REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją
Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Średniej wielkości firma gromadzi olbrzymie ilości dokumentacji. W każdym przedsiębiorstwie są to dokumenty o charakterze ogólnym, ale też szereg dokumentów właściwych dla profilu działalności danej firmy. Niezależnie od ich ilości, dokumenty muszą być odpowiednio zarządzane, co wiąże się ze stworzeniem warunków do ich przechowywania, właściwym ich archiwizowaniem, niszczeniem, a w razie potrzeby digitalizacją. Sprawne zarządzanie dokumentami w firmie pozwala na szybki dostęp do potrzebnych informacji, co w konsekwencji wspiera procesy decyzyjne i operacyjne w przedsiębiorstwie. Konieczność właściwego zorganizowania dokumentacji wynika jednak nie tylko z potrzeby utrzymania porządku czy zredukowania czasu potrzebnego na poszukiwanie dokumentów, ale też z przepisów prawnych. 

Zarządzanie dokumentami w firmie 

Proces zarządzania dokumentacją jest wieloaspektowy. Obejmuje  należyte i zgodne z przepisami: gromadzenie, kategoryzowanie, przechowywanie, a następnie brakowanie i niszczenie dokumentów. Każdy z tych procesów służy innym celom. 
Przechowywanie dotyczy właściwej i bezpiecznej retencji dokumentów papierowych. I choć wydawać by się mogło, że świat odchodzi od dokumentacji papierowej, to nadal wiele firm i instytucji, w tym banków, placówek medycznych, ale też przedsiębiorców prowadzących inną działalność przetwarza dokumenty w formie tradycyjnej. 

- Warto pamiętać, że część dokumentów musi być przechowywana przez bardzo wiele lat. Przykładem są choćby umowy kredytu hipotecznego zawarte na np. 30 lat, co oznacza tak długi okres przechowywania powiększony o kolejny okres retencji. Kolejny przykład to dokumentacja pracownicza powstała przed 2019 r., która zgodnie z przepisami powinna być przechowywana przez 50 lat. Często mierzone w tysiącach metrów bieżących zasoby dokumentacji wymagają szczególnych warunków przechowywania, co wynika z konieczności ich zabezpieczenia niekiedy w bardzo odległym horyzoncie czasowym – mówi Bartosz Dąbrowski, dyrektor ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions. 

REKLAMA

Autopromocja

Przechowywanie dokumentów a regulacje prawne

W Polsce nie ma jednolitego i odrębnego aktu prawnego regulującego kwestie związane z zarządzaniem dokumentacją. Zasady przechowywania dokumentacji na poziomie ogólnym zostały określone w Ustawie z 14 lipca 1983 r. „O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach” (Dz.U. z 2018 r. poz.217 z późn. zm). Ustawodawca wskazał w niej m.in., że dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą. 

Regulacji prawnych, w których mowa jest o przechowywaniu dokumentów jest jednak znacznie więcej. – Mamy do czynienia z kilkunastoma regulacjami w randze ustaw oraz rozporządzeniami, które określają warunki oraz kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji. Są w nich także zawarte rozwiązania dotyczące okresu przechowywania dokumentów o różnym charakterze, ale też sposobów ich kategoryzacji, przechowywania, niszczenia czy przekazywania do archiwum państwowego – dodaje Bartosz Dąbrowski. 

Jednocześnie szereg przepisów, np. ordynacja podatkowa, ustawa o rachunkowości, prawo bankowe, budowlane czy kodeks cywilny, wskazują szczegółowo różne okresy przechowywania określonych rodzajów dokumentów. Tak duża liczba przepisów może powodować niepewność wśród przedsiębiorców dotyczącą określania okresu przechowywania pewnych dokumentów. Konsekwencją może być wydłużanie przez firmy okresu przechowania. 

- Warto pamiętać, że ustawodawca zachowuje prawo do swobodnego kształtowania okresów przechowywania określonego rodzaju zasobu dokumentacji. Regulacje te najczęściej zawierane są w szczegółowych przepisach będących skutkiem procesu legislacji. W przypadku wątpliwości dotyczących kwalifikacji dokumentacji najrozsądniej jest zasięgnąć informacji w firmie specjalizującej się w usługach zarządzania dokumentacją – dodaje Bartosz Dąbrowski.

- Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 roku w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216);
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116);
- Zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczące między innymi zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej czy porządkowania oraz trybu przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne do archiwów państwowych;
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.);
- Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.);
- Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.);
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku – Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.).

Warunki przechowywania dokumentów

Częstą praktyką stosowaną przez firmy jest umieszczanie archiwów w piwnicach i na najniższych kondygnacjach budynków. Tymczasem w niedostosowanych pomieszczeniach dokumenty są narażone na zniszczenie. W razie zalania pomieszczeń w wyniku powodzi, jak to miało miejsce w połowie września, czy nawet na skutek lekkiego zawilgocenia, dokumenty papierowe są narażone na pleśń. Przez to mogą zostać tak uszkodzone, że trudno będzie je odczytać czy odzyskać. Dlatego warto zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentów lub ich digitalizację, która zapewni back - up. 
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. wyraźnie artykułuje wymogi dotyczące zlokalizowania archiwum, ale też wymagania w zakresie zabezpieczeń technicznych pomieszczeń, gdzie przechowywane są dokumenty. Określa także szczegółowe warunki przechowywania dokumentacji papierowej, takie jak temperatura czy poziom wilgotności – mówi Bartosz Dąbrowski i dodaje, że tak rygorystyczne wymogi zapewniają firmy zajmujące obsługą dokumentacji, które posiadają własne magazyny. 

Od przechowywania po niszczenie 

Proces zarządzania dokumentami to jednak nie tylko samo przechowywanie dokumentacji papierowej. Ważnym elementem jest digitalizacja, czyli proces przetwarzania dokumentów z formy papierowej do formy elektronicznej, ale też odpowiednia ich archiwizacja. Pod tym pojęciem kryją się wszelkie prace rejestracyjne i porządkowe w ramach konkretnego zasobu dokumentów. 

- Ważnym ich elementem jest uwzględnienie procesów właściwej kategoryzacji okresów przechowywania, dzięki czemu można uniknąć zagrożenia zniszczenia dokumentów, które nadal powinny być przechowywane. Samo niszczenie to proces końcowy polegający na bezpowrotnej utylizacji dokumentów w sposób, który uniemożliwi ich odzyskanie – zgodnie z obowiązującą normą DIN 66399 oraz klasami tajności P3 lub P4 – mówi Bartosz Dąbrowski.   

Wymogi dotyczące poszczególnych procesów, które składają na zarządzanie dokumentacją są regulowane przez przepisy prawne, jednak warto zwrócić uwagę na dodatkowe elementy organizacyjne związane z tym zagadnieniem. 

Bardzo ważna jest odpowiednia systematyka pracy archiwistycznej oraz dysponujący niezbędną wiedzą i doświadczeniem personel, który odpowiada za te procesy. Niestety w wielu przedsiębiorstwach to obszar niedoceniany, niedoinwestowany i traktowany jako przykra oraz kosztowna konieczność. Dla firm trudniących się inną działalnością, zarządzanie dokumentami to nie jest obszar, który przynosi konkretne zyski i dlatego często obowiązki z tym związane powierzane są osobom niewykwalifikowanym, praktykantom czy studentom w ramach zleceń wakacyjnych. Warto jednak uświadomić sobie na ile ten obszar chroni przed konkretnym wymiarem potencjalnych strat i ryzyk. Katalog błędów, z którymi spotykam się doradzając przy organizacji archiwum zakładowego jest bardzo szeroki, a skutki kontroli prowadzonych przez organy podatkowe, w sytuacji braku kompletności dokumentacji, mogą być bardzo poważne. To dlatego firmy powinny zwrócić większą uwagę na ten obszar – podsumowuje Bartosz Dąbrowski. 

Impel Business Solutions sp. z o.o. specjalizuje się w obsłudze BPO (Business Process Outsourcing). Realizuje outsourcing kadr i płac, księgowości oraz zarządzania dokumentacją, które obejmuje archiwizację, przechowywanie, digitalizację i niszczenie. Usługi wykonuje zespół blisko 400 specjalistów z doświadczeniem i gruntowną znajomością obowiązujących przepisów. Wykorzystanie technologii (digitalizacja z OCR, automatyzacja, machine learning) i stałe doskonalenie (lean management) pozwala zwiększyć efektywność realizowanych procesów, zapewnić ciągłość i terminowość obsługi. 
bpo.impel.pl

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zasada wielokrotności opodatkowania wyrobów akcyzowych w przypadku wtórnego obowiązku podatkowego a zmiana podatkowego przeznaczenia wyrobu akcyzowego

Istotnym problemem prawnym i praktycznym jest możliwość wielokrotnego opodatkowania tego samego wyrobu akcyzowego na etapie wtórnego obowiązku podatkowego (zwanego również obowiązkiem podatkowym drugiego stopnia.) – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026: Koniec z papierowymi fakturami. Jak przygotować się na rewolucję w rozliczeniach VAT i uniknąć kar i problemów z fiskusem [branża TSL]

Niecały rok dzieli podatników VAT (w tym branżę transportową) od księgowej rewolucji. Ministerstwo Finansów potwierdziło w komunikacie z kwietnia 2025 r., że początek 2026 roku to ostateczny termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur dla większości przedsiębiorców. Oznacza to, że już niedługo sektor TSL, zdominowany przez rozliczenia papierowe, musi stać się cyfrowy. To wyzwanie zwłaszcza dla spedycji, które rozliczają się z wieloma podmiotami równocześnie. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF, by uniknąć problemów i kar?

Co myślą księgowi o przyszłości swojej branży? Barometr nastrojów księgowych 2025 ujawnia kulisy rynku

Czy zawód księgowego przechodzi kryzys, czy może ewoluuje w stronę większego znaczenia strategicznego? Nowo opublikowany Barometr nastrojów księgowych 2025 to pierwsze tego typu badanie w Polsce, które w kompleksowy sposób analizuje wyzwania, emocje i kierunki rozwoju zawodu księgowego.

Zmiany w opodatkowaniu fundacji rodzinnych prawdopodobnie od 2026 r. Koniec obecnych korzyści? Co planuje Ministerstwo Finansów?

Fundacje rodzinne miały być długo oczekiwanym narzędziem sukcesji i ochrony majątku polskich przedsiębiorców. W Polsce działa około 800 tysięcy firm rodzinnych, które odpowiadają za nawet 20% PKB. To właśnie dla nich fundacje miały stać się mechanizmem zapewniającym ciągłość, bezpieczeństwo i porządek w zarządzaniu majątkiem. Choć ich konstrukcja budzi zainteresowanie i daje realne korzyści, to już po dwóch latach funkcjonowania szykują się poważne zmiany prawne. O ich konsekwencjach mówi adwokat Michał Pomorski, specjalista w zakresie prawa podatkowego z kancelarii Pomorski Tax Legal Finance.

REKLAMA

Korygowałeś deklaracje podatkowe po otrzymaniu subwencji z PFR? Możesz być bezpodstawnie pozwany – sprawdź, co zrobić w takiej sytuacji

Wśród ponad 16 tys. pozwów, które Polski Fundusz Rozwoju (PFR) złożył przeciwko przedsiębiorcom w ramach programu „Tarcza Finansowa”, około 2700 dotyczy firm (wg danych z 2023 r.), które po złożeniu wniosku o subwencję dokonały korekty deklaracji podatkowych.

Kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy? – Stan legislacyjny i wyzwania przed przedsiębiorcami

11 kwietnia 2025 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy dotyczący obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który reguluje wdrożenie tego systemu w Polsce. Choć przepisy nie zostały jeszcze ostatecznie zatwierdzone, większość kluczowych kwestii jest już znana, co daje przedsiębiorcom czas na rozpoczęcie przygotowań do nadchodzących zmian.

Dlaczego dokumentacja pochodzenia towarów to filar bezpiecznego handlu międzynarodowego?

Brak odpowiedniej dokumentacji pochodzenia towarów może kosztować firmę czas, pieniądze i reputację. Dowiedz się, jak poprawnie i skutecznie prowadzić dokumentację, by uniknąć kar, ułatwić odprawy celne i zabezpieczyć interesy swojej firmy w handlu międzynarodowym.

Podatek od prezentów komunijnych. Są 3 limity kwotowe: 5733 zł (osoby spoza rodziny), 27 090 zł (dalsza rodzina), 36 120 zł (najbliższa rodzina)

Mamy maj, a więc i sezon komunijny – czas uroczystości, rodzinnych spotkań i… (często bardzo drogich) prezentów. Ale czy wręczone dzieciom upominki mogą wiązać się z obowiązkiem podatkowym? Wyjaśniamy, kiedy komunijny prezent staje się darowizną, którą trzeba zgłosić fiskusowi.

REKLAMA

Webinar: KSeF – na co warto przygotować firmę? + certyfikat gwarantowany

Ekspert wyjaśni, jak przygotować firmę na nadchodzący obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i oraz na co zwrócić uwagę, aby proces przejścia na nowy system fakturowania przebiegł sprawnie i bez zbędnych trudności. Każdy z uczestników webinaru otrzyma certyfikat, dostęp do retransmisji oraz materiały dodatkowe.

Obowiązkowego KSeF można uniknąć. Jest na to kilka sposobów. M.in. uzyskanie statusu podatnika zagranicznego działającego w Polsce wyłącznie na podstawie rejestracji

Obowiązkowy model Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie obowiązywał zagraniczne firmy działające jako podatnicy VAT na polskim rynku wyłącznie na podstawie rejestracji. Profesor Witold Modzelewski pyta dlaczego wprowadza się taki przywilej dla zagranicznych konkurentów polskich firm. Wskazuje ponadto kilka innych legalnych sposobów uniknięcia obowiązkowego KSeF, wynikających z projektu nowych przepisów.

REKLAMA