Jak przebiega procedura wszczęcia kontroli podatkowej?

Zaznaczmy na wstępie, że po wejściu w życie od 1 marca 2017 r. Krajowej Administracji Skarbowej, jak zapewnia Ministerstwo Finansów, większości przedsiębiorców nie dotyczą żadne zmiany w zakresie kontroli podatkowej i jest ona nadal przeprowadzana przez pracowników urzędów skarbowych, głównie na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej. Procedura przebiegu pozostaje tu niezmieniona.

Informacje ogólne

W celu sprawdzenia, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa, organami uprawnionymi do podjęcia kontroli podatkowej są organy podatkowe pierwszej instancji takie jak  naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, wójt, burmistrz (prezydent miasta), dyrektor izby administracji skarbowej.  W tym zakresie kompetentny jest także Szef Krajowej Administracji Skarbowej, który przeprowadza kontrolę podatkową celem sprawdzenie stosowania uznanej przez ten organ metody ustalania ceny transakcyjnej między podmiotami powiązanymi. Odwołanie od decyzji wydanych w pierwszej instancji przysługuje do dyrektora izby administracji skarbowej, naczelnika urzędu celno-skarbowego, samorządowego kolegium odwoławczego. Całą procedurę podejmuje się z urzędu, co wprost oznacza, że nie może być formalnie wszczęta na wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta.

Według art. 283 § 1 Ordynacji podatkowej kontrola podatkowa jest przeprowadzana na podstawie imiennego upoważnienia. Do jego udzielenia upoważnieni są naczelnik urzędu skarbowego lub osoba zastępująca albo skarbnik jednostki samorządu terytorialnego.

Upoważnienie to stanowi element, bez którego kontrola nie może zostać przeprowadzona, więc w ustawie zostały enumeratywnie wymienione elementy stanowiące jego zakres. Są nimi: oznaczenie organu, data i miejsce wystawienia, wskazanie podstawy prawnej, imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących), numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących), oznaczenie kontrolowanego, określenie zakresu kontroli, data rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli, podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji, pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego wynikających z przepisów niniejszego działu. Upoważnienie, które nie spełnia wymienionych wymagań nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli, a jej zakres nie może wykraczać poza ten ściśle wskazany w upoważnieniu.

Wszczęcie kontroli

Kontrola podatkowa rozpoczyna się od zawiadomienia kontrolowanego przez organy podatkowe zamiarze jej wszczęcia, które następuje przez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej. Obowiązkiem kontrolowanego  jest ustanowienie pełnomocnika na wypadek swojej nieobecności podczas czynności. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia. Jeżeli nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, jej wszczęcie wymaga ponownego zawiadomienia. W sytuacji, gdy wszczęcie kontroli ma nastąpić przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia wymagana jest zgoda lub wniosek kontrolowanego. Zgoda ta może być wyrażona ustnie, a wtedy kontrolujący sporządza adnotację. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej zawiera następujące elementy: oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia, oznaczenie kontrolowanego, wskazanie zakresu kontroli, pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji, podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia, a jeżeli zawiadomienie zostało wydane w formie dokumentu elektronicznego – kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Wzór tego zawiadomienia określa minister właściwy do spraw finansów publicznych.

Polecamy: Instrukcje księgowego. 53 praktyczne procedury (książka)

Jeżeli kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, upoważnienie doręcza się oraz okazuje się legitymację służbową członkowi zarządu, wspólnikowi albo innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw (reprezentant kontrolowanego). Jeżeli kontrolowanym jest zakład podmiotu zagranicznego, upoważnienie doręcza się oraz okazuje się legitymację służbową osobie faktycznie kierującej, nadzorującej lub reprezentującej działalność prowadzoną na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W razie niemożności wszczęcia kontroli w takim trybie z powodu nieobecności kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, kontrolujący wzywa te osoby do stawienia się w siedzibie organu podatkowego następnego dnia po upływie 7 dni od dnia doręczenia wezwania. W przypadku niestawienia się osoby wzywanej, w tym terminie kontrolę uznaje się za wszczętą w dniu upływu tego terminu. W tym przypadku upoważnienie do kontroli doręcza się niezwłocznie, gdy ta osoba stawi się w miejscu prowadzenia kontroli. Jeżeli ma miejsce nieobecność kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, kontrolę zawiesza się do czasu umożliwienia przeprowadzenia tych czynności.

Istnieje możliwość wszczęcia kontroli niezwłocznie tj. w dacie doręczenia upoważnienia imiennego do przeprowadzenia kontroli podatkowej oraz okazania legitymacji służbowej pracowników organu podatkowego wymienionych w imiennym upoważnieniu. Organ podatkowy może wszcząć kontrolę podatkową bez uprzedniego doręczenia upoważnienia imiennego do przeprowadzenia kontroli, a jedynie po okazaniu legitymacji służbowej pracownika organu podatkowego, jeżeli czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego albo mają na celu zabezpieczenia dowodów popełnienia przestępstwa lub wykroczenia skarbowego. W takim przypadku organ podatkowy ma obowiązek doręczenia upoważnienia imiennego w terminie nie dłuższym niż 3 dni od daty wszczęcia kontroli podatkowej.

Zawiadomienie nie zawsze wymagane

Możliwe jest wszczęcie kontroli bez uprzedniego zawiadomienia. Taką możliwość przewiduje art. 282c. Ordynacji podatkowej, jeżeli kontrola:

1) dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług,

2) ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,

3) dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,

4) dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,

5) ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

6) zostaje wszczęta, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,

7) ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury,

8) dotyczy podatku od wydobycia niektórych kopalin,

9) ma charakter doraźny dotyczący sprawdzenia zachowania warunków zawieszenia działalności gospodarczej.

Po wszczęciu kontroli organ ją prowadzący informuje kontrolowanego o przyczynie braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.