REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem czy Profil Zaufany ePUAP - co wybrać?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem czy Profil Zaufany ePUAP - co wybrać?
Podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem czy Profil Zaufany ePUAP - co wybrać?

REKLAMA

REKLAMA

Aktualnie przez internet (on-line) można założyć firmę, składać deklaracje podatkowe, załatwiać sprawy z ZUS-em czy urzędem miasta. Przedsiębiorcy mogą podpisywać dokumenty elektroniczne zasadniczo na dwa różne sposoby: podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem oraz w ramach Profilu Zaufanego ePUAP. Które narzędzie jest lepsze?

Od kilku lat internet pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas na załatwianiu spraw administracyjnych (B2A) i unikać wizyt w urzędach (być może proces cyfryzacji polskiej administracji przebiega mozolnie, ale dobrze, że ma w ogóle miejsce).

REKLAMA

Autopromocja

Aby jednak faktycznie móc kontaktować się z administracją nie wychodząc z „domu” i zatwierdzać w ten sposób e-dokumenty udostępnianie w sieci przez urzędy, trzeba posiadać coś na kształt mobilnego podpisu, który pozwoli się pod nimi podpisać. Istnieją dwa sposoby – posiadanie podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem, za który trzeba zapłacić lub jego bezpłatnej alternatywy, tj. Profilu Zaufanego na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 dla firm

Darmowy Profil Zaufany

Profil Zaufany dostępny jest bezpłatnie na epuap.gov.pl. Zaraz po założeniu konta na tej platformie, możemy złożyć e-wniosek o utworzenie Profilu Zaufanego. Dzięki Profilowi przedsiębiorca może podpisywać (zatwierdzać) i wysyłać elektroniczne konkretne pisma do urzędu miasta, urzędu skarbowego (przez ePUAP), do ZUS-u (przez platformę PUE), do urzędu celnego (poprzez PUESC), a także używać go do logowania się np. do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (na ceidg.gov.pl).

REKLAMA

W praktyce to możliwość złożenia przez internet m.in. wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach, informacji w sprawie podatku od nieruchomości, wniosku do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) o wydanie zaświadczenia o zarejestrowaniu danych osobowych czy założenia konta w ZUS-ie na platformie PUE i później obsługi programu „Płatnik” (reszta udostępnionych obywatelom e-spraw znajduje się w „Katalogu spraw” na epuap.gov.pl)

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podpis potwierdzony Profilem Zaufanym ePUAP zawiera datę i czas złożenia podpisu, jest autoryzowany przez użytkownika konta na e-platformie oraz chroniony przez system ePUAP. Przed wysyłką e-dokumentu dostajemy smsa lub maila z kodem autoryzującym – przepisujemy go do pola formularza na stronie ePUAP, co oznacza podpisanie e-dokumentu Profilem Zaufanym.

Niestety już przy zakładaniu samego Profilu Zaufanego, Profil Zaufany przegrywa z elektronicznym podpisem z kwalifikowanym certyfikatem. Aby rzeczywiście załatwić całą sprawę z zakładaniem Profilu przez internet, wymagany jest podpis weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem. Ci, którzy nie mają podpisu muszą stawić się z dowodem osobistym w ręku w najbliższym – z reguły dowolnym –tzw. punkcie potwierdzającym.

Biuletyn VAT

Zakup własnego podpisu

Profilem Zaufanym nie można obecnie podpisywać dokumentów wysyłanych do Krajowego Rejestru Sądowego oraz deklaracji podatkowych przesyłanych do systemu e-Deklaracje. Może on również nie wystarczyć np. przy większej ilości dokumentów składanych za pośrednictwem „Płatnika”.

Z kolei bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem zda egzamin w każdej opisanej do tej pory sytuacji. Taki podpis wydają za opłatą centra certyfikacyjne. Działa on jako odręczny podpis i tak samo jak Profil Zaufany jest oparty na technologiach kryptograficznych, natomiast podpisywanie się nim wymaga posiadania urządzenia do składania podpisu (np. czytnik kart usb i kartę zdrapkę), co jest zbędne przy Profilu Zaufanym. Podpis weryfikowany certyfikatem kosztuje w granicach kilkuset złotych i jest ważny przeważnie rok lub dwa, co oznacza, że trzeba go co ten czas odnawiać.

W przeciwieństwie do Profilu Zaufanego, podpis z certyfikatem to także coś więcej niż sama weryfikacja i podpisywanie dokumentów urzędowych. Pozwala on także działać w strefie relacji biznesowych (B2B) oraz relacji z klientami (B2C). Wywołuje on takie same skutki prawne, jak podpis składany odręcznie, umożliwia bezpieczne podpisywanie przez internet faktur czy umów z innymi przedsiębiorcami – czyli przyspiesza do maksimum kontakt z kontrahentem i klientem na odległość.


Różnice

REKLAMA

Profil Zaufany jest darmowym odpowiednikiem płatnego podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem, jednak nie zawsze gwarantuje załatwienie całej sprawy przez internet oraz nie można go wykorzystywać w internetowym kontakcie z kontrahentem, czy do zawierania umów cywilnoprawnych. Może zatem wystarczyć przedsiębiorcy, którego obowiązki z zakresu „papierkowej roboty” ograniczają się do kilku comiesięcznych deklaracji podatkowych i ZUS-owskich.

Z kolei podpis zakupiony u jednego z centrum certyfikacyjnego przyda się przy prowadzeniu większego biznesu, z większą ilością kontrahentów rozproszonych po całej Polsce. Zakup podpisu zalecany jest także na ZUS-owskiej platformie PUE, w celu efektywnej obsługi większej ilości dokumentów przez program „Płatnik”. Płatny podpis może oczywiście kupić też i ten pierwszy przedsiębiorca, jeśli chce maksymalnie ograniczyć fizyczny kontakt z urzędami i mieć tzw. święty spokój.

Katarzyna Miazek, Tax Care

Tax Care
Lider wśród biur księgowych dla mikro- i małych firm
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy nie zapłacisz podatku? Jest kilka warunków, które decydują o zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

REKLAMA

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

REKLAMA