Jak przechowywać fakturę wystawianą elektronicznie i wysyłaną do kontrahenta mailem

Zagadnienie to ma dla przedsiębiorców zasadnicze znaczenie, bowiem kwestia udowodnienia daty otrzymania faktury wygenerowanej za pomocą programu komputerowego, a następnie przesłanej w formie elektronicznej (pliku PDF), bezpośrednio przekłada się na obliczenie właściwego terminu odliczenia VAT naliczonego.

Naczelny Sąd Administracyjny analizując treść rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2004 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej wskazał, że prawodawca wprost uregulował w tym akcie prawnym jedynie sytuację, w której podatnik VAT dokonujący czynności opodatkowanych zarówno sporządza, jak i przesyła nabywcy faktury w formie elektronicznej, które następnie są przechowywane przez obie strony w tej samej formie (bez przenoszenia ich treści na dokument w formie papierowej).

Jednakże prawdopodobieństwo występowania w obrocie gospodarczym takich sytuacji, w ramach których podatnik sporządza i przesyła faktury w formie niepapierowej, ale są one przy tym – przez obie strony transakcji – drukowane i przechowywane w formie papierowej, a nie elektronicznej, jest również bardzo duże.

I właśnie rozstrzygnięcia tego ostatniego stanu faktycznego dotyczyło orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 maja 2010 r.

Pełna treść wyroku NSA

Naczelny Sąd Administracyjny po łącznej analizie przepisów prawodawstwa polskiego oraz Dyrektywy 2006/112/WE doszedł do przekonania, że Państwa członkowskie mogą dopuścić – jako inną metodę – przesyłanie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej bez wykorzystania żadnej z dwóch wskazanych w art. 233 ust. 1 metod, w tym bez konieczności posłużenia się zaawansowanym podpisem elektronicznym (art. 233 ust. 1 zdanie 2 Dyrektywy).

Dodatkowo Państwa członkowskie nie mogą ograniczać możliwości sporządzania i przesyłania faktur w formie elektronicznej tylko i wyłącznie do sytuacji, w których również przechowywanie tychże faktur będzie następowało w formie elektronicznej (art. 234 Dyrektywy).

Biorąc pod uwagę dwa wskazane powyżej typy sytuacji, które mogą wystąpić w obrocie gospodarczym pomiędzy kontrahentami, Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że w świetle prawa wspólnotowego podatnicy powinni mieć w ustawodawstwie krajowym zagwarantowaną swobodną możliwość sporządzania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania ich dokładnie w tej samej formie.

Jednakże trzeba przy tym pamiętać, że krajowe rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych (przy braku innych regulacji w tym zakresie) bezpośrednio reguluje wyłącznie sytuacje, w których zarówno sporządzenie, jak i przesłanie oraz przechowywanie tych faktur następuje w formie elektronicznej.

Porównaj: Przechowywanie w formie elektronicznej kopi faktur papierowych

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, że istnieje możliwość dokonania takiej wykładni przepisów prawa krajowego, która nie będzie skutkowała niezgodnością przepisów krajowych z przepisami Dyrektywy w zakresie wskazanym powyżej.

Zdaniem Sądu istnieje możliwość dokonania wykładni prowspólnotowej, tzn. możliwość uznania, że polski ustawodawca uregulował kwestię wystawiania i przekazywania faktur w formie elektronicznej, bez konieczności ich przechowywania w tej samej formie, z tym jednak zastrzeżeniem, że nie uczynił tego wprost, z drugiej zaś strony wskazuje, że skoro w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej wprowadzono wymóg ich kwalifikowanego uwierzytelnienia, to – a contrario – w przypadku faktur elektronicznych nieprzechowywanych w tej formie, wymóg taki nie istnieje, bowiem w przeciwnym wypadku byłby wprost wyrażony w stosownych przepisach.

Na poparcie przytoczonej tezy przywołano argument, że normą prawną nie jest jedynie norma postępowania wprost wysłowiona w przepisach prawnych, ale również taka norma, którą – przy zastosowaniu odpowiednich reguł wnioskowania (w tym przypadku wnioskowania a contrario) – można wywnioskować z norm wprost wysłowionych.

Zwrócono również uwagę na inny bardzo istotny aspekt rozpatrywanej sprawy, a mianowicie sądy krajowe po przystąpieniu Polski do struktur wspólnotowych zobowiązane są do dokonywania prowspólnotowej (prounijnej) wykładni prawa krajowego (tak daleko jak to jest tylko możliwe, z zastrzeżeniem jednak, że wykładnia taka nie sprzeciwiania się wyraźnemu językowemu znaczeniu tekstu prawnego i gdy nie prowadzi do rezultatów contra legem).

Za tego rodzaju rozstrzygnięciem wyinterpretowanym przez Naczelny Sad Administracyjny przemawiają przede wszystkim również względy racjonalności i sprawności funkcjonowania obrotu gospodarczego. Nie należy przy tym zapominać o ogromnym postępie technologicznym oraz coraz powszechniejszemu dostępowi przedsiębiorców do elektronicznych środków komunikacji oraz przesyłania danych.

Istotne jest, że aktualna linia orzecznicza Naczelnego Sądu Administracyjnego przychyla się do koncepcji prezentowanych przez przedsiębiorców, że posługiwanie się fakturami sporządzanymi i przekazywanymi w formie elektronicznej w sposób znaczący przyśpiesza obrót gospodarczy, nie zmniejszając przy tym bezpieczeństwa tego obrotu (w porównaniu z sytuacją, kiedy faktura od początku ma formę papierową i w takiej też postaci przekazywana jest nabywcy), a przy tym pozwala przedsiębiorcom na bardziej optymalne wydatkowanie swoich środków finansowych.

Zobacz: Papierowe korekty faktur VAT wystawionych elektronicznie