REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 Enadis
Oprogramowanie dla biznesu
Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie /Fot. Fotolia
Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Może być przypadkowy, chaotyczny albo świadomie zorganizowany i uporządkowany. Ale jedno jest pewne – obieg dokumentów występuje w każdej firmie, bez względu na jej wielkość, branżę czy strukturę. Warto zadbać, by dzięki niemu procesy w przedsiębiorstwie zachodziły sprawniej.

REKLAMA

Żadna organizacja nie zdoła całkowicie uniknąć biurokracji, tym bardziej, że na dokumentację składa się wszystko – nie tylko faktury czy dokumenty księgowe, ale także zamówienia i zapytania klientów czy też oferty od dostawców. Sytuacja komplikuje się tym bardziej, że część dokumentów wpływa w postaci elektronicznej, a część w postaci papierowej.

W firmach zatrudniających więcej niż kilka osób dochodzi jeszcze masa dokumentacji wewnętrznej – pisemne polecenia, zarządzenia, regulaminy itd. Z jednej strony może się wydawać, że zapanowanie nad tym wszystkim graniczy z niemożliwością, z drugiej – porządek w dokumentacji to sprawa niezbędna dla codziennego, sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jak więc wybrnąć z tej sytuacji?

Każdy dokument ma swoją ścieżkę

REKLAMA

Z pomocą, jak to często bywa, przychodzi nam technologia. W nowoczesnych firmach (nie tylko tych dużych) doskonale sprawdzają się elektroniczne systemy obiegu dokumentów. Dzięki nim każdy dokument oraz każdy proces zachodzący w przedsiębiorstwie pozostawia po sobie ślad w systemie.

Dokumentom elektronicznym automatycznie przypisuje się odpowiednie miejsca i numery, a papierowe są skanowane, po czym także trafiają na właściwe miejsce wśród wirtualnych „segregatorów”. Zorganizowanie wszystkich dokumentów w spójny system sprawia, że łatwo jest je odnajdować, porównywać i zarządzać firmą w oparciu o nie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak skutecznie zarządzać zmianą w przedsiębiorstwie

Ale elektroniczny system do zarządzania dokumentami to coś znacznie więcej niż wirtualna kartoteka. Nie mniej ważne jest wyznaczenie ścieżek obiegu dla poszczególnych dokumentów. Dzięki temu system wie, jakie kolejne kroki muszą zostać podjęte w związku z danym dokumentem i do kogo w kolejnych krokach wiadomość powinna dotrzeć.

Przykładowo, faktura nadesłana pocztą trafia do sekretariatu, po zeskanowaniu umieszczana jest w systemie i przypisywana do pracownika, który zamówił usługę w firmie zewnętrznej. Pracownik odbiera fakturę na swoim komputerze, zatwierdza koszt i wtedy dokument automatycznie trafia do księgowości.

Więcej danych do dyspozycji

Gdy elektroniczny obieg zostanie już wprowadzony, pozwala on przeanalizować, na ile sprawnie przebiegają poszczególne procesy, a więc także, gdzie pojawiają się tzw. „wąskie gardła”. Chodzi o zidentyfikowanie miejsc, w których dokumenty utykają na długi czas. Zazwyczaj oznacza to, że pracownicy danego działu otrzymują tak wiele zadań do wykonania, że nie są w stanie na bieżąco ich obsłużyć.

Polecamy produkt: 100 pytań o samochód w firmie + CD


Taka sytuacja wymaga interwencji – podjęcia działań mających na celu zwiększenie efektywności pracowników, zatrudnienia dodatkowych osób do pomocy lub zmiany procedur mogących mieć wpływ na niską wydajność. Kolejnym rozwiązaniem może być przedefiniowanie ścieżek obiegu – na przykład poprzez sprawdzenie, czy dany rodzaj dokumentu faktycznie musi być każdorazowo akceptowany przez menedżera, czy też wystarczy jedynie jego okresowa, wyrywkowa weryfikacja.

Obieg dokumentów wpływa na efektywność

REKLAMA

Przekazywanie dokumentów za pośrednictwem systemu komputerowego pozwala także na obliczenie konkretnych wskaźników dotyczących efektywności pracowników. Dzięki systemowi łatwo można ustalić częstotliwość, z jaką dany rodzaj dokumentu jest przez pracownika odbierany, weryfikowany i przekazywany dalej. Dzięki temu wiadomo, z iloma dokumentami w danym czasie pracownik sobie poradził.  

Porównując wskaźniki dla poszczególnych rodzajów dokumentów oraz dla pracowników wykonujących identyczne zadania, możemy porównać efektywność pracy poszczególnych osób. Jest to znacznie bardziej miarodajne niż kalkulowanie czasu pracy, co wskazuje jedynie czas realizacji zadania, a nie na to, jaka część wykonanej pracy przypada na jednostkę czasu.

Rachunek bankowy firmy - obowiązki przedsiębiorcy

Podsumowując, elektroniczny system obiegu dokumentów może znacząco wpłynąć na usprawnienie firmy. Po pierwsze – pozwala przechowywać całą dokumentację w systemie łatwo dostępnym dla upoważnionych osób, po drugie, umożliwia śledzenie procesów zachodzących w firmie i poprawę ich efektywności, a po trzecie, pomaga w monitorowaniu wydajności pracowników. Wykorzystywanie systemów tego typu nie ma więc nic wspólnego z jej biurokratyzowaniem, ale przeciwnie – pozwala skrócić czas zajmowania się poszczególnymi dokumentami i zoptymalizować poszczególne operacje.

Maciej Blajer – prezes zarządu Enadis Sp. z o.o.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kolejne obniżki stóp procentowych NBP dopiero na jesieni 2025 roku? Prezes Glapiński: RPP nie zapowiada obecnie dalszych zmian; wzmocniły się czynniki inflacyjne

Rada Polityki Pieniężnej prawdopodobnie poczeka z kolejnymi obniżkami stóp procentowych przynajmniej do września - oceniają ekonomiści Santander BP. Ich zdaniem konferencja prasowa Prezesa NBP z 5 czerwca 2025 r. zasygnalizowała kolejną zmianę w nastawieniu banku centralnego - w kierunku bardziej jastrzębiej polityki. Podobnie oceniają analitycy innych banków (ING BSK, mBanku). Na tej konferencji Prezes Glapiński podkreślił, że Rada Polityki Pieniężnej w obecnej sytuacji nie zapowiada ścieżki przyszłych stóp proc., nie zobowiązuje się do żadnych decyzji, a kolejne decyzje będą podejmowane w reakcji na bieżące informacje. Dodał, że wzmocniły się czynniki mogące zwiększyć presję inflacyjną w dłuższym okresie.

Dopłaty bezpośrednie 2025: Nabór kończy się już 16 czerwca

Rolnicy mogą składać wnioski o dopłaty bezpośrednie i obszarowe za 2025 rok wyłącznie przez internet, korzystając z aplikacji eWniosekPlus. Termin upływa 16 czerwca, ale dokumenty będzie można złożyć do 11 lipca – z potrąceniem. Pomoc oferują pracownicy ARiMR i infolinia agencji.

Ulga podatkowa dla pracującego seniora. Co w sytuacji przejścia na emeryturę w ciągu roku podatkowego?

Już czwarty rok w podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązuje wprowadzona w ramach Polskiego Ładu tzw. ulga dla pracujących seniorów. Jest to tak naprawdę zwolnienie podatkowe, do którego mają prawo osoby, które osiągnęły powszechny wiek emerytalny (60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn), nadal pracują zarobkowo i nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty rodzinnej. Z tej ulgi mogą też korzystać te osoby, które mają przyznaną emeryturę lecz jej nie pobierają, ponieważ nie rozwiązały stosunku pracy – czyli mają zawieszone prawo do emerytury. Powstaje pytanie, czy do tego zwolnienia mają prawo również te osoby, które w trakcie roku podatkowego (kalendarzowego) przeszły na emeryturę. Wyjaśnił to niedawno Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Poświadczone zgłoszenie celne importu – kluczowy dowód wywozu z UE

W czasach zglobalizowanego handlu i zaostrzonych kontroli podatkowo-celnych coraz częściej przedsiębiorcy stają przed wyzwaniem udowodnienia wywozu towarów poza Unię Europejską. Jednym z narzędzi, które może odegrać w tym procesie kluczową rolę, jest poświadczone przez organy celne zgłoszenie celne importowe dokonane w kraju trzecim.

REKLAMA

Fundacja rodzinna w strukturach transakcyjnych – ryzyko zakwestionowania przez KAS

Najnowsze stanowisko Szefa KAS (odmowa wydania opinii zabezpieczającej z 5 maja 2025 r., sygn. DKP16.8082.14.2024) pokazuje, że wykorzystanie fundacji rodzinnej jako pośrednika w sprzedaży udziałów może zostać uznane za unikanie opodatkowania. Mimo deklarowanych celów sukcesyjnych, KAS uznał działanie za sztuczne i sprzeczne z celem przepisów.

Webinar: KSeF – co nas czeka w praktyce? + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „KSeF – co nas czeka w praktyce?” poprowadzi Zbigniew Makowski, doradca podatkowy z ponad 15-letnim stażem. Ekspert wskaże, jakie szanse i zagrożenia dla firm i biur rachunkowych niesie ze sobą KSeF i jak się na nie przygotować.

Zmiany w podatku Belki już przygotowane! Czekają na zielone światło od rządu

Rozwiązania dotyczące zmian w podatku Belki zostały opracowane i są gotowe do wdrożenia – poinformował Dariusz Adamski z Instytutu Finansów. Jak podkreślił podczas Europejskiego Kongresu Finansowego w Sopocie, decyzja o ich ogłoszeniu leży teraz w rękach ministra Andrzeja Domańskiego.

Taryfa celna UE: kod, który decyduje o losie Twojej przesyłki

Niepozorny ciąg cyfr może przesądzić o powodzeniu lub porażce międzynarodowej transakcji. W świecie handlu zagranicznego poprawna klasyfikacja taryfowa towarów to nie wybór – to konieczność.

REKLAMA

Zmiany w zamówieniach publicznych w 2025 r. Co czeka zamawiających i wykonawców? Projekt UZP dot. udziału firm z państw trzecich w przetargach

W dniu 3 lutego 2025 r. do Sejmu wpłynął projekt w formie druku nr 1041 o zmianie ustawy ¬- Prawo zamówień publicznych, który miał przewidywać szereg istotnych zmian w systemie zamówień publicznych w Polsce, został on jednak wycofany. Urząd Zamówień Publicznych stworzył jednak własny projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, pod numerem UC88, w której poruszył istotną kwestię udziałów w przetargach firmy z państw trzecich, czyli pochodzących z krajów, z którymi Unia Europejska nie zawarła umowy międzynarodowej zapewniającej wzajemny i równy dostęp do unijnego rynku zamówień publicznych. Projekt ten został już przyjęty przez Radę Ministrów i przesłany do Sejmu.

PFR pozywa firmy na podstawie rekomendacji CBA. Co możesz zrobić, gdy żądają zwrotu subwencji z Tarczy Finansowej?

Polski Fundusz Rozwoju (PFR) pozywa przedsiębiorców, powołując się na tzw. rekomendacje CBA. Problem dotyczy już około 1900 firm, które – często bez żadnych wcześniejszych sygnałów – otrzymują wezwania a następnie pozwy o zwrot subwencji z Tarczy Finansowej. Zaskakuje nie tylko skala działań PFR, ale przede wszystkim brak rzetelnego uzasadnienia tych roszczeń.

REKLAMA