Doręczanie pism pełnomocnikowi podatnika - urząd może wysłać zwykły list

Problem pojawił się z początkiem 2016 r., wraz z wejściem w życie art. 144 par. 5 ordynacji podatkowej. Przepis ten zakłada, że adwokatom, radcom prawnym lub doradcom podatkowym pisma muszą być doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w siedzibie organu podatkowego. W związku z tym od nowego roku w pełnomocnictwach powinien być wskazany adres elektroniczny pełnomocnika.

Ministerstwo Finansów jednak uspokaja: przesyłanie pism zwykłą pocztą jest nadal możliwe – zapewnia.

Pełnomocnictwa sprzed 2016 r.

W odpowiedzi na pytanie DGP resort przypomniał, że przepisy nie wymagają zmiany pełnomocnictw, które zostały złożone przed 1 stycznia 2016 r., ani ich uzupełniania.

– Skoro więc w pełnomocnictwie złożonym przed 1 stycznia 2016 r. nie wskazano adresu elektronicznego, to nie można pełnomocnikowi doręczać pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej – tłumaczy resort. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy pełnomocnik sam wniesie lub wyrazi zgodę na doręczanie pism w ten sposób.

Skoro więc nie ma podstaw do doręczenia pism profesjonalnemu pełnomocnikowi na jego adres elektroniczny (bo nie ma obowiązku jego wskazania), to skuteczne będzie doręczenie w innym trybie, np. w siedzibie organu podatkowego lub za pośrednictwem operatora pocztowego – wyjaśnia resort.

Monitor Księgowego

Od nowego roku

MF nie wyklucza też możliwości przesyłania pocztą papierowych pism, jeśli pełnomocnictwo zostało ustanowione po 1 stycznia 2016 r., mimo że w tym wypadku podawanie adresu elektronicznego jest zasadniczo obowiązkowe.

Resort tłumaczy, że gdy nowe pełnomocnictwo nie zawiera adresu elektronicznego, urząd może wezwać pełnomocnika do uzupełnienia go lub do odbioru pisma w siedzibie urzędu. Co jednak w sytuacji, gdy adres elektroniczny nie zostanie podany, a pełnomocnik nie stawi się osobiście po odbiór pisma?

Wtedy organ podatkowy nie ma możliwości zastosowania art. 144 par. 5 ordynacji – wyjaśnia ministerstwo. Dodaje, że taki przypadek może być potraktowany jako problem techniczny uniemożliwiający doręczenie pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej, który pozwala na doręczenie pisma za pośrednictwem operatora pocztowego.

Przez ePUAP

Część profesjonalnych pełnomocników nadal jednak nie ma świadomości zmian, w tym tego, że pełnomocnictwa od 1 stycznia 2016 r. muszą być składane na urzędowym wzorze (określonym w rozporządzeniu z 28 grudnia 2015 r., Dz.U. z 2015 r. poz. 2330.). Przewidziano w nim podawanie adresu elektronicznego; chodzi o adres skrytki ePUAP do doręczeń. Obecnie bowiem nie ma innej możliwości przesyłania dokumentów w sposób elektroniczny, która pozwoliłaby organowi na uzyskanie urzędowego potwierdzenia doręczenia. Domyślny adres wygląda następująco: /identyfikator użytkownika/skrytka. Każdy użytkownik może mieć nieokreśloną liczbę skrytek. To oznacza, że pełnomocnik może założyć oddzielne konto dla różnych klientów.

Na druku pełnomocnictwa podaje się też adres e-mail. Może on jednak posłużyć organom jedynie do mniej sformalizowanej komunikacji, niewymagającej urzędowego poświadczenia doręczenia.

Wątpliwości dotyczą też pełnomocnictw subsydiarnych. Tę kwestię MF wyjaśniło już wcześniej w piśmie do izb skarbowych. Resort wskazał, że można ich udzielić z wykorzystaniem wzoru pełnomocnictwa szczególnego, określonego w rozporządzeniu z 28 grudnia 2015 r. W takim wypadku na druku PPS-1 w części C wpisuje się dane pełnomocnika udzielającego substytucji, a w części D – dane tego, któremu jej udzielono.

IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

---

Nowe przepisy to problem

Rafał Dębowski adwokat, sekretarz Naczelnej Rady Adwokackiej

Już na etapie prac nad nowelizacją ordynacji podatkowej spodziewaliśmy się problemów z pełnomocnictwami i odbiorem pism. Wówczas nie zostały uwzględnione nasze uwagi i apel o wprowadzenie dobrowolności w przesyłaniu korespondencji drogą elektroniczną. Informatyzacja jest przyszłością wszystkich postępowań, jednak obecnie system nie jest przygotowany do tego, aby dokonywać doręczeń tylko drogą elektroniczną.

Również ustalenie wzoru pełnomocnictwa jest rozwiązaniem dość kontrowersyjnym i może przysporzyć problemów. Są pełnomocnictwa, które zostały udzielone przed 1 stycznia 2016 r., ale nie złożono ich w toku postępowania. Jeżeli osoba, która udzielała pełnomocnictwa, jest teraz za granicą, pełnomocnik ma problem, bo nie jest ono sporządzone na urzędowym druku.

Wyobraźmy sobie też sytuację, że osoba wyjeżdżająca za granicę udzieliła pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego do reprezentowania we wszystkich postępowaniach podatkowych. Nie ma przepisu przejściowego, który umożliwiałby skorzystanie z niego.

Wzory mogą być ułatwieniem, ale powinny być dobrowolne, a nie obowiązkowe. Mimo zgłaszanych uwag nie stworzono druku dla pełnomocnictwa subsydiarnego, tłumacząc, że takiego nie przewiduje ordynacja. W konsekwencji ratunkowo wymyślono interpretację, że można korzystać ze wzorów, które zostały już opracowane.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl