JPK na żądanie - obowiązki przedsiębiorcy

Niektóre biura rachunkowe straszą swoich klientów, że do 1 lipca trzeba kupić specjalny program do wystawiania faktur. Po co? Bo wchodzi w życie JPK na żądanie – pada odpowiedź.

Arkadiusz Szwak z biura rachunkowego Szwak i Spółka informuje, że jego biuro kupiło już oprogramowanie do e-fakturowania i oferuje swoim klientom wystawianie faktur w ten właśnie sposób. Usługa kosztuje 10 zł od jednego dokumentu.

– Jeśli ktoś chce korzystać z oprogramowania kupionego wraz z gazetą albo korzysta tylko z Excela, to może polec przy próbie sporządzenia JPK_FA – uważa właściciel biura.

Został miesiąc

Od 1 lipca br. wchodzi obowiązek przesyłania na żądanie skarbówki jednolitych plików kontrolnych niedotyczących VAT (bo te trzeba już teraz przesyłać co miesiąc), tylko z danymi o fakturach, księgach podatkowych, wyciągach bankowych, firmowym magazynie itd.

To kolejny etap rewolucji związanej z JPK. Wielu przedsiębiorców nie ma jednak pojęcia, z czym się to dla nich wiąże i jakie obowiązki będą musieli spełnić.

Pytań jest mnóstwo, a odpowiedzi na nie nie znają nawet doradcy podatkowi.

Nie wiedzą, jak utworzyć taki plik. Czy przedsiębiorca, który wystawia papierowe faktury, będzie musiał na żądanie fiskusa przesłać je w JPK? Czy wystarczy, że prześle zestawienie skanów papierowych faktur?

Czy trzeba będzie przejść na e-faktury i kupić specjalny program do ich wystawiania?

Eksperci podsuwają różne rozwiązania – często ze sobą sprzeczne. Wielu księgowych twierdzi, że klientów niechybnie czeka nowy wydatek.

Kto musi

– Pojawia się fundamentalne pytanie, czy to naprawdę obowiązek wszystkich przedsiębiorców – mówi Przemysław Grzanka, ekspert w dziale doradztwa prawnopodatkowego w PwC.

Podkreśla, że obowiązki przesyłania JPK na żądanie dotyczą tylko przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi podatkowe „przy użyciu programów komputerowych”. Wynika to z art. 193a par. 1 ordynacji podatkowej, który mówi, że „w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w par. 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą”.

– Czy w takim razie wcale nie mała grupa przedsiębiorców, która nadal wystawia faktury w formie papierowej, musi sporządzać i przesyłać JPK_FA? – zastanawia się Przemysław Grzanka.

Dodaje, że co innego można usłyszeć, dzwoniąc na telefon Krajowej Informacji Skarbowej, a co innego wynika z analizy przepisów. KIS twierdzi, że skoro przedsiębiorca nie używa programów komputerowych i wystawia papierowe faktury, to JPK na żądanie go nie obowiązuje.

W razie kontroli taka firma może więc nadal przekazywać dane fiskusowi w każdej formie, w tym papierowej, skanów, plików PDF.

Z drugiej jednak strony niektórzy przedsiębiorcy ciągle mają wątpliwości. Skoro bowiem każdy podatnik VAT musi już prowadzić swoją ewidencję w formie elektronicznej (wynika to z art. 109 ust. 8a ustawy o VAT), to powstaje pytanie, czy musi też składać JPK na żądanie.

Zobacz: Praktyczny leksykon VAT 2018 Wszystko o zmianach w rozliczeniach VAT

– Ewidencja VAT to jedna z „ksiąg podatkowych”, o których mówi ordynacja – zauważa ekspert PwC. A to by oznaczało, że taki podatnik jest objęty obowiązkiem, o którym mowa w art. 193a par. 1 ordynacji.

W formacie xml

Największy problem mają samozatrudnieni, którzy wystawiają w miesiącu ledwie kilka faktur, a bywa że nawet tylko jedną. Docierają do nich informacje (niepotwierdzone), że będą musieli sporządzać JPK_Faktura w formacie xml, a więc tak samo jak przesyłany już co miesiąc JPK_VAT.

Pytanie – jak to zrobić.

– Osoby prowadzące działalność, które wystawiają np. trzy faktury miesięcznie w formie papierowej, jeśli musiałyby w ogóle tworzyć JPK na żądanie, to musiałyby znaleźć program, który pozwoli im przepisać zawarte tam dane i stworzyć plik JPK_FA w żądanym przez resort finansów formacie xml – tłumaczy Marcin Madej, doradca podatkowy z nip-inspektor.pl.

Ekspert nie ma wątpliwości, że mogłoby to przełożyć się na podwojenie nakładu pracy przedsiębiorcy.

Podobnego zdania jest Arkadiusz Kwieciński z biura rachunkowego ARCO. Uważa, że podatnicy, którzy nie kupią oprogramowania do wystawiania e-faktur staną przed ciężkim zadaniem. – Rekomenduję swoim klientom zaopatrzenie się w jakiś program do wystawiania faktur (stacjonarny lub online). Koszt jest niewielki (często przy małej ilości wystawianych dokumentów programy są bezpłatne), a narzędzie takie, poza generowaniem wymaganego pliku kontrolnego, daje wiele korzyści dla podatnika (korzystanie z baz danych kontrahentów, towarów i usług, zapewnienie prawidłowości formalnej wystawianych dokumentów czy kontrola numeracji) – mówi ekspert.

Dodaje, że podatnicy mogą sami przygotować plik JPK w formacie xml. – Nie jest to jednak proste, bo wymaga pewnej wiedzy o strukturze tych plików – wskazuje Arkadiusz Kwieciński.

Zobacz także: Moja firma

---

Czekają na ruch MF

Właściciele biur rachunkowych liczą, że Ministerstwo Finansów przygotuje narzędzie, które ułatwi zadanie podatnikom, a więc pozwoli np. wprowadzić dane do Excela, a później przekonwertować (zamienić) go na format xml.

– Są sytuacje, gdy ciężko zrezygnować z ręcznego wystawiania faktur, np. przy prowadzeniu działalności mobilnej i wystawianiu faktur w miejscu dostawy towaru lub wykonania usługi. Wtedy pozostanie liczyć na rozwiązania, które mam nadzieję – zaproponuje ministerstwo – mówi Arkadiusz Kwieciński.

Podobnie uważa Przemysław Grzanka. – MF powinno przeprowadzić kompleksową kompanię informacyjną, która rozwieje wszelkie wątpliwości, tak jak zrobiło to już przy okazji wdrażania obowiązku wysyłki JPK_VAT – uważa ekspert PwC.

Kary nie od razu

– Przedsiębiorca zawsze może przesłać wymagane dane w innej postaci. JPK to tylko jeden z dowodów, które mają być użyte w postępowaniu i urzędnik może zadowolić się innymi, o ile odpowiadają one na jego wątpliwości – zwraca uwagę Marcin Madej.

Jeśli jednak przedsiębiorca nie przekaże na żądanie ani JPK, ani innych dowodów, musi liczyć się z sankcjami – np. karą porządkową (do 2800 zł). Zgodnie bowiem z art. 262 ordynacji podatkowej, jeśli podatnik bezzasadnie odmówi przekazania bądź nieprzekaże w terminie dowodów księgowych bądź ksiąg rachunkowych, to fiskus może nałożyć karę. Może być ona też ponawiana, aż ostatecznie fiskus uzna, że podatnik utrudnia postępowanie, i nałoży grzywnę na podstawie art. 83 kodeksu karnego skarbowego. – O udaremnianiu lub utrudnianiu wykonywania czynności służbowych (prowadzenia kontroli) może być mowa wyłącznie w sytuacjach ewidentnie zawinionych przez podatnika, gdy celowo działa on wbrew organom podatkowym – uspokaja Przemysław Grzanka. Z jego praktyki wynika, że dotychczasowe kary porządkowe nakładane są tylko, gdy podatnicy ewidentnie zawinili. Nie są to zbyt częste sytuacje.ⒸⓅ

Mariusz Szulc

Łukasz Zalewski