Jak prawidłowo rozliczyć zwrot zawyżonego wynagrodzenia za pracę?

Zawyżony przychód dotyczył 2010 roku. Ponadto  została pobrana i przekazana do Urzędu Skarbowego zaliczka za pierwsze  trzy miesiące  2011 r.

Pracownik w tej sytuacji ma jednorazowo wpłacić do kasy pracodawcy wynagrodzenie za 2010 r. Wynagrodzenie za 2011 r. zostanie skorygowane w bieżącej liście płac. Następnie pracodawca dokona korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS.

Wynagrodzenie za pracę- vademecum

Egzekucja z wynagrodzenia za pracę

Procedura opisana w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przepis art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), zwanej dalej ustawą o PIT, określa w jaki sposób należy prawidłowo rozliczyć zwrot nienależnego wynagrodzenia, gdy zwrotu dokonuje pracownik na rzecz pracodawcy.

Świadczenia, które zostały nienależnie pobrane, uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu. Pracodawca (jako płatnik) ustalając wysokość podatku (zaliczki) powinien odjąć od dochodu pracownika kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką).

Oznacza to pomniejszenie miesięcznego dochodu (ustalanego dla celów obliczenia zaliczki) o dokonany przez pracownika zwrot. W przypadku, gdy kwota zwrotu będzie przekraczać dochód za dany miesiąc, pracodawca może pomniejszyć dochód z następnego miesiąca o wysokość powstałej różnicy- aż do pełnego pomniejszenia. Takie czynności mogą być dokonywane, ale tylko w roku podatkowym, w którym podatnik dokonał zwrotu.

Pracownik będzie musiał jednak sam podjąć się rozliczenia, jeśli zwróci nienależne świadczenie już po upływie roku podatkowego, w którym je otrzymał (art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT). W tym wypadku powinien odliczyć nienależne świadczenie od dochodu w zeznaniu rocznym za rok podatkowy, w którym dokonał zwrotu.

Podatnik będzie miał prawo do pomniejszenia dochodu przed opodatkowaniem o kwotę dokonanego zwrotu nienależnego świadczenia, na podstawie wystawionego przez pracodawcę potwierdzenia dokonania zwrotu. Zwrot pobranej sumy wraz z pobranymi zaliczkami na podatek dochodowy powoduje możliwość odzyskania przez pracownika kwoty tych zaliczek.

Jeśli kwota ta  przekracza wysokość dochodu, może być odliczona od dochodu uzyskanego w najbliższych kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych. Podstawą do tego może być dowód potwierdzającego wpłatę ( np. przelew, przekaz) lub zaświadczenie wystawione przez pracodawcę.

Art. 26 ust 1 pkt 5:  Podstawę obliczenia podatku […]stanowi dochód […]po odliczeniu kwot dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika.

Pracownik dokonując zwrotu nienależnie otrzymanego wynagrodzenia, powinien dokonać tego zwrotu w kwocie netto, powiększonej o zaliczkę na podatek dochodowy.

Rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Dochodem są uzyskane w ciągu miesiąca przychody oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika, po odliczeniu kosztów ich uzyskania oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenie społeczne. Wysokość obliczonej w ten sposób zaliczki zmniejsza się o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, pobranej w tym miesiącu przez zakład pracy ze środków podatnika (art. 32 ustawy o PIT).

Sformułowanie brzmiące ‘zwrot nienależnie pobranych świadczeń’ nie obejmuje składki na ubezpieczenie społeczne. Jeżeli pracownik dokonał nadpłaty składek na to ubezpieczenie z powodu zawyżonego wynagrodzenia za 2010 rok, Zakład Ubezpieczeń Społecznych zwróci nadpłaconą kwotę pracownikowi za pośrednictwem pracodawcy. Kwota ta będzie stanowić dla niego przychód ze stosunku pracy.

Zwrócone składki (niezależnie czy zostały pobrane w poprzednim czy bieżącym roku podatkowym) pracodawca powinien doliczyć do przychodów uzyskanych przez pracownika w miesiącu, w którym nastąpił ich zwrot oraz pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

W sytuacji kiedy podatnik (aby obliczyć podatek należny) dokonał odliczeń od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub podatku, a potem otrzymał zwrot odliczonych kwot, powinien doliczyć kwoty poprzednio odliczone. Odliczenie powinno być dokonane w zeznaniu podatkowym za rok, w którym nastąpił zwrot (art. 45 ust. 3a ustawy o PIT).

Wypłata zawyżonego wynagrodzenia za rok 2010 spowodowała, że składka na ubezpieczenie zdrowotne także była nadpłacona. Oznacza to, że pracodawca powinien zwrócić ją pracownikowi (informując go o tym, mimo że nie ma do tego celu wzoru druku). Natomiast pracownik w rocznym rozliczeniu doliczy kwoty wcześniej odliczone.

Zawyżone wynagrodzenie, które zostało wypłacone za pierwsze miesiące roku 2011, pracodawca potrąci z bieżącej listy płac pracownika. Będzie to oznaczało zmniejszenie zaliczki na podatek dochodowy oraz korektę składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za 2011 r. . Zmiany będą umieszczone w informacji PIT-11 i deklaracji rozliczeniowej ZUS za rok 2011.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 10 września 20110 roku (I SA/Kr754/10) orzekł, że Zwrot podatku zgodnie z przepisami ustawy o PIT nie jest traktowany jako dochód, a jedynie jako doliczenie do podatku.

Omówieniem kwestii wpłaconych zaliczek zajął się Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 14 grudnia 2007 roku (II FSK1492/06).