REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją
Przechowywanie dokumentów w firmie. Przepisy i zasady zarządzania dokumentacją
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Średniej wielkości firma gromadzi olbrzymie ilości dokumentacji. W każdym przedsiębiorstwie są to dokumenty o charakterze ogólnym, ale też szereg dokumentów właściwych dla profilu działalności danej firmy. Niezależnie od ich ilości, dokumenty muszą być odpowiednio zarządzane, co wiąże się ze stworzeniem warunków do ich przechowywania, właściwym ich archiwizowaniem, niszczeniem, a w razie potrzeby digitalizacją. Sprawne zarządzanie dokumentami w firmie pozwala na szybki dostęp do potrzebnych informacji, co w konsekwencji wspiera procesy decyzyjne i operacyjne w przedsiębiorstwie. Konieczność właściwego zorganizowania dokumentacji wynika jednak nie tylko z potrzeby utrzymania porządku czy zredukowania czasu potrzebnego na poszukiwanie dokumentów, ale też z przepisów prawnych. 

Zarządzanie dokumentami w firmie 

Proces zarządzania dokumentacją jest wieloaspektowy. Obejmuje  należyte i zgodne z przepisami: gromadzenie, kategoryzowanie, przechowywanie, a następnie brakowanie i niszczenie dokumentów. Każdy z tych procesów służy innym celom. 
Przechowywanie dotyczy właściwej i bezpiecznej retencji dokumentów papierowych. I choć wydawać by się mogło, że świat odchodzi od dokumentacji papierowej, to nadal wiele firm i instytucji, w tym banków, placówek medycznych, ale też przedsiębiorców prowadzących inną działalność przetwarza dokumenty w formie tradycyjnej. 

- Warto pamiętać, że część dokumentów musi być przechowywana przez bardzo wiele lat. Przykładem są choćby umowy kredytu hipotecznego zawarte na np. 30 lat, co oznacza tak długi okres przechowywania powiększony o kolejny okres retencji. Kolejny przykład to dokumentacja pracownicza powstała przed 2019 r., która zgodnie z przepisami powinna być przechowywana przez 50 lat. Często mierzone w tysiącach metrów bieżących zasoby dokumentacji wymagają szczególnych warunków przechowywania, co wynika z konieczności ich zabezpieczenia niekiedy w bardzo odległym horyzoncie czasowym – mówi Bartosz Dąbrowski, dyrektor ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions. 

REKLAMA

REKLAMA

Przechowywanie dokumentów a regulacje prawne

W Polsce nie ma jednolitego i odrębnego aktu prawnego regulującego kwestie związane z zarządzaniem dokumentacją. Zasady przechowywania dokumentacji na poziomie ogólnym zostały określone w Ustawie z 14 lipca 1983 r. „O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach” (Dz.U. z 2018 r. poz.217 z późn. zm). Ustawodawca wskazał w niej m.in., że dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą. 

Regulacji prawnych, w których mowa jest o przechowywaniu dokumentów jest jednak znacznie więcej. – Mamy do czynienia z kilkunastoma regulacjami w randze ustaw oraz rozporządzeniami, które określają warunki oraz kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji. Są w nich także zawarte rozwiązania dotyczące okresu przechowywania dokumentów o różnym charakterze, ale też sposobów ich kategoryzacji, przechowywania, niszczenia czy przekazywania do archiwum państwowego – dodaje Bartosz Dąbrowski. 

Jednocześnie szereg przepisów, np. ordynacja podatkowa, ustawa o rachunkowości, prawo bankowe, budowlane czy kodeks cywilny, wskazują szczegółowo różne okresy przechowywania określonych rodzajów dokumentów. Tak duża liczba przepisów może powodować niepewność wśród przedsiębiorców dotyczącą określania okresu przechowywania pewnych dokumentów. Konsekwencją może być wydłużanie przez firmy okresu przechowania. 

- Warto pamiętać, że ustawodawca zachowuje prawo do swobodnego kształtowania okresów przechowywania określonego rodzaju zasobu dokumentacji. Regulacje te najczęściej zawierane są w szczegółowych przepisach będących skutkiem procesu legislacji. W przypadku wątpliwości dotyczących kwalifikacji dokumentacji najrozsądniej jest zasięgnąć informacji w firmie specjalizującej się w usługach zarządzania dokumentacją – dodaje Bartosz Dąbrowski.

- Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 roku w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216);
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116);
- Zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczące między innymi zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej czy porządkowania oraz trybu przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne do archiwów państwowych;
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.);
- Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.);
- Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.);
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku – Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.).

Warunki przechowywania dokumentów

Częstą praktyką stosowaną przez firmy jest umieszczanie archiwów w piwnicach i na najniższych kondygnacjach budynków. Tymczasem w niedostosowanych pomieszczeniach dokumenty są narażone na zniszczenie. W razie zalania pomieszczeń w wyniku powodzi, jak to miało miejsce w połowie września, czy nawet na skutek lekkiego zawilgocenia, dokumenty papierowe są narażone na pleśń. Przez to mogą zostać tak uszkodzone, że trudno będzie je odczytać czy odzyskać. Dlatego warto zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentów lub ich digitalizację, która zapewni back - up. 
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. wyraźnie artykułuje wymogi dotyczące zlokalizowania archiwum, ale też wymagania w zakresie zabezpieczeń technicznych pomieszczeń, gdzie przechowywane są dokumenty. Określa także szczegółowe warunki przechowywania dokumentacji papierowej, takie jak temperatura czy poziom wilgotności – mówi Bartosz Dąbrowski i dodaje, że tak rygorystyczne wymogi zapewniają firmy zajmujące obsługą dokumentacji, które posiadają własne magazyny. 

Od przechowywania po niszczenie 

Proces zarządzania dokumentami to jednak nie tylko samo przechowywanie dokumentacji papierowej. Ważnym elementem jest digitalizacja, czyli proces przetwarzania dokumentów z formy papierowej do formy elektronicznej, ale też odpowiednia ich archiwizacja. Pod tym pojęciem kryją się wszelkie prace rejestracyjne i porządkowe w ramach konkretnego zasobu dokumentów. 

- Ważnym ich elementem jest uwzględnienie procesów właściwej kategoryzacji okresów przechowywania, dzięki czemu można uniknąć zagrożenia zniszczenia dokumentów, które nadal powinny być przechowywane. Samo niszczenie to proces końcowy polegający na bezpowrotnej utylizacji dokumentów w sposób, który uniemożliwi ich odzyskanie – zgodnie z obowiązującą normą DIN 66399 oraz klasami tajności P3 lub P4 – mówi Bartosz Dąbrowski.   

Wymogi dotyczące poszczególnych procesów, które składają na zarządzanie dokumentacją są regulowane przez przepisy prawne, jednak warto zwrócić uwagę na dodatkowe elementy organizacyjne związane z tym zagadnieniem. 

Bardzo ważna jest odpowiednia systematyka pracy archiwistycznej oraz dysponujący niezbędną wiedzą i doświadczeniem personel, który odpowiada za te procesy. Niestety w wielu przedsiębiorstwach to obszar niedoceniany, niedoinwestowany i traktowany jako przykra oraz kosztowna konieczność. Dla firm trudniących się inną działalnością, zarządzanie dokumentami to nie jest obszar, który przynosi konkretne zyski i dlatego często obowiązki z tym związane powierzane są osobom niewykwalifikowanym, praktykantom czy studentom w ramach zleceń wakacyjnych. Warto jednak uświadomić sobie na ile ten obszar chroni przed konkretnym wymiarem potencjalnych strat i ryzyk. Katalog błędów, z którymi spotykam się doradzając przy organizacji archiwum zakładowego jest bardzo szeroki, a skutki kontroli prowadzonych przez organy podatkowe, w sytuacji braku kompletności dokumentacji, mogą być bardzo poważne. To dlatego firmy powinny zwrócić większą uwagę na ten obszar – podsumowuje Bartosz Dąbrowski. 

Impel Business Solutions sp. z o.o. specjalizuje się w obsłudze BPO (Business Process Outsourcing). Realizuje outsourcing kadr i płac, księgowości oraz zarządzania dokumentacją, które obejmuje archiwizację, przechowywanie, digitalizację i niszczenie. Usługi wykonuje zespół blisko 400 specjalistów z doświadczeniem i gruntowną znajomością obowiązujących przepisów. Wykorzystanie technologii (digitalizacja z OCR, automatyzacja, machine learning) i stałe doskonalenie (lean management) pozwala zwiększyć efektywność realizowanych procesów, zapewnić ciągłość i terminowość obsługi. 
bpo.impel.pl

REKLAMA

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA