale też sposobów ich kategoryzacji, przechowywania, niszczenia czy przekazywania do archiwum państwowego – dodaje Bartosz Dąbrowski. 

Jednocześnie szereg przepisów, np. ordynacja podatkowa, ustawa o rachunkowości, prawo bankowe, budowlane czy kodeks cywilny, wskazują szczegółowo różne okresy przechowywania określonych rodzajów dokumentów. Tak duża liczba przepisów może powodować niepewność wśród przedsiębiorców dotyczącą określania okresu przechowywania pewnych dokumentów. Konsekwencją może być wydłużanie przez firmy okresu przechowania. 

- Warto pamiętać, że ustawodawca zachowuje prawo do swobodnego kształtowania okresów przechowywania określonego rodzaju zasobu dokumentacji. Regulacje te najczęściej zawierane są w szczegółowych przepisach będących skutkiem procesu legislacji. W przypadku wątpliwości dotyczących kwalifikacji dokumentacji najrozsądniej jest zasięgnąć informacji w firmie specjalizującej się w usługach zarządzania dokumentacją – dodaje Bartosz Dąbrowski.

- Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 roku w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216);
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116);
- Zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczące między innymi zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej czy porządkowania oraz trybu przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne do archiwów państwowych;
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.);
- Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.);
- Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.);
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku – Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.).

Warunki przechowywania dokumentów

Częstą praktyką stosowaną przez firmy jest umieszczanie archiwów w piwnicach i na najniższych kondygnacjach budynków. Tymczasem w niedostosowanych pomieszczeniach dokumenty są narażone na zniszczenie. W razie zalania pomieszczeń w wyniku powodzi, jak to miało miejsce w połowie września, czy nawet na skutek lekkiego zawilgocenia, dokumenty papierowe są narażone na pleśń. Przez to mogą zostać tak uszkodzone, że trudno będzie je odczytać czy odzyskać. Dlatego warto zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentów lub ich digitalizację, która zapewni back - up. 
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. wyraźnie artykułuje wymogi dotyczące zlokalizowania archiwum, ale też wymagania w zakresie zabezpieczeń technicznych pomieszczeń, gdzie przechowywane są dokumenty. Określa także szczegółowe warunki przechowywania dokumentacji papierowej, takie jak temperatura czy poziom wilgotności – mówi Bartosz Dąbrowski i dodaje, że tak rygorystyczne wymogi zapewniają firmy zajmujące obsługą dokumentacji, które posiadają własne magazyny. 

Od przechowywania po niszczenie 

Proces zarządzania dokumentami to jednak nie tylko samo przechowywanie dokumentacji papierowej. Ważnym elementem jest digitalizacja, czyli proces przetwarzania dokumentów z formy papierowej do formy elektronicznej, ale też odpowiednia ich archiwizacja. Pod tym pojęciem kryją się wszelkie prace rejestracyjne i porządkowe w ramach konkretnego zasobu dokumentów. 

- Ważnym ich elementem jest uwzględnienie procesów właściwej kategoryzacji okresów przechowywania, dzięki czemu można uniknąć zagrożenia zniszczenia dokumentów, które nadal powinny być przechowywane. Samo niszczenie to proces końcowy polegający na bezpowrotnej utylizacji dokumentów w sposób, który uniemożliwi ich odzyskanie – zgodnie z obowiązującą normą DIN 66399 oraz klasami tajności P3 lub P4 – mówi Bartosz Dąbrowski.   

Wymogi dotyczące poszczególnych procesów, które składają na zarządzanie dokumentacją są regulowane przez przepisy prawne, jednak warto zwrócić uwagę na dodatkowe elementy organizacyjne związane z tym zagadnieniem. 

Bardzo ważna jest odpowiednia systematyka pracy archiwistycznej oraz dysponujący niezbędną wiedzą i doświadczeniem personel, który odpowiada za te procesy. Niestety w wielu przedsiębiorstwach to obszar niedoceniany, niedoinwestowany i traktowany jako przykra oraz kosztowna konieczność. Dla firm trudniących się inną działalnością, zarządzanie dokumentami to nie jest obszar, który przynosi konkretne zyski i dlatego często obowiązki z tym związane powierzane są osobom niewykwalifikowanym, praktykantom czy studentom w ramach zleceń wakacyjnych. Warto jednak uświadomić sobie na ile ten obszar chroni przed konkretnym wymiarem potencjalnych strat i ryzyk. Katalog błędów, z którymi spotykam się doradzając przy organizacji archiwum zakładowego jest bardzo szeroki, a skutki kontroli prowadzonych przez organy podatkowe, w sytuacji braku kompletności dokumentacji, mogą być bardzo poważne. To dlatego firmy powinny zwrócić większą uwagę na ten obszar – podsumowuje Bartosz Dąbrowski. 

Impel Business Solutions sp. z o.o. specjalizuje się w obsłudze BPO (Business Process Outsourcing). Realizuje outsourcing kadr i płac, księgowości oraz zarządzania dokumentacją, które obejmuje archiwizację, przechowywanie, digitalizację i niszczenie. Usługi wykonuje zespół blisko 400 specjalistów z doświadczeniem i gruntowną znajomością obowiązujących przepisów. Wykorzystanie technologii (digitalizacja z OCR, automatyzacja, machine learning) i stałe doskonalenie (lean management) pozwala zwiększyć efektywność realizowanych procesów, zapewnić ciągłość i terminowość obsługi. 
bpo.impel.pl

REKLAMA

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury w zamówieniach publicznych – integracja PEF z KSeF od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

REKLAMA

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

Rewolucja nie mniej ważna niż KSeF. Nowy obowiązek dla firm sektora MŚP

Cyfryzacja rozliczeń podatkowych w Polsce wchodzi w kolejny etap. Podczas gdy uwaga przedsiębiorców skupia się dziś na KSeF, równie istotna zmiana dotknie ich jeszcze wcześniej. Od 1 stycznia 2026 roku prowadzenie KPiR możliwe będzie wyłącznie w formie cyfrowej. MF przekonuje, że to krok w stronę uproszczenia, automatyzacji oraz zwiększenia transparentności biznesu. Dla sektora MŚP oznacza on również nowe formalności, konieczność inwestycji w systemy IT oraz kary za nieterminowe raporty.

REKLAMA

Samochód w JDG – zakup, leasing, VAT, koszty (100%, 75%, czy 50%), sprzedaż. To przedsiębiorca musi wiedzieć koniecznie

Mobilność to często klucz do efektywnego działania przedsiębiorcy, zwłaszcza w usługach, handlu czy transporcie. Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) mogą skorzystać z licznych udogodnień podatkowych, które umożliwiają nie tylko częściowe odliczenie kosztów zakupu pojazdu, ale także rozliczanie wydatków związanych z jego użytkowaniem i eksploatacją. Bierzemy pod lupę najpopularniejsze ulgi i odliczenia samochodowe przysługujące od momentu zakupu, poprzez jego użytkowanie aż po sprzedaż.

KSeF zmienia zasady gry. Jak biura rachunkowe mogą zabezpieczyć siebie i klientów?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zautomatyzuje obieg dokumentów, ale jednocześnie zrodzi fundamentalne pytanie o odpowiedzialność za kwalifikację kosztów. Obowiązek ten spoczywa na przedsiębiorcy, jednak w praktyce to biura rachunkowe znajdą się na pierwszej linii jeśli idzie o nowe wyzwanie. Niewdrożenie odpowiednich procedur może prowadzić do chaosu komunikacyjnego, sporów z klientami, a nawet do procesów sądowych.

REKLAMA