REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 Enadis
Oprogramowanie dla biznesu
Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie /Fot. Fotolia
Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Może być przypadkowy, chaotyczny albo świadomie zorganizowany i uporządkowany. Ale jedno jest pewne – obieg dokumentów występuje w każdej firmie, bez względu na jej wielkość, branżę czy strukturę. Warto zadbać, by dzięki niemu procesy w przedsiębiorstwie zachodziły sprawniej.

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Żadna organizacja nie zdoła całkowicie uniknąć biurokracji, tym bardziej, że na dokumentację składa się wszystko – nie tylko faktury czy dokumenty księgowe, ale także zamówienia i zapytania klientów czy też oferty od dostawców. Sytuacja komplikuje się tym bardziej, że część dokumentów wpływa w postaci elektronicznej, a część w postaci papierowej.

W firmach zatrudniających więcej niż kilka osób dochodzi jeszcze masa dokumentacji wewnętrznej – pisemne polecenia, zarządzenia, regulaminy itd. Z jednej strony może się wydawać, że zapanowanie nad tym wszystkim graniczy z niemożliwością, z drugiej – porządek w dokumentacji to sprawa niezbędna dla codziennego, sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jak więc wybrnąć z tej sytuacji?

Każdy dokument ma swoją ścieżkę

Z pomocą, jak to często bywa, przychodzi nam technologia. W nowoczesnych firmach (nie tylko tych dużych) doskonale sprawdzają się elektroniczne systemy obiegu dokumentów. Dzięki nim każdy dokument oraz każdy proces zachodzący w przedsiębiorstwie pozostawia po sobie ślad w systemie.

Dokumentom elektronicznym automatycznie przypisuje się odpowiednie miejsca i numery, a papierowe są skanowane, po czym także trafiają na właściwe miejsce wśród wirtualnych „segregatorów”. Zorganizowanie wszystkich dokumentów w spójny system sprawia, że łatwo jest je odnajdować, porównywać i zarządzać firmą w oparciu o nie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak skutecznie zarządzać zmianą w przedsiębiorstwie

REKLAMA

Ale elektroniczny system do zarządzania dokumentami to coś znacznie więcej niż wirtualna kartoteka. Nie mniej ważne jest wyznaczenie ścieżek obiegu dla poszczególnych dokumentów. Dzięki temu system wie, jakie kolejne kroki muszą zostać podjęte w związku z danym dokumentem i do kogo w kolejnych krokach wiadomość powinna dotrzeć.

Przykładowo, faktura nadesłana pocztą trafia do sekretariatu, po zeskanowaniu umieszczana jest w systemie i przypisywana do pracownika, który zamówił usługę w firmie zewnętrznej. Pracownik odbiera fakturę na swoim komputerze, zatwierdza koszt i wtedy dokument automatycznie trafia do księgowości.

Więcej danych do dyspozycji

Gdy elektroniczny obieg zostanie już wprowadzony, pozwala on przeanalizować, na ile sprawnie przebiegają poszczególne procesy, a więc także, gdzie pojawiają się tzw. „wąskie gardła”. Chodzi o zidentyfikowanie miejsc, w których dokumenty utykają na długi czas. Zazwyczaj oznacza to, że pracownicy danego działu otrzymują tak wiele zadań do wykonania, że nie są w stanie na bieżąco ich obsłużyć.

Polecamy produkt: 100 pytań o samochód w firmie + CD


Taka sytuacja wymaga interwencji – podjęcia działań mających na celu zwiększenie efektywności pracowników, zatrudnienia dodatkowych osób do pomocy lub zmiany procedur mogących mieć wpływ na niską wydajność. Kolejnym rozwiązaniem może być przedefiniowanie ścieżek obiegu – na przykład poprzez sprawdzenie, czy dany rodzaj dokumentu faktycznie musi być każdorazowo akceptowany przez menedżera, czy też wystarczy jedynie jego okresowa, wyrywkowa weryfikacja.

Obieg dokumentów wpływa na efektywność

Przekazywanie dokumentów za pośrednictwem systemu komputerowego pozwala także na obliczenie konkretnych wskaźników dotyczących efektywności pracowników. Dzięki systemowi łatwo można ustalić częstotliwość, z jaką dany rodzaj dokumentu jest przez pracownika odbierany, weryfikowany i przekazywany dalej. Dzięki temu wiadomo, z iloma dokumentami w danym czasie pracownik sobie poradził.  

Porównując wskaźniki dla poszczególnych rodzajów dokumentów oraz dla pracowników wykonujących identyczne zadania, możemy porównać efektywność pracy poszczególnych osób. Jest to znacznie bardziej miarodajne niż kalkulowanie czasu pracy, co wskazuje jedynie czas realizacji zadania, a nie na to, jaka część wykonanej pracy przypada na jednostkę czasu.

Rachunek bankowy firmy - obowiązki przedsiębiorcy

Podsumowując, elektroniczny system obiegu dokumentów może znacząco wpłynąć na usprawnienie firmy. Po pierwsze – pozwala przechowywać całą dokumentację w systemie łatwo dostępnym dla upoważnionych osób, po drugie, umożliwia śledzenie procesów zachodzących w firmie i poprawę ich efektywności, a po trzecie, pomaga w monitorowaniu wydajności pracowników. Wykorzystywanie systemów tego typu nie ma więc nic wspólnego z jej biurokratyzowaniem, ale przeciwnie – pozwala skrócić czas zajmowania się poszczególnymi dokumentami i zoptymalizować poszczególne operacje.

Maciej Blajer – prezes zarządu Enadis Sp. z o.o.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

REKLAMA