Jak rozliczyć świadczenia urlopowe dla pracowników - na gruncie CIT, PIT i VAT

ABC sp. o.o. zatrudnia 12 pracowników (według stanu na 1 stycznia 2016 r. w przeliczeniu na pełne etaty). Wszyscy pracownicy zatrudnieni są na pełny etat. Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych spółka nie utworzyła zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, lecz wypłaca świadczenia urlopowe każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. 11 lipca 2016 r. zostało wypłacone świadczenie urlopowe pracownikowi udającemu się na urlop w okresie od 12 do 28 lipca 2016 r. w wysokości 1000 zł (ustalonej przez pracodawcę). Świadczenie to zostało w 2016 r. wypłacone temu pracownikowi po raz pierwszy. Pracownik, któremu wypłacono to świadczenie urlopowe, jest zatrudniony na pełny etat w normalnych warunkach. Jak spółka ABC powinna rozliczyć wypłatę świadczenia urlopowego na gruncie CIT, PIT (obowiązki płatnika) i VAT? Rokiem podatkowym spółki jest rok kalendarzowy. VAT i zaliczki na CIT spółka rozlicza miesięcznie.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych odpisy i zwiększenia, o których mowa w art. 3–5 i 6a tej ustawy, oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych, o których mowa w art. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, obciążają koszty działalności pracodawcy.

Stosownie do art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

● zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

● być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

● pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

● zostać poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może wpływać na wielkość osiągniętych przychodów,

● zostać właściwie udokumentowany,

● nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Jak ująć w księgach rachunkowych świadczenie urlopowe

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz koszty, o których mowa w art. 15 ust. 1za pkt 2 ustawy o CIT.

Zatem kosztami uzyskania przychodów mogą być wypłacane pracownikom świadczenia urlopowe, o ile są wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (por. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 16 marca 2010 r., nr IBPBI/2/423-1482/09/BG).

Zasady wypłaty świadczeń urlopowych reguluje zaś ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800, dalej: ustawa o ZFŚS). Zgodnie z nią fundusz tworzą, z zastrzeżeniem art. 3 ust. 2 ustawy o ZFŚS, pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, z zastrzeżeniem art. 3 ust. 2 ustawy o ZFŚS, mogą tworzyć fundusz (zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w art. 3 ust. 4–6 ustawy o ZFŚS (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS).

Polecamy: Dowóz pracowników do pracy - w podatkach i rachunkowości

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 ustawy o ZFŚS odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla zatrudnionych, o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3 ustawy o ZFŚS, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS).

---

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że pracownikowi wypłacono świadczenie urlopowe w wysokości 1000 zł, nie przekracza ono zatem wysokości odpisu podstawowego.

Świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (zob. art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS).

Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego (zob. art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS).

W przypadku spółki ABC wypłacone pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat w normalnych warunkach świadczenie urlopowe stanowić będzie koszt uzyskania przychodów, gdyż łącznie zostały spełnione następujące warunki:

● pracodawca (spółka ABC) zatrudnia według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,

● wysokość świadczenia urlopowego nie przekracza wysokości odpisu podstawowego, tj. kwoty 1093,93 zł odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika,

● pracodawca wypłaca je raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych,

● świadczenie zostało wypłacone raz w roku pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (urlop od 12 do 28 lipca 2016 r.),

● wypłata świadczenia urlopowego nastąpiła nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego, tj. 11 lipca 2016 r.

Ustalanie i ewidencja księgowa świadczenia urlopowego

Zatem w lipcu 2016 r. spółka ABC ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wypłacone pracownikowi 11 lipca 2016 r. świadczenie urlopowe w wysokości 1000 zł.

VAT

Wypłata świadczenia urlopowego nie jest objęta VAT. Przekazane zatem temu pracownikowi świadczenie urlopowe w wysokości 1000 zł nie podlega VAT.

PIT

Opodatkowaniu PIT podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PIT), oraz dochody, od których na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku (zob. art. 9 ust. 1 ustawy o PIT).

Jako odrębne źródło przychodów ustawa o PIT wymienia w art. 10 ust. 1 pkt 1 m.in. stosunek pracy. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychodem ze stosunku pracy są zatem wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u pracownika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy. Istotne jest więc to, czy istnieje związek prawny lub faktyczny danego świadczenia ze stosunkiem pracy.

Za pracownika w rozumieniu ustawy o PIT uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy o PIT).

Dla pracownika świadczenie urlopowe stanowi przychód ze stosunku pracy. Jest ono bowiem przyznawane w związku z istniejącym stosunkiem pracy. W rozpatrywanym przypadku u pracownika powstanie przychód w wysokości 1000 zł.

Moment powstania przychodu ze stosunku pracy i pokrewnych ustala się zgodnie z regułą ogólną zawartą w art. 11 ust. 1 ustawy o PIT. Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (zob. art. 11 ust. 1 ustawy o PIT).

W przedstawionym stanie faktycznym przychód powstał 11 lipca 2016 r., kiedy zostało przekazane pracownikowi świadczenie urlopowe.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (zob. art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

---

Świadczenie urlopowe, choć regulowane przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, nie mieści się w pojęciu działalności socjalnej i nie korzysta ze zwolnienia z PIT.

Od kwoty wypłaconego świadczenia urlopowego pracodawca jako płatnik powinien pobrać zaliczkę na podatek PIT od przychodów ze stosunku pracy (zob. art. 31 i art. 32 ustawy o PIT).

Urlop wypoczynkowy

Zakładam, że dochód pracownika otrzymującego świadczenie urlopowe za miesiące od początku 2016 r. do lipca 2016 r. włącznie w tym zakładzie pracy nie przekroczył kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, tj. 85 528 zł. Spółka pobiera zatem zaliczkę na PIT od tego świadczenia według 18-proc. stawki PIT. Zakładam również, że koszty uzyskania przychodów pracownika oraz ewentualne rozliczenie kwoty wolnej mają miejsce przy wypłacie wynagrodzenia – kwestie te zostaną zatem pominięte.

Zaliczka na PIT od tego świadczenia wyniesie 180 zł (1000 zł x 18 proc.).

Świadczenie urlopowe – jakie są zasady wypłacania?

Zaliczka powinna zostać pobrana przez spółkę ABC i wpłacona na rachunek urzędu skarbowego właściwego według siedziby płatnika w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, tj. do 22 sierpnia 2016 r. (20 sierpnia 2016 r. to sobota), stosownie do art. 38 ust. 1 ustawy o PIT.

Zakładam, że pracownik samodzielnie złoży zeznanie podatkowe. Spółka nie będzie zobowiązana do dokonania za pracownika rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika (formularz PIT-40 – zob. art. 37 ustawy o PIT). ©?

WAŻNE

Świadczenie urlopowe nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników (art. 3 ust. 6 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

WAŻNE

W 2016 r. ustawowa (zarazem maksymalna) wysokość świadczenia urlopowego wypłacanego pracownikowi zatrudnionemu w normalnych warunkach na pełny etat wynosi 1093,93 zł.

SCHEMAT

Rozliczenia świadczenia urlopowego przez spółkę ABC

1. JAKI PODATEK NALEŻAŁOBY ZAPŁACIĆ:

CIT:

przychody: nie wystąpią

koszty uzyskania przychodów: 1000 zł

VAT: przedmiotowe dofinansowanie jest neutralne na gruncie VAT

PIT:

podstawa obliczenia zaliczki PIT: 1000 zł

stawka PIT: 18 proc.

zaliczka: 180 zł (1000 zł x 18 proc.)

Pobrana zaliczka powinna zostać wpłacona na rachunek urzędu skarbowego właściwego według siedziby płatnika w terminie do 22 sierpnia 2016 r. (20 sierpnia 2016 r. przypada w sobotę)

2. W JAKIEJ DEKLARACJI WYKAZAĆ PODATEK:

CIT: nie ma obowiązku składać deklaracji zaliczkowej, spółka powinna jednak uwzględnić koszty uzyskania przychodów w wysokości 1000 zł przy obliczeniu zaliczki na podatek CIT za lipiec 2016 r. podlegający wpłacie do urzędu skarbowego, a po zakończeniu roku podatkowego uwzględnić w zeznaniu rocznym CIT-8

PIT: nie ma obowiązku składać deklaracji na pobrane zaliczki za lipiec 2016 r. Pobrane zaliczki spółka powinna jednak wykazać w deklaracji rocznej PIT-4R oraz ująć w przesyłanej pracownikowi i urzędowi skarbowemu imiennej informacji PIT-11

3. TERMIN ZŁOŻENIA DEKLARACJI:

CIT-8: do 31 marca 2017 r.

PIT-4R: do 31 stycznia 2017 r. urzędowi skarbowemu właściwemu według siedziby płatnika (w formie elektronicznej)

PIT-11: do 28 lutego 2017 r. urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania pracownika oraz pracownikowi (w formie elektronicznej do urzędu skarbowego) ©?

Marcin Szymankiewicz

 doradca podatkowy

Podstawa prawna

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800).