Koszty uzyskania przychodu w PIT pracownika - podwyższone koszty także przy pracy zdalnej

Praca zdalna a koszty pracownicze w PIT

Co do zasady wysokość zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu, branych pod uwagę przy obliczaniu zaliczki na PIT, zależy m.in. od tego, jaką odległość musi pokonać zatrudniony z miejsca zamieszkania do pracy. Jeżeli ma blisko, to miesięcznie można odliczyć 250 zł, jeżeli mieszka w innej miejscowości, to odliczenie wynosi 300 zł (art. 22 ust. 2 ustawy o PIT). W ten sposób ustawodawca rekompensuje zatrudnionym podwyższone koszty dojazdu do pracy.

Wątpliwości w tym zakresie pojawiły się wskutek pandemii. Chcąc zastopować rozprzestrzenianie się COVID-19 , rząd zachęca firmy, by pozwalały pracownikom wykonywać swoje obowiązki z domów.

Zryczałtowane koszty pracownika

Pracodawcy tak robią, ale nie wiedzą, jak w takiej sytuacji potrącać zaliczkę na PIT od dochodów pracowników, którzy do tej pory dojeżdżali do pracy z innego miasta, a teraz cały miesiąc pracują zdalnie bądź pojawiają się w firmie tylko sporadycznie.

– Błąd może spowodować, że firma jako płatnik będzie musiała skorygować rozliczenia, a także dopłacić zaległy PIT od wynagrodzenia pracownika wraz z odsetkami za zwłokę – podkreśla Michał Rodak, doradca podatkowy z Grant Thornton.

Korzystna interpretacja MF

Ministerstwo Finansów poinformowało – w odpowiedzi na pytanie naszej redakcji – że w czasie pandemii podwyższone koszty uzyskania przychodu nadal się należą, mimo wykonywania pracy z domu (patrz ramka). Warunkiem – przypomina resort – jest złożenie przez pracownika oświadczenia o spełnieniu warunków do stosowania kosztów w tej wysokości. Złożone przez pracownika oświadczenie stosuje się – jak dodaje MF – do momentu, w którym pracownik powiadomi o zmianie stanu faktycznego.

Istotne jest również to, że według resortu podwyższone koszty przysługują „niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy na polecenie pracodawcy”.

– To korzystne stanowisko jest zgodne z literalnym brzmieniem przepisów. Ustawa nie mówi bowiem, że warunkiem zastosowania podwyższonych koszów jest wykonywanie obowiązków w „zakładzie pracy”– komentuje Ewa Czop, associate partner w JP Weber.

Nie temu miało to służyć

Ekspertka zwraca jednak uwagę, że celem podwyższonych kosztów jest zrekompensowanie dodatkowych wydatków na dojazd. Z taką sytuacją nie mamy natomiast do czynienia, gdy w grę wchodzi home office.

– Dobrze byłoby więc, żeby minister wydał w tym zakresie objaśnienia podatkowe, które będą chroniły podatników – uważa ekspertka.

Zdaniem Michała Rodaka przepisy należałoby po prostu zmienić i wprowadzić nową kategorię – zryczałtowanych podwyższonych kosztów dla przychodów uzyskiwanych z pracy zdalnej.

– Obecne podwyższone koszty zostały ustalone przez ustawodawcę w czasach, gdy większość pracowników wykonywała pracę z siedziby pracodawcy, natomiast praca zdalna była czymś sporadycznym – przypomina ekspert. Teraz – podkreśla – to się zmieniło, a home office stał się czymś normalnym.

– Pracownicy wykonujący swoje zdania w domu ponoszą dodatkowe koszty, tak jak dojeżdżający do pracy z innego miasta – zwraca uwagę Michał Rodak.

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Lepiej odwiedzić firmę

Wątpliwości nie ma, według ekspertów, jeżeli pracownik pojawi się w firmie chociaż raz.

– Dotychczas organy podatkowe uznawały, że prawo do uwzględnienia kosztów uzyskania przychodów przysługuje, jeżeli pracownik w danym miesiącu przepracował chociaż jeden dzień – wskazuje Michał Rodak. W związku z tym, jego zdaniem, analogicznie należy podejść do pracy zdalnej.

– Jeżeli pracownik mieszkający poza miejscowością pracodawcy odwiedzi siedzibę pracodawcy chociaż jeden dzień w miesiącu, to powinny zostać mu naliczone podwyższone koszty uzyskania przychodów – mówi ekspert.

Inaczej – zdaniem ekspertów – jest w sytuacji, gdy pracownik cały miesiąc przepracuje w domu. Ewa Czop podkreśla, że dotychczas sądy administracyjne wyraźnie łączyły prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu ze świadczeniem pracy w miejscowości innej niż położenie firmy pracodawcy. Przykładem wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 marca 2016 r. (sygn. akt II FSK 30/14).

Zapadł on jednak w czasie, gdy o epidemii i przymusie pracy zdalnej nikt nawet nie myślał. ©℗

Odpowiedź MF na pytanie DGP:
„Tzw. podwyższone koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej (…) przysługują w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, oraz pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę lub zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy (chyba że zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu).
W sytuacji zatem, gdy w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, to niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy na polecenie pracodawcy, pracownikowi – tak jak dotychczas – przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów. Wyjątek stanowią sytuacje, gdy pracownik otrzymuje dodatek za rozłąkę lub zwrot kosztów dojazdu niezaliczony do przychodów podlegających opodatkowaniu.
Warunkiem zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów przy poborze zaliczek przez płatnika (zakład pracy) jest złożenie przez pracownika oświadczenia o spełnieniu warunków do stosowania kosztów w tej wysokości. Otrzymane od pracownika oświadczenie zakład pracy stosuje do momentu, w którym pracownik powiadomi go o zmianie stanu faktycznego. Oznacza to, że oświadczenie złożone w danym miesiącu (roku podatkowym) ma zastosowanie również do poboru zaliczek w kolejnych miesiącach (latach), jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w miesiącach (latach) poprzednich nie uległ zmianie (art. 32 ust. 5 ustawy PIT)”.

Agnieszka Pokojska