Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

• Obowiązek aktualizacji danych
• Te dane należy regularnie aktualizować w swoim banku
• Jak zaktualizować dane w banku
• Dane aktualizuj regularnie
• Co jeśli dane nie będą aktualne?

Obowiązek aktualizacji danych

Banki i inne instytucje finansowe muszą dobrze znać swoich klientów. Niezależnie czy otwierasz konto firmowe, czy korzystasz z niego od wielu lat. Obowiązek posiadania aktualnych danych o klientach dotyczy wszystkich banków i wynika z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. To kluczowy akt prawny w Polsce, który określa zasady i tryb zwalczania tego typu przestępstw, a także warunki prowadzenia działalności przez różne instytucje. Wprowadza ona obowiązki dla podmiotów takich jak banki czy biura rachunkowe, dotyczące m.in. weryfikacji tożsamości klientów i weryfikacji beneficjentów rzeczywistych.

Te dane należy regularnie aktualizować w swoim banku

Dane, które musisz regularnie aktualizować w swoim banku:
- dane osobowe, w tym obywatelstwo, kraj i miejsce urodzenia;
- dokument tożsamości, czyli dowód osobisty polski lub zagraniczny, paszport polski lub zagraniczny, kartę pobytu;
- źródło pochodzenia pieniędzy;
- dane o rezydencji podatkowej;
- dane dotyczące działalności gospodarczej, a w tym m.in.: PKD, przychód, zysk, kapitał, aktywność międzynarodowa (import, eksport, udziały w spółkach za granicą), struktura, dane UBO (Ostateczny Beneficjent Rzeczywisty), a w tym Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, dane członków zarządu, NIP czy adres siedziby.

Tylko na podstawie aktualnych danych, banki mogą świadczyć swoim klientom firmowym usługi prowadzenia konta. Dzięki zgodności danych osobowych, możemy potwierdzić twoją tożsamość, jeśli np. zlecasz przelew przez infolinię czy wydajesz inne dyspozycje w placówce bankowej. Z kolei poprawne dane o rezydencji podatkowej i numerach identyfikacji podatkowej pomagają spełnić wymogi przepisów o unikaniu opodatkowania czy ustawy z dnia 9 marca 2017 r. o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami. Jednocześnie warto pamiętać, że banki zachowują najwyższe standardy bezpieczeństwa i poufności, zbierając i przechowując takie informacje.

Jak zaktualizować dane w banku

Banki udostępniają swoim klientom wiele możliwości aktualizowania danych. Co ważne, warto być czujnym i korzystać tylko z wiarygodnych kanałów bankowych. Nasze dane są zbyt cenne, by dostały się w niepowołane ręce. Dlatego zanim klikniesz w link w wiadomości e-mail czy SMS, sprawdź, czy nikt nie podszywa się pod twój bank.

Zazwyczaj dane można potwierdzić lub zaktualizować na kilka sposobów:
- w aplikacji mobilnej,
- w serwisie e-bank,
- poprzez formularze na oficjalnych stronach internetowych banku,
- w placówce bankowej,
- na infolinii.

Dane aktualizuj regularnie

Dane w banku podajemy pierwszy raz przy nawiązaniu relacji, czyli na przykład podczas zakładania konta firmowego. Jeśli coś się zmieni, na przykład zmienimy adres siedziby firmy czy PKD, wówczas należy skontaktować się z bankiem i poprawić dane. Informacje warto aktualizować na bieżąco. Należy to zrobić również na prośbę banku. W zależności od wybranej formy kontaktu, bank poinformuje klienta o konieczności aktualizacji danych za pośrednictwem wiadomości SMS, e-mail lub telefonicznie przez opiekuna. Pamiętaj, by sprawdzić na przykład w aplikacji mobilnej, czy prośba o aktualizację danych pochodzi rzeczywiście z twojego banku.

Co jeśli dane nie będą aktualne?

Wiarygodność i aktualność danych jest podstawą do świadczenia usług bankowych, takich jak np. prowadzenie konta bankowego. Jeśli informacje nie zostaną potwierdzone przez klienta, bank może na przykład ograniczyć dostęp do konta. Zanim to jednak się wydarzy, klienci otrzymują niezbędny czas, by dane zaktualizować. Dopiero wówczas, jeśli w żaden sposób nie zareagujemy na wiadomości i powiadomienia, możemy spodziewać się działania ze strony banku.
A nawet wtedy jako klienci nie jesteśmy bez wyjścia. Wystarczy skontaktować się z bankiem i zmienić dane. Bank niezwłocznie odnowi wszelkie dostępy i będzie można dalej korzystać ze środków zgromadzonych na koncie.
Pamiętajmy zatem o tym, by zadbać o aktualność naszych danych w banku, który prowadzi nasze konto firmowe. Warto przede wszystkim dla naszego spokoju i płynności w zarządzaniu środkami finansowymi naszego biznesu.

Robert Knopik, menadżer Zespołu MŚP i agrobiznesu w Pionie małych i średnich przedsiębiorstw i agrobiznesu w Credit Agricole