Zwrot wysłanego do pracownika PIT-11

Jeśli pracodawca nie otrzymał potwierdzenia nadania/otrzymania listu lub wystąpiły inne nieprawidłowości związane z terminowością wykonania usługi przez operatora pocztowego, to nadawca powinien zareklamować usługę w placówce pocztowej, celem wyjaśnienia sprawy. Zwróconą przesyłkę wraz z dowodem jej nadania należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych informację PIT-11 należy przesłać pracownikowi w formie papierowej lub elektronicznej w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Przepisy podatkowe nie precyzują w jaki sposób płatnik powinien to zrobić. W praktyce odbywa się to:
- osobiście w miejscu pracy - wówczas na kopii pracownik potwierdza termin otrzymania deklaracji i składa podpis,
- za pomocą poczty listem poleconym,
- pocztą elektroniczną - należy wówczas pamiętać, aby pracownik potwierdził, że otrzymał PIT-11.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Najczęściej wykorzystywanym operatorem pocztowym w tych sprawach jest Poczta Polska S. A. Dowodami na wywiązanie się z obowiązku wysłania informacji jest pisemne pokwitowanie odbioru lub potwierdzenie nadania listu poleconego wraz z numerem przesyłki. Pracownik jest zobowiązany powiadomić pracodawcę każdorazowo o zmianie adresu swojego zamieszkania i adresu do korespondencji.

Data stempla pocztowego na kopercie wskazuje czy dochowano terminu przesłania PIT-11 podatnikowi.

Jeśli PIT-11 zostanie zwrócony nadawcy po dwukrotnej nieskutecznej awizacji, to uznaje się, że pracodawca skutecznie dostarczył informację podatkową. Jeśli dostarczenie listu było niemożliwe z powodu nieprawidłowego, błędnego adresu podanego przez pracownika, to warto podjąć próbę wyjaśnienia tego.

W przypadku ustalenia nowego i aktualnego adresu należałoby ponowić wysyłkę PIT-11.

Mariusz Łoś – ifirma.pl