O czym należy pamiętać przy audycie prawnym?

• Kiedy należy przeprowadzić audyt?
• Ile trwa audyt?
• Co obejmuje audyt prawny?
• Kiedy można zacząć audyt?
• Co powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności?

Kiedy należy przeprowadzić audyt?

W każdym wypadku wejścia kapitałowego do spółki (a więc zamiaru objęcia akcji czy udziałów w spółce), przed planowaną transakcją sprzedaży przedsiębiorstwa czy całego podmiotu wskazane jest wykonanie audytu prawnego. Dzięki niemu inwestor czy kupujący będzie miał możliwość ustalać rzeczywisty stan prawny nabywanych aktywów czy też stan spółki, w którą chce zainwestować. Dzięki temu, większość spraw, które w ocenie inwestora czy kupującego są wątpliwe lub ryzykowne można objąć oświadczeniami i zapewnieniami w ramach umowy inwestycyjnej, umowy wspólników czy umowy sprzedaży. 

Ile trwa audyt?

Czas trwania audytu ściśle uzależniony jest z wielkością spółki i zakresem jej działalności. Im większa spółka i większy zakres jej działalności tym audyt prawny będzie trwał dłużej. Przystępując do audytu należy zapewnić sobie możliwość dostępu do materiałów i dokumentów oraz rozmów z osobami odpowiedzialnymi za dany zakres działań.

Co obejmuje audyt prawny?

Zwykle przedmiotem audytu prawnego pozostają wszelkie kwestie związane z zawartymi przez podmiot umowami, kwestie pracownicze, kwestie związane z własnością intelektualną, sprawdzić należałoby także wszelkie kwestie związane z majątkiem i nieruchomościami, zawarte umowy oraz spory sądowe. Dodatkowo inwestor może zechcieć przeprowadzić audyt finansowy i podatkowy, techniczny i technologiczny, a nawet czasami audyt środowiskowy.

To jakie informacje można udostępnić w toku due dilligence zależy od momentu, w którym przeprowadzany jest audyt. Jeśli audyt jest przeprowadzany przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy, należy mieć na uwadze, że jest to wstępny etap procesu, a więc przekazywać można bezpiecznie wyłącznie dane mniej wrażliwe. Na późniejszym etapie procesu związanego z inwestycja czy sprzedażą, konieczne zapewne będzie udostępnianie  bardziej wrażliwych danych.

Często taki audyt prawny odbywa się już po podpisaniu listu intencyjnego (term sheetu) a warunkiem podpisania umowy ostatecznej lub warunkiem wejścia w życie umowy sprzedaży jest to, by wynik audytu był satysfakcjonujący. Zdefiniowanie tego co oznacza „satysfakcjonujący” wynik jest bardzo ocenne, a czasami wręcz niemożliwe.

Kiedy można zacząć audyt?

Wprowadzenie audytorów do spółki wiąże się z udostępnianiem informacji o spółce. Moment ten poprzedzać powinno podpisanie deklaracji poufności lub umowy o zachowaniu poufności, zwanej także NDA (ang. non – disclosure agreement). Umowę o poufności podpisuje zarząd spółki, bo to spółka a nie tu jako jej udziałowiec, będzie udostępniała informacje. Spółka jest więc ujawniającym informacje poufne. Strona otrzymującą informacje jest natomiast inwestor. W umowie NDA warto określić zasady i określić krąg podmiotów, którym inwestor takie informacje może dalej przekazać. Jest to ważne by informacje przekazane faktycznie pozostawały poufne.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Co powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności?

W NDA powinien jasno zostać określony cel, z uwagi na który są przekazywane informacje poufne. Podmiot otrzymujący informacje musi zobowiązać się, że wykorzysta przekazane mu informacje wyłącznie w celu sprecyzowanym w umowie (a więc w celu ustalenia tego czy chce objąć nowe udziały, czy chce zawrzeć transakcję sprzedaży udziałów od dotychczasowych akcjonariuszy czy np. chce nabyć przedsiębiorstwo). Ponadto podmiot taki zobowiązuje się, iż nie będzie bez uprzedniej zgody ujawniać, przekazywać, udostępniać ani też wykorzystywać informacji poufnych, oraz je w należyty sposób zabezpieczy. Optymalne jest zastrzeżenie kary umownej za naruszenie zobowiązania do zachowania tych informacji w poufności. W sytuacji, gdy taka kara nie zostanie zastrzeżona, odpowiedzialność otrzymującego informację poufną za jej ujawnienie będzie odpowiedzialnością za szkodę ponoszoną na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego a wysokość odszkodowania będzie uzależnioną od wysokości poniesionej szkody (w praktyce dosyć trudne do wykazania).

Autor: Joanna Mizińska, adwokat, partner w GACH MIZIŃSKA, autorka bloga sprzedazudzialowwspolcezoo.pl