REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 Enadis
Oprogramowanie dla biznesu
Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie /Fot. Fotolia
Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Może być przypadkowy, chaotyczny albo świadomie zorganizowany i uporządkowany. Ale jedno jest pewne – obieg dokumentów występuje w każdej firmie, bez względu na jej wielkość, branżę czy strukturę. Warto zadbać, by dzięki niemu procesy w przedsiębiorstwie zachodziły sprawniej.

REKLAMA

Żadna organizacja nie zdoła całkowicie uniknąć biurokracji, tym bardziej, że na dokumentację składa się wszystko – nie tylko faktury czy dokumenty księgowe, ale także zamówienia i zapytania klientów czy też oferty od dostawców. Sytuacja komplikuje się tym bardziej, że część dokumentów wpływa w postaci elektronicznej, a część w postaci papierowej.

W firmach zatrudniających więcej niż kilka osób dochodzi jeszcze masa dokumentacji wewnętrznej – pisemne polecenia, zarządzenia, regulaminy itd. Z jednej strony może się wydawać, że zapanowanie nad tym wszystkim graniczy z niemożliwością, z drugiej – porządek w dokumentacji to sprawa niezbędna dla codziennego, sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jak więc wybrnąć z tej sytuacji?

Każdy dokument ma swoją ścieżkę

REKLAMA

Z pomocą, jak to często bywa, przychodzi nam technologia. W nowoczesnych firmach (nie tylko tych dużych) doskonale sprawdzają się elektroniczne systemy obiegu dokumentów. Dzięki nim każdy dokument oraz każdy proces zachodzący w przedsiębiorstwie pozostawia po sobie ślad w systemie.

Dokumentom elektronicznym automatycznie przypisuje się odpowiednie miejsca i numery, a papierowe są skanowane, po czym także trafiają na właściwe miejsce wśród wirtualnych „segregatorów”. Zorganizowanie wszystkich dokumentów w spójny system sprawia, że łatwo jest je odnajdować, porównywać i zarządzać firmą w oparciu o nie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak skutecznie zarządzać zmianą w przedsiębiorstwie

Ale elektroniczny system do zarządzania dokumentami to coś znacznie więcej niż wirtualna kartoteka. Nie mniej ważne jest wyznaczenie ścieżek obiegu dla poszczególnych dokumentów. Dzięki temu system wie, jakie kolejne kroki muszą zostać podjęte w związku z danym dokumentem i do kogo w kolejnych krokach wiadomość powinna dotrzeć.

Przykładowo, faktura nadesłana pocztą trafia do sekretariatu, po zeskanowaniu umieszczana jest w systemie i przypisywana do pracownika, który zamówił usługę w firmie zewnętrznej. Pracownik odbiera fakturę na swoim komputerze, zatwierdza koszt i wtedy dokument automatycznie trafia do księgowości.

Więcej danych do dyspozycji

Gdy elektroniczny obieg zostanie już wprowadzony, pozwala on przeanalizować, na ile sprawnie przebiegają poszczególne procesy, a więc także, gdzie pojawiają się tzw. „wąskie gardła”. Chodzi o zidentyfikowanie miejsc, w których dokumenty utykają na długi czas. Zazwyczaj oznacza to, że pracownicy danego działu otrzymują tak wiele zadań do wykonania, że nie są w stanie na bieżąco ich obsłużyć.

Polecamy produkt: 100 pytań o samochód w firmie + CD


Taka sytuacja wymaga interwencji – podjęcia działań mających na celu zwiększenie efektywności pracowników, zatrudnienia dodatkowych osób do pomocy lub zmiany procedur mogących mieć wpływ na niską wydajność. Kolejnym rozwiązaniem może być przedefiniowanie ścieżek obiegu – na przykład poprzez sprawdzenie, czy dany rodzaj dokumentu faktycznie musi być każdorazowo akceptowany przez menedżera, czy też wystarczy jedynie jego okresowa, wyrywkowa weryfikacja.

Obieg dokumentów wpływa na efektywność

REKLAMA

Przekazywanie dokumentów za pośrednictwem systemu komputerowego pozwala także na obliczenie konkretnych wskaźników dotyczących efektywności pracowników. Dzięki systemowi łatwo można ustalić częstotliwość, z jaką dany rodzaj dokumentu jest przez pracownika odbierany, weryfikowany i przekazywany dalej. Dzięki temu wiadomo, z iloma dokumentami w danym czasie pracownik sobie poradził.  

Porównując wskaźniki dla poszczególnych rodzajów dokumentów oraz dla pracowników wykonujących identyczne zadania, możemy porównać efektywność pracy poszczególnych osób. Jest to znacznie bardziej miarodajne niż kalkulowanie czasu pracy, co wskazuje jedynie czas realizacji zadania, a nie na to, jaka część wykonanej pracy przypada na jednostkę czasu.

Rachunek bankowy firmy - obowiązki przedsiębiorcy

Podsumowując, elektroniczny system obiegu dokumentów może znacząco wpłynąć na usprawnienie firmy. Po pierwsze – pozwala przechowywać całą dokumentację w systemie łatwo dostępnym dla upoważnionych osób, po drugie, umożliwia śledzenie procesów zachodzących w firmie i poprawę ich efektywności, a po trzecie, pomaga w monitorowaniu wydajności pracowników. Wykorzystywanie systemów tego typu nie ma więc nic wspólnego z jej biurokratyzowaniem, ale przeciwnie – pozwala skrócić czas zajmowania się poszczególnymi dokumentami i zoptymalizować poszczególne operacje.

Maciej Blajer – prezes zarządu Enadis Sp. z o.o.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ukryte zyski w estońskim CIT – co to jest i dlaczego warto uważać?

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to atrakcyjna forma opodatkowania, która pozwala na odroczenie podatku dochodowego do momentu faktycznej dystrybucji zysków. Jednak korzystając z tej formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą być szczególnie czujni na pojęcie ukrytych zysków, które mogą skutkować nieoczekiwanym opodatkowaniem.

Dramatyczne dane o wypadkach rolniczych w 2025 r. KRUS stawia na profilaktykę i zdrowie rolników

Dane za pierwsze półrocze 2025 roku pokazują, że w rolnictwie wciąż dochodzi do tysięcy wypadków przy pracy – odnotowano ponad 4,4 tys. zdarzeń, w których zginęło 26 osób. KRUS podkreśla, że profilaktyka i dbanie o zdrowie rolników stają się priorytetem, aby zmniejszyć ryzyko i poprawić bezpieczeństwo w pracy na wsi.

Rewolucja w opłacie cukrowej w Polsce! Nowe prawo wprowadza radykalne zmiany

Jest projekt ustawy o zmianie ustawy o zdrowiu publicznym oraz niektórych innych ustaw, który zakłada kompleksową nowelizację przepisów dotyczących tzw. opłaty cukrowej oraz uproszczenie systemu jej poboru. Celem zmian jest zwiększenie skuteczności działań prozdrowotnych oraz eliminacja dotychczasowych problemów interpretacyjnych i ograniczeń prawnych.

Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów

Efektywne zarządzanie projektami BPO wymaga jasnych wskaźników efektywności, które pozwalają na obiektywną ocenę realizowanych procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wspólnych KPI, realizowanych równolegle przez dostawcę usług i klienta. Takie podejście, oparte na pomiarze czasu pracy i dodatkowych metryk, umożliwia lepsze zrozumienie procesów i ich systematyczne doskonalenie.

REKLAMA

Prezydencka propozycja zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci dzieli opinię publiczną

Propozycja prezydenta Karola Nawrockiego wprowadzenia zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci i dochodem do 140 tys. zł budzi wyraźne podziały w społeczeństwie. Według sondażu, popiera ją 47,5 proc. ankietowanych, a przeciwko jest 47,9 proc., reszta nie ma zdania.

Zmiana limitów amortyzacji samochodów i kosztów leasingu od 2026 r. Jak ochronić swoje rozliczenia? Niekoniecznie przez zakupy do końca grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmniejszy się o 1/3 limit wartości amortyzacji dla większości samochodów osobowych – z 150 tys. zł do 100 tys. zł. Przepisy co ciekawe nie są nowe, bo pochodzą z końca 2021 r., ale wchodzą w życie dopiero za kilka miesięcy i dlatego znowu zrobiło się o nich głośno. Te kilka miesięcy to także ostatni dzwonek, aby zapobiec negatywnym konsekwencjom tych zmian.

Od 2026 roku o 50% wzrośnie stawka podatku od wygranych i nagród (np. w lotto, konkursach, grach, sprzedaży premiowej) – z 10% do 15% [projekt]

Budżet państwa jest chyba naprawdę w trudnej sytuacji, skoro Ministerstwo Finansów planuje podnieść od przyszłego roku (i to o 50%) stawkę zryczałtowanego podatku dochodowego od wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, uzyskanych w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Obecnie stawka ta wynosi 10% wartości wygranej lub nagrody a ma wzrosnąć do 15%. Ten podatek płacimy np. od wygranej w lotto (choć dopiero od wygranej większej niż 2000 zł).

Podatek dla banków idzie ostro w górę! Rząd podał nowe stawki. Jest komentarz prezes ZBP

Rząd szykuje istotne zmiany w podatkach dla sektora finansowego. Nowy projekt przewiduje podwyższenie CIT dla banków, instytucji kredytowych i SKOK-ów oraz korekty podatku od niektórych instytucji finansowych. Celem reformy jest pozyskanie środków na modernizację i rozbudowę polskiej armii.

REKLAMA

Nowe przepisy restrukturyzacyjne już od 23 sierpnia! Druga szansa dla firm czy większe ryzyko upadłości?

Polskie firmy czekają na ważne zmiany w prawie – od 23 sierpnia zaczyna obowiązywać unijna dyrektywa drugiej szansy. Nowe zasady restrukturyzacji mają chronić przedsiębiorców przed upadłością, ale eksperci ostrzegają: okres przejściowy może być trudny, a sądy i doradcy będą uczyć się nowych reguł w praktyce.

Ile zdrożeje piwo i inne trunki od 2026 roku? Ministerstwo Finansów szykuje podwyżkę akcyzy na alkohol oraz opłaty cukrowej

Ministerstwo Finansów informuje, że przedstawiło dwa projekty ustaw dotyczących zdrowia publicznego. Jako pierwsze proponuje aktualizację (czytaj: podniesienie) stawek akcyzy na wszystkie napoje alkoholowe, co ma na celu ograniczenie spożycia napojów alkoholowych, a w konsekwencji redukcję negatywnych skutków jego nadużycia. Ministerstwo Finansów przygotowuje również aktualizację ustawy o zdrowiu publicznym, której celem jest ograniczenie ekonomicznej dostępności napojów słodzonych.

REKLAMA