Zapewnienie noclegów przedstawicielom handlowym (pracownikom mobilnym) w miejscu świadczenia pracy a PIT

Pracownicy mobilni, głównie przedstawiciele handlowi, świadczą swoją pracę na pewnym obszarze (co do zasady określonym przez pracodawcę regionie – województwie, kilu województwach czy terenie całego kraju), który jako miejsce świadczenia pracy jest wskazywany w umowie o pracę z przedstawicielem.

Miejsce świadczenia pracy pracownika mobilnego jako miejsce jego aktywności zawodowej musi odzwierciedlać rzeczywisty stan rzeczy, musi zatem być miejscem (obszarem) w którym pracownik mobilny będzie na stałe zobowiązany do przemieszczania się i wykonywania obowiązków służbowych. Wyjazdy służbowe na takim obszarze (miejscu świadczenia pracy) nie są traktowane jako podróż służbowa (pracownicy nie otrzymują w związku z tym diet i zwrotu innych kosztów podróży określonych w odrębnych przepisach).

Dokumentacja pracownicza 2015 ponad 280 wzorów z komentarzem (z suplementem elektronicznym) (książka)

Dokumentacja VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Pojęcie podróży służbowej nie zostało zdefiniowane na gruncie ustawy o PIT a jego ogólną definicję można wywieść z treści regulacji art. art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Aby mieć do czynienia z podróżą służbową, muszą być spełnione następujące warunki:

- pracownik musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,

-  pracownik musi wykonywać w trakcie wyjazdu zadanie służbowe,

- zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Na gruncie ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa o PIT) wolne od podatku dochodowego są wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14 - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł (art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT). Przywołane zwolnienie ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o PIT.

Kwestie związane z opodatkowaniem kosztów noclegów zapewnionych przez firmę przedstawicielom handlowym (nie realizowanych w ramach podróży służbowych) a świadczącym pracę na pewnym obszarze były przedmiotem licznych interpretacji organów podatkowych. W tym zakresie wskazywano, że wartość świadczenia w postaci zapewnienia noclegu, otrzymanego przez pracownika niebędącego w podróży służbowej stanowi jego przychód ze stosunku pracy, który podlega zwolnieniu do limitu wynikającego z regulacji art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT (limit miesięczny 500 zł.). Ewentualne nadwyżki ponad limit pracodawca ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia pracownika wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy. Tak przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 23 maja 2014 r. sygn. ITPB2/415-209/14/IL czy Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z dnia 5 lipca 2013 r. IPTPB1/415-220/13-4/KO.

W tym miejscu należy jednak wskazać na stanowisko sądów administracyjnych, które wskazują, że zapłata przez pracodawcę kosztu noclegu pracownika wykonującego swe obowiązki w miejscu określonym w umowie o pracę (poza siedzibą firmy oraz miejsca zamieszkania pracownika) stanowi racjonalny wydatek firmy związany z realizacją określonych celów gospodarczych. Wydatek ten ponoszony w interesie pracodawcy, stanowiący koszt działalności gospodarczej poniesiony w celu osiągnięcia przychodów firmy nie może być uznany za element przychodu pracownika (tak przykładowo Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 20 listopada 2014 r. sygn. I SA/Po 548/14 orzeczenie nieprawomocne, czy Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie z dnia 18 czerwca 2012 r. sygn. akt III SA/Wa 2629/11 orzeczenie prawomocne).

Zmiany w Prawie Pracy 2015 (Komplet 4 książek) + Kodeks pracy 2015 z komentarzem gratis

Umowy terminowe po zmianach (książka)

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Stanowisko zaprezentowane w orzecznictwie sądów administracyjnych daje możliwość obrony, że świadczenia na rzecz pracowników mobilnych (przedstawicieli handlowych) obejmujące zapewnienie noclegu na obszarze stanowiącym miejsce świadczenia pracy pracownika nie podlegają opodatkowaniu (gdyż nie stanowią przychodu pracownika) a pracodawca jako płatnik nie jest obciążony obowiązkami związanymi z obliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem od ww. kwoty podatku).

Tomasz Musialski, Konsultant podatkowy w Dziale Podatków Bezpośrednich ECDDP