REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Krzesło biurowe i inny sprzęt dla pracownika pracującego w domu sfinansowane przez pracodawcę – co z PIT?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
praca zdalna, home office, praca z domu, telepraca, biurko, krzesło biurowe / fot. Shutterstock  Krzesło biurowe i inny sprzęt dla pracownika pracującego w domu sfinansowane przez pracodawcę – co z PIT?
praca zdalna, home office, praca z domu, telepraca, biurko, krzesło biurowe / fot. Shutterstock Krzesło biurowe i inny sprzęt dla pracownika pracującego w domu sfinansowane przez pracodawcę – co z PIT?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Sprzęt dla pracownika pracującego w domu a PIT. Przy wykonywaniu pracy zdalnej w związku z epidemią COVID-19 obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej. Sfinansowanie przez pracodawcę pracownikowi sprzętu do pracy zdalnej (w tym np. krzesła biurowego) nie spowoduje po stronie pracownika powstania z tego tytułu przychodu opodatkowanego podatkiem dochodowym (PIT). Natomiast w przypadku telepracowników i pracowników incydentalnie pracujących zdalnie (bez związku z epidemią) możliwe jest skorzystanie w takim przypadku ze zwolnienia podatkowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT.

Pracodawca zwraca pracownikom pracującym w domu koszty zakupu krzesła biurowego – czy pracownik zapłaci PIT?

O interpretację podatkową wystąpił pracodawca, którym jest przedsiębiorcą zagraniczny, prowadzący w Polsce działalność w formie oddziału. Pracodawca ten podjął decyzję o sfinansowaniu pracownikom oddziału faktycznego kosztu zakupu jednego krzesła biurowego do pewnej określonej wysokości. Zwrot wydatku na krzesło jest dokonywany na podstawie dostarczonych przez pracowników pracodawcy faktur, rachunków lub paragonów. Zwrot kosztu zakupu krzesła biurowego mogą otrzymać pracownicy wykonujący pracę z domu na polecenie pracodawcy zarówno w przypadku osób, które wykonują telepracę jak i osób pracujących zdalnie incydentalnie lub w okresie stanu zagrożenia epidemicznego.

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Jak tłumaczył pracodawca we wniosku o interpretację, wykonywanie przez pracowników telepracy oraz pracy zdalnej pozwala pracodawcy na zapewnienie ciągłości biznesowej, jest więc spełnione w interesie pracodawcy. Zwrot kosztu zakupu krzesła nie jest obowiązkowy na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących. Zapewnienie pracownikowi krzesła biurowego jako sprzętu wykorzystywanego przez pracownika w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, leży w interesie pracodawcy, ma na celu zapewnienie pracownikom bezpiecznych warunków pracy, a pracodawcy zapewnienie ciągłości biznesowej. Zakupione krzesła stanowią własność pracowników, pracownicy nie są zobowiązaniu do zwrotu krzeseł do pracodawcy po zakończeniu stosunku pracy lub po powrocie do pracy w biurze. Zwrot ten nie został odrębnie uregulowany w regulaminach spółki, informacja o zwrocie kosztu została zakomunikowana pracownikom drogą mailową. Zwrot ten nie odbywa się na zasadach wypłaty ekwiwalentu za wykorzystanie prywatnego sprzętu do celów służbowych.

REKLAMA

Pracodawca uwzględniał wartość zwrotu kosztu zakupionego krzesła w wysokości przychodu osiągniętego przez pracownika w danym miesiącu. Jednak powziął wątpliwość, czy jest to prawidłowe i dlatego zwrócił się do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z pytaniem, czy kwota zwrotu (telepracownikowi i innym pracownikom pracującym z domu) kosztu zakupionego krzesła biurowego stanowi przychód z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

W interpretacji z 3 grudnia 2020 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.725.2020.2.KS) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odpowiedział, że w opisanej sytuacji:
- w przypadku pracowników, którzy wykonują pracę zdalną w związku z występowaniem zagrożenia epidemicznego, otrzymany zwrot kosztów zakupu krzesła nie będzie skutkował powstaniem po ich stronie przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na Wnioskodawcy nie będą ciężyły w tym zakresie obowiązki płatnika;
- w przypadku pracowników świadczących telepracę, której wykonywanie w tej formie nie jest spowodowane szczególną sytuacją, jaką jest np. stan epidemii, wypłacony zwrot za zakup krzesła będzie stanowił przychód pracownika, którego źródłem jest art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten może być jednak zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ww. ustawy. (…) Powyższe dotyczy również pracowników świadczących incydentalnie pracę w formie zdalnej.

Pracownik wykonuje pracę zdalną w związku z występowaniem zagrożenia epidemicznego

Dyrektor KIS stwierdził, że w sytuacji wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, na podstawie przepisów ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 180), w związku z art. 3 pkt 4 tej ustawy, zgodnie z którym obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnejpo stronie pracownika nie powstanie z tego tytułu przychód opodatkowany wg ustawy o PIT.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Co istotne, wg opinii Dyrektora KIS, bez znaczenia pozostaje sposób zapewnienia narzędzi i materiałów, tj. czy nastąpi w formie rzeczowej, czy też poprzez wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.

Trzeba wskazać, że zgodnie z art. 3. ww. ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (…), w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone przez pracodawcę w tych warunkach, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy.

Zgodnie z art. 3 ust. 4 ww. ustawy z 2 marca 2020 r., narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.

Jednak przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę ale tylko pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Pracownik wykonuje telepracę na podstawie Kodeksu pracy

Dyrektor KIS uznał, że w przypadku pracowników świadczących telepracę (na zasadach określonych w Kodeksie pracy), której wykonywanie w tej formie nie jest spowodowane szczególną sytuacją, jaką jest np. stan epidemii, wypłacony zwrot za zakup krzesła będzie stanowił przychód pracownika, którego źródłem jest art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Przychód ten może być jednak zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT.

Telepraca

Przepisy dotyczące telepracy, telepracowników i ich pracodawców znajdziemy w Rozdziale IIb (przepisy art. 675-6717Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 675 § 1 Kodeksu telepracą jest praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (czyli np. przez internet, czy telefon) w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych w § 1 i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 675 § 2 ww. Kodeksu).

Na podstawie art. 6711 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany:

  1. dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego,
  2. ubezpieczyć sprzęt,
  3. pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
  4. zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu

– chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie, o której mowa w § 2.

Przepis art. 6711 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca i telepracownik mogą, w odrębnej umowie, określić w szczególności zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego.

A w myśl art. 6711 § 3 Kodeksu pracy, w przypadku, o którym mowa w § 2 pkt 1, telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 676, lub w umowie, o której mowa w § 2. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Na podstawie tych przepisów pracodawcy, wypełniając obowiązek zapewnienia sprzętu niezbędnego do wykonywania telepracy, często wypłacają pracownikom ekwiwalent za używanie sprzętu będącego własnością pracownika.

Zdaniem Dyrektora KIS w przypadku pracowników świadczących telepracę, której wykonywanie w tej formie nie jest spowodowane szczególną sytuacją, jaką jest np. stan epidemii, wypłacony zwrot za zakup krzesła będzie stanowił przychód pracownika, którego źródłem jest art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Natomiast przychód ten może być zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT.

Zwolnienie z PIT ekwiwalentu za narzędzia, materiały lub sprzęt pracowników używane do pracy

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego przepisu wynika, że kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku po spełnieniu łącznie następujących warunków:

  • ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
  • kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Dyrektor KIS zwrócił uwagę, że zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007). Zatem ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent.

Biorąc pod uwagę ww. przepisy Dyrektor KIS uznał (w ww. stanie faktycznym), że w sytuacji gdy ekwiwalent spełniać będzie wskazane przesłanki, a więc będzie wypłacany w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z wykorzystywaniem krzesła biurowego, które stanowić będzie ich własność oraz krzesła te będą wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, to wypłacany jednorazowo ekwiwalent będzie zwolniony od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT.

Pracownik wykonuje incydentalnie pracę zdalną (bez związku z epidemią)

Zdaniem Dyrektora KIS wyżej wskazana argumentacja dot. telepracowników, dotyczy również pracowników świadczących incydentalnie pracę w formie zdalnej. Jednak w tym przypadku trzeba wziąć pod uwagę fakt, że ekwiwalent za używanie własnego krzesła w tym przypadku, powinien uwzględniać faktyczny czas pracy świadczonej w formie zdalnej, bowiem tylko w tym czasie pracownik wykorzystuje do pracy własny sprzęt. A incydentalna praca zdalna nie jest realizowana przecież przez cały czas pracy.

Pewnym problemem jest to, że w przepisach nie są określone ani sposób ustalenia wysokości ekwiwalentu, ani kwota, do której ekwiwalent jest zwolniony z podatku. Pracodawcy muszą zatem samodzielnie oszacować jego wysokość.

Jak wskazuje Dyrektora KIS, ekwiwalent w tej sytuacji powinien być przeliczany na miesięczny koszt zużycia krzesła i odnoszony do rzeczywiście świadczonej w danym miesiącu pracy w formie zdalnej. Tylko ta część zwrotu, która odpowiada wyliczonej części przysługującego ekwiwalentu będzie mogła być zwolniona z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT. Pozostała nadwyżka podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, a na pracodawcy ciążą w tym zakresie obowiązki płatnika.

oprac. Paweł Huczko

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Badania techniczne od 19 września. Nowe stawki dla kierowców!

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

KSeF i słaby Internet? To może być problem dla Twojej firmy, ale jest rozwiązanie

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF od 2026 r. ma być rewolucją w rozliczeniach VAT, ale wielu przedsiębiorców obawia się braku stabilnego Internetu, szczególnie w mniejszych miejscowościach. Posłanka Iwona Krawczyk pyta ministra finansów o rozwiązania awaryjne i wsparcie dla firm. Znamy odpowiedź resortu.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA