REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem czy Profil Zaufany ePUAP - co wybrać?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem czy Profil Zaufany ePUAP - co wybrać?
Podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem czy Profil Zaufany ePUAP - co wybrać?

REKLAMA

REKLAMA

Aktualnie przez internet (on-line) można założyć firmę, składać deklaracje podatkowe, załatwiać sprawy z ZUS-em czy urzędem miasta. Przedsiębiorcy mogą podpisywać dokumenty elektroniczne zasadniczo na dwa różne sposoby: podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem oraz w ramach Profilu Zaufanego ePUAP. Które narzędzie jest lepsze?

Od kilku lat internet pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas na załatwianiu spraw administracyjnych (B2A) i unikać wizyt w urzędach (być może proces cyfryzacji polskiej administracji przebiega mozolnie, ale dobrze, że ma w ogóle miejsce).

REKLAMA

Aby jednak faktycznie móc kontaktować się z administracją nie wychodząc z „domu” i zatwierdzać w ten sposób e-dokumenty udostępnianie w sieci przez urzędy, trzeba posiadać coś na kształt mobilnego podpisu, który pozwoli się pod nimi podpisać. Istnieją dwa sposoby – posiadanie podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem, za który trzeba zapłacić lub jego bezpłatnej alternatywy, tj. Profilu Zaufanego na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 dla firm

Darmowy Profil Zaufany

REKLAMA

Profil Zaufany dostępny jest bezpłatnie na epuap.gov.pl. Zaraz po założeniu konta na tej platformie, możemy złożyć e-wniosek o utworzenie Profilu Zaufanego. Dzięki Profilowi przedsiębiorca może podpisywać (zatwierdzać) i wysyłać elektroniczne konkretne pisma do urzędu miasta, urzędu skarbowego (przez ePUAP), do ZUS-u (przez platformę PUE), do urzędu celnego (poprzez PUESC), a także używać go do logowania się np. do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (na ceidg.gov.pl).

W praktyce to możliwość złożenia przez internet m.in. wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach, informacji w sprawie podatku od nieruchomości, wniosku do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) o wydanie zaświadczenia o zarejestrowaniu danych osobowych czy założenia konta w ZUS-ie na platformie PUE i później obsługi programu „Płatnik” (reszta udostępnionych obywatelom e-spraw znajduje się w „Katalogu spraw” na epuap.gov.pl)

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podpis potwierdzony Profilem Zaufanym ePUAP zawiera datę i czas złożenia podpisu, jest autoryzowany przez użytkownika konta na e-platformie oraz chroniony przez system ePUAP. Przed wysyłką e-dokumentu dostajemy smsa lub maila z kodem autoryzującym – przepisujemy go do pola formularza na stronie ePUAP, co oznacza podpisanie e-dokumentu Profilem Zaufanym.

Niestety już przy zakładaniu samego Profilu Zaufanego, Profil Zaufany przegrywa z elektronicznym podpisem z kwalifikowanym certyfikatem. Aby rzeczywiście załatwić całą sprawę z zakładaniem Profilu przez internet, wymagany jest podpis weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem. Ci, którzy nie mają podpisu muszą stawić się z dowodem osobistym w ręku w najbliższym – z reguły dowolnym –tzw. punkcie potwierdzającym.

Biuletyn VAT

Zakup własnego podpisu

REKLAMA

Profilem Zaufanym nie można obecnie podpisywać dokumentów wysyłanych do Krajowego Rejestru Sądowego oraz deklaracji podatkowych przesyłanych do systemu e-Deklaracje. Może on również nie wystarczyć np. przy większej ilości dokumentów składanych za pośrednictwem „Płatnika”.

Z kolei bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem zda egzamin w każdej opisanej do tej pory sytuacji. Taki podpis wydają za opłatą centra certyfikacyjne. Działa on jako odręczny podpis i tak samo jak Profil Zaufany jest oparty na technologiach kryptograficznych, natomiast podpisywanie się nim wymaga posiadania urządzenia do składania podpisu (np. czytnik kart usb i kartę zdrapkę), co jest zbędne przy Profilu Zaufanym. Podpis weryfikowany certyfikatem kosztuje w granicach kilkuset złotych i jest ważny przeważnie rok lub dwa, co oznacza, że trzeba go co ten czas odnawiać.

W przeciwieństwie do Profilu Zaufanego, podpis z certyfikatem to także coś więcej niż sama weryfikacja i podpisywanie dokumentów urzędowych. Pozwala on także działać w strefie relacji biznesowych (B2B) oraz relacji z klientami (B2C). Wywołuje on takie same skutki prawne, jak podpis składany odręcznie, umożliwia bezpieczne podpisywanie przez internet faktur czy umów z innymi przedsiębiorcami – czyli przyspiesza do maksimum kontakt z kontrahentem i klientem na odległość.


Różnice

Profil Zaufany jest darmowym odpowiednikiem płatnego podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem, jednak nie zawsze gwarantuje załatwienie całej sprawy przez internet oraz nie można go wykorzystywać w internetowym kontakcie z kontrahentem, czy do zawierania umów cywilnoprawnych. Może zatem wystarczyć przedsiębiorcy, którego obowiązki z zakresu „papierkowej roboty” ograniczają się do kilku comiesięcznych deklaracji podatkowych i ZUS-owskich.

Z kolei podpis zakupiony u jednego z centrum certyfikacyjnego przyda się przy prowadzeniu większego biznesu, z większą ilością kontrahentów rozproszonych po całej Polsce. Zakup podpisu zalecany jest także na ZUS-owskiej platformie PUE, w celu efektywnej obsługi większej ilości dokumentów przez program „Płatnik”. Płatny podpis może oczywiście kupić też i ten pierwszy przedsiębiorca, jeśli chce maksymalnie ograniczyć fizyczny kontakt z urzędami i mieć tzw. święty spokój.

Katarzyna Miazek, Tax Care

Tax Care
Lider wśród biur księgowych dla mikro- i małych firm
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

REKLAMA

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA

Faktura handlowa nie będzie jednocześnie fakturą ustrukturyzowaną. Dodatkowe obowiązki podatników VAT

Po wejściu w życie zmian w ustawie o VAT wdrażających model obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu podatników może mieć problem (i dodatkowe obowiązki) wynikające z faktu, że faktura ustrukturyzowana nie może pełnić funkcji faktury handlowej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Co powinni zrobić podatnicy VAT, którzy zdecydują się na wystawianie faktur handlowych nie będących fakturami VAT?

System kaucyjny a VAT: Objaśnienia MF dotyczące rozliczeń podatników i płatników w związku z nowymi zasadami obrotu opakowaniami

Objaśnienia MF mają na celu pokazanie, jak w praktyce stosować przepisy ustawy o VAT w odniesieniu do czynności wykonywanych przez podatników i płatników uczestniczących w systemie kaucyjnym. Nowe reguły prawne wynikają z wprowadzenia obowiązku pobierania kaucji przy sprzedaży wybranych opakowań jednorazowych i wielokrotnego użytku. System ten umożliwia konsumentom zwrot opakowań lub odpadów opakowaniowych w dowolnym punkcie zbiórki, bez konieczności przedstawiania dowodu zakupu.

REKLAMA