Zmiana formy opodatkowania w 2025 r. Do kiedy i jak może to zrobić przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą?

• Skala podatkowa PIT
• Podatek liniowy
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
• Ważne terminy - do kiedy można zmienić formę opodatkowania?
• Procedura zgłoszenia zmiany formy opodatkowania
• Ograniczenia w wyborze nowego sposobu rozliczeń
• O czym warto pamiętać przed zmianą formy opodatkowania?

Skala podatkowa PIT

Domyślną formą opodatkowania jest skala podatkowa. Obowiązują tu 2 stawki podatkowe, które w 2025 roku nadal wynoszą 12% przy dochodzie do 120 tys. zł rocznie i 32% powyżej tej kwoty. Podatnicy mogą także skorzystać z kwoty wolnej od podatku wynoszącej 30 tys. zł oraz z ulg i wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Niewątpliwą zaletą tej formy jest możliwość odliczenia kosztów prowadzenia działalności, natomiast należy wziąć pod uwagę wysoki podatek obowiązujący po przekroczeniu drugiego progu oraz składkę zdrowotną 9% liczoną od dochodu.

Jak podkreśla Magdalena Kubiak, Księgowa Prowadząca z CashDirector S.A.: - Wejście w drugi próg podatkowy znacznie zwiększa obciążenia podatkowe od nadwyżki dochodu powyżej 120 000 zł. Aby tego uniknąć, warto skorzystać z możliwości wykorzystania ulg i odliczeń czy zmiany formy opodatkowania na ryczałt lub podatek liniowy, jeśli są bardziej opłacalne w danej sytuacji.

Podatek liniowy

Przy znacznym przekroczeniu drugiego progu podatkowego lepszym rozwiązaniem może więc być podatek liniowy, którego stawka wynosząca obecnie 19% jest stała i niezależna od uzyskiwanej wysokości dochodów. Ta forma opodatkowania jest prosta, ale do jej minusów można zaliczyć brak kwoty wolnej od podatku, brak wspólnego rozliczenia z małżonkiem oraz brak możliwości skorzystania z większości dostępnych ulg. Podatek liniowy ma natomiast niższą stawkę składki zdrowotnej, wynoszącą 4,9% od dochodu.

Zarówno skala podatkowa, jak i podatek liniowy pozwalają na odliczenie kosztów poniesionych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Z takiej możliwości nie skorzystają przedsiębiorcy rozliczający się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Niektóre branże mogą jednak sporo zaoszczędzić, ponieważ stawki podatkowe wynoszą tu od 2% do 17%, co stwarza preferencyjne warunki. Wysokość składki zdrowotnej wynosi 9%, a jej podstawa wymiaru zależy od rocznego przychodu podatnika i progu przychodowego, do którego należy.

Ważne terminy - do kiedy można zmienić formę opodatkowania?

Zmiana formy opodatkowania jest możliwa po uprzednim zgłoszeniu. Należy go dokonać, zachowując przewidziane prawem terminy:
- do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód w roku podatkowym. W zdecydowanej większości przypadków kluczowy będzie zatem termin 20 lutego, gdyż pierwszy przychód jest zazwyczaj odnotowywany w styczniu. Wyjątek stanowi uzyskanie pierwszego przychodu w grudniu danego roku - wówczas bowiem czas na wybór formy opodatkowania jest tylko do końca grudnia tego roku;

- podatnicy, którzy wciąż rozliczają się na karcie podatkowej (wycofanej w 2022 roku dla nowych działalności i niedostępnej podczas zmiany formy), powinni zgłosić rezygnację z tego sposobu opodatkowania do 20 stycznia.

Procedura zgłoszenia zmiany formy opodatkowania

Wybór nowej formy opodatkowania należy oficjalnie zgłosić. Zmiany dokonuje się na wniosku CEIDG-1, który trzeba złożyć w dowolnym Urzędzie Miasta, Gminy lub też internetowo przez stronę biznes.gov.pl. Informacja zostanie przekazana również do Urzędu Skarbowego, dlatego przedsiębiorcy nie muszą składać tam dodatkowych powiadomień ani oświadczeń.

Ograniczenia w wyborze nowego sposobu rozliczeń

Dokonując wyboru nowej formy opodatkowania, trzeba liczyć się z pewnymi ograniczeniami. Wynikają one m.in. ze specyfiki działalności i wysokości przychodów.
Przykładowo ryczałt nie jest dostępny dla prowadzących apteki czy dla przedsiębiorców świadczących usługi na rzecz byłego pracodawcy, jeżeli umowa o pracę była w roku świadczenia usług lub w roku poprzednim.
Ponadto przychód przewyższający obowiązujący limit (w 2025 roku wynosi on 8 569 200,00 zł) wyklucza możliwość kontynuacji rozliczeń w tej formie i zmusza właścicieli firm do przejścia na zasady ogólne lub podatek liniowy.

Jak zauważa Magdalena Kubiak: - Ryczałt jako uproszczona forma opodatkowania wydaje się atrakcyjnym rozwiązaniem dla podatników o niskich kosztach. Obwarowany jest jednak warunkami, które należy dokładnie przeanalizować. Jeżeli mają zastosowanie wykluczenia, nie można skorzystać z tego sposobu rozliczeń.

O czym warto pamiętać przed zmianą formy opodatkowania?

Konsekwencją wyboru nowej formy opodatkowania może być nie tylko zmiana stawki podatku, ale również inny niż do tej pory sposób naliczania i rozliczania składki zdrowotnej czy możliwość skorzystania z ulg i odliczeń. Co ważne, czasem trudno samodzielnie przewidzieć, co przyniesie firmie realną korzyść. Dlatego warto skorzystać z pomocy księgowego w przeanalizowaniu swojej indywidualnej sytuacji. Zdaniem Magdaleny Kubiak, takie wsparcie pomoże uniknąć błędnych decyzji:
- Wybranej formy opodatkowania nie można ponownie zmienić w ciągu roku podatkowego, warto więc dobrze przemyśleć jej zmianę. Przedsiębiorcy powinni zapoznać się z dostępnymi opcjami rozliczeń. Aby wybrać najlepsze rozwiązanie, można porozmawiać z księgowym prowadzącym, który przedstawi różne scenariusze podatkowe. Oprócz tego należy także uwzględnić plany na dalszy rozwój firmy i swoją indywidualną sytuację.

Sprawdzenie obowiązujących stawek oraz analiza specyfiki przychodów i kosztów to czynności, które ułatwią wybór. Nie bez znaczenia pozostaje indywidualna sytuacja przedsiębiorcy - inne są potrzeby właściciela firmy, dla którego działalność gospodarcza jest głównym źródłem utrzymania, a inne np. dorabiającego emeryta czy rozwijającego własną firmę studenta. Ponadto nie bez znaczenia pozostają plany rozwojowe przedsiębiorcy, które zrealizowane w trakcie trwania roku mogą znacznie zmienić opłacalność danej formy opodatkowania.

Bieżące warunki rynkowe, wzrost lub spadek popytu na sprzedawane produkty oraz inflacja to dodatkowe aspekty, które oprócz rzetelnej analizy księgowej należy uwzględnić przed podjęciem decyzji o zmianie sposobu rozliczania.