Prosty komunikat, czyli jak mieć dobrą komunikację w firmie

Mów ostatni, słuchaj pierwszy

Podstawą dobrej komunikacji jest pewność, że wiadomość, którą wysłaliśmy dotarła do adresata i została poprawnie zrozumiana. To ważne, jeśli treść można interpretować na wiele sposobów. Komunikat musi być zatem prosty, zwięzły, krótki. Dzięki temu przyzwyczajamy ludzi do tego, że wysyłamy naprawdę przemyślane informacje.

Zanim jednak napiszemy wiadomość musimy zebrać opinie, komentarze, wysłuchać propozycji, poszukać najlepszych rozwiązań. To oznacza rozmowę z zespołem, konsultacje, burzę mózgów i wysłuchanie nawet najbardziej zaskakujących propozycji. Jeśli opanujemy trudną sztukę słuchania, będziemy otwarci na uwagi, sugestie, pozwolimy pracownikom uruchomić ich inwencję i pomysłowość, to z pewnością zawsze znajdziemy optymalne rozwiązanie. Zdobywamy też bezcenną wiedzę o kompetencjach zespołu, znajdujemy słabe punkty, odkrywamy nowe możliwości. A zatem pytaj, słuchaj, analizuj a dopiero na końcu pisz.

Teoria i praktyka

Wypracowanie odpowiedniego modelu komunikacji jest kluczowe dla uruchomienia potencjału firmy. Nie możemy jednak stosować prostej kalki, bezrefleksyjnego i technokratycznego przenoszenia rozwiązań, które stosują inni. To tak, jakbyśmy na podstawie mapy metra w Londynie, próbowali poruszać się metrem w Nowym Jorku. Sami musimy stworzyć naszą "mapę" komunikacji i na bieżąco wprowadzać w niej poprawki. Do nas należy zdobycie wiedzy w jaki sposób ludzie komunikują się w firmie, gdzie szukają informacji, jak je interpretują, jak przekazują ją dalej.

Czasem wystarczy przeanalizować jedno zdarzenie, aby odnaleźć miejsce, gdzie informacja utknęła lub została opacznie zrozumiana. Na jakim etapie pojawił się komunikacyjny korek i dlaczego wszystko poszło nie tak.

Jeśli wrócimy do porównania z metrem, to oczywiste wydaje się, że awaria na jednej linii powoduje lawinę komplikacji. Jeśli nie mamy dobrego rozeznania w przepływie informacji wśród zespołu, prawie na pewno każdy zrobi tylko to, co do niego należy, ale nic z tego nie wyniknie. Zderzymy się zatem z sytuacją w której wszyscy będą przerzucali między sobą informację jak gorący ziemniak, ale w konsekwencji nic nie zostanie zrobione. Teoretycznie nikt nie popełni błędu, praktycznie będziemy mieli katastrofę.

Komplet Kodeks pracy 2015 z komentarzem + CD + PDF

Ludzie maile piszą

W większości przypadków szansa na załatwienie jakiejś sprawy jest odwrotnie proporcjonalna do liczby wysyłanych maili. Z szybkością błyskawicy korespondencja na temat problemu zaczyna przypominać internetowe forum. A od tego już tylko krok do porażki. Czasem jedna rozmowa, nieformalne spotkanie, jeden telefon załatwia o wiele więcej niż setki maili. Zanim napiszemy kolejnego maila, spróbujmy wyobrazić sobie, że nie ma Internetu i musimy wysłać tradycyjny list. Kupić kopertę, papier, znaczek, wrzucić list do skrzynki i poczekać na odpowiedź. Gwarantuję, że szybko przyjdzie nam go głowy kilka innych pomysłów na załatwienie sprawy.

Poza tym wysyłanie maila zawsze będzie zimnym i dość bezosobowym przekazem. Możemy co prawda dodawać wykrzykniki, oznaczenia wiadomości itd. Rezygnujemy wtedy z tego, co możemy przekazać w bezpośrednim kontakcie, rezygnujemy z emocji i możliwości jaki daje nam przekaz niewerbalny, rezygnujemy z obserwacji jak odbiorca reaguje na przekaz. Internet jest doskonałym narzędziem, ale jednym z wielu narzędzi z których możemy korzystać. Użyjmy zatem innych - odpowiednich do sytuacji - technologia niech będzie jedynie wsparciem.

Firmy osiągają sukces dzięki pracownikom, ale upadają z powodu złych decyzji szefów

Wynagradzać zespołowo czy indywidualnie?

Bądź komunikatywny

Informuj, zdobywaj informacje, przekazuj je, wyciągaj wnioski. A przede wszystkim oddzielaj te ważne, od tych pobocznych. Nie bombarduj przekazem i nie dopuść do pojawienia się nieistotnych wątków. Zespół uzna liderem tylko taką osobę, która wie, co mówi, a nie mówi co wie. Autorytet zdobywa się mądrymi decyzjami, nie formalną pozycją w strukturze firmy. Przyjmij zatem taki model komunikacji, w którym pracownik otrzymuje precyzyjną informację o tym jakie ma zadania i świadomie podejmuje wyzwanie.

Szef powinien być także na bieżąco informowany o postępie prac i w porę ostrzeżony o ewentualnych komplikacjach. Tu jednak pojawia się pewna pułapka: nie wolno dopuścić do nadaktywności pracownika, który zaleje nas setką zbędnych informacji o swoich działaniach. Wyznaczamy jedynie punkty kontrolne, na których ma się "zameldować". Filtrowanie szumu informacyjnego należy zawsze do szefa zespołu. Tylko wtedy można skutecznie działać. Bądź komunikatywny i ucz komunikatywności innych.  

Marek Jurkiewicz, General Manager infoPraca

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

O infoPraca

infoPraca to internetowa giełda pracy. Serwis jest platformą udostępniającą najnowocześniejsze narzędzia rekrutacji online, świadcząc efektywną pomoc i wsparcie w nawiązywaniu kontaktów pomiędzy pracodawcami i osobami poszukującymi pracy. infoPraca stanowi część grupy kapitałowej Intercom, mogącej poszczycić się prawie dziesięcioletnim doświadczeniem w dziedzinie nowych technologii. W skład Grupy wchodzi ponad 25 spółek, m.in. Softonic.com, Emagister.com, SoloStocks.com, MailxMail.com, które najlepiej odzwierciedlają możliwości wszechstronnego i efektywnego rozwoju Grupy w różnych sektorach biznesu.