Jak rozliczyć świadczenia urlopowe dla pracowników - na gruncie CIT, PIT i VAT

ABC sp. o.o. zatrudnia 12 pracowników (według stanu na 1 stycznia 2016 r. w przeliczeniu na pełne etaty). Wszyscy pracownicy zatrudnieni są na pełny etat. Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych spółka nie utworzyła zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, lecz wypłaca świadczenia urlopowe każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. 11 lipca 2016 r. zostało wypłacone świadczenie urlopowe pracownikowi udającemu się na urlop w okresie od 12 do 28 lipca 2016 r. w wysokości 1000 zł (ustalonej przez pracodawcę). Świadczenie to zostało w 2016 r. wypłacone temu pracownikowi po raz pierwszy. Pracownik, któremu wypłacono to świadczenie urlopowe, jest zatrudniony na pełny etat w normalnych warunkach. Jak spółka ABC powinna rozliczyć wypłatę świadczenia urlopowego na gruncie CIT, PIT (obowiązki płatnika) i VAT? Rokiem podatkowym spółki jest rok kalendarzowy. VAT i zaliczki na CIT spółka rozlicza miesięcznie.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych odpisy i zwiększenia, o których mowa w art. 3–5 i 6a tej ustawy, oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych, o których mowa w art. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, obciążają koszty działalności pracodawcy.

Stosownie do art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

● zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

● być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

● pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

● zostać poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może wpływać na wielkość osiągniętych przychodów,

● zostać właściwie udokumentowany,

● nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Jak ująć w księgach rachunkowych świadczenie urlopowe

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz koszty, o których mowa w art. 15 ust. 1za pkt 2 ustawy o CIT.

Zatem kosztami uzyskania przychodów mogą być wypłacane pracownikom świadczenia urlopowe, o ile są wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (por. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 16 marca 2010 r., nr IBPBI/2/423-1482/09/BG).

Zasady wypłaty świadczeń urlopowych reguluje zaś ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800, dalej: ustawa o ZFŚS). Zgodnie z nią fundusz tworzą, z zastrzeżeniem art. 3 ust. 2 ustawy o ZFŚS, pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, z zastrzeżeniem art. 3 ust. 2 ustawy o ZFŚS, mogą tworzyć fundusz (zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w art. 3 ust. 4–6 ustawy o ZFŚS (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS).

Polecamy: Dowóz pracowników do pracy - w podatkach i rachunkowości

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 ustawy o ZFŚS odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla zatrudnionych, o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3 ustawy o ZFŚS, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS).