Diety zleceniobiorców kosztem podatkowym zleceniodawcy

Takie stanowisko przyjął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odpowiadając na pytanie zawarte we wniosku o wydanie interpretacji podatkowej. Przedsiębiorca powierza cudzoziemcom (głównie z Ukrainy) część zadań związanych z wykonywaniem robót budowlanych. Są oni zatrudnieni na podstawie umowy zlecenia i posiadają wydane jeszcze przed podjęciem pracy ważne dokumenty uprawniające do pobytu i pracy na terytorium Polski. Czynności zleceniobiorców nie są przez nich wykonywane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Powierzone zadania wymagają częstych podróży, zleceniodawca planuje zatem wypłacanie zleceniobiorcom diet.

Pytanie dotyczyło tego, czy takie diety zaliczają się do kosztów uzyskania przychodów? Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że wypłacane diety mogą zostać tak zaklasyfikowane, o ile w umowach zawieranych ze zleceniobiorcami zostaną zawarte zapisy stanowiące podstawę wypłaty takich kwot, a cudzoziemcy będą posiadać odpowiednie dokumenty uprawniające do pobytu i podjęcia pracy na terytorium Polski.

Koszty uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątki od tej zasady zostały wymienione w art. 16 ust. 1. Warunkami kwalifikacji danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu są: poniesienie wydatku przez podatnika, definitywność (koszt musi być rzeczywisty – jego wartość nie została podatnikowi zwrócona), związek bezpośredni lub pośredni z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Podstawowym kryterium wskazywanym przez ustawę jest jednak celowość danego wydatku – poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów (lub może mieć wpływ na ich wielkość). Przesłanka ta jest spełniona, gdy można wskazać związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu, a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych. Nie ma przy tym znaczenia, czy taki przychód faktycznie powstał, ponieważ liczy się to, czy podatnik w chwili ponoszenia wydatku mógł – według oceny obiektywnej – oczekiwać takiego efektu.

Innym koniecznym warunkiem jest również prawidłowe udokumentowanie poniesionego wydatku. Podatnik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji rachunkowej, w której określi wysokość dochodu lub straty, podstawę opodatkowania i wysokość należnego podatku za rok podatkowy. Z takiej dokumentacji jasno powinien wynikać wspomniany wyżej związek przyczynowo-skutkowy między wydatkiem a prowadzoną działalnością gospodarczą i osiągniętym przychodem.