Jaką dokumentację musi prowadzić ryczałtowiec

Ryczałtowcy (czyli indywidualni przedsiębiorcy i spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych) są obowiązani prowadzić odrębnie za każdy rok podatkowy:
- ewidencję przychodów,
- wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- ewidencję wyposażenia,
- karty przychodów pracowników oraz
- posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów.

Monitor Księgowego – prenumerata

Obowiązek prowadzenia ewidencji powstaje od dnia, od którego ma zastosowanie opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Obowiązek ten nie dotyczy podatników osiągających przychody z najmu, jeżeli ich wysokość wynika z umowy zawartej w formie pisemnej.

Ewidencję oraz dowody, na podstawie których są dokonywane wpisy do ewidencji, a także dowody zakupu, należy przechowywać w miejscu wykonywania działalności lub, jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki, w miejscu wskazanym przez podatnika lub podatników – jako ich siedziba, albo w biurze rachunkowym, któremu zostało powierzone prowadzenie ewidencji.

PIT-Y 2015 (książka + CD)

Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie ewidencji zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym właściwy urząd skarbowy, wskazując w zawiadomieniu nazwę i adres biura oraz miejsce (adres) przechowywania ewidencji i dowodów związanych z jej prowadzeniem.

W przypadku nieprowadzenia ewidencji lub prowadzenia jej niezgodnie z warunkami wymaganymi do uznania jej za dowód w postępowaniu podatkowym organ podatkowy określi wartość niezewidencjonowanego przychodu, w tym również w formie oszacowania, i określi od tej kwoty ryczałt stanowiący pięciokrotność stawek, które byłyby zastosowane do przychodu w przypadku jego ewidencjonowania. Z tym że ryczałt ten nie może być wyższy niż 75%. przychodu.

Oznacza to, że np. karna stawka w przypadku przychodów objętych normalnie stawką ryczałtu 3% wyniesie 15% (3% x 5), zaś w przypadku stawki 20% wyniesie 75% (20% x 5 to 100%, ale maksymalna stawka nie może być wyższa niż 75%).

Zestawienie stawek karnych zawiera tabela:

KARNE STAWKI RYCZAŁTU
Podstawowa stawka ryczałtu Autopromocja KOMPLET PODATKI 2026 Sprawdź (% przychodu)	Karna stawka ryczałtu (% przychodu)
3% 5,5% 8,5% 10% 17% 20%	15% 27,5% 42,5% 50% 75% 75%

Przez dowody zakupu rozumie się:
- otrzymane faktury,
- rachunki,
- paragony,
- dowody wewnętrzne oraz
- opis otrzymanego towaru.

Podstawa prawna: art. 16–17 ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 144, poz. 930 z późn. zm.).