REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy przedsiębiorca może przechowywać kopię faktury papierowej w formie elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Marek Pasiński
Radca prawny
Tomasz Sobaś
Aplikant radcowski

REKLAMA

Wielu przedsiębiorców nie ma pewności czy jako podatnicy wystawiający faktury w formie papierowej mogą jej kopie przechowywać w systemie elektronicznym (na elektronicznych nośnikach informacji). Problem ten dotyczy w szczególności przedsiębiorców (podatników) prowadzących szeroko zakrojoną działalność gospodarczą, którzy wystawiają wiele faktur VAT. Przechowywanie ich kopii w formie papierowej rodzi problemy natury finansowej, celowościowej, ekologicznej, lokalowej (utrudnienia związane z magazynowaniem papierowych kopii faktur).

Na tak zadane pytanie twierdząco odpowiedział Naczelny Sąd Administracyjny w precedensowym wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/2008).

REKLAMA

REKLAMA

Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że obowiązek podatnika, co do przechowywania kopii faktur w formie papierowej został ukształtowany na gruncie ustawy z 1993 r., kiedy możliwości techniczne były zupełnie inne i jakże odmienne od tych, jakie pozostają w dyspozycji podatnika w dniu dzisiejszym. Ponadto polski ustawodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej formy przechowywania kopii faktur wystawionych w formie papierowej.

Zatem, zdaniem NSA, nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, który polegać może na umożliwieniu podatnikowi wysyłania faktur w formie papierowej oraz przechowywanie jej kopii w formie elektronicznej. Jednak podatnik musi wykazać się gotowością wydrukowania faktury zapisanej w formie elektronicznej na każde żądanie uprawnionego organu (w tym organu podatkowego). 

Zarówno podatnik przechowujący kopie faktur w formie papierowej, jak również ten przechowujący kopie faktur w formie elektronicznej, zobowiązani są w obu przepadkach do takiej samej staranności w zakresie bezpieczeństwa przechowywanych danych, ponoszą również ryzyko i wszelkie konsekwencje związany z ich utratą.

REKLAMA

Jak wskazał NSA w uzasadnieniu swego wyroku : „istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji”.
Należy więc wskazać, że to do podatnika powinien należeć wybór w zakresie wyboru nośników przechowywania faktur (forma papierowa czy też elektroniczna przechowywania kopii faktur). 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Analizując wspomniane zagadnienie Sąd powołał się na przepisy prawa wspólnotowego, m. in. Dyrektywę 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej - Dz. Urz. UE L 2006.347.1 ze zm. - (doprecyzowane przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich) i zwrócił uwagę na wyrażoną w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego zasadę proporcjonalności, według, której państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy.

Naczelny Sąd Administracyjny przyjął więc, że obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów wyrażonych w stosownych dyrektywach, jest „obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę”.

Polecamy: VAT 2010

Nie można również zapominać, na co zwrócono uwagę w uzasadnieniu, o funkcji kontrolnej jaką pełni konieczność przechowywania kopii faktury. Natomiast wydaje się, że wymagania prawa wspólnotowego są zachowane, gdy istnieje uprawnienie i jednocześnie zobowiązanie drukowania kopii faktur przechowywanych na elektronicznych nośnikach informacji, na każde żądanie uprawnionego organu, przy jednoczesnym zachowaniu wymogu oznaczania kopii faktury wyrazem „kopia” – obowiązek zachowania cech kopii faktury.

Zatem w konsekwencji za dopuszczalne należy uznać, uprawnienie podatnika, polegające na wystawianiu faktur i drukowaniu ich oryginałów przeznaczonych dla kontrahentów podatnika, jednakże z jednoczesnym obowiązkiem przechowywania kopii w systemie księgowym, bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów, z jednoczesnym zapewnieniem możliwości wydrukowania ich na każde żądanie organów podatkowych w dowolnym wyznaczonym przez nie czasie.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Fundacja rodzinna w strukturach transakcyjnych – ryzyko zakwestionowania przez KAS

Najnowsze stanowisko Szefa KAS (odmowa wydania opinii zabezpieczającej z 5 maja 2025 r., sygn. DKP16.8082.14.2024) pokazuje, że wykorzystanie fundacji rodzinnej jako pośrednika w sprzedaży udziałów może zostać uznane za unikanie opodatkowania. Mimo deklarowanych celów sukcesyjnych, KAS uznał działanie za sztuczne i sprzeczne z celem przepisów.

Webinar: KSeF – co nas czeka w praktyce? + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „KSeF – co nas czeka w praktyce?” poprowadzi Zbigniew Makowski, doradca podatkowy z ponad 15-letnim stażem. Ekspert wskaże, jakie szanse i zagrożenia dla firm i biur rachunkowych niesie ze sobą KSeF i jak się na nie przygotować.

Zmiany w podatku Belki już gotowe. Czekają tylko na ogłoszenie

Rozwiązania dotyczące zmian w podatku Belki zostały opracowane i są gotowe do wdrożenia – poinformował Dariusz Adamski z Instytutu Finansów. Jak podkreślił podczas Europejskiego Kongresu Finansowego w Sopocie, decyzja o ich ogłoszeniu leży teraz w rękach ministra Andrzeja Domańskiego.

Taryfa celna UE: kod, który decyduje o losie Twojej przesyłki

Niepozorny ciąg cyfr może przesądzić o powodzeniu lub porażce międzynarodowej transakcji. W świecie handlu zagranicznego poprawna klasyfikacja taryfowa towarów to nie wybór – to konieczność.

REKLAMA

Zmiany w zamówieniach publicznych w 2025 r. Co czeka zamawiających i wykonawców? Projekt UZP dot. udziału firm z państw trzecich w przetargach

W dniu 3 lutego 2025 r. do Sejmu wpłynął projekt w formie druku nr 1041 o zmianie ustawy ¬- Prawo zamówień publicznych, który miał przewidywać szereg istotnych zmian w systemie zamówień publicznych w Polsce, został on jednak wycofany. Urząd Zamówień Publicznych stworzył jednak własny projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, pod numerem UC88, w której poruszył istotną kwestię udziałów w przetargach firmy z państw trzecich, czyli pochodzących z krajów, z którymi Unia Europejska nie zawarła umowy międzynarodowej zapewniającej wzajemny i równy dostęp do unijnego rynku zamówień publicznych. Projekt ten został już przyjęty przez Radę Ministrów i przesłany do Sejmu.

PFR pozywa firmy na podstawie rekomendacji CBA. Co możesz zrobić, gdy żądają zwrotu subwencji z Tarczy Finansowej?

Polski Fundusz Rozwoju (PFR) pozywa przedsiębiorców, powołując się na tzw. rekomendacje CBA. Problem dotyczy już około 1900 firm, które – często bez żadnych wcześniejszych sygnałów – otrzymują wezwania a następnie pozwy o zwrot subwencji z Tarczy Finansowej. Zaskakuje nie tylko skala działań PFR, ale przede wszystkim brak rzetelnego uzasadnienia tych roszczeń.

Kawa z INFORLEX. Perspektywy zawodu księgowego

Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 3 cenionymi ekspertami: Żanetą Hejne – właścicielką biura rachunkowego, Piotrem Juszczykiem – doradcą podatkowym inFakt oraz Radosławem Kowalskim – doradcą podatkowym.

Webinar: Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego” poprowadzi Tomasz Rzepa, doradca podatkowy, ekspert INFORAKADEMII. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i roczny nielimitowany dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi. Uczestnicy webinaru dowiedzą się, jak wygląda proces przekształcenia JDG w spółkę z perspektywy biura rachunkowego, ze wskazaniem kluczowych wyzwań, problemów oraz szans, jakie z tego faktu wynikają.

REKLAMA

Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

REKLAMA