Urna do składania dokumentów w urzędach skarbowych - problem z potwierdzeniem złożenia

W urzędach skarbowych w całej Polsce znajdują się tzw. urny, do których podatnicy mogą wrzucać dokumenty. Są one przyjmowane, ale bez potwierdzenia wpływu. Jak zaznacza Anita Wielanek, rzecznik prasowy Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, głównym celem tego rozwiązania było ułatwienie podatnikom kontaktu z organem w okresie lockdownu. Wszystkie urzędy skarbowe korzystały z urn w trakcie ograniczenia w obsłudze bezpośredniej podatników. Obecnie stosowanie tego rozwiązania zależy wyłącznie od decyzji poszczególnych jednostek.

– To są metody charakterystyczne dla okresu zarazy. Wszystkie kwestie, które rządzą tego rodzaju korespondencją, są w jakimś sensie zagrożone. Dla przykładu, reguła tajemnicy skarbowej chroni to, co napisze obywatel w swoich dokumentach. Wiemy o potencjalnych zagrożeniach, ale nie mamy lepszego pomysłu, aby to inaczej rozwiązać, przynajmniej teraz – komentuje Witold Modzelewski, były wiceminister finansów.

Jak stwierdza Jerzy Martini, doradca podatkowy, rozwiązanie jest zdecydowanie problematyczne. O ile zrozumiała jest przyczyna w kontekście stanu epidemii, to jednak pomysł zawiera istotną wadę. Pozbawia bowiem podatnika możliwości uzyskania potwierdzenia złożenia dokumentów oraz daty ich wpłynięcia. A w wielu przypadkach są to kluczowe kwestie. Skorzystanie z tej formy może więc daną osobę kosztować sporo kłopotów. 

– Urna, w której podatnik nie uzyskuje potwierdzenia złożenia dokumentów, może być dobra tylko na anonimowe donosy. Z pewnością nie jest to narzędzie w poważnych sprawach. Zwłaszcza w tych, w których niezłożenie deklaracji wiąże się z odpowiedzialnością karnoskarbową. To jest absolutnie nieakceptowane, żeby w cywilizowanym państwie były rozwiązania, które generują ryzyko po stronie podatnika. Nie wiadomo, w jaki sposób będzie on ewent. udowadniał, że dostarczył dokumenty. Co innego, gdyby urna generowała potwierdzenie – podkreśla dr Jacek Matarewicz, ekspert BCC ds. podatku VAT, akcyzy oraz prawa karnoskarbowego.

Niezłożenie pisma w terminie może mieć bardzo daleko idące, z reguły negatywne skutki, co podkreśla Łukasz Czucharski, ekspert Pracodawców RP ds. podatkowych. Dlatego zdecydowanie rekomenduje korzystanie z poczty tradycyjnej lub środków komunikacji elektronicznej. W ten sposób otrzymujemy potwierdzenie nadania pisma, które stanowi dowód, że dotrzymaliśmy terminu. To może pomóc w ewentualnym sporze z organem. Ekspert przyznaje również, że sam nie złożyłby dokumentów do urny, ponieważ jest to rozwiązanie bardzo ryzykowne. Ale wielokrotnie zdarzały się też sytuacje, że poczta gubiła pismo wysłane przez podatnika. Z tą jednak różnicą, że wtedy mieliśmy potwierdzenie nadania. 

– Urny opróżniano w zależności od potrzeb, najczęściej raz na dobę po zakończeniu pracy przez urząd lub przed jej rozpoczęciem. Dokumenty rejestrowano z datą faktycznego złożenia. Urzędy informowały klientów, że skorzystanie z tego rozwiązania wiąże się z brakiem potwierdzenia jego złożenia. Ponadto zachęcały do przesyłania korespondencji z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej tzn. e-PUAP, usług online Twój e-PiT, e-Deklaracje. Można również korzystać z operatorów pocztowych – opisuje Anita Wielanek z KAS.

Według Jerzego Martiniego, trudno sobie wyobrazić sytuację, w której najpierw wrzuca się dokument do urny, a następnie uzyskuje się pokwitowanie w kancelarii urzędu. Pracownik skarbówki nie ma raczej możliwości potwierdzenia czegokolwiek, chyba że dokładnie widzi, co jest umieszczane w tym miejscu. Ale taka sytuacja niewiele się różni od tradycyjnej formy składania dokumentów. Nieuniknione są więc kolejki. Musi istnieć kontakt pomiędzy pracownikami urzędu a podatnikami.

– Zgłaszanie się do kancelarii po potwierdzenie bez okazania urzędnikowi dokumentu rodziłoby ryzyko nieprawidłowości. Podatnik mógłby wrzucić czystą kartkę i oczekiwałby pokwitowania złożenia konkretnej deklaracji. Z pewnością tak też nie może być. Z drugiej strony pokazywanie pracownikowi skarbówki tego, co podatnik chce wrzucić, mija się z celem. Równie dobrze kancelaria mogłaby przyjąć ten dokument z prezentatą, czyli w normalnym trybie, po wcześniejszej jego weryfikacji – dodaje dr Matarewicz.

Jak zaznacza Anita Wielanek, Ministerstwo Finansów do tej pory nie odnotowało sygnałów o istotnych nieprawidłowościach dotyczących funkcjonowania urn. Nie otrzymało też żadnego zgłoszenia dotyczącego braku dokumentów bądź konsekwencji poniesionych przez podatników. Z informacji docierających do resortu wynika, że rozwiązanie to cieszyło się zainteresowaniem podatników. Nie ma jednak danych dot. liczby składanych w ten sposób dokumentów.

– Jako zawodowi pełnomocnicy ryzykujemy rzetelność zawodową wobec klientów. Wolimy postać na poczcie, żeby mieć dowód nadania. Natomiast to nowe rozwiązanie jest zbudowane na zasadzie podwyższonego kredytu zaufania. Jeżeli ktoś wkłada dokumenty do urny, to wierzy, że urząd ich nie zgubi, nie pomiesza i nie dopuści do tego, że ktoś nieuprawniony je przeczyta. Jednocześnie władza powinna bardziej ufać obywatelom. Mamy na to szanse, zmiany w tym zakresie widać już po tzw. reformie Banasia, choć jeszcze nie na wszystkich płaszczyznach – podsumowuje prof. Modzelewski.

Polecamy: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes