Rozliczanie samochodów służbowych wykorzystywanych na cele prywatne

Zmiany w podatku dochodowym

Znowelizowane przepisy określają wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracowników w postaci wykorzystywania przez nich na cele prywatne samochodów służbowych. Uprzednio korzystanie z firmowego auta również wypełniało definicję świadczenia nieodpłatnego, jednakże podstawową trudnością było wyrażenie tego świadczenia w pieniądzu – szczególnie dla firm, które nie zajmowały się działalnością z zakresu wynajmu samochodów, a więc prawidłowe ustalenie wartości przychodu pracownika. To z kolei często skutkowało nieujawnianiem w ogóle tego przychodu, ponieważ pracodawca nie miał możliwości odnieść się do cen rynkowych stosowanych przy tego typu świadczenia, a obowiązujące wówczas przepisy nie dawały podatnikom odpowiednich do tego narzędzi.

Od 1 stycznia 2015 roku wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracowników z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego na cele prywatne ustala się w wysokości uzależnionej od pojemności silnika. I tak:

• dla samochodów o pojemności silnika do 1.600 cm³- kwota świadczenia wynosi 250 zł miesięcznie,
• dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1.600 cm³- kwota świadczenia wynosi 400 zł miesięcznie.

Czy należy doliczać ryczałt, gdy pracownik używa samochodu służbowego do celów prywatnych odpłatnie

Wykorzystanie samochodu przez część miesiąca

Jeśli pracownik prywatnie korzysta z samochodu służbowego tylko przez część miesiąca, wówczas wartość pieniężną świadczenia ustala się w wysokości 1/30 kwot wymienionych w paragrafie wyżej za każdy dzień korzystania. Oznacza to, że bez względu na to, czy dany miesiąc miał 28 dni czy 31 dni, za każdy dzień korzystania świadczenie wynosi 1/30 kwoty 250 zł lub 400 zł.

Przykład: Pracownik A w miesiącu lutym wykorzystywał samochód służbowy o pojemności silnika 1,3 na cele prywatne przez okres 10 dni. Pracownik B korzystał z tego samego samochodu w miesiącu maju również przez okres 10 dni.

Oznacza to, że:

• pracownik A osiągnął przychód w miesiącu lutym z tytułu nieodpłatnego świadczenia w wysokości 83 zł

• pracownik B osiągnął przychód w miesiącu maju z tytułu nieodpłatnego świadczenia w wysokości 83 zł

Polecamy produkt: Samochód w firmie 2015 - multipakiet

---

Uwaga! Błędne byłoby ustalenie wartości przychodu proporcjonalnie do ilości dni korzystania z auta w stosunku do ilości dni w danym okresie, tzn. określenie przychodu pracownika w postaci:

• pracownik A:

• pracownik B:

Świadczenie częściowo odpłatne

Często zdarza się w firmach tak, że pracownik, chcąc skorzystać z samochodu służbowego, jest obciążany przez pracodawcę jakąś kwotą, np. w spółce X regulamin wewnętrzny zakłada, że pracownik ma prawo skorzystać z samochodu firmowego prywatnie, jednakże wartość tego świadczenia wynosi 10 zł za każde przejechane przez pracownika 10 km.

W takim przypadku mówimy o świadczeniu częściowo płatnym. Wówczas przychodem pracownika jest różnica między wartością świadczenia określoną w ustawie a odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

Jak rozliczać przekazanie zleceniobiorcy samochodu służbowego do celów prywatnych?

Przykład: Pracownik pracujący w spółce X wykorzystywał samochód służbowy o pojemności silnika 1,9 na cele prywatne w miesiącu kwietniu przez okres 5 dni. W tym czasie przejechał odległość 50 km, za co pracodawca obciążył go kwotą 50 zł.

Oznacza to, że pracownik uzyskał przychód z częściowo odpłatnego świadczenia w wysokości 17 zł:

Ustawowe określenie wartości świadczenia w postaci korzystania z samochodów służbowego w celach prywatnych z pewnością doprowadzi do zniwelowania problemów z ustalaniem samej wartości przychodu, co z pewnością przyczyni się do ujawniania go w ogóle (przed 1 stycznia 2015 organy podatkowe często kwestionowały metody wyceny świadczenia przez podatników). Jednakże mimo iż zmiany obowiązują już niemal cztery miesiące, wciąż pozostawiają wiele wątpliwości.

Co ze zużyciem paliwa?

Nowe regulacje mówią o ustaleniu wartości pieniężnej nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracowników w postaci wykorzystywania samochodów służbowych na cele prywatne. Ale świadczenie to ma charakter usługowy, a jak wiemy, korzystając z samochodu, konieczne jest jego uprzednie zatankowanie.

Nie ma problemu w przypadku, w którym pracownik korzysta z samochodu firmowego, który przed użyciem musi zatankować albo w którym koszty zużycia paliwa obciążają bezpośrednio pracownika. Rzeczywiste zużycie paliwa jest trudne do określenia, ale orientacyjne – już nie tak bardzo, ponieważ z zasady większość samochodów ma wbudowane liczniki średniego zużycia paliwa.

Jednak koszt paliwa, który został przerzucony na pracownika, nie powinien stanowić kosztów uzyskania przychodów! Konieczne jest zatem prowadzenie dodatkowej ewidencji, z której będzie wynikało, jaka część kosztów zużycia paliwa została ostatecznie poniesiona przez pracownika.

Można z tej sytuacji wybrnąć również w inny sposób: pracownik po przebyciu drogi ma obowiązek zatankowania samochodu w ilości zużytego przez niego paliwa na cele prywatne.

A co, jeśli pracownik nie ponosi kosztów paliwa? Czy wówczas można mówić o dwóch rodzajach świadczenia nieodpłatnego – jedno z tytułu użycia samochodu, a drugie – z tytułu zużycia paliwa?

---

Nieodpłatne świadczenie powodujące przysporzenie przychodu po stronie pracownika charakteryzuje się tym, że (por. orzeczenie Trybunału Konstytucyjnego z dnia 08.07.2014, Sygn. K 7/13):

• jest spełnione za zgodą pracownika
• jest spełnione w jego interesie i przyniosło mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku
• uzyskana korzyść jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi.

Ale czy można wyliczyć wartość korzyści pracownika z tytułu użycia służbowego paliwa na cele prywatne? Można zatem domniemać, że od strony zużycia paliwa dla pracownika nie powstaje przychód podatkowy. Jednak dla pracodawcy ważne jest to, aby zakupiona przez niego ilość paliwa była wykorzystywana na cele działalności, dlatego też powinien opracować w regulaminach wewnętrznych metody rozliczania tych kosztów z pracownikami (np. tak, jak opisano w pierwszych zdaniach tego paragrafu).

CIT - amortyzacja samochodu wykorzystywanego częściowo na cele prywatne

Ustawa o podatku dochodowym (zarówno PIT, jak i CIT) mówią, że amortyzacja stanowi koszt uzyskania przychodu, w związku z czym wpływa bezpośrednio na podstawę opodatkowania. Jednakże nie wskazuje jednoznacznie, czy amortyzacja samochodów wykorzystywanych częściowo na cele prywatne przez pracowników, a częściowo na cele działalności gospodarczej, może stanowić KUP.

Amortyzacji podlegają bowiem stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1. budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2. maszyny, urządzenia i środki transportu,
3. inne przedmioty

– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy, zwane środkami trwałymi.

A zatem przepis powyższy nie wskazuje, że aby podatnik mógł dokonywać odpisów amortyzacyjnych, środek trwały musi być wykorzystywany tylko i wyłącznie na cele działalności gospodarczej. Kluczowe jest bowiem jego wykorzystanie w ogóle na potrzeby działalności – w ogóle, ale nie wyłącznie.

Podwózka samochodem i użyczenie mieszkania podlegają opodatkowaniu

Ustawowy katalog wyłącza  jednak z kosztów uzyskania przychodów m. in. odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oddanych do nieodpłatnego używania – za miesiące, w których składniki te były oddane do nieodpłatnego używania. Tylko czy udostępnienie nieodpłatne pracownikowi samochodu służbowego definitywnie przekreśla możliwość zaliczenia do KUP kosztów amortyzacji? Po pierwsze – samochód bez pomniejszania jego roli w dalszym ciągu służy przede wszystkim celom działalności gospodarczej. To, że pracownik z niego korzysta, jest tylko efektem ubocznym, nie zaś podstawowym.

Jednakże ewidentnie jest to zagadnienie wciąż problematyczne dla pracodawców. A może w KUP wrzucić tylko część proporcjonalną do stosunku wykorzystania samochodu na cele działalności gospodarczej w odniesieniu do celów prywatnych (tak, jak np. w KUP zalicza się tylko część kosztów budynku wykorzystywanego nie w całości na działalność?). Ale z drugiej strony – w jaki sposób należałoby wyliczyć tę część „służbową” i „prywatną”?

Jak widać, po raz kolejny firmy muszą się zmierzyć z przepisem, który z jednej strony miał coś ułatwić, a z drugiej – pozostawia wiele niewyjaśnionych kwestii…

Sławomir Ekman

http://24ivalue.pl/

Podyskutuj o tym na naszym FORUM