Diety w zagranicznej podróży służbowej pracownika

W rozporządzeniu znajdziemy również stawki diet przysługujących pracownikowi oraz dowiemy się jak je liczyć. Warto wspomnieć, że pracodawca może ustalić własne zasady rozliczania delegacji służbowych, ale w przypadku diet powinien pamiętać, nie może ustalić diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż stawka określona w rozporządzeniu.

Pracodawca może natomiast ustalić wyższe stawki diet niż ustalone w rozporządzeniu. 

Kwoty wypłacone z tytułu diet według podwyższonych stawek pracodawca zaliczy do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli jednak pracodawca wypłaci pracownikowi dietę w kwotach wyższych niż określone w rozporządzeniu, kwota przekraczająca stawki będzie stanowić przychód pracownika podlegający opodatkowaniu, a pracodawca będzie musiał pobrać zaliczkę na podatek oraz naliczyć składki ZUS.

Jak liczyć diety

Dieta ma rekompensować wyższy koszt wyżywienia pracownika poza gospodarstwem domowym i stanowić pokrycie zwiększonych wydatków. Jej wysokość jest różna i zależy od kraju, do którego wysyłamy pracownika w podróż służbową. Wysokości diet dla poszczególnych krajów znajdziemy się w tabeli stanowiącej załącznik do rozporządzenia.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, a jej wysokość zależy od czasu trwania podróży służbowej. Czas trwania podróży zagranicznej liczymy inaczej dla podróży lądowej, lotniczej i morskiej.

Jeżeli pracownik podróżuje lądowymi środkami komunikacji w zagranicznej podróży służbowej przebywa od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.

W przypadku transportu lotniczego podróż służbowa trwa od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju.

Podróż morską liczymy od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Jeżeli podróż trwa dobę – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.
W przypadku podróży trwającej niepełną dobę (do 8 godzin) – pracownikowi wypłacimy 1/3 diety. Za podróż trwająca od 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety, a trwającą ponad 12 godzin – wypłacimy dietę w pełnej wysokości.

W czasie podróży możemy zapewnić pracownikowi częściowe wyżywienie. W takim przypadku dietę wypłacamy w części uwzględniającej poszczególne rodzaje posiłków:
1) śniadanie - 15% diety,
2) obiad - 30% diety,
3) kolacja - 30% diety,
4) inne wydatki - 25% diety.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety.

Polecamy: Zwrot VAT za materiały budowlane - limity zwrotu

Polecamy: Podatki 2011

Kiedy dieta nie przysługuje pracownikowi

Pracodawca nie wypłaci pracownikowi diety za czas podróży służbowej jeżeli pracownik otrzyma za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Jak udokumentować wysokość diety należnej za czas wyjazdu służbowego

Diety nie wymagają dokumentowania fakturami ani rachunkami. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że wysokość diety powinna być potwierdzona dowodem wewnętrznym (np. rozliczeniem podróży służbowej) podatnika.