REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 Enadis
Oprogramowanie dla biznesu
Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie /Fot. Fotolia
Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Może być przypadkowy, chaotyczny albo świadomie zorganizowany i uporządkowany. Ale jedno jest pewne – obieg dokumentów występuje w każdej firmie, bez względu na jej wielkość, branżę czy strukturę. Warto zadbać, by dzięki niemu procesy w przedsiębiorstwie zachodziły sprawniej.

REKLAMA

Autopromocja

Żadna organizacja nie zdoła całkowicie uniknąć biurokracji, tym bardziej, że na dokumentację składa się wszystko – nie tylko faktury czy dokumenty księgowe, ale także zamówienia i zapytania klientów czy też oferty od dostawców. Sytuacja komplikuje się tym bardziej, że część dokumentów wpływa w postaci elektronicznej, a część w postaci papierowej.

W firmach zatrudniających więcej niż kilka osób dochodzi jeszcze masa dokumentacji wewnętrznej – pisemne polecenia, zarządzenia, regulaminy itd. Z jednej strony może się wydawać, że zapanowanie nad tym wszystkim graniczy z niemożliwością, z drugiej – porządek w dokumentacji to sprawa niezbędna dla codziennego, sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jak więc wybrnąć z tej sytuacji?

Każdy dokument ma swoją ścieżkę

Z pomocą, jak to często bywa, przychodzi nam technologia. W nowoczesnych firmach (nie tylko tych dużych) doskonale sprawdzają się elektroniczne systemy obiegu dokumentów. Dzięki nim każdy dokument oraz każdy proces zachodzący w przedsiębiorstwie pozostawia po sobie ślad w systemie.

Dokumentom elektronicznym automatycznie przypisuje się odpowiednie miejsca i numery, a papierowe są skanowane, po czym także trafiają na właściwe miejsce wśród wirtualnych „segregatorów”. Zorganizowanie wszystkich dokumentów w spójny system sprawia, że łatwo jest je odnajdować, porównywać i zarządzać firmą w oparciu o nie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak skutecznie zarządzać zmianą w przedsiębiorstwie

Ale elektroniczny system do zarządzania dokumentami to coś znacznie więcej niż wirtualna kartoteka. Nie mniej ważne jest wyznaczenie ścieżek obiegu dla poszczególnych dokumentów. Dzięki temu system wie, jakie kolejne kroki muszą zostać podjęte w związku z danym dokumentem i do kogo w kolejnych krokach wiadomość powinna dotrzeć.

Przykładowo, faktura nadesłana pocztą trafia do sekretariatu, po zeskanowaniu umieszczana jest w systemie i przypisywana do pracownika, który zamówił usługę w firmie zewnętrznej. Pracownik odbiera fakturę na swoim komputerze, zatwierdza koszt i wtedy dokument automatycznie trafia do księgowości.

Więcej danych do dyspozycji

Gdy elektroniczny obieg zostanie już wprowadzony, pozwala on przeanalizować, na ile sprawnie przebiegają poszczególne procesy, a więc także, gdzie pojawiają się tzw. „wąskie gardła”. Chodzi o zidentyfikowanie miejsc, w których dokumenty utykają na długi czas. Zazwyczaj oznacza to, że pracownicy danego działu otrzymują tak wiele zadań do wykonania, że nie są w stanie na bieżąco ich obsłużyć.

Polecamy produkt: 100 pytań o samochód w firmie + CD


Taka sytuacja wymaga interwencji – podjęcia działań mających na celu zwiększenie efektywności pracowników, zatrudnienia dodatkowych osób do pomocy lub zmiany procedur mogących mieć wpływ na niską wydajność. Kolejnym rozwiązaniem może być przedefiniowanie ścieżek obiegu – na przykład poprzez sprawdzenie, czy dany rodzaj dokumentu faktycznie musi być każdorazowo akceptowany przez menedżera, czy też wystarczy jedynie jego okresowa, wyrywkowa weryfikacja.

Obieg dokumentów wpływa na efektywność

Przekazywanie dokumentów za pośrednictwem systemu komputerowego pozwala także na obliczenie konkretnych wskaźników dotyczących efektywności pracowników. Dzięki systemowi łatwo można ustalić częstotliwość, z jaką dany rodzaj dokumentu jest przez pracownika odbierany, weryfikowany i przekazywany dalej. Dzięki temu wiadomo, z iloma dokumentami w danym czasie pracownik sobie poradził.  

Porównując wskaźniki dla poszczególnych rodzajów dokumentów oraz dla pracowników wykonujących identyczne zadania, możemy porównać efektywność pracy poszczególnych osób. Jest to znacznie bardziej miarodajne niż kalkulowanie czasu pracy, co wskazuje jedynie czas realizacji zadania, a nie na to, jaka część wykonanej pracy przypada na jednostkę czasu.

Rachunek bankowy firmy - obowiązki przedsiębiorcy

Podsumowując, elektroniczny system obiegu dokumentów może znacząco wpłynąć na usprawnienie firmy. Po pierwsze – pozwala przechowywać całą dokumentację w systemie łatwo dostępnym dla upoważnionych osób, po drugie, umożliwia śledzenie procesów zachodzących w firmie i poprawę ich efektywności, a po trzecie, pomaga w monitorowaniu wydajności pracowników. Wykorzystywanie systemów tego typu nie ma więc nic wspólnego z jej biurokratyzowaniem, ale przeciwnie – pozwala skrócić czas zajmowania się poszczególnymi dokumentami i zoptymalizować poszczególne operacje.

Maciej Blajer – prezes zarządu Enadis Sp. z o.o.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedałeś 30 rzeczy przez internet w roku? Twoje dane trafiły do urzędu skarbowego. MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem opodatkowania

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Księgowy jest chroniony dopiero, gdy wykupi rozszerzoną polisę OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

Rewolucja płacowa w całej UE od 2026 roku. Pracodawcy będą musieli ujawniać kwoty wynagrodzenia pracownikom i kandydatom do pracy

Wynagrodzenia przestaną być tematem tabu. Od czerwca 2026 roku pracodawcy będą mieli obowiązek ujawniania informacji o płacach, zarówno kandydatom do pracy, jak i zatrudnionym pracownikom. Czy to koniec nierówności i początek nowego rozdania na rynku pracy?

REKLAMA

Firmy ignorują KSeF? Tylko 5 tys. podmiotów gotowych na rewolucję e-fakturowania

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie za 9 miesięcy, zaledwie 5230 firm zdecydowało się na dobrowolne wdrożenie systemu. Eksperci biją na alarm – to ostatni moment na przygotowania. Firmy nie tylko ryzykują chaos, ale też muszą zmierzyć się z brakiem środowiska testowego, napiętym harmonogramem i rosnącą liczbą innych zmian w przepisach.

Spółka komandytowa bez VAT od dywidendy – ważna interpretacja skarbówki

Dywidenda wypłacana komplementariuszowi nie podlega VAT – potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Oznacza to, że spółki komandytowe, w których wspólnicy prowadzą sprawy spółki bez wynagrodzenia, nie muszą obawiać się dodatkowego obciążenia podatkowego. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców poszukujących efektywnych i bezpiecznych rozwiązań podatkowych.

Fiskus wlepi kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? MF analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Będzie katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Jak nie zbankrutować na IT: inteligentne monitorowanie i optymalizacja kosztowa środowiska informatycznego. Praktyczny przewodnik po narzędziach i strategiach monitorowania

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Wojna celna USA - Chiny. Jak może się bronić Państwo Środka: 2 scenariusze. Świat (też Stany Zjednoczone) nie może się obejść bez chińskiej produkcji

Chiny mogą przekierować towary nadal objęte nowymi, wysokimi cłami USA przez gospodarki i porty azjatyckie lub (a raczej równolegle) przekierować sprzedaż dotychczas kierowaną do USA na inne rynki - prognozują eksperci Allianz Trade. Bardziej prawdopodobna jest przewaga drugiego scenariusza – tak było podczas pierwszej wojny handlowej prezydenta Trumpa, co obecnie oznaczać będzie m.in. 6% rokroczny wzrost importu z Chin do UE (ale też do innych krajów) w ciągu trzech najbliższych lat. Branża, która nie korzysta z żadnych wyłączeń w wojnie celnej – odzież i tekstylia może odczuć ją w największym stopniu na swoich marżach.

REKLAMA