Outsourcing księgowości bez obowiązku składania NIP-2

W sytuacji zlecenia dokonywania księgowań i innych procesów księgowych na zewnątrz - do centrum usług wspólnych znajdujących się poza terytorium Polski, spółka nie będzie zobowiązana do złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP- 2. Formularz ten bowiem nie przewiduje dokonywania tego rodzaju zmian danych.

Tak uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 24 września 2013 r. - nr ITPP1/443-589/13/MN.

Sprawa dotyczyła spółki, która postanowiła zlecić dokonywanie księgowań i innych procesów księgowych podmiotowi zewnętrznemu (centrum usług wspólnych, dalej CUW), znajdującemu się poza terytorium Polski. Zlecone procesy obejmowały m.in. księgowanie faktur, tworzenie kont księgowych, dokonywania zmian w bazach danych dostawców, księgowanie wyciągów bankowych i realizowanie przelewów. W praktyce odbywało się to w ten sposób, że oryginały faktur trafiały najpierw do CUW, które wprowadzało je do systemu księgowego i przechowywało na serwerach zlokalizowanych poza Polską.

Faktury te CUW przekazywało następnie spółce przed datą złożenia deklaracji podatkowych. Dokumenty były dostępne dla celów ewentualnej kontroli podatkowej. Jednocześnie pracownicy i organy zarządcze spółki miały ciągły dostęp do ksiąg rachunkowych.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Adres biura wirtualnego jako przesłanka odmowy nadania NIP

Dostawa lokali i budynków – obowiązek podatkowy w VAT

VAT 2015 - nowelizacja ustawy

Na tym tle spółka powzięła wątpliwości, czy  w związku ze zleceniem wykonywania niektórych procesów księgowych na zewnątrz, będzie zobowiązana do złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-2 w rubryce B-10 pole 56? W celu ich wyjaśnienia zwróciła się do organu podatkowego z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej.

Prezentując własne stanowisko podatnik wskazał, że w części B.10, pole 56 zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2, jest zobowiązany poinformować urząd skarbowy, czy dokumentacja rachunkowa jest prowadzona we własnym zakresie, czy przez zewnętrzny podmiot. Ponadto, w części B.10.2. zgłoszenia, podatnik jest zobowiązany podać pełen adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Spółka wskazała, że w ramach przyjętej struktury prowadzenia ksiąg rachunkowych, oryginały i kopie faktur, drukowane księgi rachunkowe oraz inna niezbędna dokumentacja księgowa będzie fizycznie przechowywana w siedzibie spółki w Polsce bezpośrednio po ich wcześniejszym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu finansowego (komputerowego) przez CUW.

Zatem samo zlecenie przez spółkę fizycznego wprowadzania danych do systemu księgowego zagranicznemu centrum usług wspólnych nie powoduje zmiany miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych - z uwagi na fakt, że oryginały i kopie faktur, drukowane księgi rachunkowe oraz inna niezbędna dokumentacja księgowa będą nadal fizycznie przechowywane w siedzibie spółki w Polsce. W związku z tym, zdaniem spółki, wskutek zmiany struktury prowadzenia ksiąg, nie zmieni się ani podmiot prowadzący księgi (będzie nim nadal sama spółka), ani miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej (pełna dokumentacja w formie papierowych wydruków będzie bowiem nadal przechowywana w siedzibie spółki).

Reasumując, spółka wskazała, że nie ciąży na niej obowiązek złożenia do urzędu skarbowego zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu NIP-2.

Organ podatkowy  uznał to stanowisko za prawidłowe.

opracował Zespół Zarządzania Wiedzą Działu Prawno-Podatkowego PwC